Praxisübernahme-Schreiben an Patienten: Vorlage und Tipps

Eine Praxisübernahme stellt für Patienten oft eine unerwartete Veränderung dar, die Unsicherheiten auslösen kann. Daher ist es entscheidend, frühzeitig und transparent zu kommunizieren, um Vertrauen aufzubauen und den Übergang so angenehm wie möglich zu gestalten.

Es gibt verschiedene Kommunikationswege, die genutzt werden können, um Patienten über die Übernahme zu informieren. Eine klare und strukturierte Kommunikation sorgt dafür, dass sich die Patienten gut aufgehoben fühlen.

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Welche Kommunikationswege gibt es, um Patienten bei einer Praxisübernahme zu informieren?

Bei einer Praxisübernahme ist die Kommunikation entscheidend, um Vertrauen zu schaffen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Da der neue Praxisinhaber erst nach Einwilligung der Patienten Zugriff auf deren Daten erhält, darf zunächst nur der bisherige Inhaber Kontakt zu den Patienten aufnehmen, etwa per Post oder E-Mail. Dies stellt sicher, dass der Datenschutz gemäß DSGVO eingehalten wird und die Patientenrechte gewahrt bleiben.

• Postalisches Anschreiben
  • Das klassische postalische Anschreiben bleibt eine der effektivsten Methoden, um Patienten direkt zu informieren. Es vermittelt Seriosität und ist persönlicher als digitale Kommunikationswege. Die Inhalte eines solchen Schreibens sollten Folgendes beinhalten:
  • Ein postalisches Anschreiben ermöglicht es auch, individuelle Anliegen anzusprechen, wie etwa die Weiterführung bestehender Behandlungen.
• E-Mail-Versand
  • E-Mails sind ein schneller und kosteneffizienter Weg, um eine breite Masse an Patienten zu erreichen. Hierbei ist es wichtig, dass die Praxis bereits die Einwilligung zur Nutzung der E-Mail-Adresse für solche Mitteilungen eingeholt hat (DSGVO-konform). Vorteile dieser Methode sind:
    • Schnelle Zustellung
    • Einfache Verlinkung zu weiteren Informationen, wie etwa einer neuen Website oder einem Online-Terminbuchungssystem
    • Möglichkeit, auf Fragen direkt per E-Mail zu antworten
  • E-Mails sollten genauso wie postalische Schreiben formell und klar strukturiert sein.
• Aushang in der Praxis
  • Ein Aushang in den Praxisräumen kann ergänzend genutzt werden, um Patienten vor Ort über die Praxisübernahme zu informieren. Diese Methode erreicht vor allem regelmäßige Besucher der Praxis, wie etwa chronisch Kranke oder Patienten mit Langzeitbehandlungen. Der Aushang sollte:
    • Klar sichtbar im Wartezimmer und an der Rezeption platziert sein
    • Kurz und prägnant die wichtigsten Informationen zur Praxisübernahme enthalten

• Praxiseigene Website und Social Media
  • Ein zeitgemäßer Weg, um Patienten zu informieren, ist über die Praxishomepage oder soziale Medien, falls die Praxis solche Kanäle nutzt. Die Website kann umfangreiche Informationen bereitstellen, während Social Media-Kanäle genutzt werden können, um aktuelle Updates oder Fragen der Patienten zu beantworten. Dabei ist zu beachten:
    • Eine FAQ-Sektion zur Übernahme auf der Website kann häufige Fragen im Vorfeld klären
    • Social Media eignet sich gut für die Kommunikation mit jüngeren Patienten, sollte aber in der Ansprache professionell bleiben
• Telefonische Kontaktaufnahme
  • In bestimmten Fällen, insbesondere bei älteren oder besonders sensiblen Patienten, kann ein persönlicher Anruf sinnvoll sein. Diese Methode zeigt besondere Fürsorge und bietet die Möglichkeit, eventuelle Bedenken direkt im Gespräch auszuräumen.
• Flyer
  • Ein gedruckter Flyer, der in der Praxis ausgelegt wird, kann zusätzlich zur Information genutzt werden. 

