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Was ist Praxisoptimierung?

Die Praxisoptimierung ist ein Teilaspekt des Praxismanagements und eine Strategie, mit der die aktuelle Praxissituation nachhaltig verbessert wird. Sie besteht aus konkreten Prozessschritten und geht einem vorher definierten Ziel voraus. Die Motive für eine Praxisoptimierung sind unterschiedlich. Nicht immer geht es um die reine Umsatzsteigerung. Während manche neue Verhaltensweisen schnell in den Alltag implementiert werden, braucht es bei anderen Maßnahmen einen gewissen Zeitabschnitt. Spätestens nach mehreren Monaten (abhängig von der Praxis selbst) sind die neuen Optimierungsmaßnahmen spürbar und die Praxis profitiert von den neuen bzw. veränderten Strukturen. Der Prozess kann durch den Arzt und das Praxisteam selbst erfolgen – oft jedoch mithilfe einer externen Praxisberatung.

Sie stehen vor einer Praxisgründung oder Praxisübernahme? Dann arbeiten Sie ein Praxisoptimierungskonzept aus und fügen Sie es dem Businessplan bei. Überzeugen Sie die Bank von Ihrem Vorhaben!

Welche Ziele kann die Praxisoptimierung haben?

  • Abrechnungsoptimierung
  • Digitalisierung der Praxis
  • Höheren Umsatz erzielen
  • Neue Patienten gewinnen
  • Praxisorganisation überarbeiten
  • Praxiscontrolling verbessern
  • Praxismarketing auf- bzw. ausbauen
  • Patientenmanagement optimieren
  • Qualitätsmanagement weiterentwickeln
  • Terminmanagement effizient halten
  • Weniger Stress im Arbeitsalltag
  • Zusammenarbeit im Team stärken
  • Zufriedenheit der Mitarbeiter und Patienten erhöhen
  • Verbesserung der Schwachstellen aus der Gefährdungsbeurteilung

Die Ziele der Praxisoptimierung können vielfältig sein und richten sich nach dem individuellen Zustand und Bedürfnissen der jeweiligen Praxis. Während die eine Praxis mehrere Ziele verfolgt, richtet sich eine andere auf ein einzelnes Ziel. Von A wie Abrechnungsoptimierung bis Z wie Zufriedenheit der Mitarbeiter und Patienten steigern. Der Praxisoptimierung sind keine Grenzen gesetzt. 

Abrechnungsoptimierung

Die Abrechnungsoptimierung wird genutzt, um Leistungen gewinnbringender abzurechnen. Mitarbeiter können hierzu geschult werden. Alternativ kann auch ein medizinischer Abrechnungsdienst damit beauftragt werden.

Digitalisierung der Praxis

Die Digitalisierung der Praxis ist ein wichtiges Thema und wird von der Bundesregierung bewusst vorangetrieben. Eine Online-Terminvergabe, eine moderne Praxiswebsite sowie Präsenz auf sozialen Medien sind wichtige Themen. Auch im Wartezimmer gibt es Optimierungspotenzial: Eine digitale Wartezeit-Anzeige erspart Ihren MFAs das ständige Nachfragen, wann der Patienten denn nun endlich dran ist. Die digitale Anamnese sorgt für eine Zeitersparnis und kann von den Patienten bequem über Tablet (von zu Hause aus) ausgefüllt werden.

Praxisorganisation

Der Grundbaustein einer gut organisierten Praxis ist das Praxisverwaltungssystem. Mit dieser Software wird das gesamte Patientendatenmanagement uvm. verwaltet. Eine fehlerbehaftete oder langsame Software wirkt sich negativ auf viele andere Bereiche aus. Ein Softwarewechsel ist in diesem Fall zu empfehlen. Orientieren Sie sich an unserem Top 10 Praxissoftware Vergleich und schauen Sie, welche Software am beliebtesten in deutschen Arztpraxen ist.

