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Abstract – Umstieg auf Cloud-Zahnarztsoftware
- Cloud-Zahnarztsoftware ersetzt lokale Serverinfrastruktur durch ein Abo-Modell mit monatlichen Kosten von 100 bis 350 € pro Behandler und erfordert seit dem 1. Juli 2025 nach § 393 SGB V ein jährlich zu erneuerndes BSI-C5-Testat Typ 2.
- Der Umstieg lohnt sich besonders für Mehrstandort-Praxen, Berufsausübungsgemeinschaften und Einzelpraxen ohne IT-Fachpersonal, während Praxen mit instabiler Internetanbindung oder aktueller lokaler Infrastruktur weniger profitieren.
- Anbieter unterscheiden sich in der Architektur: teemer und claire sind native Multi-Tenant-SaaS-Systeme, während DS4, CGM XDENT, charly-Web und tomedo air hybride oder webbasierte Auskopplungen klassischer Server-Architekturen darstellen.
- Ab dem 1. Januar 2026 verlangt § 387 SGB V zusätzlich eine gematik-Konformitätsbewertung (KOB-Zertifizierung) als Abrechnungsvoraussetzung; fehlt diese, drohen gesperrte BEMA- und GOZ-Abrechnungen, wobei für bereits eingeleitete Systemwechsel eine Übergangsfrist bis 30. September 2026 gilt.
Inhaltsverzeichnis
Was unterscheidet Cloud-Zahnarztsoftware von lokalen Systemen?
Cloud-Zahnarztsoftware verarbeitet Praxisdaten zentral in externen Rechenzentren statt auf einem praxiseigenen Server. Der Zugriff erfolgt über das Internet von jedem berechtigten Gerät aus — unabhängig von Standort oder Hardware der einzelnen Arbeitsstation.
Ein ausführlicher Marktüberblick zu Zahnarztsoftware ordnet Cloud-Systeme in den Gesamtmarkt ein. Er vergleicht sie mit lokal installierten Lösungen nach Marktanteil, Funktionsumfang und Hosting-Modell.
Der zentrale technische Unterschied liegt in der Datenhaltung: Lokale Systeme speichern Patientendaten auf einem Server im Praxisnetzwerk. Die Praxis betreibt und sichert diesen Server selbst. Cloud-Systeme verlagern diese Verantwortung an den Anbieter. Er übernimmt Updates, Backups und Ausfallsicherheit automatisiert im Hintergrund.
Für wen lohnt sich der Umstieg — und für wen nicht?
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Ortsunabhängiger Zugriff — mobiles Arbeiten im Homeoffice, an Zweigpraxen oder bei Hausbesuchen | Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung — bei Ausfällen eingeschränkter Funktionszugriff |
| Keine lokale Serverinfrastruktur — reduzierte Anschaffungs- und Wartungskosten, kein separater Serverraum | Laufende Betriebskosten — monatliche Gebühren statt einmaliger Anschaffung |
| Automatische Updates ohne manuelles Eingreifen | Komplexität beim Anbieterwechsel — Datenexport und Systemumzug erfordern Planung |
| Skalierbarkeit bei Praxiswachstum ohne Hardware-Investition | Rechtliche Prüfpflicht bei Anbietern außerhalb der EU — nach dem Schrems-II-Urteil des EuGH muss ein Drittstaat ein der DSGVO gleichwertiges Datenschutzniveau bieten, sonst drohen Bußgelder |
| Restrisiko Cyberangriff — auch zertifizierte Rechenzentren sind nicht vollständig geschützt, wie erfolgreiche Angriffe auf Anbieter wie Doc Cirrus und Medatixx in der Vergangenheit zeigten |
Mehrstandort-Praxen und Berufsausübungsgemeinschaften mit wechselndem Personal profitieren am stärksten vom ortsunabhängigen Zugriff. Einzelpraxen ohne IT-Fachpersonal reduzieren durch den Wegfall der Serveradministration zusätzlich den organisatorischen Aufwand.
Praxen mit unzuverlässiger Internetanbindung profitieren dagegen weniger. Gleiches gilt für Praxen mit bereits hoher Investition in aktuelle, funktionierende lokale Infrastruktur. Prüfen Sie vor der Entscheidung die tatsächliche Bandbreite und Ausfallhäufigkeit Ihres Internetanschlusses vor Ort.
