Einleitung

Was ist eine Aufbewahrungsfrist in der Arztpraxis?

Eine Aufbewahrungsfrist bezeichnet den gesetzlich festgelegten Zeitraum, innerhalb dessen Dokumente, Unterlagen und Informationen in einer Arztpraxis aufbewahrt werden müssen, bevor sie gelöscht oder vernichtet werden dürfen. Diese Fristen sind in Deutschland insbesondere durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das Handelsgesetzbuch (HGB) und diverse berufsspezifische Regelungen, wie etwa die Berufsordnungen der Landesärztekammern, festgelegt.

In der Arztpraxis betrifft die Aufbewahrungspflicht insbesondere Patientenakten. Die Dokumentation der medizinischen Behandlung dient nicht nur der Informationsweitergabe zwischen Ärzten und anderen medizinischen Berufsgruppen, sondern auch dem Nachweis einer ordnungsgemäßen Behandlung gegenüber den Patienten und der Rechtssicherheit des behandelnden Arztes.

Doch warum sind diese Fristen so wichtig? Ein zentrales Anliegen ist der Schutz des Patienten. Durch das Vorhalten von Patientenakten kann beispielsweise im Falle von später auftretenden Komplikationen nachvollzogen werden, welche Behandlungen und Diagnosen in der Vergangenheit gestellt wurden. Dies kann für die weitere medizinische Versorgung entscheidend sein.

Zudem gibt es rechtliche Aspekte: Im Falle von Haftungsfragen oder juristischen Auseinandersetzungen können diese Unterlagen als Beweismittel dienen. Daher ist es unerlässlich, dass Arztpraxen sich strikt an die vorgegebenen Aufbewahrungsfristen halten, nicht nur um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, um die Qualität und Sicherheit der Patientenversorgung zu gewährleisten.

Es ist jedoch zu beachten, dass mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist nicht automatisch eine Lösch- oder Vernichtungspflicht einhergeht. Vor allem bei medizinischen Unterlagen ist stets individuell zu prüfen, ob ein berechtigtes Interesse (z.B. aus medizinischer oder rechtlicher Sicht) an der weiteren Aufbewahrung besteht.

Relevanz in der Arztpraxis

Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen in der Arztpraxis ist weit mehr als nur eine bürokratische Pflicht. Sie ist ein essenzielles Element, das sowohl die Rechte der Patienten als auch die der behandelnden Ärzte schützt. Die Relevanz der Aufbewahrungsfristen lässt sich aus verschiedenen Perspektiven betrachten:

• Medizinische Kontinuität
  • Die Aufbewahrung von Patientenakten ermöglicht eine nahtlose medizinische Versorgung. Bei wiederholten Besuchen oder bei der Behandlung durch unterschiedliche Ärzte können frühere Diagnosen, Behandlungspläne und Medikationshistorien problemlos eingesehen werden. Dies stellt sicher, dass der Patient die bestmögliche Behandlung erhält und mögliche medizinische Fehler durch fehlende Informationen vermieden werden.
• Rechtliche Absicherung
  • In unserer immer komplexer werdenden medizinischen Landschaft können Haftungsfragen aufkommen. Die sachgerechte Aufbewahrung von Patientenakten kann im Falle von rechtlichen Streitigkeiten als Beweismittel dienen. Sie dokumentiert das Handeln des Arztes und gibt Auskunft darüber, ob und wie eine Behandlung durchgeführt wurde.
• Datenschutz und Patientenrechte
  • Der Schutz von Patientendaten ist von höchster Bedeutung. Durch die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und den sachgemäßen Umgang mit den Daten wird sichergestellt, dass persönliche und sensible Informationen nicht länger als notwendig aufbewahrt werden, wodurch die Risiken von Datenmissbrauch und -diebstahl reduziert werden.
• Qualitätsmanagement
  • In vielen Arztpraxen sind Qualitätsmanagement-Systeme im Einsatz. Die ordnungsgemäße Dokumentation und Archivierung von Patientenakten und anderen relevanten Dokumenten ist ein integraler Bestandteil, um den Qualitätsstandards gerecht zu werden. Dies trägt wiederum zur Patientensicherheit und zur kontinuierlichen Verbesserung der medizinischen Dienstleistungen bei.
• Wirtschaftliche Aspekte
  • Unordnung und ein ineffizientes Dokumentenmanagement können finanzielle Auswirkungen auf eine Arztpraxis haben. Durch die strikte Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und ein systematisches Archivierungssystem können Kosten und Ressourcen gespart werden, indem überflüssige oder veraltete Unterlagen ordnungsgemäß entsorgt werden.

Gesetzliche Grundlagen

Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in der Arztpraxis ist kein willkürlicher Akt, sondern basiert auf festen gesetzlichen Grundlagen. Diese gesetzlichen Vorgaben gewährleisten, dass Arztpraxen und andere medizinische Einrichtungen relevante Dokumente und Patienteninformationen für einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren. Doch welche Gesetze legen diese Fristen fest und was besagen sie konkret?

