Gründe für einen Wechsel der Praxissoftware

Die Praxissoftware bildet das organisatorische Kernstück Ihrer Praxis. Sie hilft Ihnen bei der Patientenverwaltung, der Abrechnung und unterstützt Sie bei der Optimierung und Digitalisierung diverser Praxisprozesse.

Die Praxisgründung eröffnet Ihnen die Möglichkeit, die Praxissoftware frei zu wählen. Bei einer Praxisübernahme sieht das dagegen anders aus. Der Einfachheit halber wird die vorhandene Software in den meisten Fällen vom Vorgänger übernommen. Hier kann sich ein Wechsel lohnen, wenn die Software veraltet ist und nicht zu den eigenen Anforderungen passt.

Ein weiterer Grund für den Wechsel ist, dass sich im Laufe der Zeit Ihre individuellen Anforderungen an die Software verändert haben. Ebenfalls veralten Systeme im Laufe der Zeit und können mit den Anforderungen an moderne Praxissoftwares nicht mithalten. Teilweise können veraltete Systeme nicht mehr aktualisiert werden und verlangsamen zunehmend.

Möglicherweise besteht Ihrerseits auch der Wunsch nach einer Cloud-Praxissoftware, aber Ihre derzeitige Software bietet diese Funktion nicht. Cloudbasierte Software bringt den Vorteil des mobilen und ortsunabhängigen Datenzugriffs mit sich. Eine Server-Infrastruktur benötigt Ihre Praxis dementsprechend dann nicht mehr.

Darüber hinaus kann die Unzufriedenheit der Praxisinhaber mit der aktuellen Software und dem Kundenservice der Anbieter einen Wechselgrund darstellen. Im Falle von mangelnden Serviceleistungen, schlechter Erreichbarkeit in Notfällen und häufigen Softwarefehlern ist die Überlegung eines Anbieterwechsels sinnvoll.

Test: Brauchen Sie eine neue Software?

Falls Sie sich noch nicht sicher sind, ob ein Wechsel für Sie angebracht ist, kann die Beantwortung folgender Fragen Ihnen dabei helfen, eine Entscheidung zu treffen.

Bewerten Sie dafür Ihre aktuelle Software mit Schulnoten (1=sehr gut, 5=mangelhaft) anhand dieser Leitfragen:

• Wie ist die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Software?
• Wie hoch sind die laufenden Kosten?
• Gibt es Anbindungen an andere Programme, die Sie verwenden, wie:
  • eine Schnittstelle zu Outlook?
  • eine Benachrichtigungsfunktion (z. B. SMS)?
  • direktes Scannen in die Patientenakten?
  • Wählfunktion vom Telefon über die Software?
• Lässt sich die Software gut aktualisieren? (Laufen die Updates ohne Fehler?)
• Wie gut läuft Ihre aktuelle Software auf älteren Computern?
• Wie hoch ist die Gesamtzufriedenheit mit der Software, von Ihnen und Ihren Mitarbeitern?
• Wie bewerten Sie die Serviceleistung des Anbieters? (Erreichbarkeit, Vor-Ort-Betreuung, etc.)
• Wie gut ist die Qualität der Beratung?

Wenn Sie die Fragen überwiegend mit ausreichend und mangelhaft beantwortet haben, arbeiten Sie aktuell noch nicht mit einer Software, die gut zu Ihnen passt. In diesem Fall sollten Sie über einen Wechsel der Software nachdenken.

Wie läuft der Wechsel ab?

Lassen Sie sich bei der Auswahl der richtigen Arztsoftware ausreichend Zeit und testen Sie die potentiell neue Software vorab mit einer Demo-Version. Ziehen Sie bei der Entscheidung auch Ihre Mitarbeiter zurate, da diese nach der Einarbeitung effizient und leicht mit der Software arbeiten müssen.

Nachdem die Entscheidung, den Anbieter zu wechseln, getroffen wurde, gilt es den Übergang reibungslos zu gestalten. Der Punkt, der wohl jedem Praxisinhaber die größten Sorgen bereitet, ist die Übertragung der Daten. Bei einem Softwarewechsel wird häufig der Verlust der Patientendaten befürchtet und Kompatibilität der Systeme hinterfragt. Diese Übertragung ist nicht ganz unkompliziert, aber trotzdem gut zu vollziehen. Im eigenen Interesse erschweren Hersteller diesen Vorgang allerdings, um dadurch die Kunden an sich zu binden.

Um den Wechsel zu ermöglichen und zu vereinfachen, bieten neuere Hersteller den kostenpflichtigen Altdatenimport an. Das Risiko des Datenverlusts bleibt weiterhin bestehen, da jede Software in einem anderen Dateiformat die Informationen abspeichert, wird jedoch durch diese Vorgehensweise minimiert.

Achten Sie auch auf den richtigen Zeitpunkt für den Wechsel. Zu Beginn eines neuen Quartals erweist sich die Erreichbarkeit der Hersteller oft als problematisch. Als Grund dafür werden die neuen Updates genannt. Zudem sollten Sie nicht gerade einen Softwarewechsel vollziehen, wenn Ihre Praxis auf Hochbetrieb läuft. Ein Wechsel während der Betriebsferien ist ratsam, um bei möglichen Komplikationen den Praxisbetrieb nicht zu unterbrechen.

