So funktioniert Qualitätsmanagement in der Arztpraxis

Grundlagen des Qualitätsmanagements in der Arztpraxis

Was ist Qualitätsmanagement in der Arztpraxis?

Qualitätsmanagement (QM) in der Arztpraxis ist ein gesetzlich vorgeschriebenes System zur Sicherung und kontinuierlichen Verbesserung der medizinischen, organisatorischen und administrativen Abläufe. Es gewährleistet eine hohe Behandlungsqualität, steigert die Patientenzufriedenheit und sorgt für transparente, effiziente und nachvollziehbare Prozesse. Durch klar definierte Verantwortlichkeiten, regelmäßige Überprüfungen und standardisierte Verfahren wie den PDCA-Zyklus und Audits fördert QM sowohl die Wirtschaftlichkeit als auch die Mitarbeitermotivation.

Zentrale Merkmale des QM in der Arztpraxis:

• Systematik: Alle Prozesse folgen definierten Abläufen mit klaren Zuständigkeiten.
• Dokumentation: Strukturen, Verfahren und Ergebnisse werden nachvollziehbar festgehalten.
• Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige Analysen und Feedbackprozesse führen zu Optimierungen.
• Patientenorientierung: Die Bedürfnisse und Sicherheit der Patienten stehen im Mittelpunkt.
• Teamorientierung: QM lebt von der aktiven Mitwirkung aller Mitarbeitenden – vom Arzt bis zur MFA.

Hinweis: Empirische Untersuchungen zeigen jedoch, dass die theoretischen Zielsetzungen von QM in der hausärztlichen Patientenversorgung nur begrenzt mit der praktischen Wahrnehmung übereinstimmen. Viele Ärzte betrachten QM nicht als Instrument zur Qualitätsverbesserung, sondern als extern auferlegte Verpflichtung mit begrenztem Nutzen für die eigentliche Patientenversorgung (Quelle: Kühlein et al., 2018).

Ist QM in Arztpraxen gesetzlich vorgeschrieben?

Ja, Qualitätsmanagement ist für Arztpraxen gesetzlich vorgeschrieben.

Der Gesetzgeber hat in § 135a SGB V festgelegt, dass Vertragsärzte, Medizinische Versorgungszentren und weitere Leistungserbringer verpflichtet sind, ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Ergänzt wird dieser Rahmen durch Richtlinien und Vorgaben von QM Kommissionen wie dem Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) und der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV).

Die Qualitätsmanagement-Richtlinie (QM-RL) des G-BA definiert die grundlegenden Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagementsystem:

• Umsetzungspflicht: Jede Arztpraxis muss ein Qualitätsmanagement innerhalb von drei Jahren nach Kassenzulassung oder Ermächtigung vollständig implementieren.
• Kernanforderungen: Patientenorientierung, Patientensicherheit, Risiko- und Fehlermanagement, Prozessoptimierung, Kommunikation und Teamarbeit.
• Nachweisführung: Das QM-System muss dokumentiert, regelmäßig überprüft und an veränderte Rahmenbedingungen angepasst werden.
• Überprüfung: Die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) kontrollieren die Umsetzung stichprobenartig (§ 6 QM-RL).
  

Die Qualitätssicherungs-Richtlinien (QS-RL) der KBV konkretisieren, wie die KVen die Qualität der ärztlichen Tätigkeit überwachen und fördern. Wichtige Instrumente sind:

• Qualitätszirkel: Regelmäßiger, kollegialer Austausch zur Verbesserung der Behandlungs- und Prozessqualität durch strukturierte Reflexion, Erfahrungsaustausch und evidenzbasierte Bewertung.
• Ringversuche: Überprüfung diagnostischer und technischer Leistungen (z. B. Laboranalysen) zur Sicherstellung der Ergebnisqualität.
• Qualitätsprüfungen (Stichproben): Kontrolle der Leistungserbringung und Dokumentation in Praxen, insbesondere bei genehmigungspflichtigen Leistungen.
• Kolloquien: Fachgespräche zur Überprüfung der Qualifikation bei qualifikationsgebundenen Leistungen.

Privatpraxen sind nicht verpflichtet, ein Qualitätsmanagement-System einzuführen. Die QM-Richtlinie des G-BA gilt nur für Vertragsärzte. Dennoch ist ein QM-System auch in Privatpraxen empfehlenswert, um Abläufe zu optimieren und die Patientensicherheit zu erhöhen.

Welche Ziele verfolgt ein QM-System in der Praxis?