• Bundesmantelvertrag der Ärzte (BMV-Ä): Der Bundesmantelvertrag-Ärzte regelt die allgemeinen Bedingungen der vertragsärztlichen Tätigkeit und enthält Bestimmungen zur Behandlung und Dokumentation von Patienteninformationen.
  • § 57 Bundesmantelvertrag-Ärzte (BMV-Ä): Dieser Paragraph beschäftigt sich mit der Aufbewahrung von Krankenunterlagen und schreibt vor, dass die Unterlagen mindestens zehn Jahre aufzubewahren sind.
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Das BGB legt allgemeine zivilrechtliche Regelungen fest und enthält Bestimmungen zur Verjährung von Ansprüchen. Diese Verjährungsfristen können in manchen Fällen mit Aufbewahrungsfristen korrelieren, da Dokumente als Beweismittel in zivilrechtlichen Streitigkeiten dienen können.
  • § 630f BGB – Aufbewahrung von Patientenunterlagen: Dieser Paragraph regelt, dass Ärzte Patientenunterlagen für mindestens 10 Jahre aufbewahren müssen, es sei denn, gesetzliche Vorschriften schreiben eine längere Dauer vor.
• Handelsgesetzbuch (HGB): Auch wenn Arztpraxen primär medizinische Einrichtungen sind, unterliegen sie dennoch wirtschaftlichen Prozessen. Das HGB gibt Aufbewahrungsfristen für Handelsbriefe und Buchungsbelege vor, was besonders für die Finanzbuchhaltung der Praxis relevant ist.
  • § 257 HGB – Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Nach diesem Paragraphen müssen Handelsgeschäfte, zu denen auch Arztpraxen zählen können, Geschäftsbriefe und Belege für 6 Jahre und Bücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte für 10 Jahre aufbewahren.
• Berufsordnungen der Landesärztekammern
  • Die Berufsordnungen der Landesärztekammern enthalten spezifische Regelungen für Ärzte. Hierin sind unter anderem die Pflichten zur Dokumentation medizinischer Leistungen und die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen festgelegt. In der Regel müssen Patientenakten mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Für bestimmte Dokumente, wie z.B. Röntgenaufnahmen, können andere Fristen gelten.
• Sozialgesetzbuch (SGB): Das SGB legt Regelungen im Bereich des Sozialrechts fest. Es gibt Bestimmungen zur Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen gegenüber Krankenkassen, was für die wirtschaftliche Seite der Arztpraxis relevant ist.
  • § 295 SGB V – Übermittlungspflichten und Abrechnung bei ärztlichen Leistungen: Dieser Paragraph legt die Pflicht der Leistungserbringer (z.B. Ärzte) fest, bestimmte Patienteninformationen zu dokumentieren. Die Informationen müssen in einer Patientenakte gespeichert werden, die die gesamte Behandlung umfasst, und müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, um eine angemessene Patientenversorgung zu gewährleisten.
  • (§ 304 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SGB V – Aufbewahrung von Daten bei Krankenkassen, Kassenärztlichen Vereinigungen und Geschäftsstellen der Prüfungsausschüsse: Angaben über erbrachte Leistungen zur Prüfung der Voraussetzungen späterer Leistungsgewährung nach § 292 SGB V sind spätestens nach zehn Jahren zu löschen.)
• Abgabenordnung (AO): Die Abgabenordnung bildet das grundlegende Gesetz für das Steuerrecht in Deutschland und regelt die Verwaltung von Steuern, einschließlich der Festsetzung, Erhebung und Vollstreckung. Die Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen ist dabei ein wesentlicher Bestandteil, da diese Dokumente für Prüfungen durch das Finanzamt oder für interne Überprüfungen notwendig sind. Die AO bestimmt, welche Unterlagen aufzubewahren sind und für welchen Zeitraum, um die korrekte Berechnung und Bezahlung von Steuern zu gewährleisten.
  • § 147 Abgabenordnung (AO) – Aufbewahrung von Steuerunterlagen: Dieser Paragraph schreibt vor, dass steuerrelevante Unterlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren sind.
• Strafgesetzbuch (StGB): Das Strafgesetzbuch stellt das zentrale Gesetzeswerk für das Strafrecht in Deutschland dar. Es regelt Straftatbestände und Strafen und legt somit fest, welche Handlungen unter Strafe stehen und wie diese geahndet werden.
  • § 203 Abs. 3 Strafgesetzbuch (StGB) – Verletzung von Privatgeheimnissen: Dieser Abschnitt legt fest, dass die ärztliche Schweigepflicht auch für Erben eines verstorbenen Arztes gilt und dass eine Verletzung dieser Pflicht strafrechtlich verfolgt werden kann.
• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Die DSGVO hat in Europa die Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen festgelegt. Hierunter fällt auch die Aufbewahrung von Patientendaten. Die Verordnung betont die Notwendigkeit, Daten nur so lange zu speichern, wie es für den vorgesehenen Zweck notwendig ist.
  • Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO: Dieser Grundsatz der Speicherbegrenzung besagt, dass personenbezogene Daten in einer Form, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, nur für einen Zeitraum aufbewahrt werden dürfen, der für die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, notwendig ist.

