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Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Telefonassistent für die Arztpraxis?
Ein Telefonassistent für die Arztpraxis ist eine innovative, digitale Kommunikationslösung, die darauf ausgelegt ist, das stetig wachsende Telefonaufkommen in Arztpraxen effizient zu bewältigen. Ziel ist es, das Praxisteam nachhaltig zu entlasten, die Patientenkommunikation zu optimieren und die Erreichbarkeit der Praxis rund um die Uhr sicherzustellen.
Moderne Telefonassistenten setzen zunehmend auf künstliche Intelligenz (KI) und natürliche Sprachverarbeitung (Natural Language Processing, NLP). Diese sogenannten Voice Bots können eingehende Anrufe automatisch entgegennehmen und die Anliegen der Patienten in einem dialogbasierten, natürlichen Gespräch erfassen – unabhängig von Öffnungszeiten oder Personalverfügbarkeit. So übernehmen sie Routineaufgaben wie Terminvereinbarungen, Rezeptbestellungen oder Rückrufbitten und ermöglichen eine automatisierte Vorqualifizierung der Anfragen.
Welche Aufgaben übernimmt ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis übernimmt eine Vielzahl standardisierter und zeitintensiver Kommunikationsaufgaben, die bislang manuell von den medizinischen Fachangestellten bearbeitet wurden. Der Telefonservice fungiert als digitale Empfangskraft, die routinemäßige Anrufe automatisiert bearbeitet.
Zentrale Aufgaben eines KI-Telefonassistenten:
- Automatische Anrufannahme & 24/7-Erreichbarkeit
- Entgegennahme aller Anrufe – auch bei vollem Telefonaufkommen oder außerhalb der Sprechzeiten
- Vermeidung von verpassten Anrufen und Entlastung des Praxisteams vom „Dauerklingeln“
- Erkennung & Erfassung von Anliegen
- KI-basierte Erkennung von Gesprächsinhalten
- Klassifizierung typischer Anliegen:
- Terminwünsche (Vereinbarung, Umbuchung, Absage)
- Rezeptbestellungen (Folgeverordnungen)
- Überweisungsanfragen
- Rückrufbitten
- Allgemeine Fragen (z. B. Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkplätze, mitzubringende Unterlagen)
- Strukturierte Datenaufnahme
- Erfassung relevanter Patientendaten: Name, Geburtsdatum, Versicherungsstatus, Anliegenbeschreibung
- Einheitliche digitale Übergabe an das Praxisteam
- Automatisierte Terminvergabe
- Direkte Buchung oder Änderung von Terminen im Praxiskalender
- Anbindung an gängige Online-Terminbuchungssoftware (z. B. Doctolib, Samedi)
- Bereitstellung von Standardinformationen
- Automatisierte Ansagen oder SMS-Versand zu Öffnungszeiten, Notdiensten, Praxisurlaub etc.
- Priorisierung & Weiterleitung
- Sofortige Weiterleitung dringlicher Anliegen oder Notfälle
- Sammlung von Routineanfragen in einer digitalen Inbox zur späteren Bearbeitung
- Dokumentation & Kategorisierung
- Automatische Erfassung, Protokollierung und Sortierung aller Anfragen
- Verbesserte Übersicht und Effizienz für das Praxisteam
- Mehrsprachigkeit
- Gesprächsführung in mehreren Sprachen für barrierefreie Patientenkommunikation
- Automatisierte Terminerinnerungen
- Versand von Erinnerungen per Anruf, SMS oder E-Mail zur Reduktion von Nichterscheinungen („No-Shows“)
Welche Vorteile und Nachteile hat ein KI-Telefonassistent?
| Vorteile | Nachteile |
| Enorme Entlastung des Praxisteams durch Automatisierung von Routineanrufen (z. B. Rezepte, Termine) | Anschaffungs- und Betriebskosten: Initialinvestitionen und laufende Lizenz- und Wartungskosten |
| Mehr Zeit für persönliche Betreuung der Patienten vor Ort | Fehlende menschliche Empathie und eingeschränkte emotionale Reaktionsfähigkeit |
| Weniger Stress und Arbeitsunterbrechungen durch ständiges Telefonklingeln | Missverständnisse bei komplexen oder untypischen Anliegen möglich |
| 24/7-Erreichbarkeit: auch an Wochenenden, Feiertagen und außerhalb der Sprechzeiten | Akzeptanzprobleme bei Patienten, die menschlichen Kontakt bevorzugen |
| Keine Warteschleifen oder besetzten Leitungen – sofortige Anrufannahme | Technische Komplexität: Integration in bestehende Praxissoftware kann aufwendig sein |
| Schnellere Bearbeitung von Standardanfragen | Notwendigkeit regelmäßiger Wartung, Updates und Systemkonfiguration |
| Automatisierte Terminvergabe und Rezeptaufnahme mit Anbindung an PVS | Abhängigkeit von funktionierender IT-Infrastruktur und Internetverbindung |
| Reduktion von No-Shows durch automatische Terminerinnerungen per Anruf, SMS oder E-Mail | Datenschutzrisiken: Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten erfordert hohe Sicherheitsstandards |
| Effizientere Nutzung von Personalressourcen und potenzielle Personalkostensenkung | Unsicherheit und Bedenken bei Patienten bezüglich KI-gesteuerter Kommunikation |
| Flexible Einsatzmöglichkeiten: dauerhaft oder nur zu Stoßzeiten aktivierbar | Eingeschränkte Problemlösung bei medizinisch komplexen Anliegen – Weiterleitung an menschliches Personal erforderlich |
| Skalierbarkeit bei hohem Anrufaufkommen – keine Leistungsgrenze wie bei Personal | Schulungsaufwand für das Praxisteam zur effektiven Nutzung des Systems |
| Strukturierte Datenerfassung für bessere Praxisorganisation und Auswertbarkeit | — |
Welche Arten von Telefonassistenten gibt es für Arztpraxen?