Ein QM-System verfolgt das Ziel, die medizinische Versorgungsqualität dauerhaft zu sichern und zu verbessern. Es strukturiert Praxisabläufe, minimiert Risiken und stärkt die Teamarbeit. Qualitätsziele konkretisieren dieses Ziel durch messbare Vorgaben wie kürzere Wartezeiten oder höhere Patientenzufriedenheit. Sie werden regelmäßig bewertet und strategisch angepasst.

Zentrale Qualitätsziele eines QM-Systems in der Praxis:

• Sicherung und Verbesserung der Versorgungsqualität: Das Qualitätsmanagement stellt sicher, dass alle medizinischen Leistungen dem aktuellen Stand der wissenschaftlichen Erkenntnisse entsprechen und in fachlich gebotener Qualität erbracht werden (§ 135a Abs. 1 SGB V). Dazu gehören standardisierte Behandlungsabläufe, regelmäßige Fortbildungen und die Evaluation der Ergebnisse.
• Patientenorientierung: Alle Prozesse in der Praxis sollen konsequent auf die Bedürfnisse, Sicherheit und Zufriedenheit der Patienten ausgerichtet sein (QM-RL, Teil A § 3). Dazu zählen strukturierte Informationswege, ein funktionierendes Beschwerdemanagement sowie die regelmäßige Auswertung von Patientenfeedbacks.
• Patientensicherheit und Risikominimierung: Ein QM-System hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und zu vermeiden (QM-RL, Teil A § 5). Fehlermeldesysteme, Checklisten und regelmäßige Sicherheitsbesprechungen tragen dazu bei, Behandlungsfehler und organisatorische Risiken zu reduzieren.
• Kontinuierliche Verbesserung: QM ist ein dynamischer Prozess, kein statischer Zustand. Ziel ist es, Praxisabläufe fortlaufend zu überprüfen, anzupassen und zu optimieren, um auf medizinische, organisatorische und rechtliche Veränderungen reagieren zu können (QM-RL, Präambel).
• Effizienz und Wirtschaftlichkeit: Durch klar definierte Prozesse und Verantwortlichkeiten werden Ressourcen zielgerichtet eingesetzt. Optimierte Abläufe verringern Wartezeiten, vermeiden Doppelarbeit und sorgen für einen reibungslosen Praxisbetrieb – ohne Qualitätsverlust.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Dokumentierte Prozesse und Zuständigkeiten schaffen Klarheit für alle Beteiligten. So wird die Qualität der Versorgung messbar, überprüfbar und für interne wie externe Stellen nachvollziehbar (QM-RL, Teil B § 3).
• Mitarbeiterorientierung und Teamentwicklung: Das QM-System bindet alle Praxismitarbeitenden aktiv ein. Regelmäßige Teammeetings, klare Kommunikationswege und gezielte Fortbildungen fördern Eigenverantwortung, Motivation und Zusammenarbeit (QM-RL, Teil B § 4).
• Strukturierte Qualitätssicherung durch die KVen: Nach den Qualitätssicherungs-Richtlinien der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (§ 75 Abs. 7 SGB V) wird die ärztliche Tätigkeit durch Maßnahmen wie Qualitätszirkel, Ringversuche, Stichprobenprüfungen und Kolloquien überprüft und verbessert. Diese Verfahren fördern die fachliche Reflexion und praxisnahe Weiterentwicklung.

Welche Vorteile und Nachteile hat ein QM für Arztpraxen?