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Aufbau des Übernahmeschreibens

Ein klar strukturierter Aufbau des Übernahmeschreibens ist entscheidend, um die Patienten effektiv zu informieren und Vertrauen in den Übergangsprozess zu schaffen. Im Folgenden werden die einzelnen Komponenten des Schreibens detailliert beschrieben.

Betreff und Anrede

Da sich das Schreiben nicht direkt an einzelne Patienten richtet, sollte die Ansprache allgemeiner, aber dennoch respektvoll und klar sein. Der Betreff muss direkt und präzise sein, um das Thema sofort erkennbar zu machen.

• Betreff
  • „Information zur Praxisübernahme ab [Datum]“
  • „Wichtige Mitteilung: Praxisübernahme durch Dr. [Name]“
• Einleitung
  • Verwenden Sie einen neutralen, aber einladenden Einstieg wie:
    • „Liebe Patientinnen und Patienten“
    • „Wichtige Information für alle Patienten unserer Praxis“

Wichtige Stammpatienten können natürlich auch mit persönlicher Anrede angesprochen werden.

Einleitung: Ankündigung der Übernahme

Die Einleitung sollte den Zweck des Schreibens direkt ansprechen und die Patienten über die bevorstehende Veränderung informieren.

• Direkte Ansprache
  • Beginnen Sie mit einer klaren Aussage über die Übernahme, z.B. „Wir möchten Sie darüber informieren, dass unsere Praxis ab dem [Datum] von Dr. [Name] übernommen wird.“
• Grund der Mitteilung
  • Erläutern Sie kurz, warum Sie die Patienten informieren, z.B. „Um Ihnen weiterhin eine hochwertige medizinische Versorgung zu gewährleisten.“
• Positiver Ton
  • Vermitteln Sie Zuversicht und positive Erwartungen bezüglich der Übernahme.

Hauptteil: Vorstellung des neuen Inhabers

Im Hauptteil stellen Sie den neuen Inhaber vor, um den Patienten Vertrauen in die neue Praxisleitung zu vermitteln.

• Persönliche Vorstellung
  • Name, Position und Rolle innerhalb der Praxis.
• Beruflicher Hintergrund
  • Ausbildung, Fachgebiete, bisherige berufliche Stationen und Erfahrungen.
• Qualifikationen und Mitgliedschaften
  • Besondere Qualifikationen, Weiterbildungen und Mitgliedschaften in Fachgesellschaften.
• Persönliche Motivation
  • Warum der neue Inhaber die Praxis übernommen hat und welche Werte er/sie mitbringt.

Gründe für die Übernahme

Erklären Sie die Beweggründe des neuen Inhabers für die Übernahme der Praxis, um Transparenz zu schaffen und die Patienten zu beruhigen.

• Persönliche Motivation
  • Gründe, warum der neue Inhaber die Praxis übernommen hat, z.B. Leidenschaft für die hausärztliche Medizin, Wunsch nach Kontinuität in der Patientenversorgung.
• Ziele und Visionen
  • Langfristige Ziele, wie die Verbesserung der Praxisabläufe, Einführung neuer Dienstleistungen oder Technologien.
• Wertschätzung der bisherigen Praxis
  • Anerkennung der bisherigen Arbeit und des bestehenden Patientenvertrauens.

Kontinuität der Versorgung sicherstellen

Es ist wichtig, den Patienten zu versichern, dass ihre medizinische Versorgung weiterhin auf dem gewohnten hohen Niveau stattfinden wird.

• Keine Veränderungen in der Betreuung
  • Betonung, dass bestehende Behandlungen und Betreuungskonzepte unverändert fortgeführt werden.

• Verfügbarkeit des neuen Inhabers
  • Information darüber, dass der neue Inhaber für alle Fragen und Anliegen zur Verfügung steht.
• Nahtloser Übergang
  • Beschreibung der Maßnahmen, die ergriffen werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, z.B. gemeinsame Betreuung in der Übergangsphase.