- Klassische Anrufbeantworter / Sprachdialogsysteme (IVR):
- Einfach strukturierte Systeme mit vordefinierten Sprachmenüs. Anrufer:innen wählen per Tastendruck ihr Anliegen.
- Menschlicher Telefonservice / Callcenter:
- Externe Dienstleister übernehmen die Anrufannahme im Namen der Praxis. Die Telefonisten können einfache Aufgaben wie Terminvergabe oder Rezeptbestellungen abwickeln.
- KI-basierte Telefonassistenten (Voice Bots / KI-Sprachassistenten):
- Nutzen künstliche Intelligenz und NLP, um natürliche Gespräche zu führen, Anliegen zu erkennen, Daten abzufragen und Aufgaben zu automatisieren.
- Standalone Voice Bots: Eigene Nummer, Web-Dashboard für die Praxis
- PVS-integrierte Assistenten: Direkt angebunden an Systeme wie CGM, Doctolib etc.
- Funktionsspezialisierte Bots: Fokus auf Termine, Rezepte oder Informationen
- Erweiterte Assistenten: Zusätzliche Features wie Terminerinnerungen oder Patientenfeedback
- Nutzen künstliche Intelligenz und NLP, um natürliche Gespräche zu führen, Anliegen zu erkennen, Daten abzufragen und Aufgaben zu automatisieren.
- Cloudbasierte Telefonassistenten:
- Diese Systeme laufen auf externen Servern und sind über das Internet erreichbar. Sie bieten zentrale Dashboards, einfache Wartung und hohe Skalierbarkeit.
- Lokal installierte Telefonassistenten:
- Diese Systeme sind fest in der Infrastruktur der Praxis verankert, z. B. auf der lokalen Telefonanlage oder einem eigenen Server.
Anbieter für medizinische Telefonassistenten im Vergleich
Alle Anbieter im Vergleich
| Telefonassistent | Anbieter | Kosten | Schnittstellen |
| 321 MED KI-Telefonassistent | 312 MED GmbH |
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| Aaron.ai | Doctolib GmbH |
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| MediVoice | Mediform GmbH |
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| Praxisvoice | Banckom GmbH |
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| VITAS | VITAS GmbH |
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321 MED
321 MED bietet mit der „Online-Rezeption“ eine umfassende Lösung zur Digitalisierung der Arztpraxis. Der KI-Telefonassistent ist ein optionales Zusatzmodul innerhalb dieses Systems.
Der KI-Telefonassistent von 321 MED ist integraler Bestandteil der modular aufgebauten Online-Rezeption und übernimmt automatisiert die telefonische Erstanfrage von Patienten. Er erkennt Anrufanliegen mithilfe künstlicher Intelligenz, strukturiert die Anfragen und leitet sie intern weiter. Das Ziel ist eine deutliche Entlastung des Praxispersonals durch:
- Automatische Anrufannahme und Erkennung des Anliegens
- Strukturierte Weiterleitung der Anfragen über das digitale System
- Integration mit weiteren Funktionen wie Terminmanagement, Messenger oder Formularversand
- Nahtloses Zusammenspiel mit dem Webportal zur Vermeidung redundanter Telefonate
Die KI-Telefonassistenz ersetzt nicht den menschlichen Kontakt, sondern reduziert gezielt die Anzahl unnötiger Anrufe während der Sprechzeiten.