Was kostet Cloud-Zahnarztsoftware im Abo-Modell?
Cloud-Zahnarztsoftware kostet monatlich zwischen 100 und 350 € pro Behandler, abhängig von Anbieter und Funktionsumfang. Einfache Einstiegstarife sind bereits ab etwa 45 bis 100 € erhältlich, decken dann aber meist nur Grundfunktionen ohne umfangreiche Zusatzmodule ab. Im Gegensatz zu klassischen On-Premise-Lösungen entfällt die einmalige Lizenzzahlung vollständig.
In der monatlichen Gebühr enthalten sind in der Regel Hosting, automatische Updates, Datensicherungen und technischer Support. Eine Einzelpraxis kalkuliert dadurch planbare, laufende Kosten statt einer hohen Anfangsinvestition für Server und Netzwerktechnik.
Einmalige Setup-Kosten nicht unterschätzen
Trotz des Abo-Modells fallen zu Vertragsbeginn häufig einmalige Kosten an – etwa für Einrichtung, Datenmigration aus dem Altsystem und Mitarbeiterschulungen. Je nach Anbieter und Umfang der Altdaten liegen diese zwischen 100 und 4.000 €. Fragen Sie diesen Posten vor Vertragsabschluss explizit ab, da er in Angeboten oft nur im Kleingedruckten auftaucht.
Zusatzmodule berechnen Anbieter meist separat
Folgende Funktionen sind häufig nicht im Basispreis enthalten:
- Online-Terminbuchung
- KI-Telefonassistent
- Recall-System per SMS oder E-Mail
- Videosprechstunde
- Digitale Online-Anamnese
- Anbindung an die Telematikinfrastruktur (KIM, ePA, eRezept)
Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, ob diese Funktionen direkt im Basispreis enthalten sind. Andernfalls werden sie als Zusatzmodule separat berechnet — das beeinflusst die tatsächliche monatliche Gesamtbelastung erheblich.
Tipp: Fragen Sie den Speicherplatz für Bilddaten (Röntgenserien, Intraoralscans) explizit ab. Dieser ist ein häufiger versteckter Kostentreiber bei Cloud-Abos.
Cloud-Zahnarztsoftware: Welche Anbieter stehen zur Wahl?
Der deutsche Markt für cloudbasierte Zahnarztsoftware hat sich in den vergangenen Jahren deutlich ausdifferenziert. Während die Abrechnungsvolumina laut KZBV-Statistik nach wie vor von drei etablierten Herstellern dominiert werden, hat sich parallel ein Feld an cloudfähigen und cloudnativen Systemen entwickelt, das sich in Architektur, Preismodell und Zielgruppe deutlich unterscheidet. Für die Systemauswahl ist es entscheidend, diese Unterschiede zu kennen – insbesondere die Abgrenzung zwischen echten Multi-Tenant-SaaS-Lösungen und webbasierten Zugriffsschichten auf klassische Server-Architekturen.
Die folgende Übersicht stellt die relevanten Anbieter mit ihren zentralen Merkmalen gegenüber.