Übersicht über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen in der Arztpraxis

Gemäß § 57 Abs. 2 Bundesmantelvertrag-Ärzte, § 630f Abs. 3 BGB und der Berufsordnung der jeweiligen Ärztekammer muss ein Arzt seine Dokumente mindestens 10 Jahre nach Beendigung der Behandlung aufbewahren, es sei denn, es gibt andere gesetzliche Vorgaben. Dies gilt auch für digitalisierte Dokumente wie Krankenhausberichte.

Die angegebenen Fristen sind lediglich Mindestzeiträume. Beachten Sie jedoch: Zivilrechtliche Ansprüche des Patienten gegen den Arzt verjähren laut § 199 Abs. 2 BGB erst nach 30 Jahren. Daher wird geraten, die Unterlagen so lange zu behalten, bis sicher ist, dass keine weiteren Ansprüche aus der Behandlung entstehen.

Die KVN hat die wichtigsten Aufbewahrungsfristen zusammengefasst:

• Längere Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus folgenden Vorschriften:
  • Röntgen-Verordnung: 30 Jahre
  • Strahlenschutz-Verordnung: 30 Jahre
  • Berufsgenossenschaftliche Verletzungsverfahren: 15 Jahre
  • Durchgangsarzt-Verfahren: 15 Jahre
  • Transfusions-Gesetz (Anwendung von Blutprodukten): 15 Jahre
• Kürzere Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus folgenden Vorschriften
  • Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung: 3 Jahre
  • Bundesmantelverträge (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Überweisungsscheine): 1 Jahr

Art der Unterlagen	Aufbewahrungsfrist
Abrechnung mit der KV mittels EDV (Sicherungskopie der Quartals-Abrechnung)	4 Jahre
Abrechungsunterlagen/ Privatrechnungen nach GOÄ	10 Jahre
Arztbriefe (eigene und fremde) nach Abschluss der Behandlung	10 Jahre
Ärztliche Aufzeichnungen, Behandlungsunterlagen und Untersuchungsbefunde z. B.: Karteikarten und andere ärztliche Aufzeichnungen, einschl. gesonderter Untersuchungsbefunde, Durchschriften von Arztbriefen, Befundmitteilungen, etc. (auch bei verstorbenen Patienten) Dokumentation ambulantes Operieren, Sonographische Untersuchungen, EEG Oszillogramme u. EKG-Streifen sowie CTG-Streifen Langzeit-EKG (Computerauswertungen/ keine Tapes), Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme), Laborbefunde (evtl. auch durch Eintrag in Kartei/PC), Mammasonographien, Durchschläge für vertretenden Arzt Notfall-/Vertreterschein (Muster 19), Gutachten	10 Jahre
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen	1 Jahr
Berufsunfähigkeitsgutachten	10 Jahre
Betäubungsmittel BTM-Teil III	3 Jahre (von der letzten Eintragung an gerechnet gemäß § 13 Abs. 3 BtMVV)
Betäubungsmittel BTM-Anforderungsscheine	3 Jahre
Behandlung mit radioaktiven Stoffen und ionisierenden Strahlen	30 Jahre
Blutprodukte (Anwendung von Blutprodukten sowie gentechnisch hergestellten Plasmaproteinen zur Behandlung von Hämastasestörungen) aber: Angaben nach § 14 Abs. 2 TFG (u.a. Patientenidentifikationsnummer, Chargenbezeichnung, Pharmazentralnummer, Datum und Uhrzeit der Anwendung)	15 Jahre 30 Jahre
D-Arzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter)	15 Jahre
DMP-Dokumentation	15 Jahre
Dokumentations-Bögen ambulantes Operieren	10 Jahre
EEG-Streifen (-Oszillogramme)	10 Jahre
EKG-Streifen	10 Jahre
Einweisungen (Durchschrift)	10 Jahre
Fehlerhaft ausgestellte Formulare	3 Jahre
Gesundheitsuntersuchungen	10 Jahre
Gutachten über Patienten insbesondere Gutachten/ Unfallunterlagen über Patienten für Krankenkassen, Versicherungen	10 Jahre
Aufzeichnungen über genetische Untersuchungen und Analysen	10 Jahre anschließend Pflicht zur Vernichtung! (Ausn. möglich)
Häusliche Krankenpflege (Verordnung von)	10 Jahre
Heilmittelverordnungen	10 Jahre
H-Ärzte (Behandlungsunterlagen über das Durchgangsverfahren einschließlich Röntgenbilder und Krankenblätter)	15 Jahre
Jugendarbeitsschutzuntersuchung (Untersuchungsbogen)	10 Jahre
Jugendgesundheitsuntersuchung Berichtsvordrucke, Dokumentation)	10 Jahre
Karteikarten (einschließlich ärztlicher Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde; auch bei verstorbenen Patienten)	10 Jahre
Kinderfrüherkennungsuntersuchungen	10 Jahre
Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung und Zertifikate über erfolgreiche Teilnahme an Ringversuchen	5 Jahre
Krankenhausberichte (stationäre Behandlung) nach Abschluss der Behandlung	10 Jahre
Krankenhausbehandlung (Verordnung, Krankenhauseinweisung Teil C)	10 Jahre
Krankenkassenanfragen (Durchschriften)	10 Jahre
Krebsfrüherkennungsuntersuchungen	10 Jahre
Labor-Befunde / Labor-Buch	10 Jahre
Labor – externe Qualitätssicherung (Zertifikate)	5 Jahre
Labor – interne Qualitätssicherung	5 Jahre
Labor (Zertifikate von Ringversuchen)	5 Jahre
Langzeit-EKG (Computerauswertung; keine Tapes)	10 Jahre
Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme)	10 Jahre
Nachweis über Betäubungsmittelbestand mittels Betäubungsmittelbüchern oder EDV	13 Jahre
Nosokomiale Infektionen Resistenzen und Multiresistenzen (ambulante Operationen)	10 Jahre
Notfall- und Vertretungsscheine (Durchschrift Muster 19)	10 Jahre
Patienten-Unterlagen (s. unter A / Ärztliche Aufzeichnungen)	10 Jahre
Psychotherapie (Mitteilung an Krankenkasse)	10 Jahre
Röntgen (Konstanzprüfungen; auch Filmverarbeitung von Prüffilmen)	2 Jahre
Röntgenbehandlungen/ -therapie (Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen nach der letzten Behandlung)	30 Jahre
Röntgendiagnostik/ -untersuchung/ -aufnahmen: Röntgenaufnahmen und Aufzeichnungen im Sinne von § 28 Abs. 1 S. 2 Röntgenverordnung über Röntgenuntersuchungen von Patienten über 18 Jahre. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem 18. Lebensjahr bei Patienten, sodass alle Röntgenbilder von Kindern und Jugendlichen mindestens bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres aufbewahrt werden müssen. Ausnahme: D-Arzt → 15 Jahre!, siehe unter D / D-ArztVerfahren)	10 Jahre
Sonographische Untersuchungen (Aufzeichnungen, Fotos, Disketten, Prints, Befunde, Tapes)	10 Jahre
Sprechstundenbedarf-Lieferscheine	2 Jahre
Strahlendiagnostik Röntgenaufnahmen und ärztliche Aufzeichnungen (über die Untersuchung)	10 Jahre
Strahlenschutz (Unterlagen über Mitarbeiterbelehrung)	5 Jahre
Transfusionsgesetz (siehe Blutprodukte)	15 Jahre
Transplantation (Aufzeichnungen gem. Transplantationsgesetz)	30 Jahre
Überweisungsscheine	1 Jahr (empfohlen: 5 Jahre)
Zertifikate von Ringversuchen (externe Qualitätssicherung)	5 Jahre
Zytologische Befunde (im Rahmen der Krebsfrüherkennung) und zytologische Präparate	10 Jahre