Die Preisstruktur von 321 MED ist transparent und praxisorientiert. Der KI-Telefonassistent ist ausschließlich in Kombination mit der Online-Rezeption buchbar. Die monatlichen Netto-Kosten richten sich nach der Praxisgröße:
- Einzelbehandler-Praxis (1 Behandler)
- Online-Rezeption: 139 €
- KI-Telefonassistent: 49 €
- Kleine Mehrbehandler-Praxis (3 Behandler)
- Online-Rezeption: 199 €
- KI-Telefonassistent: 99 €
- Mittlere Mehrbehandler-Praxis (6 Behandler)
- Online-Rezeption: 299 €
- KI-Telefonassistent: 149 €
- Große Mehrbehandler-Praxis (10 Behandler)
- Online-Rezeption: 399 €
- KI-Telefonassistent: 199 €
- MVZ, Kliniken, Praxisketten
- Preise auf Anfrage
Zusätzliche Konditionen: 4-wöchige Testphase kostenlos, keine Einrichtungsgebühr, keine Vertragsbindung, persönlicher Support inklusive, Hinweis: Es fallen zusätzliche Netzgebühren für SMS-Kommunikation an
321 MED setzt auf eine systemoffene, webbasierte Infrastruktur. Die Online-Rezeption kann innerhalb weniger Minuten in die bestehende Praxiswebsite eingebunden werden. Die wichtigsten Schnittstellenmerkmale:
- Webportal-basierte Nutzung ohne lokale Softwareinstallation
- Anbindung an Praxissoftware über strukturierte Workflows (z. B. Terminverwaltung, Dokumentenversand)
- Modular kombinierbar mit weiteren Funktionen wie Formularen, Rezeptanforderung oder Messenger
- Nutzung ohne Patientenkonto oder App möglich
Der Schutz von Patientendaten hat bei 321 MED höchste Priorität:
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung
- Verschlüsselte Kommunikation
- Rechtlich geprüfte Prozesse in allen Modulen
- Nutzung ohne Login oder Registrierung möglich
321 MED wurde von Dr. med. Magnus Baringer gegründet und ist gezielt auf die Bedürfnisse von Praxisteams und Patienten zugeschnitten. Hervorzuheben sind:
- Über 3.500 medizinische Einrichtungen im Einsatz
- Hohe Akzeptanz bei Patienten und Mitarbeitern
- Bis zu 80 % Zeitersparnis pro Patient
- Modular erweiterbar mit Messenger, Kalender, Dokumentenverwaltung, Zuweiser- und Patientenportal
- Individuelle Einrichtung durch das Support-Team
Zahlreiche Erfahrungsberichte aus verschiedenen Fachrichtungen belegen die Wirksamkeit der Lösung im Praxisalltag.
Aaron.Ai (Doctolib)
Aaron.ai wurde von Doctolib übernommen und ist heute vollständig in die Produktwelt des E-Health-Anbieters integriert. Der Telefonassistent von Doctolib richtet sich gezielt an Arztpraxen und übernimmt automatisiert sämtliche eingehenden Anrufe. Ziel ist es, die telefonische Erreichbarkeit zu verbessern und gleichzeitig das Praxispersonal deutlich zu entlasten. Zu den zentralen Funktionen gehören:
- Automatische Annahme aller Anrufe – ohne Besetztzeichen oder Warteschleife
- Strukturierte Erfassung von Anliegen wie Terminbuchungen, Rezept- oder Überweisungswünsche
- Direkte Terminvergabe in den digitalen Doctolib-Kalender
- Unterscheidung zwischen Neu- und Bestandspatienten
- Sprachverarbeitung mit Erkennung von Dialekten und Akzenten
- Weiterleitung medizinischer Notfälle an das Team
- Abwesenheitsmodus mit individuell einstellbaren Ansagetexten
- SMS-Funktion zur Benachrichtigung, etwa bei abholbereiten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Der KI-Telefonassistent ist Bestandteil des Doctolib-Gesamtpakets, dessen Preise je nach Fachrichtung und Einrichtung variieren. Die Kosten basieren auf einem Jahresabonnement pro Gesundheitsfachkraft und beinhalten sämtliche Leistungen rund um die digitale Rezeption:
- Hausärzte, Fachärzte und Zahnärzte: 229 € / Monat (inkl. MwSt.)
- Psychotherapeuten und Osteopathen: 139 € / Monat (inkl. MwSt.)
- Physiotherapeuten: 129 € / Monat (inkl. MwSt.)
- Heilpraktiker: 119 € / Monat (inkl. MwSt.)
- Radiologische Disziplinen: 199 € / Monat (inkl. MwSt.; Angebot auf Anfrage)
- Krankenhäuser und MVZ: Preis auf Anfrage, abhängig vom konkreten Bedarf
Die Preisgestaltung umfasst den vollen Funktionsumfang des KI-Telefonassistenten, einschließlich Integration, Anrufmanagement und Support.Die KI-Telefonassistenz ist nahtlos in die Doctolib-Terminverwaltungssoftware eingebunden. Eine automatische Synchronisation mit dem digitalen Praxiskalender ist damit gewährleistet. Doctolib verfügt über Schnittstellen zu gängigen PVS / RIS, so der Anbieter
Die Verarbeitung aller Daten erfolgt DSGVO-konform in zertifizierten Rechenzentren mit Standort in Deutschland und Frankreich. Patienten müssen sich nicht registrieren oder ein Konto anlegen – dies reduziert technische Hürden und gewährleistet gleichzeitig ein hohes Datenschutzniveau. Die eingesetzten Systeme sind speziell für den Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten konzipiert.
