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Vitas Telefonassistent: Funktionen, Kosten & PVS-Anbindung
medflex: KI-Telefonassistent für Praxis und MVZ im Überblick
321 MED: Kosten, Erfahrungen & Funktionen der Online-Rezeption
PraxisConcierge: Funktionen, Kosten & Alternativen
Docmedico: Funktionen, Kosten und Erfahrungen
Doctolib Praxissoftware: Funktionen, Kosten & Erfahrungen
Eterno Cloud: Praxissoftware mit Funktionen, Kosten und Erfahrungen
Abstract – KI-Telefonassistenten für Arztpraxen im Anbietervergleich
- KI-Telefonassistenten für Arztpraxen unterscheiden sich vor allem in der Tiefe der PVS-Integration: Nur eine bidirektionale Schnittstelle mit Lese- und Schreibzugriff auf Kalender und Stammdaten bucht Termine ohne Medienbruch im Praxisverwaltungssystem, während Standalone-Lösungen Anliegen lediglich als Aufgabe oder Transkript übergeben.
- Die Kosten der 10 verglichenen Anbieter (u. a. Doctolib, CGM ONE, Medivoice, 321 MED, PraxisConcierge, Eterno Connect) reichen von 9 € bis 229 € pro Monat und folgen drei Preismodellen: Pauschale je Behandler, Staffel nach Praxisgröße oder Anrufvolumen sowie nutzungsbasierte Abrechnung nach Minuten oder Konversationen; Mindestlaufzeiten liegen zwischen monatlich kündbar und 12 Monaten.
- Da KI-Telefonassistenten Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO verarbeiten, sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Geheimhaltungsverpflichtung externer Dienstleister nach § 203 StGB und seit 2. August 2026 die Transparenzpflicht nach Art. 50 EU AI Act zu beachten.
- Für Praxisinhaber entscheidet eine Gegenrechnung aus Lizenzkosten und der Telefonzeit der MFA für automatisierbare Anliegen wie Terminvergabe und Rezeptbestellung über die Wirtschaftlichkeit; medizinische Triage und Notfälle bleiben beim Praxisteam bzw. bei 112 und 116117.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Telefonassistent für die Arztpraxis?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die eingehende Anrufe der Arztpraxis in natürlicher Sprache führt. Sie erkennt das Anliegen und übergibt es strukturiert an das Praxisteam oder erledigt es selbst. Technisch kombiniert das System Spracherkennung (ASR), Sprachverständnis (NLU) und Sprachausgabe (TTS).
Vom klassischen Sprachmenü unterscheidet sich der Voicebot durch den freien Dialog. Der Patient nennt sein Anliegen, statt Tasten zu drücken. Damit ist der Telefonassistent ein Kanal der digitalen Patientenkommunikation in der Arztpraxis, neben Online-Terminbuchung, Online-Rezeption und Messenger.
Die Telefonanlage bleibt dabei bestehen. Der KI-Telefonassistent wird meist per Rufumleitung oder SIP-Trunk vorgeschaltet. Welche Anforderungen die Infrastruktur erfüllen muss, lesen Sie im Beitrag zur Telefonanlage für die Arztpraxis.
Anbieter für medizinische Telefonassistenten im Vergleich
Die Tabelle fasst die Herstellerangaben zu Preis, Laufzeit, PVS-Anbindung und Datenverarbeitung zusammen. Die Preise sind Einstiegspreise. Den tatsächlichen Monatsbetrag bestimmen Behandlerzahl, Anrufvolumen und Zusatzmodule.