Aufbewahrungsfristen für Patientenakten

Allgemeine Fristen

Die Aufbewahrung von Patientenakten ist ein zentrales Element im Praxisalltag und von entscheidender Bedeutung für die Kontinuität der Patientenversorgung sowie für rechtliche und berufsethische Aspekte. Die allgemeine Regel, die von den meisten Landesärztekammern vorgegeben wird, besagt, dass Patientenakten mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung oder nach dem letzten Patientenkontakt aufzubewahren sind. Dieser Zeitraum gewährleistet, dass alle relevanten Informationen verfügbar sind, sollte der Patient in der Zukunft erneut behandelt werden oder rechtliche Fragen aufkommen.

Besondere Fälle

Aus § 85 Abs. 2 StrlSchG geht folgendes hervor: Für minderjährige Patienten beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst mit Erreichen der Volljährigkeit. Das bedeutet, dass die Akten in vielen Fällen bis zum 28. Lebensjahr des Patienten aufbewahrt werden müssen.

Handelt es sich nicht um eine Röntgenuntersuchung, sondern um eine Röntgenbehandlung, dann müssen die Aufnahmen sogar 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Aufzeichnungen, die im Rahmen von Geburtshilfe gemacht wurden, etwa CTGs, sollten aufgrund möglicher zivilrechtlicher Verfahren besser 30 Jahre aufbewahrt werden.

Vernichtung von Akten

Sobald die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und keine weiteren Gründe für die Aufbewahrung bestehen, dürfen Patientenakten vernichtet werden. Es ist von großer Bedeutung, dass diese Vernichtung datenschutzkonform erfolgt. Das bedeutet, dass die Akten so zu vernichten sind, dass eine Rekonstruktion der Daten nicht mehr möglich ist. In der Regel empfiehlt es sich, spezialisierte Dienstleister mit der Aktenvernichtung zu beauftragen, die nach den Standards der Datenschutzgrundverordnung arbeiten.

Aufbewahrungsfristen für Finanzunterlagen

Finanzunterlagen sind ein unverzichtbarer Teil der Verwaltung jeder Arztpraxis. Sie dokumentieren die wirtschaftliche Aktivität und sind unerlässlich für das Finanzamt, externe Prüfungen und die interne Kontrolle. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht dieser Unterlagen resultiert vor allem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung.

Rechnungen und Belege

Jede Arztpraxis stellt Rechnungen aus und erhält Rechnungen für diverse Dienstleistungen und Anschaffungen. Ebenso werden Belege für diverse geschäftliche Aktivitäten gesammelt, sei es für Geschäftsreisen, Bürobedarf oder andere Ausgaben. Laut § 257 HGB und § 147 AO müssen Rechnungen und Belege für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Dies ermöglicht es, Transaktionen nachvollziehen und verifizieren zu können, falls es zu Rückfragen oder Prüfungen kommt. 

• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist
  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a
  • Lageberichte
  • Konzernabschlüsse
  • Konzernlageberichte
  • Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der oben genannten Dokumente erforderlich sind
  • Belege für Buchungen in den nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege)
• 6 Jahre Aufbewahrungsfrist
  • Empfangene Handelsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe

Steuerunterlagen

Steuerunterlagen wie Steuererklärungen, Jahresabschlüsse oder Lohnsteueranmeldungen sind essenziell, um den steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen. Diese Unterlagen müssen gemäß § 147 AO für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Es ist zu beachten, dass dieser Zeitraum ab dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder die Unterlagen erstellt wurden.

Buchführungsdokumente

Die Buchführungsdokumente einer Arztpraxis beinhalten die Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und Jahresabschlüsse sowie alle Buchungsbelege. Diese Dokumente geben einen detaillierten Einblick in die finanzielle Situation und Aktivität der Praxis. Laut § 257 HGB und § 147 AO sind diese Unterlagen ebenfalls für 10 Jahre aufzubewahren. Dabei ist zu beachten, dass der Aufbewahrungszeitraum erst ab dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Buchung vorgenommen wurde.

Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Neben Patientenakten sind auch Personalakten ein integraler Bestandteil der Verwaltung innerhalb einer Arztpraxis. Diese Akten beinhalten Informationen über die Mitarbeiter, ihre Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen und andere relevante Dokumente. Die Aufbewahrung dieser Akten ist nicht nur aus organisatorischen Gründen wichtig, sondern auch, um gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen.

Personalstammdaten

Personalstammdaten sind grundlegende Informationen über jeden Mitarbeiter, dazu gehören u.a. Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung. Die Aufbewahrung dieser Daten ist in erster Linie während des Arbeitsverhältnisses notwendig. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollten diese Daten jedoch nicht unbegrenzt aufbewahrt werden, um den Datenschutzbestimmungen zu entsprechen. In der Regel gilt gemäß § 195 BGB eine regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren.

Arbeitsverträge und Zeugnisse

Arbeitsverträge enthalten die rechtlichen Grundlagen des Arbeitsverhältnisses, wie z.B. Gehalt, Arbeitszeiten und andere spezifische Regelungen. Zeugnisse wiederum dokumentieren die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters während seiner Tätigkeit. Beide Dokumente sollten mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies berücksichtigt sowohl die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren (beginnend mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres) als auch mögliche längere Anspruchszeiträume. Unterlagen mit steuerlicher Relevanz wie Lohnsteuerkarten, Lohnabrechnungen oder Belege für den Lohnsteuerabzug dürfen erst nach sechs Jahren vernichtet werden

Betriebs- und Tarifvereinbarungen

Betriebsvereinbarungen sind Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber und dem Betriebsrat, während Tarifvereinbarungen zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften geschlossen werden. Beide Arten von Vereinbarungen regeln oft Arbeitsbedingungen, die über einzelne Arbeitsverträge hinausgehen. Diese Dokumente sollten ebenfalls für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, um bei eventuellen rechtlichen oder arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen als Referenz dienen zu können.

Digitale Aufbewahrung

Die Digitalisierung wird in der Arztpraxis immer wichtiger. Dies betrifft auch die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten. Während physische Akten Platz beanspruchen und schwer zu verwalten sein können, bietet die digitale Aufbewahrung eine Vielzahl von Vorteilen. Aber sie bringt auch eigene Herausforderungen und Anforderungen mit sich.

Technische Anforderungen

Die technische Infrastruktur spielt eine zentrale Rolle bei der digitalen Aufbewahrung:

• Speicherplatz: Mit der Zeit können enorme Datenmengen anfallen. Daher sind zuverlässige und ausreichend dimensionierte Speicherlösungen notwendig.
• Backup: Es sollten regelmäßige Backups durchgeführt werden, um Datenverlust zu verhindern. Hierfür eignen sich sowohl lokale Backup-Lösungen als auch Cloud-Speicher.
• Zugriffssicherheit: Nur autorisierte Personen sollten Zugriff auf die Daten haben. Hierfür können Passwörter, Verschlüsselungen oder auch biometrische Lösungen eingesetzt werden.
• Datenintegrität: Die Daten sollten so gespeichert werden, dass ihre Originalität und Unversehrtheit über die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.

Datenschutz

Wenn es um Patienten- oder Personalinformationen geht, ist der Datenschutz in der Praxis von größter Bedeutung:

• Verschlüsselung: Alle sensiblen Daten sollten verschlüsselt gespeichert werden, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Regelungen der DSGVO: Bei der digitalen Aufbewahrung muss stets die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachtet werden. Dies betrifft sowohl die Speicherung als auch die Vernichtung von Daten.
• Zugriffsprotokolle: Es sollte dokumentiert werden, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Dies dient sowohl der Sicherheit als auch der Nachvollziehbarkeit.