Die Technologie von Aaron.ai hebt sich durch folgende Merkmale hervor:
- Übernahme und vollständige Integration in das Doctolib-Ökosystem
- Nutzung durch mehr als 16.000 Ärzten, Therapeuten und medizinische Fachkräfte in Deutschland
- Verarbeitung von rund drei Millionen Anrufen monatlich
- Web-App mit Multi-Device-Funktionalität, auch im Homeoffice einsetzbar
- Praxiserprobte Funktionen für saisonale Herausforderungen wie Erkältungswellen oder Urlaubszeiten
- Positives Feedback aus Arztpraxen bezüglich Entlastung, Effizienzgewinn und Patientenzufriedenheit
Aaron.ai wurde im Rahmen des Projekts „KBV-Zukunftspraxis“ in 58 Praxen über ein Jahr hinweg getestet (irgendwann zwischen 2019 bis Ende 2021). Die Ergebnisse fielen überwiegend positiv aus: Der Assistent wurde als intuitiv bedienbar, praxistauglich und entlastend für das Praxisteam bewertet. Besonders während der Corona-Pandemie trug Aaron.ai zur besseren Bewältigung des hohen Anrufaufkommens bei. Der Support des Herstellers wurde als zuverlässig und hilfreich eingeschätzt. Die Integration in bestehende Arbeitsabläufe gelang in vielen Fällen gut.
Gleichzeitig zeigten sich auch Schwächen: Veraltete Telefonanlagen, mangelnde Schnittstellen zu Praxisverwaltungssystemen sowie technische Einschränkungen erschwerten die Implementierung. Zudem wurde die Akzeptanz durch Patienten anfangs als durchwachsen wahrgenommen, etwa durch Probleme bei der Spracherkennung bei Dialekten. Auch führte die Einführung in manchen Praxen zunächst zu zusätzlichem Aufwand.
Da Aaron.ai nun in Doctolib integriert ist, wiegt der Kritikpunkt der mangelnden Schnittstellen zu PVS-Systemen nun nicht mehr ganz so schwer.
Medivoice
Medivoice ist eine KI-gestützte Telefonassistenz, die speziell für den Einsatz in Arztpraxen entwickelt wurde. Der Dienst übernimmt bis zu 80 % der eingehenden Anrufe vollständig autonom und führt dabei natürliche Gespräche mit Patienten. Ziel ist es, Routineaufgaben wie Terminbuchungen, Rezeptanforderungen oder einfache Rückfragen automatisiert zu bearbeiten – ohne das Praxispersonal zu belasten.
Besonders hervorzuheben ist die flexible Anpassung an die individuellen Abläufe und Regeln der jeweiligen Praxis. Terminvergaben erfolgen dabei nicht pauschal, sondern unter Berücksichtigung ärztlicher Präferenzen und spezifischer Prioritäten. Auch mehrsprachige Patienten können bedient werden – ein deutlicher Vorteil für multikulturelle Standorte. Anfragen, die nicht vollständig automatisiert bearbeitet werden können, werden systematisch dokumentiert und stehen dem Praxisteam strukturiert zur Verfügung.
Durch diese Automatisierung soll pro behandelndem Arzt ein täglicher Zeitgewinn von bis zu drei Stunden erzielt werden. Medivoice ist zudem Bestandteil der „Digitalen Rezeption“ von Mediform und wird perspektivisch durch weitere Module wie einen Web-basierten Chat ergänzt.
Das Kostenmodell von Medivoice ist transparent und nutzungsbasiert aufgebaut:
- Grundpreis: 90 € netto pro Monat und Praxisstandort, inklusive 500 Gesprächsminuten.
- Nutzungskosten: 0,18 € netto pro Minute bei aktiver Nutzung, sekundengenau abgerechnet.
- Effektivpreis: Bei Gesprächszeit ergibt sich ein Preis von etwa 9 € netto pro Stunde.
- Abrechnungsprinzip: Es werden ausschließlich aktiv bearbeitete Anrufe berechnet.
- Keine Fixkosten bei Inaktivität: Wird das System nicht genutzt, entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Dieses Modell bietet insbesondere kleinen und mittelgroßen Praxen eine planbare und faire Kostenstruktur, bei gleichzeitig hoher Skalierbarkeit.
Die Integration in den Praxisalltag erfolgt in drei Stufen:
- Onboarding: Erfassung der Praxisanforderungen im Erstgespräch und Konfiguration der Regeln.
- Telefonweiterleitung: Bestehende Telefonnummer wird an eine individuelle Medivoice-Nummer weitergeleitet.
- Software-Anbindung: Nutzung eines eigenen Kalenders innerhalb der „Digitalen Rezeption“, der mit den gängigen Praxisverwaltungssystemen kompatibel ist.
Welche konkreten Praxisverwaltungssysteme unterstützt werden, wird auf der Webseite nicht genannt. Die Integration erfolgt jedoch so, dass bestehende Abläufe weitgehend erhalten bleiben. Kontaktieren Sie Medizinio, wenn Sie Fragen diesbezüglich haben.