| Anbieter | Preis ab | Abrechnung | Laufzeit | PVS-Anbindung | Datenverarbeitung |
|---|---|---|---|---|---|
| Doctolib (aaron.ai) | 192,44 € netto | je Behandler, nur im Paket „Patientenmanagement“ | Jahresabo | Doctolib-Kalender und -PVS | Deutschland, Frankreich |
| CGM ONE TelefonAssistent | 199 € netto | je Standort, Staffel nach Anrufvolumen | 12 Monate | PVS-unabhängig nutzbar | auf Anfrage |
| Medivoice (Mediform) | 75 € netto + 0,15 €/Min. | je Standort, 500 Min. inklusive | monatlich kündbar | eigener Kalender mit PVS-Anbindung | BSI-C5-Testat |
| medflex | auf Anfrage | auf Anfrage | auf Anfrage | Anfragenverwaltung in medflex | auf Anfrage |
| 321 MED | 69 € netto | Zusatzmodul zur Online-Rezeption | keine Mindestlaufzeit | laut Anbieter gängige PVS/RIS | Deutschland, ISO 27001 |
| PraxisConcierge | 149 € netto | je Vollzeit-Behandler; KI-Dialog +59 €, Terminvergabe +39 € | 12 Monate | Anbindung an das PVS | Düsseldorf, Frankfurt |
| docmedico | 79,95 € | Einzellösung oder Suite | auf Anfrage | Terminbuchungssysteme, Suite | EU |
| fonio | 99 € netto | 1.000 Min. inklusive | auf Anfrage | Google- oder Microsoft-Kalender | auf Anfrage |
| VITAS | 49 € netto + 0,28 €/Konversation | Integrationen nur mit Pro-Paket (+99 €) | monatlich oder jährlich | direkt: tomedo; sonst Partner/Webhook | Deutschland, ISO 27001 |
| Eterno Connect | 9 € | Standalone; integriert 99 € je Betriebsstätte | auf Anfrage | Standalone ohne Schnittstelle; integriert in ETERNO Cloud | Deutschland |
Doctolib Telefonassistent (ehemals aaron.ai)
Doctolib hat aaron.ai übernommen und den Telefonassistenten vollständig in seine Produktwelt integriert. Der Assistent vergibt Termine direkt in den Doctolib-Kalender und unterscheidet zwischen Neu- und Bestandspatienten.
Er ist nicht einzeln buchbar, sondern Teil des Pakets „Patientenmanagement“. Für Haus-, Fach- und Zahnärzte kostet das 229 € pro Monat inklusive MwSt. je Behandler im Jahresabonnement. Hinzu kommt eine Einrichtung ab 399 €. Seit November 2025 bietet Doctolib zudem ein eigenes Praxisverwaltungssystem an.
CGM ONE Telefonassistent
CompuGroup Medical bietet mit dem CGM ONE TelefonAssistent eine KI-gestützte Anrufannahme für Termin-, Rezept- und Rückrufanliegen. Der Assistent lässt sich eigenständig betreiben und benötigt keine direkte Integration in ein bestehendes PVS. Für Turbomed-Anwender ist er ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
Laut CGM-Preiskonfigurator startet der TelefonAssistent bei 199 € pro Monat und Standort für bis zu 1.000 Anrufe. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 12 Monate.
Medivoice (Mediform)
Das Karlsruher Unternehmen Mediform bietet mit MediVoice einen KI-Telefonassistenten für Terminvergabe, Rezeptbestellungen und allgemeine Anfragen.
Das Preismodell ist nutzungsbasiert. Der Grundpreis beträgt 75 € netto (90 € brutto) pro Monat und Standort inklusive 500 Minuten. Danach kostet jede Minute 0,15 € netto (0,18 € brutto). Eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Medivoice nutzt einen eigenen Kalender, der sich mit gängigen Praxisverwaltungssystemen verbinden lässt. Der Dienst verfügt über ein BSI-C5-Testat.
medflex Telefonassistent
medflex verfolgt einen messengerzentrierten Ansatz. Telefonische Anfragen gehen verschriftlicht in über 100 Sprachen ein und werden automatisch kategorisiert. Das Praxisteam beantwortet sie ohne Rückruf.
Die Anliegen landen gebündelt in der medflex-Anfragenverwaltung. Die Antwort geht etwa per Messenger an den Patienten. Das ist der Kernnutzen für Praxen und MVZ, die Telefon- und Online-Anfragen in einem Posteingang zusammenführen wollen. Preise nennt medflex auf Anfrage.
