KFO-Software Vergleich: Die besten Anbieter im Überblick

Für kieferorthopädische Praxen ist die Wahl der richtigen KFO-Software ein zentraler Faktor für effiziente Abläufe, präzise Diagnostik und eine reibungslose Patientenkommunikation. Moderne Programme unterstützen nicht nur die digitale Behandlungsplanung und Abrechnung, sondern integrieren auch Funktionen wie 3D-Modellanalyse, Schnittstellen zu Röntgensystemen oder automatisierte Dokumentation. Doch die Unterschiede zwischen den Anbietern sind teils erheblich – sowohl in der Funktionsbreite als auch bei Lizenzmodellen, Supportleistungen und Erweiterbarkeit.

Ein strukturierter KFO-Software Vergleich schafft hier Klarheit: Welche Systeme eignen sich für Einzelpraxen, welche für größere MVZ? Welche Lösungen lassen sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren? Welche Software ist cloudbasiert? Wer ist Marktführer? Und bei welchen Anbietern ist langfristiger Support sichergestellt?

Nutzen Sie unseren unabhängigen Überblick, um passende Anbieter direkt zu vergleichen. Nach dem Ausfüllen des Formulars erhalten Sie kostenfrei eine individuelle Beratung sowie passende Angebote – abgestimmt auf Ihre Praxisgröße, Anforderungen und Investitionsplanung.

Angebote einholen

Jetzt kostenlos anfragen!

Wir helfen Ihnen gerne

Christoph Bartram & Marvin Schön, Geschäftsführung

Wir helfen Ihnen gerne

Jetzt kostenlos anfragen!

Marvin Schön & Christoph Bartram
Geschäftsführung

Was ist KFO-Software und welche Funktionen bietet sie?

Eine KFO-Software ist weit mehr als ein reines Verwaltungswerkzeug – sie bildet die digitale Steuerungszentrale der kieferorthopädischen Praxis. Sie unterstützt das Praxisteam bei der Organisation klinischer Abläufe, dokumentiert Behandlungsprozesse lückenlos und stellt die Basis für eine effiziente, normgerechte Abrechnung dar. Damit trägt sie maßgeblich zur Wirtschaftlichkeit und Zukunftsfähigkeit einer Praxis bei.

Zentrale Aufgaben der KFO-Software

• Digitale Patientenakte: Erfassung von Online-Anamnese, Befunden, Röntgenbildern, Fotos und Behandlungsplänen in strukturierter, chronologischer Form.
• Therapieplanung: Fachspezifische Module mit grafischer Zahn- und Bogenübersicht unterstützen die präzise Planung, Dokumentation und Anpassung individueller Therapieschritte.
• Abrechnung: Automatisierte Prüfmechanismen nach GOZ, BEMA, KIG und Mehrkostenvereinbarungen sichern eine fehlerfreie und rechtssichere Abrechnung.
• Praxisorganisation: Terminmanagement mit Terminketten, Intervallsteuerung und Recall-System sorgt für Planungssicherheit und reduziert Verwaltungsaufwand.
• Kommunikation: Online-Terminkalender, digitale Anamnesebögen und Erinnerungsfunktionen verbessern den Service und stärken die Patientenbindung.
• Qualitätsmanagement: Standardisierte Textbausteine, papierlose Dokumentation und Reporting-Tools unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
• Analyse- und Controlling-Module: Statistiken schaffen Transparenz und ermöglichen fundierte Entscheidungen.
  

Integration und Erweiterungen

Moderne KFO-Programme lassen sich tief in die bestehende Praxisinfrastruktur einbinden:

• Schnittstellen: Anbindung an digitale Dentalröntgengeräte, Intraoralscanner, Labore und Zahnarzt-Abrechnungsstellen.
• Qualitätsmanagement: Standardisierte Textbausteine, Reporting-Funktionen und papierlose Dokumentation sichern die Einhaltung gesetzlicher und berufsrechtlicher Vorgaben.
• Digitale Patientenaufklärung: Simulationen von Zahnbewegungen oder Vorher-Nachher-Darstellungen erhöhen Transparenz und Akzeptanz geplanter Therapien.
• Cloudbasierte KFO- und Zahnarztsoftware: Standortübergreifender Zugriff ermöglicht flexible Zusammenarbeit, etwa im Homeoffice oder in Kooperationen.
  