Medivoice erfüllt höchste Standards beim Schutz von Patientendaten:
- Serverstandort: Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert.
- Zertifizierungen: DSGVO-konform und C5-zertifiziert (BSI-Sicherheitsstandard für Cloud-Dienste).
- Verschlüsselung: Vollständige Verschlüsselung der Daten während der Übertragung und Speicherung.
- Anonymisierung: Während der KI-gestützten Verarbeitung werden Patientendaten anonymisiert, sodass keine direkte Personenbeziehbarkeit besteht.
Damit eignet sich Medivoice auch für datenschutzsensible Einsatzbereiche in der ambulanten Versorgung.
Weitere Besonderheiten von Medivoice:
- Autonomie: Der Sprachassistent bearbeitet komplexe Patientenanliegen eigenständig und vollständig.
- Dialogfähigkeit: Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen führt Medivoice natürliche Gespräche statt starrer Abfragen.
- Flexibler Einsatz: Sowohl im Dauerbetrieb als auch punktuell bei Personalengpässen oder zu Stoßzeiten einsetzbar.
- Erfahrungsbasierte Weiterentwicklung: Die KI wird kontinuierlich verbessert – basierend auf realen Nutzerdaten und Feedback.
- Technologische Herkunft: Als Spin-off des etablierten Softwareunternehmens Innoopract kombiniert Mediform Start-up-Agilität mit langjähriger Tech-Expertise im Gesundheitsbereich.
- Mehrsprachigkeit: Betreuung auch für nicht-deutschsprachige Patienten.
VITAS
Die digitale Lösung „VITAS“ bietet Arztpraxen eine hochgradig individualisierbare Telefonassistenz auf Basis künstlicher Intelligenz. Ziel ist es, das medizinische Fachpersonal nachhaltig von Routinetelefonaten zu entlasten, ohne auf Erreichbarkeit oder Qualität in der Patientenkommunikation zu verzichten. Die Lösung richtet sich an Einzelpraxen ebenso wie an MVZs oder Kliniken und setzt konsequent auf Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit und technologische Flexibilität.
Der Funktionsumfang von VITAS ist speziell auf die Bedürfnisse medizinischer Einrichtungen zugeschnitten. Der KI-Assistent nimmt Anrufe automatisiert entgegen – entweder rund um die Uhr oder nur während der Öffnungszeiten – und verarbeitet diese parallel, ohne Wartezeiten oder Besetztzeichen. Bis zu mehrere hundert Anrufe können gleichzeitig angenommen und verarbeitet werden. Dabei erfolgt eine sofortige Kategorisierung anhand von Szenarien, wie etwa Terminwunsch, Rezeptbestellung, Überweisung oder Krankmeldung.
Die KI erkennt Gesprächsintentionen, stellt Rückfragen, leitet die Anliegen strukturiert an das Praxispersonal weiter und erstellt für jeden Anruf ein Ticket. Diese Tickets sind über eine zentrale Plattform einsehbar, transkribiert und – falls gewünscht – inklusive Gesprächsmitschnitt dokumentiert. Zusätzlich bietet VITAS eine No-Code-Oberfläche, mit der Praxen Begrüßungstexte, Stimmen (z. B. Ben, Fiona, Jonas), Öffnungszeiten sowie individuelle Gesprächslogiken selbst festlegen können.
Auch komplexe Gesprächsführungen, wie die Weiterleitung an bestimmte Fachbereiche oder die Erfassung mehrstufiger Anliegen, werden unterstützt. Die Plattform unterscheidet zwischen „strukturierten“ und „freien“ Szenarien – je nachdem, ob der Dialog linear oder KI-gestützt dynamisch verlaufen soll.
VITAS bietet ein transparent gestaffeltes Preismodell mit monatlicher oder jährlicher Abrechnung. Die Tarife unterscheiden sich hinsichtlich ihres Inklusivvolumens sowie der enthaltenen Funktionen. Ein optional buchbares Pro-Paket erweitert die Funktionalität zusätzlich. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise.
Monatliche Abrechnung:
- FLEX: 49 Euro/Monat, kein Inklusivvolumen, 0,28 Euro pro Konversation
- BASIC: 119 Euro/Monat, 500 Konversationen inklusive, danach 0,25 Euro pro Konversation
- PLUS: 299 Euro/Monat, 1.500 Konversationen inklusive, danach 0,25 Euro pro Konversation
Jährliche Abrechnung (mit ca. 18 % Rabatt):
- FLEX: 40 Euro/Monat (jährlich 480 Euro)
- BASIC: 98 Euro/Monat (jährlich 1.176 Euro)
- PLUS: 245 Euro/Monat (jährlich 2.940 Euro)
Für größere Volumen ab 2.500 Konversationen steht ein individuelles Paket zur Verfügung, auf Wunsch auch als Flatrate-Modell.
