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Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ersetzt die klassische Papierrechnung oder einfache PDF-Dateien, die lediglich als digitale Abbildungen gelten. Entscheidend ist, dass eine E-Rechnung den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht und somit in einem standardisierten Format vorliegt, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD.
Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe. Das bedeutet, dass die Inhalte einer E-Rechnung, wie Rechnungsnummer, Betrag oder Steuerangaben, direkt von einer Software erfasst werden können, ohne dass sie manuell eingetippt werden müssen. Dies reduziert Fehler, beschleunigt Zahlungsprozesse und sorgt für eine effizientere Buchhaltung. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und mehr Zeit für wichtigere Aufgaben in der Praxis geschaffen. Arztpraxen profitieren von einer besseren Nachverfolgbarkeit, höherer Rechtssicherheit und geringeren Verwaltungskosten.
Die Einführung der E-Rechnung ist Teil der fortschreitenden Digitalisierung und ein wichtiger Schritt zur Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Ihre rechtskonforme Umsetzung erfordert jedoch die Einhaltung spezifischer technischer und gesetzlicher Vorgaben.
Sind Ärzte zur E-Rechnung verpflichtet?
Ja, Ärzte sind zur E-Rechnung verpflichtet. Die E-Rechnungspflicht unterscheidet jedoch zwischen dem Empfang und der Ausstellung von E-Rechnungen.
Empfang von E-Rechnungen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, einschließlich Arztpraxen, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dies betrifft insbesondere Rechnungen von Lieferanten, beispielsweise für medizinische Geräte oder Verbrauchsmaterial. Es gab keine Übergangsfristen für diese Empfangspflicht, daher sollten Praxen ihre Software inzwischen entsprechend aktualisiert haben.
Ausstellung von E-Rechnungen
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt:
- Seit dem 1. Januar 2025: Unternehmen können freiwillig E-Rechnungen ausstellen, sind jedoch nicht dazu verpflichtet.
- Ab 1. Januar 2027: Arztpraxen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro im Jahr 2026 sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt für alle Arztpraxen, unabhängig vom Umsatz.
Angestellte Ärzte
Angestellte Ärzte sind innerhalb ihrer ärztlichen Tätigkeit nicht direkt von der E-Rechnungspflicht betroffen, da die Praxisinhaber die Einhaltung sicherstellen müssen. Das ändert sich, wenn diese neben ihrem Beruf als Arzt noch unternehmerisch tätig sind, beispielsweise durch die Vermietung von Immobilien. In solchen Fällen müssen sie ebenfalls in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und gegebenenfalls auszustellen.
Welche konkreten Leistungen fallen unter die E-Rechnungspflicht?
Auch wenn steuerfreie Leistungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind und Heilbehandlungen im Gesundheitswesen gemäß § 4 Nr. 14a UStG zu diesen zählen, müssen Arztpraxen bspw. bei folgenden, umsatzsteuerpflichtigen Leistungen eine E-Rechnung ausstellen:
- Erstellung bestimmter Gutachten: Gutachten ohne therapeutischen Zweck, wie beispielsweise Fahrtauglichkeitsprüfungen oder Berufstauglichkeitsuntersuchungen, unterliegen der Umsatzsteuer und erfordern somit die Ausstellung einer E-Rechnung.
- Ästhetisch-plastische Leistungen: Wenn ästhetische Behandlungen keinen therapeutischen Zweck verfolgen, sind sie umsatzsteuerpflichtig und fallen unter die E-Rechnungspflicht.
- Verkauf von Produkten: Der Verkauf von Präparaten, Kontaktlinsen oder anderen Produkten, die keinen therapeutischen Zweck erfüllen, ist umsatzsteuerpflichtig und erfordert die Ausstellung einer E-Rechnung.
Gibt es Ausnahmen oder Übergangsfristen für Ärzte?
Es gibt bestimmte Ausnahmen, bei denen keine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht:
- Leistungen an Privatpersonen (B2C): Rechnungen an Endverbraucher müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
- Steuerfreie Umsätze: Viele steuerfreie Umsätze, wie beispielsweise bestimmte medizinische Leistungen gemäß § 4 Nr. 14a UStG, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro können weiterhin in Papierform oder als PDF ausgestellt werden.
Diese Ausnahmen sind besonders relevant für Arztpraxen, da viele ihrer Leistungen steuerfrei sind und somit nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen.
FreeFinance: Darum ist diese cloudbasierte Buchhaltungssoftware besonders geeignet für Ärzte
Während viele Abrechnungs- und Praxissoftwares bereits E-Rechnungen erstellen können, ist ein empfangen, speichern und archivieren der E-Rechnungen in vielen Softwares nicht vorgesehen. Dafür bedarf es einer geeigneten Software, z.B. einer Buchhaltungssoftware wie FreeFinance, welche den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen automatisiert. FreeFinance ermöglicht es nicht nur E-Rechnungen, sondern auch Papierbelege und PDF-Rechnungen zu erfassen und zu verwalten. Damit kann die gesamte Praxisverwaltung digitalisiert werden – ein Vorteil, der weit über die neue Pflicht hinausgeht. Selbstverständlich kann der Steuerberater auch auf diese Belege zugreifen, um Finanzamtsmeldungen und Jahresabschlüsse zu erstellen.