321 MED KI-Telefonassistent
Bei 321 MED ist der KI-Telefonassistent ein Zusatzmodul der Online-Rezeption und nur in Kombination mit ihr buchbar. Das Modul kostet ab 69 € netto monatlich und skaliert mit der Behandlerzahl.
321 MED verlangt keine Einrichtungsgebühr, setzt keine Mindestlaufzeit voraus und bietet vier Wochen kostenlosen Test. Die Plattform läuft auf deutschen Servern und ist ISO-27001-zertifiziert. Die Lösung eignet sich für Praxen, die ohnehin eine Online-Rezeption einführen.
PraxisConcierge
PraxisConcierge richtet sich an Arztpraxen und MVZ. Der Assistent nimmt Anrufe entgegen, kategorisiert Anliegen und überträgt sie in die Praxissoftware.
Der Basistarif AnrufConcierge Classic arbeitet im Tastendruckverfahren. Laut Preisseite kostet er 149 € netto pro Monat je Vollzeit-Behandler, bei 12 Monaten Mindestlaufzeit. Freie KI-Dialoge (+59 €) und automatisierte Terminvergabe (+39 €) berechnet PraxisConcierge zusätzlich pro Praxis.
docmedico KI-Telefonassistent
docmedico bietet den Telefonassistenten als Einzellösung oder als Teil einer Digital-Suite mit Online-Rezeption, digitaler Anamnese und Patientenkommunikation an. Er ist als Flow-Agent mit strukturierter Gesprächsführung oder im Agentenmodus mit freier Gesprächsführung verfügbar.
Der Flow-Agent kostet ab 79,95 € monatlich im Einzelpaket, der Agentenmodus ab 149,95 €. Bundles mit Online-Rezeption beginnen bei 189,95 €. Laut Anbieter verarbeitet docmedico die Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der EU.
fonio KI-Telefonassistent für Arztpraxen
fonio ist ein branchenübergreifender Anbieter mit eigener Lösung für Arztpraxen. Der Assistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, strukturiert Anfragen und vergibt Termine.
Der Solo-Tarif kostet 99 € netto pro Monat inklusive 1.000 Minuten. Termine bucht fonio über einen angebundenen Google- oder Microsoft-Kalender, nicht im PVS. Im Solo-Tarif sind keine parallelen Anrufe möglich. Für Praxen mit Anrufspitzen kommt daher eher der Team-Tarif infrage.
VITAS
VITAS ist ein branchenübergreifender KI-Telefonassistent mit gestaffelten Tarifen. FLEX kostet 49 € netto ohne Inklusivvolumen, zuzüglich 0,28 € je Konversation. BASIC kostet 119 € mit 500 Konversationen, PLUS 299 € mit 1.500 Konversationen.
Integrationen in Partnersysteme, Webhooks und SIP-Trunk setzen das Pro-Paket für zusätzlich 99 € pro Monat voraus. Eine direkte PVS-Anbindung besteht für tomedo. VITAS ist ISO-27001-zertifiziert und betreibt seine Infrastruktur ohne US-Drittanbieter.
Eterno Connect
ETERNO Connect ist ein KI-Telefonassistent, der als Standalone-Lösung per Rufumleitung mit jeder Praxissoftware funktioniert. Er nimmt Anliegen strukturiert auf und erstellt daraus Aufgaben für das Praxisteam.
Standalone kostet er ab 9 € pro Monat ohne Einrichtungsgebühr. In der integrierten Variante innerhalb der ETERNO Cloud kostet er 99 € pro Betriebsstätte und Monat. Dann erkennt er Patienten und verwaltet Termine direkt.
Welche Aufgaben übernimmt ein KI-Telefonassistent?
Der KI-Telefonassistent der Arztpraxis automatisiert wiederkehrende Anliegen, die keine ärztliche Entscheidung erfordern. Typische Einsatzfelder sind:
- KI-Terminvergabe: Buchung, Verschiebung und Absage von Terminen. Bei PVS-Integration schreibt der Assistent direkt in den Kalender. Sonst landet ein Terminwunsch in der Aufgabenliste und wird im regulären Terminmanagement der Arztpraxis weiterbearbeitet.