Pro-Paket und Add-ons:
- Das zubuchbare Pro-Paket erweitert den Assistenten u. a. um SIP-Trunking, Benutzerverwaltung, mehrstufige Gesprächslogiken, Audio-Upload zur Begrüßung, erweiterte Statistiken sowie Premium-Stimmen.
- Optional stehen weitere Add-ons zur Verfügung, darunter:
- Messenger: 79 Euro/Monat
- Multilingualität (z. B. Englisch, Türkisch, Arabisch): 99 Euro/Monat
- Chatbot (Textbasiertes Dialogsystem): 79 Euro/Monat
Die Nutzung beginnt mit einer 30-tägigen kostenlosen Testphase, die automatisch endet. Während dieser Zeit stehen bis zu 500 Testkonversationen zur Verfügung. Eine Kündigung ist nicht erforderlich. Bei Überschreitung des Konversationslimits wird der zusätzliche Verbrauch monatlich rückwirkend abgerechnet oder ein Upgrade auf ein höheres Paket empfohlen.
Die Integration in bestehende Infrastrukturen erfolgt denkbar einfach: Per Rufumleitung auf eine individuelle Assistenten-Rufnummer oder – optional – über SIP-Trunking direkt an die Praxis-Telefonanlage. Hinsichtlich der Terminvergabe-Schnittstelle arbeitet VITAS mit etablierten Partnern wie samedi, 321 MED, cituro oder Docmedico zusammen.
Eine direkte Anbindung an Praxisverwaltungssysteme ist derzeit nur für tomedo verfügbar. VITAS bietet jedoch einen Webhook an, mit dem Kunden sich theoretisch selbst eine Schnittstelle bauen können. Zudem steht ein XLS-Export zur Verfügung oder es kann auf Drittanbieter-Schnittstellenlösungen zurückgegriffen werden, wie z. B.:
- Tomedo
- Samedi
- Cituro
- Docmedico
- Kommunix
- Resmio
- Agfeo
- Taxi.de
- 321 MED
- Medflex
- Webhook
- Zukünftig auch: Smylor, teemer, medatixx, Eterno Cloud und dubidoc
Ein zentraler Vorteil von VITAS liegt im kompromisslosen Fokus auf Datenschutz und Informationssicherheit. Die Lösung ist vollständig DSGVO-konform, wird ausschließlich in Deutschland betrieben und verzichtet gänzlich auf US-Drittanbieter. VITAS erfüllt die Anforderungen der ISO 27001 sowie der C5-Gleichwertigkeitsprüfung und setzt auf eine datenschutzfreundliche Infrastruktur mit sicherer Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle und täglichen Backups.
Sensible Informationen wie Gesprächsinhalte oder Gesprächsverläufe werden nur in pseudonymisierter Form gespeichert und können bei Bedarf vollständig gelöscht werden. Für alle Verarbeitungsvorgänge werden AV-Verträge abgeschlossen.
VITAS hebt sich in mehreren Aspekten von anderen Anbietern am Markt ab:
- 100 % deutsche Lösung: Keine Einbindung internationaler Drittanbieter, Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren.
- Schnelle Einrichtung: In rund 60 Minuten betriebsbereit – ganz ohne technisches Vorwissen.
- Einfache Bedienung: No-Code-Oberfläche mit intuitivem Baukastenprinzip für individuelle Konfigurationen.
- Hohe Nutzerakzeptanz: Durch natürlich klingende Stimmen, anpassbare Dialogführung und sofortige Reaktion auf Anfragen.
- Praxisnahe Szenarien: Anrufgründe wie Rezeptbestellung, Terminabsagen oder Überweisungsanfragen sind sofort einsetzbar.
PraxisVoice
PraxisVoice ist ein KI-Telefondienst speziell für Arztpraxen, der auf die vollständige Automatisierung eingehender Anrufe abzielt. Die Lösung sorgt für eine dauerhafte Erreichbarkeit der Praxis, ohne dass das Praxisteam zusätzlich belastet wird. Insbesondere in Phasen hoher Auslastung – etwa zu Stoßzeiten oder bei krankheitsbedingten Personalausfällen – übernimmt PraxisVoice verlässlich die gesamte Gesprächsführung.
Der Funktionsumfang ist klar auf die Bedürfnisse von Arztpraxen ausgerichtet:
- Automatisierte Anrufannahme rund um die Uhr mit Spracherkennung in mehreren Sprachen (u. a. Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch)
- Intelligente Gesprächsführung, die Anliegen erkennt und ohne menschliches Zutun bearbeitet
- Direkte Terminvergabe über die Anbindung an den Praxis-Terminkalender
- Mehrsprachige Kommunikation zur Betreuung internationaler Patientengruppen
- Reduktion von Rückfragen und Weiterleitungen durch automatische Anliegenklassifikation
- Integration eines Erinnerungsmanagements zur Reduzierung von Terminausfällen („No-Shows“)
- Statistik-Dashboards mit Analysen zur Erreichbarkeit, Terminquote und Patientenfeedback
- Erweiterte Datenerfassung und -auswertung bei höheren Tarifstufen
Die Echtzeit-Synchronisation mit dem PVS verhindert dabei Terminüberschneidungen oder Fehlbuchungen. Möglich wird dies durch die nahtlose Integration mit gängigen Praxisverwaltungssystemen wie CGM MEDISTAR, CGM Turbomed und anderen
. Scheinbar ist Praxisvoice aktuell nur mit Praxissoftware von CGM kompatibel.