Vorteile und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Platzersparnis: Digitale Daten benötigen keinen physischen Raum und reduzieren so die Notwendigkeit von Archivierungsräumen.	Technische Probleme: Datenverlust durch technische Defekte oder Cyberangriffe kann gravierende Folgen haben.
Einfacherer Zugriff: Informationen können schneller gefunden und abgerufen werden, besonders wenn eine geeignete Suchfunktion integriert ist.	Kosten: Die anfängliche Investition in eine gute digitale Infrastruktur kann hoch sein.
Kosteneinsparungen: Langfristig können Kosten für Druck, Lagerung und Papier gespart werden.	Komplexität: Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die Sicherung von Daten können komplex sein und erfordern spezialisiertes Wissen.

Kontrollmechanismen und Compliance

Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist für jede Arztpraxis von entscheidender Bedeutung. Um sicherzustellen, dass alle Dokumente, Akten und Daten korrekt und für den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden, sind Kontrollmechanismen und Compliance-Maßnahmen unerlässlich.

Interne Kontrollen

Interne Kontrollen dienen dazu, die Prozesse innerhalb der Praxis selbst zu überwachen und sicherzustellen, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden:

• Regelmäßige Überprüfungen: In festgelegten Intervallen sollten die gespeicherten Dokumente und Daten überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie noch vorhanden und zugänglich sind.
• Schulungen: Alle Mitarbeiter, die mit Patientenakten und anderen relevanten Dokumenten arbeiten, sollten regelmäßig geschult werden, um sicherzustellen, dass sie über die aktuellen Aufbewahrungsfristen und -praktiken informiert sind.
• Dokumentationsrichtlinien: Einführung klarer Richtlinien für die Dokumentation und Aufbewahrung von Daten, die von allen Mitarbeitern befolgt werden müssen.

Externe Audits

Externe Audits sind Kontrollen, die von externen Organisationen oder Behörden durchgeführt werden:

• Regelmäßige Überprüfungen: Verschiedene Aufsichtsbehörden oder zertifizierte Unternehmen können die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen überprüfen.
• Unangekündigte Kontrollen: In einigen Fällen können unangekündigte Kontrollen durchgeführt werden, um die Compliance der Praxis zu überprüfen.
• Beratung: Es kann sinnvoll sein, externe Berater hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass die Praxis alle Anforderungen erfüllt.

Strafen bei Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kann schwerwiegende Konsequenzen haben:

• Bußgelder: Bei Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben können erhebliche Bußgelder verhängt werden.
• Rechtliche Konsequenzen: Im Falle von Klagen oder anderen rechtlichen Auseinandersetzungen kann die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht die Position der Arztpraxis schwächen.
• Reputationsschaden: Verstöße gegen Aufbewahrungsfristen oder Datenschutzvorschriften können das Vertrauen der Patienten in die Praxis untergraben.

Praktische Umsetzung in der Arztpraxis

Die Theorie hinter den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist eine Sache, ihre praktische Umsetzung in der täglichen Arbeit einer Arztpraxis eine andere. Für einen reibungslosen Ablauf und die Sicherstellung der Compliance sind konkrete Schritte und Maßnahmen erforderlich.

Implementierung eines Aufbewahrungssystems

Ein gut strukturiertes und effizientes Aufbewahrungssystem ist das Herzstück der Dokumentenverwaltung:

• Kategorisierung: Dokumente sollten je nach Art und Bedeutung kategorisiert werden, um die entsprechenden Aufbewahrungsfristen leichter zuordnen zu können.
• Digitales vs. physisches Archiv: Entscheiden Sie, ob Sie ein rein digitales Archiv, ein rein physisches Archiv oder eine Kombination aus beiden verwenden möchten. Beide Systeme haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, je nach den spezifischen Anforderungen der Praxis.
• Automatisierte Erinnerungen: Nutzen Sie technische Hilfsmittel, die automatische Erinnerungen senden, wenn die Frist für die Vernichtung eines Dokuments näher rückt.

Welche Rolle spielt die Praxissoftware hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen?

Die Arztpraxis-Software spielt eine entscheidende Rolle im Kontext der Aufbewahrungsfristen in der Arztpraxis und kann dabei helfen, sowohl die Effizienz als auch die Konformität mit den gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Hier sind einige der Hauptaspekte, wie die Praxissoftware im Bereich der Aufbewahrungsfristen unterstützen kann:

• Automatisierung der Archivierung: Praxissoftware kann die notwendige Archivierung von Patientenakten, Rezepten und anderen medizinischen Unterlagen automatisieren. Durch das Festlegen spezifischer Aufbewahrungsfristen gemäß den gesetzlichen Anforderungen können Daten automatisch in ein Langzeitarchiv verschoben werden.
• Schutz vor frühzeitiger Löschung: Die Software kann so konfiguriert werden, dass sie die frühzeitige Löschung von Dokumenten verhindert, die noch innerhalb der Aufbewahrungsfristen liegen. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Unterlagen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden.
• Vereinfachung des Zugriffs: Die digitalisierte Aufbewahrung erleichtert das schnelle Auffinden und Abrufen von Patientenunterlagen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Aufsichtsbehörden oder Patienten selbst Zugriff auf diese Informationen anfordern.
• Sicherheit und Datenschutz: Professionelle Praxissoftware verfügt über Sicherheitsfunktionen, die den Schutz der gespeicherten Daten gewährleisten. Dies umfasst auch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, was im Kontext der Patienteninformationen von besonderer Bedeutung ist.
• Integration mit anderen Systemen: Die Praxissoftware kann oft mit anderen Systemen wie elektronischen Patientenakten oder Abrechnungssystemen integriert werden, um eine kohärente und konforme Datenverwaltung sicherzustellen.
• Berichterstellung und Überwachung: Funktionen zur Erstellung von Berichten und Audit-Logs ermöglichen es der Praxis, jederzeit die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen zu überwachen und nachzuweisen. Dies kann bei Kontrollen durch Behörden von entscheidender Bedeutung sein.
• Unterstützung bei der Vernichtung: Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterstützt die Praxissoftware die ordnungsgemäße Vernichtung der Daten. Dieser Prozess kann automatisiert und gemäß den geltenden Vorschriften durchgeführt werden.
• Compliance-Management: Die Software kann aktuelle gesetzliche Anforderungen berücksichtigen und die Praxis bei Änderungen in den gesetzlichen Vorschriften informieren. So wird gewährleistet, dass die Praxis immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen ist.

Ihre derzeitige Praxissoftware unterstützt genannte Funktionen nicht? Dann lesen Sie hier nach, wie Sie Ihre Praxissoftware einfach wechseln können.

Schulung des Personals

Das beste System nützt wenig, wenn das Personal nicht darüber informiert ist, wie es funktioniert:

• Regelmäßige Workshops: Organisieren Sie regelmäßige Schulungen, um das Personal über die neuesten Bestimmungen und Praktiken im Bereich der Aufbewahrungsfristen zu informieren.
• Klare Richtlinien: Stellen Sie sicher, dass klare und leicht verständliche Richtlinien vorhanden sind, die das Personal bei Fragen konsultieren kann.
• Feedback-Schleifen: Ermutigen Sie das Personal, Feedback zu geben und Fragen zu stellen, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Umgang mit besonderen Fällen

Nicht alle Dokumente passen in eine klare Kategorie, und manchmal können besondere Umstände auftreten:

• Patientenwünsche: Manchmal haben Patienten besondere Wünsche bezüglich ihrer Akten. Es ist wichtig, diese Wünsche zu berücksichtigen, aber gleichzeitig sicherzustellen, dass sie nicht gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen.
• Transfers: Wenn Patientenakten zu einem anderen Arzt oder einer anderen Einrichtung übertragen werden müssen, muss sichergestellt sein, dass dies sicher und unter Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen geschieht.
• Unvorhergesehene Ereignisse: Brand, Wasserschäden oder technische Ausfälle können die Aufbewahrung von Dokumenten beeinträchtigen. Es ist wichtig, Notfallpläne zu haben und sicherzustellen, dass alle Dokumente angemessen gesichert sind.

Was passiert mit Krankenakten, wenn die Praxis schließt?

Die Schließung einer Arztpraxis kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, sei es durch Pensionierung, Berufswechsel oder aus anderen persönlichen Gründen. Für Patienten stellt sich dann oft die Frage: Was geschieht mit meinen Krankenakten? Das Prozedere in solchen Fällen ist durch verschiedene gesetzliche Regelungen und berufliche Kodizes vorgegeben.

• Aufbewahrungspflicht: Auch nach Schließung einer Praxis muss der Arzt oder die Ärztin sicherstellen, dass die Krankenakten für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre ab dem letzten Eintrag) sicher aufbewahrt werden. Diese Frist kann bei bestimmten medizinischen Dokumentationen, wie z. B. Röntgenbildern oder bei Minderjährigen, variieren.
• Übertragung an einen Nachfolger: Wenn die Praxis von einem anderen Arzt übernommen wird, kann die Aufbewahrungspflicht an diesen übergehen. In diesem Fall sind die Patienten darüber zu informieren, wer der neue Ansprechpartner für ihre Akten ist.
• Informationspflicht: Patienten sollten rechtzeitig über die Schließung der Praxis informiert werden. Idealerweise erhalten sie Informationen darüber, wie sie auf ihre Akten zugreifen können, und gegebenenfalls auch Empfehlungen für andere Ärzte oder Einrichtungen.
• Vernichtung der Akten: Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist müssen die Krankenakten datenschutzkonform und unwiederbringlich vernichtet werden. Dies kann durch spezialisierte Unternehmen geschehen, die auf die Vernichtung von sensiblen Daten spezialisiert sind.
• Digitale Akten: In solchen Fällen sollten die Daten auf sicheren Servern gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Auch hier gelten die regulären Aufbewahrungsfristen.
• Einsichts- und Kopierrecht: Unabhängig von der Schließung der Praxis haben Patienten das Recht, Einsicht in ihre Krankenakten zu nehmen oder Kopien davon zu erhalten. Ärzte müssen daher sicherstellen, dass sie auch nach der Schließung der Praxis noch erreichbar sind oder eine Kontaktperson oder Stelle benennen, über die Patienten ihre Akten anfordern können.

Was tun, wenn der Arzt die Patientenakte nicht herausgibt?