- Rezeptbestellung und Überweisungen: Der Assistent erfasst Medikament, Patientenidentität und Abholweg strukturiert.
- Weiterleitung und Rückrufmanagement: Er stellt dringliche Anliegen zum Team durch und sammelt Rückrufbitten.
- Standardauskünfte: Öffnungszeiten, Urlaubsvertretung, mitzubringende Unterlagen.
- Erreichbarkeit außerhalb der Sprechzeiten: Der Assistent nimmt Anliegen auch nachts und am Wochenende auf.
Die Grenze zieht die Medizin: Ein KI-Telefonassistent stellt keine Diagnose und ersetzt keine Triage. Bei Hinweisen auf einen Notfall muss das System an das Praxisteam übergeben. Alternativ verweist es auf den Rettungsdienst 112 oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117. Orientieren Sie sich dabei an einer rechtssicheren Notdienst-Ansage für den Anrufbeantworter: zuerst 112, dann 116117. Testen Sie diese Eskalationslogik vor dem Livebetrieb.
Was kostet ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis?
Ein KI-Telefonassistent kostet in der Arztpraxis je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anrufvolumen meist zwischen 50 und 300 Euro netto pro Monat. Umfangreiche Praxis-Suiten liegen darüber. Hinzu kommen oft einmalige Einrichtungsgebühren und nutzungsabhängige Kosten für zusätzliche Minuten oder SMS.
Preisspannen im Überblick
| Segment | Monatliche Kosten (netto) | Typischer Leistungsumfang |
|---|---|---|
| Einstiegstarif | ca. 35 bis 89 Euro | Grundkontingent an Minuten, Standardanliegen wie Terminanfragen und Rezeptbestellungen |
| Mittelklasse | ca. 90 bis 199 Euro | Größeres Minutenkontingent, PVS-Anbindung, mehrere Anliegen-Kategorien |
| Praxis-Suite | ab ca. 229 Euro | Telefonassistent als Teil eines Pakets mit Online-Terminbuchung und Patientenkommunikation |
Welche Preismodelle gibt es?
Anbieter rechnen nach drei Preismodellen ab:
| Preismodell | Abrechnung | Beispiele |
|---|---|---|
| Pauschale je Behandler oder Nutzer | Fester Monatsbetrag pro Arzt | Doctolib, PraxisConcierge, Eterno Connect |
| Staffel nach Praxisgröße oder Anrufvolumen | Stufen nach Behandlerzahl oder Anrufen | 321 MED, CGM ONE |
| Nutzungsbasiert | Grundgebühr plus Preis je Minute oder Konversation | Medivoice, VITAS, fonio |
Bei nutzungsbasierten Tarifen liegen zusätzliche Minuten meist bei 0,12 bis 0,28 Euro. Bei hohem Anrufvolumen ist eine Pauschale mit Inklusivminuten oft kalkulierbarer.
Welche Zusatzkosten fallen an?
Vergleichen Sie die Gesamtkosten, nicht nur den Monatspreis. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss:
- Einrichtungsgebühr: einmalig ca. 249 bis 399 Euro für Gesprächsabläufe und Schnittstellen
- Paketumfang: Paketpreise wie bei Doctolib enthalten weitere Funktionen neben dem Telefonassistenten
- Basislösung: Zusatzmodule wie bei 321 MED setzen eine bestehende Lizenz voraus
- Kostenpflichtige Funktionen: Bei PraxisConcierge und VITAS kosten Dialog- oder Integrationsfunktionen extra
- SMS-Benachrichtigungen: häufig separat nach Volumen abgerechnet
- Mindestlaufzeit: bis zu 12 Monate
Lohnt sich ein KI-Telefonassistent für Ihre Praxis?