| Software / Hersteller | Architektur | Kernfunktionen | Preismodell (Richtwert) | TI-Anbindung | Zielgruppe |
| teemer (ARZ.dent GmbH) | Native Cloud (SaaS), Browser + iPadOS/iOS/watchOS | Kartei, BEMA/GOZ, PAR, ZE, KBR, EBZ, CheckIn-App, Apple-Watch-Signatur | ab 49 € mtl. (Basis) bis 179–300 € je Behandler | Vollständig bestätigt (VSDM, KIM 1.0, eRezept, eAU, ePA, EBZ) | Neugründer, Einzelpraxen, moderne BAGs/MVZ |
| DS4 (DAMPSOFT GmbH) | Cloudfähig, Open Telekom Cloud, Browser-Zugriff | Karteikarte, BEMA/GOZ, PAR, ZE, KBR, Athena-Anamnese, solvi Controlling | ca. 200–300 € pro Arbeitsplatz/Monat | Vollständig bestätigt über Konnektor (ePA, eRezept, eAU, KIM) | Umsteiger von DS-Win, moderne Mehrbehandlerpraxen |
| CGM XDENT (CompuGroup Medical) | Cloud-Backend, Web-Oberfläche | Patientenverwaltung, BEMA/GOZ, CLICKDOC, KI-Diagnostik (nostic) | ab ca. 100–150 € mtl. je Behandler | Vollständig bestätigt (KZBV-Konformität 347, VSDM, KIM, eRezept, ePA) | Berufseinsteiger, Praxisübernehmer, MVZ |
| claire (Patient21 SE) | Native Cloud (SaaS), AWS Frankfurt, 100 % Browser | All-in-One: Online-Buchung, KI-Dokumentation, Controlling-Suite | ab 349 € mtl. (1 Zahnarzt) | Nativ und über Middleware integriert | Wachstumsorientierte Mehrbehandlerpraxen, Ketten, Z-MVZ |
| charly-Web (solutio GmbH) | Hybrid: PostgreSQL-Server/VM + Web-Client | 300+ Abrechnungskomplexe, Sprachsteuerung, Eigenlabor-Verwaltung | ca. 95–149 € mtl. Miete oder Kauf + 117 € mtl. Wartung | Vollständig zertifiziert über Konnektor (ePA, eRezept, eAU, KIM) | Große Praxisstrukturen, Praxen mit Eigenlabor |
| tomedo air (zollsoft GmbH) | macOS/iOS-Client mit Cloud-Sync, Web-Plattform | Kartei, BEMA/GOZ/GOÄ, tomedo.Intelligence (KI), DICOM-Viewer | ab ca. 150 € mtl. | Spitzenbewertungen im gematik TI-Score | Apple-affine Praxen, MKG-Chirurgen |
| EVIDENT Cloud (EVIDENT GmbH) | Gehostete Lösung (maja.cloud), Browser/Client | Patienten-CMS, KFO, MKG-Chirurgie, Offene-Posten-Verwaltung | ca. 150–250 € mtl. | Vollständig bestätigt via TI-Konnektor | MKG-Chirurgen, KFO-Praxen |
Native Cloud-Lösungen vs. hybride Architekturen
Ein zentrales Unterscheidungsmerkmal bei der Auswahl ist die tatsächliche Systemarchitektur. teemer und claire sind als genuine Multi-Tenant-SaaS-Systeme konzipiert und vollständig browserbasiert – ohne lokale Serverkomponente. DS4 und CGM XDENT stellen webbasierte Cloud-Auskopplungen etablierter Hersteller dar und bieten damit die Regelwerkstiefe des jeweiligen Mutterprodukts in moderner Web-Oberfläche.
Anders charly-Web: Hier handelt es sich architektonisch um eine PostgreSQL-Datenbank auf Server oder VM mit einem browserbasierten Frontend – keine native Multi-Tenant-Cloud im engeren Sinne. Auch tomedo air folgt einem Hybridmodell mit macOS/iOS-Clients und optionaler Private-Cloud-Anbindung. Für Praxen, die konsequent auf lokale Serverhardware verzichten möchten, sind daher vor allem teemer, claire sowie – mit Einschränkungen – DS4 und CGM XDENT relevant.
Auswahl nach Praxiskonzept
- Neugründer und Einzelpraxen finden in teemer und DS4 wirtschaftliche Einstiegspunkte mit kalkulierbaren monatlichen Kosten und schneller Einarbeitung.
- Wachstumsorientierte Mehrbehandlerpraxen, überörtliche BAGs und Z-MVZ profitieren von der zentralen Echtzeit-Datenhaltung und den Controlling-Dashboards von claire sowie standortübergreifend konfigurierten DS4– oder CGM XDENT-Umgebungen.
- Große Praxisstrukturen mit Eigenlabor oder komplexer KFO-/MKG-Abrechnung sollten charly-Web oder EVIDENT Cloud evaluieren, da hier die über Jahrzehnte verfeinerte Abrechnungssicherheit stärker wiegt als eine vollständig neue Software-Architektur.
Wie gelingt der Umstieg von lokaler auf Cloud-Software?