Auch wirtschaftlich überzeugt PraxisVoice, so der Anbieter selbst:
- Steigerung der Erreichbarkeit auf über 99 %
- Rückgang der No-Show-Rate von 18 % auf rund 4 %
- Zuwachs der Neupatientenzahl um bis zu 33,7 %
- Amortisation im Durchschnitt nach 2,7 Monaten
- Ersparnis an Personalkosten: über 40.000 € jährlich bei Mehrbehandlerpraxen
| Paket | Umfang | Monatlich | Jährlich (inkl. 3 Monate gratis) |
| Solo | bis 30 Anrufe/Tag | 99 € | 891 € |
| Plus | bis 80 Anrufe/Tag | 290 € | 2.610 € |
| Premium | unbegrenzt | 590 € | 5.310 € |
| Enterprise | individuelle Lösungen | auf Anfrage | – |
Die Einrichtungsgebühr fällt einmalig an für Systemanbindung, Kalenderschnittstelle, Gesprächslogik und Schulung. Zudem gibt es eine Zufriedenheitsgarantie: 3 Monate risikofreier Test mit vollem Funktionsumfang.
Wie wird ein Telefonassistent in der Arztpraxis eingeführt?
- Vorbereitung und Analyse
- Zieldefinition und Nutzenanalyse
- Zieldefinition: Festlegen, welche Aufgaben der Assistent übernehmen soll, z. B.:
- Terminvergabe
- Rezeptanfragen
- Beantwortung häufiger Fragen (FAQs)
- Vorqualifikation dringender Anliegen
- Entlastungspotenzial: Quantitative Analyse der Telefonzeiten und Engpässe zur Einschätzung des tatsächlichen Nutzens.
- Zieldefinition: Festlegen, welche Aufgaben der Assistent übernehmen soll, z. B.:
- Datenschutz und rechtliche Anforderungen
- Datenschutz-Folgenabschätzung: Durchführung gemäß Art. 35 DSGVO.
- AV-Vertrag: Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Anbieter.
- Einwilligung bei Gesprächsprotokollen:
- Mündliche Einwilligung der Patienten erforderlich.
- Dokumentation der Einwilligung notwendig.
- Cloud-Datenverarbeitung:
- Falls Daten in der Cloud verarbeitet werden: C5-Testat notwendig (ab Juli 2025: C5-Typ2).
- Datenverarbeitung muss innerhalb der EU, des EWR oder eines anerkannten Drittstaats (z. B. USA mit Angemessenheitsbeschluss) erfolgen.
- Kennzeichnung und Transparenz gemäß KI-Verordnung
- Kennzeichnungspflicht (Art. 50 KI-VO):
- Bei Verwendung synthetischer Sprache muss zu Beginn des Gesprächs klar erkennbar sein, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt.
- Beispiel: „Hallo, hier ist der KI-Telefonassistent der Praxis. Wie kann ich Ihnen helfen?“
- Risikoeinstufung:
- Telefonassistenten gelten in der Regel als KI mit niedrigem Risiko.
- Es gelten vor allem Transparenzpflichten, keine strengen Anforderungen wie bei Hochrisiko-KI (z. B. in der Diagnostik).
- Kennzeichnungspflicht (Art. 50 KI-VO):
- Schulung und Verantwortlichkeiten
- Mitarbeiterschulung (AI Literacy):
- Schulung aller Nutzer in technischer, rechtlicher und ethischer Hinsicht.
- Fähigkeit, das System kritisch zu hinterfragen.
- Verantwortung:
- Liegt weiterhin beim Praxisinhaber.
- Die KI darf keine medizinischen Entscheidungen treffen.
- Der Praxisinhaber ist für die Überwachung und ordnungsgemäße Nutzung des Systems verantwortlich.
- Mitarbeiterschulung (AI Literacy):
- Zieldefinition und Nutzenanalyse
- Systemauswahl und Integration
- Sprachtechnologie: Auswahl von zuverlässiger ASR- und TTS-Software mit hoher Erkennungsrate (auch bei Dialekten) und NLU-Fähigkeit. Modelle müssen medizinische Begriffe verstehen und kontextsensitiv reagieren können. Hier hilft Medizinio Ihnen dabei, geeignete Anbieter und Angebote zu finden.
- ASR (Automatic Speech Recognition): Automatische Spracherkennung. Die Software wandelt gesprochene Sprache in geschriebenen Text um – Grundlage für die Verarbeitung von Anrufen.