Ob sich die Investition lohnt, zeigt eine Gegenrechnung in vier Schritten:
- Werten Sie die Anrufstatistik Ihrer Telefonanlage über zwei bis vier Wochen aus.
- Ermitteln Sie den Anteil automatisierbarer Anliegen, zum Beispiel Terminvergabe, Rezept- und Überweisungsanfragen.
- Bewerten Sie die dafür aufgewendete MFA-Zeit mit dem Stundensatz einschließlich Arbeitgeberanteil.
- Stellen Sie diesen Betrag den monatlichen Gesamtkosten des Assistenten gegenüber.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
Zwei Kriterien entscheiden über Nutzen und Risiko eines KI-Telefonassistenten stärker als Preis oder Stimmqualität. Das sind die Tiefe der PVS-Integration und die datenschutzrechtliche Absicherung.
PVS-Integration: Export/Import oder bidirektionaler Datenaustausch
„Integration“ beschreibt bei Anbietern sehr Unterschiedliches:
| Integrationsstufe | Funktionsweise | Folge für die Praxis |
|---|---|---|
| Keine Schnittstelle | Anliegen landen als Aufgabe oder Transkript im Dashboard | MFA überträgt manuell ins PVS |
| Export/Import | Daten werden als Datei, per GDT oder Webhook übergeben | Teilautomatisierung, Abgleich nötig |
| Externer Kalender | Assistent bucht in separatem Online-Kalender | Doppelte Kalenderpflege möglich |
| Bidirektionale Integration | Lese- und Schreibzugriff auf PVS-Kalender und Stammdaten | Termine erscheinen ohne Medienbruch im PVS |
Erst die bidirektionale Integration erlaubt es dem Assistenten, freie Slots in Echtzeit zu lesen und Termine verbindlich zu schreiben. Fragen Sie daher konkret nach: Welche Daten liest das System aus Ihrem PVS? Welche schreibt es zurück? Für welches PVS ist die Schnittstelle produktiv im Einsatz?
Datenschutz: Art. 9 und 28 DSGVO, § 203 StGB, EU AI Act
Ein KI-Telefonassistent verarbeitet Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Daraus ergeben sich vier Anforderungen:
- Auftragsverarbeitungsvertrag: Schließen Sie mit dem Anbieter einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin müssen Unterauftragsverarbeiter offengelegt sein, etwa externe KI-Modelle.
- Schweigepflicht: § 203 StGB erlaubt die Offenbarung an mitwirkende Dienstleister nur, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist (Abs. 3). Strafbar macht sich nach Abs. 4 auch, wer nicht dafür sorgt, dass der Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.
- Datenschutz-Folgenabschätzung: Prüfen Sie nach Art. 35 DSGVO, ob sie erforderlich ist. Das gilt insbesondere bei Gesprächsaufzeichnung und Cloud-Verarbeitung außerhalb Deutschlands.
- Transparenzpflicht nach EU AI Act: Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Art. 50 der KI-Verordnung. Sprachassistenten müssen so gestaltet sein, dass Anrufer erkennen, dass sie mit einem KI-System sprechen. Die Pflicht trifft primär den Anbieter. Prüfen Sie trotzdem, ob die Begrüßungsansage Ihrer Praxis den KI-Charakter eindeutig benennt.
Die genannten Rechtsgrundlagen geben einen Überblick. Eine datenschutz- und medizinrechtliche Prüfung im Einzelfall ersetzen sie nicht.
Welche Vorteile und Nachteile hat ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent verschiebt Telefonarbeit vom Praxisteam auf die Software. Ob das gelingt, hängt von Anliegenmix, Patientenstruktur und Integrationstiefe ab.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Keine Besetztzeichen, parallele Anrufannahme | Laufende Lizenzkosten, teils mit 12 Monaten Bindung |
| Erreichbarkeit außerhalb der Sprechzeiten | Fehlerkennung bei Dialekt oder komplexen Anliegen |
| MFA-Entlastung bei Routineanliegen | Akzeptanzprobleme bei Teilen der Patienten |
| Strukturierte Dokumentation aller Anrufe | Nutzen hängt von PVS-Schnittstelle ab |
| Skalierbar bei Infektwellen und Personalausfall | Abhängigkeit vom Anbieter und von stabiler Internetverbindung |
Das größte Risiko in der Praxis ist die falsche Erwartung an den Funktionsumfang. Eine Lösung ohne Schreibzugriff auf das PVS entlastet bei der Anrufannahme, aber nicht bei der Terminverwaltung.