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Wie kann eine Arztpraxis E-Rechnungen erstellen?
Um den gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung gerecht zu werden, sollten Arztpraxen folgende Schritte unternehmen:
- Software-Update oder -Anschaffung: Überprüfen Sie, ob Ihre aktuelle Praxissoftware in der Lage ist, E-Rechnungen im erforderlichen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu erstellen. Falls nicht, ist ein Update oder die Anschaffung einer kompatiblen Software notwendig.
- Schulung des Personals: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team im Umgang mit der neuen Software geschult ist, um einen reibungslosen Ablauf bei der Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen zu gewährleisten.
- Anpassung interner Prozesse: Passen Sie Ihre internen Abläufe an die Anforderungen der E-Rechnung an, beispielsweise durch die Implementierung digitaler Freigabe- und Archivierungsprozesse.
- Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Konsultieren Sie Ihren Steuerberater, um sicherzustellen, dass die Umstellung auf E-Rechnungen den steuerlichen Anforderungen entspricht und optimal in Ihre Buchhaltungsprozesse integriert wird.
Welche Formate sind zulässig?
In Deutschland sind für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen insbesondere folgende Formate zulässig:
- XRechnung: Ein XML-basiertes Datenmodell, das den Standard für elektronische Rechnungen im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland darstellt. Es erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ermöglicht eine strukturierte, maschinenlesbare Verarbeitung von Rechnungsdaten.
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Struktur kombiniert. Dadurch ist sowohl eine menschenlesbare als auch eine maschinenlesbare Darstellung der Rechnung gewährleistet. Ab Version 2.0 ist ZUGFeRD konform zur EN 16931 und somit für die elektronische Rechnungsstellung geeignet.
- Peppol-BIS Billing: Ein internationales Format, das im Peppol-Netzwerk verwendet wird. Es ist EN 16931-konform und ermöglicht den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen innerhalb Europas.
- Factur-X: Ein gemeinsam von Deutschland und Frankreich entwickeltes hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML-Struktur enthält. Es entspricht der EN 16931 und ermöglicht sowohl die menschliche Lesbarkeit als auch die maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
Einfache PDF-Dateien ohne eingebettete XML-Daten gelten seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als elektronische Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG). Sie erfüllen nicht die Anforderungen an ein strukturiertes, maschinenlesbares Format und sind daher für die elektronische Rechnungsstellung nicht zulässig.
Welche Anforderungen gibt es für die Archivierung von E-Rechnungen?
Die Archivierung von E-Rechnungen unterliegt in Deutschland spezifischen gesetzlichen Anforderungen, die sicherstellen sollen, dass diese Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert, vollständig und jederzeit verfügbar bleiben. Die wichtigsten Anforderungen sind:
- Aufbewahrungsfristen: E-Rechnungen müssen für einen Zeitraum von 8 Jahren aufbewahrt werden. Diese Frist gilt für steuerlich relevante Unterlagen wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Buchungsbelege.
- Unveränderbarkeit und Revisionssicherheit: Die archivierten E-Rechnungen müssen unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden. Dies bedeutet, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sein müssen und die Dokumente jederzeit in ihrer Originalfassung reproduziert werden können.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Elektronisch vorliegende Rechnungen müssen in einem Format archiviert werden, das eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Ein Ausdruck und anschließende Löschung der digitalen Daten ist nicht zulässig.
- Zugriffsmöglichkeiten der Finanzbehörden: Bei einer Betriebsprüfung müssen die Finanzbehörden Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen erhalten. Dies umfasst den unmittelbaren Lesezugriff, die Bereitstellung von Auswertungen oder die Überlassung der Daten auf einen Datenträger.
- Verfahrensdokumentation: Es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die den gesamten Prozess der elektronischen Archivierung beschreibt. Diese Dokumentation muss einen Überblick über die Buchführung möglich machen und soll sicherstellen, dass die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen nachvollziehbar und prüfbar ist.
Welche Strafen und Konsequenzen drohen bei Verstößen?
Ab dem 1. Januar 2025 sind Arztpraxen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Bei Nichteinhaltung dieser Pflicht können folgende Konsequenzen drohen:
- Bußgelder: Das Fehlen einer ordnungsgemäßen Archivierung von E-Rechnungen kann als Ordnungswidrigkeit gemäß § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden, mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro.
- Verlust des Vorsteuerabzugs: Wenn eine Praxis keine E-Rechnungen empfangen kann, besteht das Risiko, den Vorsteuerabzug nicht geltend machen zu können, was zu finanziellen Nachteilen führt.
- Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung: Ohne die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen, können Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung auftreten, da elektronische Rechnungen oft Teil automatisierter Systeme sind, die den Zahlungsprozess beschleunigen.
- Reputationsverlust: Geschäftspartner könnten die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht als unprofessionell wahrnehmen, was zu einem Reputationsverlust führen kann.
- Vertragsrechtliche Konsequenzen: Einige Verträge enthalten Klauseln, die die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, einschließlich der E-Rechnungspflicht, verlangen. Verstöße können zu Vertragskündigungen oder Schadensersatzforderungen führen.
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