Vorteile	Nachteile
Für Patienten
Höhere Behandlungsqualität: Standardisierte, überprüfte Abläufe gewährleisten eine Versorgung nach aktuellem Stand der Wissenschaft.	Wahrnehmung von Bürokratie: Strukturierte Prozesse können auf Patienten mitunter unpersönlich wirken.
Mehr Patientensicherheit: Durch klare Zuständigkeiten, Checklisten und Fehlermanagement werden Risiken reduziert.	Eingeschränkte Flexibilität: Vorgaben können spontane Anpassungen oder individuelle Lösungen erschweren.
Transparente Abläufe: Patienten wissen, wer zuständig ist, wie Prozesse ablaufen und welche Rückmeldemöglichkeiten bestehen.	Geringe Sichtbarkeit von Ergebnissen: Verbesserungen im Hintergrund sind für Patienten oft nicht direkt erkennbar.
Höhere Zufriedenheit: Strukturiertes Beschwerdemanagement und verbesserte Kommunikation stärken Vertrauen und Bindung.
Für Mitarbeiter
Klare Zuständigkeiten und Abläufe: Rollen und Aufgaben sind eindeutig definiert, was Sicherheit und Effizienz fördert.	Erhöhter Dokumentationsaufwand: Erstellung, Pflege und Nachweise von Prozessen kosten Zeit und Ressourcen.
Verbesserte Teamkommunikation: Regelmäßige QM-Besprechungen fördern Transparenz, Austausch und Zusammenhalt.	Anfangswiderstände: Die Einführung neuer Strukturen wird anfangs häufig als zusätzliche Belastung empfunden.
Fehlerreduktion und Risikominimierung: Durch standardisierte Abläufe werden Wiederholungsfehler und Missverständnisse vermieden.	Pflegeaufwand: Das QM-System muss fortlaufend aktualisiert und überprüft werden.
Fortbildung und Weiterentwicklung: QM fördert Qualifizierung, Feedbackkultur und Motivation der Mitarbeitenden.	Veränderungsstress: Neue Abläufe und Verantwortlichkeiten erfordern Anpassungsbereitschaft und Zeit.
Effizientere Praxisorganisation: Ressourcen werden besser genutzt, Wartezeiten verkürzt und Abläufe optimiert.

QM-Systeme und Verfahren für Arztpraxen

Welche QM-Verfahren sind für Arztpraxen geeignet?

Für Arztpraxen stehen verschiedene Qualitätsmanagement-Modelle zur Verfügung, die sich in Aufbau, Umfang und Anwendungsfokus unterscheiden. Welches Modell am besten geeignet ist, hängt von der Praxisgröße, den Leistungsbereichen und den organisatorischen Zielen ab. Entscheidend ist, dass das gewählte System die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und praktikabel in den Alltag integrierbar bleibt.

QEP – Qualität und Entwicklung in Praxen

QEP ist das von der KBV entwickelte QM-Verfahren für Arztpraxen und Medizinische Versorgungszentren. Es unterstützt Arztpraxen beim Aufbau und der Weiterentwicklung eines internen Qualitätsmanagements nach G-BA-Richtlinie und bietet praxisnahe Methoden und Instrumente wie Zielkatalog, Checklisten und Manuals zur systematischen Umsetzung. 

Kernpunkte:

• Schwerpunkt: Patientenorientierung, Teamarbeit, kontinuierliche Verbesserung
• Struktur: Modular aufgebaut, flexibel an Fachrichtung und Praxisgröße anpassbar
• Inhalte: Qualitätsziele, Umsetzungshilfen und Musterdokumente für alle praxisrelevanten Bereiche
• Instrumente:
  • QEP-Qualitätsziel-Katalog: 62 Kernziele zu Patientenversorgung, Organisation, Mitarbeitendenführung und Sicherheit
  • QEP-Manual plus: Erweiterung mit Umsetzungsvorschlägen, Checklisten und Vorlagen
  • QEP-Manual Psychotherapie: Spezielle Version für psychotherapeutische Praxen
• Vorteile: Praxisnah, KV-konform, gesetzlich abgesichert, modular umsetzbar, optional zertifizierbar

Eine gesetzliche Zertifizierungspflicht besteht zwar nicht, doch eine externe Bestätigung nach QEP oder ISO 9001 stärkt die Glaubwürdigkeit und Transparenz der Praxis. Sie erfolgt durch externe Visitoren nach einem standardisierten Verfahren gemäß DIN EN ISO/IEC 17065.

Besonders geeignet für: Vertragsärztliche Praxen, psychotherapeutische Praxen und MVZ jeder Fachrichtung und Größe – von Einzelpraxis bis zur Praxisgemeinschaft mit mehreren Standorten.

KTQ – Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen

KTQ ist ein trägerübergreifendes Zertifizierungsverfahren für Arzt- und Zahnarztpraxen, psychotherapeutische Praxen, MVZ und pathologische Institute. Es dient der Einführung und Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagementsystems gemäß § 135a SGB V und legt den Fokus auf Patientensicherheit, Mitarbeiterorientierung, Führung und Risikomanagement.

Struktur: Kombination aus Selbstbewertung und externer Begutachtung durch geschulte KTQ-Visitoren. Grundlage ist der KTQ-Katalog Version 3.0 (seit 2018), der die G-BA-Anforderungen integriert. Das Zertifikat gilt drei Jahre und kann rezertifiziert werden.