Welche Anbieter für KFO-Software sind aktuell besonders gefragt?

Der Markt für KFO-Software wird aktuell von einigen etablierten Systemen dominiert, die sich hinsichtlich Spezialisierungsgrad und Funktionsumfang teils deutlich unterscheiden. Nach Angaben der KZBV (Stand: 31.12.2024) liegt ivoris ortho mit 36,53 % Marktanteil bei der elektronischen Abrechnung in KFO-Praxen an erster Stelle, gefolgt von DS-Win-Plus (15,89 %) und Z1 (13,05 %). Diese Systeme zählen zu den am häufigsten eingesetzten Lösungen, insbesondere aufgrund ihrer hohen Anpassungsfähigkeit an praxisindividuelle Anforderungen.

Wie läuft ein Wechsel der KFO-Software in ab?

Ein Wechsel der KFO-Praxissoftware ist eine strategische Entscheidung, die weitreichende Auswirkungen auf Organisation, Abläufe und IT-Struktur einer Praxis hat. Im Mittelpunkt steht nicht nur die neue Software, sondern vor allem die reibungslose Integration in die bestehenden Systeme und die sichere Migration der vorhandenen Daten.

Kernaspekte bei einem Softwarewechsel

• Praxisverwaltungssystem (PVS): Die neue KFO-Software muss nahtlos mit dem bestehenden PVS zusammenarbeiten. Besonders wichtig ist die zuverlässige Übernahme von Stammdaten und Terminen. Eine bidirektionale Schnittstelle reduziert das Risiko von Doppelarbeit.
• Abrechnung: Der Übergang darf keine Abrechnungsbrüche verursachen. Prüfen Sie, ob die neue Lösung kompatibel mit KZV-Schnittstellen ist und ob private Abrechnungen vollständig unterstützt werden. Testabrechnungen vor dem Go-Live sind Pflicht.
• Bildgebende Verfahren: Bereits vorhandene Röntgenbilder, 3D-Scans und Fotodokumentationen müssen verlustfrei übernommen und weiterhin verfügbar sein. Eine DICOM-kompatible Schnittstelle ist hier Standard.
  

Typische Herausforderungen beim Wechsel

• Datenmigration: Die Übernahme von Behandlungsplänen, Verlaufsdokumentationen und Abrechnungsdaten ist komplex. Hier treten oft Dateninkonsistenzen auf, wenn Formate nicht kompatibel sind.
• Downtime: Jede Umstellung birgt die Gefahr von Unterbrechungen im Praxisbetrieb. Eine klare Migrationsplanung minimiert Ausfallzeiten.
• Kompatibilitätsprobleme: Manche PVS- oder Röntgensysteme sind auf bestimmte Schnittstellen angewiesen, was die Auswahl der KFO-Software einschränken kann.
• Mitarbeiterakzeptanz: Ein neues System bringt Umgewöhnung mit sich. Ohne Einbindung des Teams können Fehler und Widerstände entstehen.
  

Best Practices für den Wechsel

• Frühzeitige Analyse: Ermitteln Sie, welche Daten zwingend übernommen werden müssen und welche Prozesse unverändert bleiben sollen.
• Testmigration: Führen Sie eine Probeübernahme ausgewählter Patientendaten durch, um Fehlerquellen vorab zu erkennen.
• Parallelbetrieb: Lassen Sie altes und neues System eine Zeit lang parallel laufen, um Abrechnung und Datenzugriff abzusichern.
• Herstellerabstimmung: Klären Sie vorab die Zuständigkeiten zwischen altem und neuem Anbieter, insbesondere bei Schnittstellen und Migration.
• Schulung und Support: Planen Sie gezielte Schulungen für das Team und vereinbaren Sie Supportzeiten rund um die Umstellung.