Einverständniserklärungen zur Datenübertragung

Im Rahmen der Praxisübernahme muss auf die Notwendigkeit hingewiesen werden, von den Patienten Einverständniserklärungen einzuholen. Diese Erklärungen sind rechtlich erforderlich, um die Übertragung der Patientendaten an den neuen Praxisinhaber sicherzustellen.

Die Patienten sollten darüber informiert werden, dass ihre Daten gemäß den Datenschutzvorgaben der DSGVO streng vertraulich behandelt und ausschließlich für die fortgesetzte medizinische Betreuung durch den neuen Inhaber verwendet werden.

Schluss: Dank und Ausblick

Abschließend sollten Sie Ihre Dankbarkeit gegenüber den Patienten ausdrücken und einen positiven Ausblick auf die Zukunft der Praxis geben.

• Dankbarkeit ausdrücken
  • Bedanken Sie sich für das Vertrauen und die Treue der Patienten.

• Positive Zukunftsaussichten
  • Betonen Sie die positiven Veränderungen und die fortgesetzte Qualität der Versorgung.
• Ermutigung zur Kontaktaufnahme
  • Ermutigen Sie die Patienten, sich bei Fragen oder Anliegen an die Praxis zu wenden.

Muster: Praxisübernahme-Schreiben an Patienten

Liebe Patientinnen und Patienten,

wir möchten Sie darüber informieren, dass unsere Praxis ab dem 1. Mai 2025 von Dr. Anna Meier übernommen wird. Diese Veränderung erfolgt, um Ihnen weiterhin eine erstklassige medizinische Betreuung bieten zu können.

Dr. Anna Meier ist eine erfahrene Allgemeinärztin mit über zehn Jahren Berufserfahrung. Sie hat ihr Medizinstudium an der Universität Heidelberg abgeschlossen und sich auf die hausärztliche Versorgung sowie die Präventivmedizin spezialisiert. Dr. Meier hat in verschiedenen Hausarztpraxen gearbeitet und bringt umfangreiche Fachkenntnisse mit, die Ihnen als Patienten auch weiterhin zugutekommen werden. Sie freut sich darauf, die Praxis mit der gleichen Sorgfalt und Hingabe weiterzuführen, die Sie bereits gewohnt sind.

Dr. Meier hat sich dazu entschieden, unsere Praxis zu übernehmen, da sie den engen Kontakt zu den Patienten und die familiäre Atmosphäre einer etablierten Praxis sehr schätzt. Ihr Ziel ist es, die hohe Qualität der medizinischen Versorgung beizubehalten und gleichzeitig moderne Behandlungskonzepte und innovative Ansätze in der Präventivmedizin zu integrieren. Dr. Meier legt großen Wert darauf, Ihre Gesundheit umfassend zu fördern und Ihnen eine individuell abgestimmte Betreuung zu bieten.

Wir möchten Ihnen versichern, dass sich durch die Übernahme nichts an der Qualität Ihrer medizinischen Betreuung ändern wird. Das gesamte Praxisteam, das Sie bereits kennen, bleibt weiterhin an Ihrer Seite, und auch Dr. Meier wird in enger Zusammenarbeit mit dem Team einen reibungslosen Übergang sicherstellen. Ihre laufenden Behandlungen werden selbstverständlich nahtlos fortgeführt, und Sie können sich darauf verlassen, dass Sie bei uns in den besten Händen bleiben.

Im Rahmen der Praxisübernahme ist es erforderlich, dass wir von den betreffenden Patientinnen und Patienten eine Einverständniserklärung zur Übertragung der medizinischen Unterlagen an die neue Praxisinhaberin, Dr. Anna Meier, einholen. Diese Einwilligung stellt sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten sowie medizinischen Informationen weiterhin von uns verwaltet und von Dr. Meier für Ihre Behandlung genutzt werden dürfen. Der Schutz Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität, und selbstverständlich erfolgt die Übertragung in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzrichtlinien. Wir bitten Sie daher, die entsprechenden Unterlagen, die Sie demnächst erhalten werden, sorgfältig durchzusehen und unterschrieben an uns zurückzusenden. Sollten Sie Fragen zu diesem Prozess haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Wir danken Ihnen herzlich für das Vertrauen, das Sie unserer Praxis in der Vergangenheit entgegengebracht haben, und freuen uns darauf, Sie auch in Zukunft kompetent und engagiert betreuen zu dürfen. Sollten Sie Fragen zur Praxisübernahme haben oder nähere Informationen wünschen, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

Wann sollte man die Patienten über die bevorstehende Praxisübernahme informieren?