Kategorien:

1. Patientenorientierung
2. Mitarbeiterorientierung
3. Sicherheit und Risikomanagement
4. Informations- und Kommunikationswesen
5. Unternehmensführung
6. Qualitätsmanagement
   

Vorteile:

• Gesetzeskonformes QM nach § 135a SGB V
• Objektive, praxisnahe Bewertung
• Transparente Qualitätsberichte
• Effizienzsteigerung und höhere Patientenzufriedenheit
• Vergleichbarkeit zertifizierter Einrichtungen
  

Besonders geeignet für: Gemeinschaftspraxen, MVZ und Einrichtungen mit hoher Patientenfrequenz.

DIN EN ISO 9001

Die internationale Norm ISO 9001 ist branchenübergreifend und legt Anforderungen an ein prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem fest.

• Schwerpunkt: Systematische Prozesssteuerung, Effizienz und kontinuierliche Verbesserung
• Struktur: Normbasierte Anforderungen an Führung, Ressourcen, Dokumentation, Prozesse und Kennzahlen
• Vorteile: International anerkannt, strukturiert, zertifizierbar, unterstützt strategische Unternehmensentwicklung
• Nachteile: Höherer Dokumentationsaufwand, weniger spezifisch für Arztpraxen
• Geeignet für: Praxen mit hohem Organisationsgrad oder mehreren Standorten, die langfristig zertifizierungsfähig sein wollen

Weitere Qualitätsmanagement-Systeme für Arztpraxen

Neben QEP, KTQ und ISO 9001 existieren weitere anerkannte Qualitätsmanagement-Modelle, die speziell auf den ambulanten Bereich zugeschnitten sind. Sie bieten praxisnahe Instrumente, um die Qualität strukturiert zu entwickeln, zu messen und zu verbessern.

• Europäisches Praxisassessment (EPA): Ein wissenschaftlich fundiertes Verfahren zur systematischen Qualitätsbewertung in Arztpraxen. Es kombiniert Selbstbewertung, externe Begutachtung und Benchmarking mit anderen Praxen.
  • Schwerpunkt: Versorgungsqualität, Patientensicherheit, Praxisorganisation.
  • Vorteile: Geringer Dokumentationsaufwand, objektive Vergleichsdaten, konkrete Verbesserungsvorschläge.
  • Geeignet für: Haus- und Facharztpraxen sowie MVZ mit Fokus auf messbare Qualitätsentwicklung.
• EQUAM (Externe Qualitätssicherung in der Medizin): Ein unabhängiges Zertifizierungssystem zur Qualitätssicherung im ambulanten Bereich.
  • Schwerpunkt: Patientensicherheit, Behandlungsprozesse, Praxisführung.
  • Vorteile: Externe Validierung durch unabhängige Gutachter, praxisnahe Kriterien, hohe Transparenz.
  • Geeignet für: Praxen mit Qualitätsfokus und Interesse an extern überprüfbarer Leistung.
• HÄQM (Hausärztliches Qualitätsmanagement-System): Ein vom Bayerischen Hausärzteverband entwickeltes System, das gezielt auf die hausärztliche Versorgung ausgerichtet ist.
  • Schwerpunkt: Strukturierte Abläufe, Versorgungsprozesse, Teamentwicklung.
  • Vorteile: Branchenspezifisch, einfach integrierbar, unterstützt Praxisnetzwerke.
  • Geeignet für: Hausarztpraxen und Praxisgemeinschaften mit Fokus auf kontinuierliche Verbesserung.
• KPQM (KV Westfalen-Lippe)
  • Ein praxisnahes QM-System der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe für Ärztinnen, Ärzte und Psychotherapeutinnen, Psychotherapeuten.
  • Schwerpunkt: Einstieg ins Qualitätsmanagement nach Richtlinie des gemeinsamen Bundesausschusses. 
  • Vorteile: Einfache Umsetzung, modulare Struktur, KV-Unterstützung.
  • Geeignet für: Praxen, die schrittweise ein gesetzeskonformes QM-System aufbauen möchten.
• qu.no (KV Nordrhein): Das Qualitätsmanagement-System der KV Nordrhein unterstützt Praxen mit einem webbasierten, modularen Ansatz.
  • Schwerpunkt: Praxisorganisation, Patientensicherheit, kontinuierliche Verbesserung.
  • Vorteile: Digitale Umsetzung, geringer Aufwand, KV-Begleitung.
  • Geeignet für: Kleine und mittlere Praxen, die ein individuelles QM-System digital abbilden wollen.
• QisA® (KV Sachsen): Ein von der KV Sachsen entwickeltes Qualitätsindikatorensystem für die ambulante Versorgung (alle Fachrichtungen).
  • Schwerpunkt: Organisation, Patientenorientierung, Prozessoptimierung.
  • Vorteile: Praxisorientierte Module, Schulungsangebote, optionale Zertifizierung.
  • Geeignet für: Praxen, die ein einfach einführbares, zugleich strukturiertes QM-System wünschen.