Der Wechsel von lokaler zu Cloud-Zahnarztsoftware ist ein strukturiertes Migrationsprojekt, kein gewöhnliches Software-Update. Vier Schritte strukturieren den Ablauf:
- Praxisstruktur realistisch einschätzen. Kleine Teams ohne IT-Verantwortliche benötigen zusätzlichen Schulungsaufwand. Der Umstieg lohnt sich besonders bei veralteten oder aus einer Praxisübernahme stammenden Systemen.
- Anbieter praxisnah prüfen. Vergleichstabellen unterstützen die Vorauswahl, ersetzen aber keinen Praxistest. Entscheidend sind Reaktionszeit des Supports, Systemstabilität unter Last und eine vollständige Regelung des Datenexports.
- Den Wechsel als Projekt planen. Klären Sie vorab, wer den Umstieg steuert, wer die technische Migration durchführt und wer die Datenintegrität nach dem Import kontrolliert.
- Parallelbetrieb als Sicherheitsnetz nutzen. Die alte Software bleibt übergangsweise aktiv, bis alle Daten geprüft und die neue Lösung stabil im Einsatz ist.
Tipp: Planen Sie mindestens zwei Monate Vorlaufzeit ein. Meiden Sie kritische Phasen wie Urlaubszeiten oder Quartalsbeginn für den finalen Umstieg.
FAQ: Häufige Fragen zur Cloud-Zahnarztsoftware
Welche Anforderungen gelten an die Internetverbindung für Cloud-Zahnarztsoftware?
Da der Zugriff auf Patientenakten, Abrechnungsdaten und TI-Dienste vollständig über das Internet erfolgt, ist eine stabile Verbindung für den Praxisbetrieb unverzichtbar. Fällt die Leitung aus, sind bei rein browserbasierten Systemen Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung in der Regel nicht mehr nutzbar – ein lokaler Offline-Modus mit lesendem Zugriff auf Stammdaten und Terminpläne, wie ihn einzelne Anbieter vorhalten, bildet hier nur eine begrenzte Absicherung.
Zur Risikominimierung empfiehlt sich ein Dual-WAN-Router, der bei Ausfall des Festnetzanschlusses automatisch auf eine LTE-/5G-Mobilfunkverbindung umschaltet, sodass das ZFA-Personal an der Rezeption weiterarbeiten kann. Praxisinhaber sollten vor Vertragsabschluss zudem prüfen, ob Röntgenbilder und andere Bilddaten lokal gepuffert werden, um Ladezeiten unabhängig von kurzzeitigen Schwankungen der Bandbreite gering zu halten.
Ist Cloud-Zahnarztsoftware DSGVO-konform und wie wird das nachgewiesen?
Cloud-Zahnarztsoftware kann DSGVO-konform betrieben werden, wenn der Anbieter Serverstandort in der EU, Verschlüsselung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO nachweist. Seit dem 1. Juli 2025 verlangt § 393 SGB V zusätzlich ein BSI-C5-Testat Typ 2, seit dem 1. Januar 2026 eine gematik-Konformitätsbewertung nach § 387 SGB V als Abrechnungsvoraussetzung. Fehlt die KOB-Zertifizierung, drohen gesperrte BEMA- und GOZ-Abrechnungen bei der Kassenzahnärztlichen Vereinigung — für bereits eingeleitete Systemwechsel gilt eine Übergangsfrist bis 30. September 2026
Was passiert mit den Praxisdaten bei einem Anbieterwechsel?
Seriöse Cloud-Anbieter stellen bei Kündigung einen strukturierten Datenexport zur Verfügung. Dieser überträgt Patientenakten, Behandlungshistorien und Abrechnungsdaten vollständig. Klären Sie Umfang und Format des Datenexports vertraglich vor Vertragsabschluss, nicht erst bei der Kündigung.
Funktioniert Cloud-Zahnarztsoftware auch bei Internetausfall in der Praxis?
Die Funktionsfähigkeit bei Internetausfall unterscheidet sich je nach Anbieter erheblich. Einige Systeme wie teemer bieten einen Offlinemodus für essenzielle Daten wie Terminbuch und Patientenstamm. Andere Cloud-Lösungen sind bei Verbindungsausfall vollständig eingeschränkt. Fragen Sie diese Funktion beim Anbieter gezielt ab.