FAQ: Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten in der Arztpraxis
Welche Arten von Telefonassistenten gibt es für Arztpraxen?
Zu unterscheiden sind klassische Sprachmenüs (IVR) mit Tastenauswahl, KI-Sprachassistenten mit freiem Dialog und menschliche Telefonservices. Die KI-Lösungen lassen sich weiter in zwei Gruppen teilen. Standalone-Assistenten erfassen Anliegen ohne PVS-Anbindung. PVS-integrierte Assistenten buchen Termine direkt im Kalender. Viele Anbieter kombinieren beides, etwa Eterno Connect als Standalone oder integriert in der ETERNO Cloud.
KI-Telefonassistent oder externer Telefonservice: Was passt besser?
Ein KI-Telefonassistent eignet sich für standardisierbare Anliegen mit hohem Volumen und arbeitet unabhängig von Uhrzeit und Anrufspitzen. Ein menschlicher Telefonservice bietet mehr Flexibilität bei komplexen oder emotionalen Gesprächen, ist aber an Personalkapazität gebunden. Viele Praxen kombinieren beide Ansätze. Einen Überblick über externe Dienstleister bietet der Vergleich zum medizinischen Callcenter für Arztpraxen.
Welcher KI-Telefonassistent eignet sich für Radiologie, Zahnarztpraxis und MVZ?
Radiologische Praxen brauchen Terminlogiken mit Untersuchungsart und Vorbereitungshinweisen. Doctolib weist für radiologische Disziplinen einen eigenen Tarif aus. Für Zahnarztpraxen zählt die Anbindung an das dentale PVS. Erfragen Sie diese beim Anbieter konkret. MVZ benötigen Standort- und Abteilungsrouting. 321 MED bietet hierfür individuelle Preise an. PraxisConcierge richtet sich ausdrücklich auch an MVZ.
Wie führen Sie einen KI-Telefonassistenten in der Praxis ein?
1. Anrufvolumen und Anliegen über einige Wochen auswerten.
2. Anbieter mit Testphase und kurzer Laufzeit auswählen.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag schließen.
4. Dialoge, Eskalationsregeln und die KI-Hinweisansage konfigurieren.
5. Zunächst nur außerhalb der Sprechzeiten oder bei Überlast schalten.
6. Das Team schulen und Patienten per Aushang und Website informieren.
7. Annahme-, Abbruch- und Weiterleitungsquote monatlich prüfen.
Welche Erfahrungen machen Praxen mit KI-Telefonassistenten?
Die Erfahrungen fallen gemischt aus. Im Projekt KBV-Zukunftspraxis wurde Aaron.ai in mehr als 50 Praxen erprobt und gemeinsam mit der Charité evaluiert. Eine Hürde waren veraltete Telefonanlagen. Im Deutschen Ärzteblatt berichtete eine HNO-Ärztin, ihren Assistenten wieder zu kündigen, weil er nur vorgefertigte Slots nutzen konnte. Eine andere Praxis setzt ihn nachgeordnet und außerhalb der Öffnungszeiten ein.
Akzeptieren Patienten einen KI-Telefonassistenten?
Die Akzeptanz steigt mit Gesprächsqualität und Vorinformation. Im KBV-Projekt war die Patientenakzeptanz anfangs durchwachsen, unter anderem wegen Problemen bei der Spracherkennung von Dialekten. Kündigen Sie die Umstellung daher vorab an und benennen Sie den KI-Charakter in der Begrüßung. Bieten Sie außerdem einen Ausstieg zum Praxisteam an. Das senkt Abbrüche, besonders bei älteren Patienten.