- TTS (Text-to-Speech): Text-zu-Sprache. Die Software erzeugt aus geschriebenem Text eine synthetische Sprache – wichtig, damit der KI-Telefonassistent antworten kann.
- NLU (Natural Language Understanding): Natürliches Sprachverständnis. Diese Komponente analysiert den erkannten Text, um die Bedeutung und Absicht dahinter zu verstehen – entscheidend für sinnvolle Reaktionen des Assistenten.
- Schnittstellen & Integration: Anbindung an das Praxisverwaltungssystem über gesicherte APIs. Relevante Daten wie Termine und Patientenzuordnungen müssen synchronisiert werden – idealerweise in Echtzeit.
- Technische Infrastruktur: VoIP-fähige Telefonanlage, stabile Internetverbindung, DSGVO-konformer Cloudbetrieb oder lokale Server. Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, VPN, IDS sind Pflicht.
- Sprachtechnologie: Auswahl von zuverlässiger ASR- und TTS-Software mit hoher Erkennungsrate (auch bei Dialekten) und NLU-Fähigkeit. Modelle müssen medizinische Begriffe verstehen und kontextsensitiv reagieren können. Hier hilft Medizinio Ihnen dabei, geeignete Anbieter und Angebote zu finden.
- Training und Optimierung
- Praxisdaten: Integration individueller Praxisinformationen (Öffnungszeiten, Urlaube, Leistungen).
- Fehlerbehandlung & Eskalation: Der Assistent muss erkennen, wann er nicht weiterkommt: Bei sensiblen, unklaren oder akuten Anliegen erfolgt eine sofortige Übergabe ans Personal – keine Diagnostik oder Beratung durch die KI.
- Testphase, Rollout und Betrieb
- Pilotbetrieb: Zunächst begrenzter Einsatz mit interner Testphase und kleiner Patientengruppe. Laufende Fehleranalyse und Anpassung vor breiter Ausrollung.
- Team-Schulung: Mitarbeiter lernen, wie sie das System überwachen, in Anrufen eingreifen und Eskalationen managen.
- Rollout & Monitoring: Stufenweise Freischaltung. Überwachung von Performance, Anrufvolumen und Erfolgsquote. Patientenfeedback wird strukturiert erfasst und fließt in die Weiterentwicklung ein.
- Wartung: Regelmäßige Updates von Modellen, Vokabular und Sicherheitspatches. Anpassung an neue Anforderungen (z. B. Impfkampagnen, geänderte Öffnungszeiten).
Was Sie vor dem Vertragsabschluss prüfen sollten
Technische Integration und Kompatibilität
- Ist das System mit meiner Praxissoftware kompatibel?
- Besteht eine direkte Schnittstelle zur externen Praxis Terminplaner Software (z. B. Doctolib, Samedi)?
- Können Patienteninformationen, Termine und Anliegen automatisch übernommen werden?
- Ist das System auch bei älteren Telefonanlagen einsetzbar oder wird VoIP benötigt?
- Lässt sich der Assistent per Rufumleitung oder SIP-Trunking anbinden?
Funktionsumfang und Automatisierung
- Kann die KI selbstständig Termine vereinbaren und im Kalender eintragen?
- Werden Rezept- und Überweisungsanfragen automatisch erkannt und erfasst?
- Gibt es eine Priorisierung dringender Anliegen mit Weiterleitung an das Team?
- Ist der Assistent mehrsprachig und erkennt er auch Dialekte?
- Wie geht das System mit unklaren oder sensiblen Anfragen um – erfolgt eine Übergabe?
Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit
- Kann ich Begrüßungstexte, Gesprächsverläufe und Regeln selbst festlegen?
- Gibt es eine grafische Benutzeroberfläche (No-Code), mit der ich Änderungen einfach vornehmen kann?
- Erhalte ich eine strukturierte Übersicht über alle eingegangenen Anfragen?
- Wie hoch ist der Schulungsaufwand für mein Team?
- Steht ein persönlicher Support zur Verfügung – auch nach der Einführung?
Kostenstruktur und Vertragsbedingungen
- Gibt es eine kostenlose Testphase – ohne automatische Vertragsbindung?
- Wie setzen sich die monatlichen Kosten zusammen (Grundpreis, Zusatzfunktionen, Gesprächsminuten)?
- Werden nur aktive Anrufzeiten berechnet oder pauschale Gebühren erhoben?
- Besteht Flexibilität bei der Tarifwahl, z. B. bei wechselndem Anrufvolumen?
- Wie einfach ist ein Anbieterwechsel, falls notwendig?
Typische Fallstricke im Marktvergleich
- Wird PVS-Integration suggeriert, obwohl nur ein externer Kalender angebunden ist?
- Ist die Sprachverarbeitung wirklich KI-basiert – oder handelt es sich um starre IVR-Menüs?
- Wurde das System bereits in Praxen mit ähnlichem Profil erfolgreich eingeführt?