Nachdem die neue Software eingerichtet und die Mitarbeiter geschult wurden, ist es ratsam, die alte Software nicht direkt zu löschen, so dass im Notfall noch auf die Informationen der alten Software zurückgegriffen werden kann.

Was Sie bei einem Praxissoftwarewechsel beachten sollten

Wechseln Sie zu einer Praxissoftware, die Ihrer Fachrichtung entspricht

Die Anforderungen an eine Praxissoftware variieren stark je nach medizinischem Fachgebiet. Eine Softwarelösung, die für eine allgemeinmedizinische Praxis optimal ist, kann in einer kardiologischen oder orthopädischen Praxis an ihre Grenzen stoßen. Es ist daher entscheidend, eine Praxissoftware zu wählen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihrer Fachrichtung abgestimmt ist.

• Praxissoftware für die Allgemeinmedizin (Hausarzt)

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit

Nehmen Sie sich für den Wechsel ausreichend Zeit. Ratsam sind in der Regel eine Vorbereitungszeit von mindestens zwei Monaten. Das hilft Ihnen dabei, den Übergang reibungslos zu gestalten. Sie haben dann Zeit, Ihre Mitarbeiter zu schulen, die Software zu installieren und die Stammdaten zu transferieren.

Mit Datenübernahme oder einem Systemneustart?

Import der Altdaten

Überprüfen Sie als Erstes, ob die neue Software mit der vorhandenen Hardware auf Ihren Computern kompatibel ist. Diese Information wird normalerweise vom Hersteller gegeben. Falls Sie sich dennoch unsicher sind, sollten Sie Experten um eine Beratung bitten. Im Nächsten Schritt muss die Entscheidung getroffen werden, ob und welche Daten übertragen werden sollen. Dieser Vorgang bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten auszumisten, zu aktualisieren und neu zu strukturieren. Falls Sie sich für den Import der Daten entscheiden, sollten Sie dem Punkt Datensicherung besondere Aufmerksamkeit widmen. Die externe Datensicherung sollte nicht nur täglich – am besten am Morgen – erfolgen, sondern auch vor der Softwareumstellung und unmittelbar danach. Lassen Sie sich bei diesem Prozess von Experten unterstützen, um die Daten ihrer Patienten nach bestem Wissen und Gewissen zu schützen. Hardwarebetreuer oder der technische Support des neuen Anbieters bieten Ihnen diese Serviceleistung oftmals an.

Ohne Datenübernahme

Ebenfalls können Sie die Option in Erwägung ziehen, eine Softwareumstellung ohne Datenübernahme vorzunehmen. Sie ersparen sich durch diese Möglichkeit den aufwändigen Schritt der Datenaufbereitung und die Angst vor dem Datenverlust. Hinzu kommt, dass die Datenübertragung meist mehrere Tage in Anspruch nimmt, währenddessen mit keinem der Systeme gearbeitet werden kann. Wenn Sie dies gut planen, sollte das kein Problem darstellen, kann aber im Zweifel zu einem Arbeitsausfall der Praxis führen. Von der anderen Seite beleuchtet, ist ein Softwarewechsel die perfekte Chance, die Daten neu zu strukturieren und auszumisten. In diesem Prozess können veraltete und doppelte Adressen bereinigt werden. Ebenfalls spricht für dieses Vorgehen, dass es schneller geht, einen Patienten mit seiner Versichertenkarte neu aufzunehmen als der Abgleich, welche Altdaten korrekt übernommen wurden und welche nicht. Bei Patienten mit langer ärztlicher Historie bietet es sich an, diese als PDF aus der bisherigen Software abzuspeichern und anschließend in die Ablage zu importieren. Klären Sie mit dem Hersteller, welche Möglichkeiten Sie in diesem Fall haben. Ihre Daten wären auf diese Weise jederzeit mit einem Klick wieder abrufbar.

Informieren und schulen Sie Ihre Belegschaft

Je besser Sie den Wechsel der Software vorbereiten, desto reibungsloser wird er ablaufen. Planung und ausreichend Zeit sind das A und O. Informieren Sie frühzeitig Ihre Mitarbeiter, binden Sie diese in den Wechsel mit ein und vereinbaren Sie für die Schulung des neuen Systems einen gemeinsamen Termin. Einige Anbieter haben kostenlose Onboardings mit im Angebot oder diese können zu einem Aufpreis hinzugebucht werden.

Stellen Sie auch sicher, dass Sie seitens des Herstellers einen zuverlässigen Ansprechpartner haben, der Sie im Prozess der Umstellung kompetent unterstützt.

Der Wechsel der Praxissoftware bedeutet kurzfristig einigen Aufwand. Die Entscheidung für einen neuen Anbieter sollte gut durchdacht und Vor- und Nachteile abgewogen werden. Die wichtigste Frage, die Sie sich stellen müssen: Können Sie mit der neuen Software Ihren Praxisalltag langfristig effizienter gestalten und Ihr Personal entlasten? Können Sie durch einen Wechsel Kosten einsparen, da Sie die alte Software nicht in vollem Umfang nutzen? Damit das garantiert ist, helfen wir Ihnen gerne, den für Sie passenden Anbieter zu finden.