Fehler im Arbeitsablauf reduzieren

Beziehen Sie das gesamte Praxispersonal mit in die Praxisoptimierung ein, denn als Arzt können Sie nicht jedes Detail Ihrer Arztpraxis kennen. Über die Arbeit an der Empfangstheke wissen Ihre MFAs besser Bescheid.

Höheren Umsatz erzielen

Durch eine Optimierung der Abrechnungen, ein verbessertes Terminmanagement und das Senken der Praxiskosten lässt sich das Steigern der Wirtschaftlichkeit erreichen.

Neue Patienten durch Praxismarketing gewinnen

Praxismarketing ist ein wichtiger Hebel, um neue Patienten zu gewinnen. Dabei wird das  Thema Praxismarketing von Ärzten oft unterschätzt. Durch eine überarbeitete Webseite, kürzere Wartezeiten, ein besseres Terminalmanagement und ein optimales Besuchererlebnis können neue Patienten von Ärzten überzeugt werden. Auch Eintragungen auf Arztbewertungsportalen spielen eine große Rolle.. 

Praxiscontrolling verbessern

Für die betriebliche Steuerung von Arztpraxen bleibt im Arbeitsalltag oft nicht genug Zeit. Hier lohnt sich ein genauer Blick, um die Wirtschaftlichkeit der Praxis zu verbessern. Mithilfe der Praxissoftware werden verschiedene Daten wie Buchhaltungs-, Honorar- und Umsatzzahlen erfasst und ausgewertet. Bisherige Strategien werden überprüft und angepasst.

Das Terminmanagement

Das Terminmanagement ist in der Arztpraxis ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt. Ein ständig besetztes Telefon sorgt für Frust bei den Patienten. Zudem kann Ihre MFA mit sinnvolleren Tätigkeiten beauftragt werden. Die Lösung für diese zwei Probleme ist eine Online-Terminmanagement-Lösung. Diese Funktion kann über einen Drittanbieter erworben werden oder möglicherweise bietet sogar Ihre Praxissoftware (je nach Produkt) dies von Haus aus an.

Weniger Stress im Arbeitsalltag

Eine bessere Work-Life-Balance sorgt für weniger Stress im Arbeitsalltag. Das Einhalten von Pausen- und Arbeitszeiten ist hierbei von Wichtigkeit. Eine vorausschauende Terminplanung inklusive Pufferzeiten ist sinnvoll.

Zusammenarbeit im Team stärken

Durch gemeinsame kurze Meetings, Teamevents und regelmäßige Feedbackgespräche kann die Zusammenarbeit im Team gestärkt werden. Dies verbessert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und steigert die Produktivität in der Praxis. Laufen alle Schritte im Arbeitsalltag effizienter und produktiver ab, macht sich dies auch für die Patienten positiv bemerkbar. 

Welche Bereiche betreffen die Praxisoptimierung 

  • Leitung der Praxis
  • Team
  • Controlling
  • Marketing
  • Patientenmanagement
  • Räumlichkeiten

Die Praxisoptimierung durchläuft sämtliche Bereiche einer Arztpraxis. Die Leitung der Arztpraxis, die für die Organisation, das Controlling und das Team der Praxis verantwortlich ist. Das Team der Arztpraxis besteht aus medizinischen Fachangestellten und Ärzten. Das betriebliche Steuern der Arztpraxis wird Controlling genannt. Das Patientenmanagement ist von großer Wichtigkeit und beinhaltet sämtlichen Umgang mit den Patienten, von der Patientendatenbank über die Terminvergabe bis hin zum persönlichen Kontakt. Schlussendlich sind die Räumlichkeiten der Ort, in dem der Kontakt zwischen Arzt und Patient stattfindet. Damit das Erlebnis für die Patienten optimal wahrgenommen wird, sollte auch die Praxiseinrichtung in die Prozessoptimierung mit eingebunden werden.

Ablauf der Praxisoptimierung 

  1. Planung: Analyse der Ist-Situation. Ziele und Zeitplan festlegen. Diese werden in kleineren Teilzielen formuliert.
  2. Umsetzung: Geplante Schritte ausführen, Erkenntnisse des Prozesses notieren.
  3. Überprüfung: Soll-Ist-Analyse. Maßnahmen überprüfen und ggf. Anpassungen formulieren.
  4. Ggf. Umsetzung der möglichen Anpassung der Maßnahmen aus Schritt 3.