Patienten sollten ungefähr 1 bis 2 Monate vor der geplanten Praxisübernahme informiert werden. Dieser Zeitraum gibt den Patienten ausreichend Gelegenheit, sich auf die Veränderung einzustellen und eventuelle Fragen oder Bedenken zu klären. Zudem ermöglicht es dem Praxisinhaber, frühzeitig Einverständniserklärungen zur Datenübertragung gemäß DSGVO einzuholen und sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft.

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Rechtliche Hinweise zum Praxisübernahme-Schreiben

Bei einem Schreiben an Patienten im Rahmen einer Praxisübernahme müssen bestimmte rechtliche Vorgaben beachtet werden, insbesondere das Heilmittelwerbegesetz (HWG) und die Berufsordnung für die in Deutschland tätigen Ärzte.

Heilmittelwerbegesetz (HWG)

Das Schreiben darf keine unlautere Werbung enthalten. Nach § 3 HWG ist es unzulässig, durch übertriebene Versprechungen oder unsachliche Werbung falsche Hoffnungen zu wecken. Das bedeutet, dass im Schreiben weder übertriebene Heilsversprechen noch Garantien über bestimmte Behandlungsergebnisse gemacht werden dürfen. Das Schreiben sollte daher sachlich und informativ sein und sich darauf konzentrieren, die Patienten über den reibungslosen Übergang und die Kontinuität der Versorgung zu informieren.

Berufsordnung für Ärzte

Gemäß der Berufsordnung (z. B. § 27 MBO-Ärzte) ist es Ärzten untersagt, ihre Tätigkeit in einer Weise darzustellen, die marktschreierisch oder irreführend ist. Es muss also sichergestellt werden, dass die Inhalte des Schreibens nicht den Eindruck einer werblichen Selbstanpreisung erwecken. Ärzte sollten nur ihre berufliche Qualifikation und die relevanten Fakten zur Praxisübernahme darstellen. Angaben zur medizinischen Versorgung müssen faktenbasiert und ohne werbliche Übertreibung formuliert sein.

Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)

Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb ist ebenfalls von Bedeutung, wenn es um Patientenanschreiben im Rahmen einer Praxisübernahme geht. 

Das UWG verbietet jegliche unlautere geschäftliche Handlungen, die das Vertrauen von Verbrauchern oder Mitbewerbern in den Wettbewerb beeinträchtigen könnten. Dies bedeutet konkret:

• Keine irreführenden Informationen: Angaben im Schreiben zur Praxisübernahme müssen sachlich korrekt und dürfen nicht irreführend sein. Es dürfen keine falschen Versprechungen oder übertriebene Aussagen über die Leistungen der Praxis oder die Qualifikation des neuen Inhabers gemacht werden, da dies eine Irreführung nach § 5 UWG darstellt.
• Keine vergleichende Werbung: Das UWG verbietet zudem unzulässige vergleichende Werbung (§ 6 UWG). Im Schreiben darf daher nicht auf andere Praxen oder Ärzte abwertend Bezug genommen werden. Auch ein indirekter Vergleich mit der bisherigen Praxisleitung, um sich selbst positiv darzustellen, ist zu vermeiden.
• Keine unzumutbare Belästigung: Der Versand von Werbematerialien oder Informationen über die Praxisübernahme darf gemäß § 7 UWG nicht als unzumutbare Belästigung empfunden werden. Insbesondere bei E-Mail-Kommunikation ist sicherzustellen, dass vorher eine Einwilligung der Patienten eingeholt wurde, um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des UWG gerecht zu werden.

FAQ