Das Recht auf Einsicht in die eigene Patientenakte ist in Deutschland in § 630g BGB klar geregelt. Jeder Patient hat grundsätzlich das Recht, seine medizinischen Unterlagen einzusehen, es sei denn, es gibt wichtige medizinische oder sonstige Gründe, die dagegen sprechen. Im Fall einer Ablehnung der Einsichtnahme ist dies jedoch vom zuständigen Arzt zu begründen. Sollte ein Arzt die Herausgabe verweigern, können Patienten folgende Schritte unternehmen:

• Persönliches Gespräch: Ein erster Schritt sollte immer das persönliche Gespräch mit dem behandelnden Arzt oder der Ärztin sein. Oft können so Missverständnisse geklärt und eine einvernehmliche Lösung gefunden werden.
• Schriftliche Anforderung: Wenn ein persönliches Gespräch nicht zum Erfolg führt, sollte der Patient die Herausgabe der Akte schriftlich beim Arzt anfordern. Dabei sollte konkret benannt werden, welche Unterlagen gewünscht werden und bis wann sie bereitgestellt werden sollen.
• Einschaltung der Ärztekammer: Kommt es zu keiner Lösung, kann man sich an die zuständige Landesärztekammer wenden und um Vermittlung bitten. Die Ärztekammer kann in solchen Fällen beratend und vermittelnd tätig werden.
• Rechtsanwaltliche Hilfe: Sollten alle vorherigen Schritte keinen Erfolg bringen, kann es ratsam sein, einen Rechtsanwalt einzuschalten, der auf Medizinrecht spezialisiert ist. Dieser kann den Anspruch auf Herausgabe der Patientenakte rechtlich durchsetzen.
• Datenschutzbeauftragten kontaktieren: Da es sich bei medizinischen Daten um besonders schützenswerte personenbezogene Daten handelt, kann auch der Datenschutzbeauftragte des Bundeslandes eingeschaltet werden, um bei der Durchsetzung des Einsichtsrechts zu helfen.
• Klage: Im äußersten Fall, wenn alle anderen Wege ausgeschöpft sind, bleibt nur noch der Klageweg, um das Recht auf Einsicht in die Patientenakte durchzusetzen.

Wichtige Hinweise:

• Es können Gebühren für die Kopien der Patientenakte anfallen. Diese müssen jedoch angemessen sein.
• Der Arzt darf die Originalakte behalten, da er eine Aufbewahrungspflicht hat. Jedoch hat der Patient das Recht auf Kopien.
• Ein Arzt kann die Einsichtnahme in die Akte nur dann verweigern, wenn er glaubt, dass durch die Kenntnisnahme der Informationen ein erheblicher Nachteil für die körperliche oder psychische Gesundheit des Patienten entstehen könnte.

Zukunft der Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Arztpraxen müssen nicht statisch sein. Sie können sich weiterentwickeln und durch gesellschaftliche, technologische und ökologische Veränderungen beeinflusst werden. In diesem Abschnitt werfen wir einen Blick auf mögliche Zukunftstrends und Entwicklungen in diesem Bereich.

Änderungen der Gesetzgebung

Mit der Zeit können sich die gesetzlichen Bestimmungen aufgrund neuer Anforderungen, Erkenntnisse und Bedürfnisse der Gesellschaft ändern:

• Erweiterte Datenschutzanforderungen: Mit der wachsenden Bedeutung des Datenschutzes könnten strengere Vorschriften in Bezug auf die Aufbewahrung und den Zugriff auf Patientendaten eingeführt werden.
• Anpassung der Fristen: Abhängig von medizinischen, ethischen und gesellschaftlichen Entwicklungen könnten die spezifischen Aufbewahrungszeiten für bestimmte Dokumente angepasst werden.

Technologische Entwicklungen

Die Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Art und Weise, wie Daten und Dokumente aufbewahrt werden:

• Cloud-Speicher: Mit dem Fortschritt in der Cloud-Technologie könnte die Speicherung von Patientendaten und anderen Dokumenten immer mehr in externe, sichere Cloud-Systeme verlagert werden. Bereits jetzt gibt es einige Anbieter von webbasierter Praxissoftware.
• Blockchain und Datensicherheit: Technologien wie Blockchain könnten dazu beitragen, die Sicherheit und Unveränderlichkeit von medizinischen Aufzeichnungen zu gewährleisten.
• Künstliche Intelligenz (KI): KI-Systeme könnten bei der Kategorisierung, Analyse und automatischen Archivierung von Daten eine immer wichtigere Rolle spielen.

Nachhaltigkeitsaspekte

Der wachsende Fokus auf Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein wird auch die Aufbewahrung von Dokumenten beeinflussen:

• Reduzierung von Papier: Es wird wahrscheinlich ein stärkerer Anreiz bestehen, von physischen zu digitalen Archiven überzugehen, um den Papierverbrauch und damit den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren.
• Energieeffiziente Speicherlösungen: Mit dem Anstieg digitaler Speichermethoden könnte auch ein Fokus auf energieeffiziente Speicherlösungen und grüne Rechenzentren liegen.
• Recycling und umweltfreundliche Vernichtung: Für die Fälle, in denen physische Dokumente vernichtet werden müssen, könnten nachhaltigere Methoden zur Dokumentenvernichtung gefördert werden.

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