Bei der Umsetzung eines Ziel kann sich an dem PDCAZyklus orientiert werden. Der Plan-Do-Checkt-Act-Zyklus (deutsch: Planen, Umsetzen, Überprüfen, Handeln) ist ein elementares Konzept eines Verbesserungsprozesses.

Wer setzt die Praxisoptimierung um?

Externe Praxisoptimierung

Die externe Praxisoptimierung wird mit Hilfe einer Agentur durchgeführt, die sich auf die Optimierung von Praxen fokussiert hat. Der Arbeitsalltag kann normal fortgeführt werden und die Praxis wird bei der Praxisoptimierung von einem Praxisberater an die Hand genommen. Die einzelnen Schritte im Prozess der Verbesserung werden durch die externe Firma gestaltet. Ein großer Vorteil ist der geringere Arbeitsaufwand, im Gegensatz zu der internen Praxisoptimierung.

Interne Praxisoptimierung

Die interne Praxisoptimierung wird in Eigenregie und ohne Hilfe von Dritten durchgeführt. Hierzu bedarf es einer gründlichen Planung. Wie bei jeder Optimierung geht es erst einmal um die Analyse der Ist-Situation. Im Team werden Arbeitsabläufe durchgesprochen, Ideen gesammelt und Verbesserungsvorschläge notiert. Nachdem eine Zielsetzung gefunden wurde, werden einzelne kleinere Schritte formuliert und ein Zeitplan festgelegt. Ein Vorteil gegenüber der externen Praxisoptimierung ist, dass keine zusätzlichen Kosten anfallen.

Mögliche Hürden und Fehler bei der Praxisoptimierung

Eine der möglichen Hürden ist die Betriebsblindheit. Mangelhafte Arbeitsabläufe werden nicht als solche erkannt. Eine ungenügende Kommunikation mit allen Mitarbeitern kann auch zur Folge haben, dass ineffiziente Schritte im Praxisalltag nicht in die Praxisoptimierung mit einbezogen werden. Abhilfe schafft die externe Beratung, die von außen mit einem neutralen Blick auf die Praxissituation schaut. Da es Zeit braucht, bis die Veränderungen vom Praxisteam übernommen und in den Arbeitsalltag vollständig integriert sind, bedarf es Geduld. Werden die Maßnahmen der Praxisoptimierung zu schnell verworfen bzw. nicht strikt eingehalten, werden die Ergebnisse der Praxisoptimierung geschmälert. 

Letzten Endes kann der finanzielle Aspekt einer externen Beratung eine weitere Hürde darstellen. Lohnt sich der Schritt wirklich und wie lange dauert es, bis sich die Investition wortwörtlich bezahlt macht? Ein Blick auf andere Praxen kann den Ausschlag in die richtige Richtung geben. Schließen Sie sich mit Kollegen kurz, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen oder standen. Ein informativer Austausch liefert einen wertvollen Mehrwert, der sich auf jeden Fall rechnen wird.

Vorteile und Nachteile 

Vorteile

✔️ erreichen gesetzter Ziele (z b. Digitalisierung der Praxis, höheren Umsatz durch effektives Abrechnen der ärztlichen Leistungen, neue Patienten gewinnen)

✔️ nachhaltige Verbesserung des Status Quo

✔️ Potential wird ausgeschöpft

✔️ Praxisteam wird entlastet

✔️ Patienten profitieren von besserem Service

Nachteile

Interne Praxisoptimierung mglw. nicht optimal (Betriebsblindheit)

Externe Praxisoptimierung ist abhängig von der Kompetenz des Praxisberaters. Kompetenter Berater muss gefunden werden

Externe Praxisberatung kostet Geld

Braucht Zeit, bis Veränderungen spürbar sind

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Autor: Medizinio Redaktion, zuletzt aktualisiert am