Praxisindividuelle QM-Systeme

Viele Arztpraxen entwickeln ihr QM-System individuell, orientieren sich an gesetzlichen Mindestanforderungen und kombinieren verschiedene Modellelemente.

• Schwerpunkt: Anpassung an die eigenen Praxisstrukturen und Abläufe
• Vorteile
  • Flexibilität: Das System kann exakt an die Bedürfnisse und Prozesse der Praxis angepasst werden.
  • Geringe Kosten: Es fallen keine hohen Ausgaben für externe Berater oder Zertifizierungsstellen an.
  • Hohe Praxisnähe: Das QM-System spiegelt die tatsächlichen Arbeitsabläufe wider und wird dadurch besser akzeptiert und gelebt.
• Nachteile
  • Fehlende Vergleichbarkeit: Ohne einheitliche Standards ist der externe Vergleich mit anderen Praxen schwierig.
  • Geringe Außenwirkung: Eine fehlende Zertifizierung kann bei Patienten, Partnern oder Kostenträgern den Eindruck geringerer Qualität erwecken.
  • Abhängigkeit von Eigeninitiative: Der Erfolg hängt stark von der Motivation und Kompetenz des Praxisteams ab.
  • Risiko von Unvollständigkeit: Ohne externe Begutachtung besteht die Gefahr, dass wichtige Aspekte des Qualitätsmanagements übersehen werden.
• Voraussetzung: Systematische QM-Dokumentation, klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Wirksamkeitsprüfung
• Praxisbeispiel: Eine kleine Fachpraxis erstellt ein eigenes QM-Handbuch mit Prozessbeschreibungen, Checklisten und einem jährlichen Auditplan – ohne formelle Zertifizierung, aber mit klarer Struktur und Nachvollziehbarkeit.

Einführung und Umsetzung eines QM-Systems

Wie wird ein QM-System in der Praxis eingeführt?

Die Einführung eines QM-Systems in der Arztpraxis ist ein strategischer und zugleich praxisnaher Prozess. Zentraler Bestandteil ist die genaue Erhebung des Ist Zustand, um darauf aufbauend praxisgerechte QM-Maßnahmen für effizientere und sicherere Abläufe zu entwickeln. Der Fokus liegt nicht auf zusätzlicher Bürokratie, sondern auf einer verbesserten Praxisorganisation.

Ein QM-System wird schrittweise aufgebaut. Der Prozess umfasst in der Regel folgende Phasen:

1. Vorbereitung und Entscheidungsfindung
   1. Zielklärung: Das Praxisteam legt fest, welche Ziele mit dem Qualitätsmanagement erreicht werden sollen (z. B. Patientenzufriedenheit, Fehlervermeidung, strukturierte Abläufe).
   2. QM-Beauftragte benennen: Eine verantwortliche Person (oft eine MFA mit Zusatzqualifikation) koordiniert die Einführung, pflegt Dokumente und sorgt für die Umsetzung.
   3. Modellauswahl: Entscheidung für ein geeignetes QM-Modell (z. B. QEP, KTQ, DIN EN ISO 9001 oder praxisindividuelles System).
   4. Projektplanung: Erstellung eines Zeitplans mit Meilensteinen, Zuständigkeiten und Schulungsbedarfen.
2. Ist-Analyse und Prozessaufnahme
   1. Bestandsaufnahme: Erfassung der vorhandenen Abläufe, Verantwortlichkeiten und Dokumente (z. B. Hygienepläne, Notfallmanagement, Datenschutzrichtlinien).
   2. Schwachstellenanalyse: Identifikation von Risiken, Doppelarbeiten oder ineffizienten Prozessen.
   3. Prozessvisualisierung: Darstellung der Abläufe in Flussdiagrammen oder Checklisten, um Transparenz zu schaffen.
3. Aufbau des QM-Systems
   1. Dokumentation: Erstellung des QM-Handbuchs mit Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formularen.
   2. Instrumente: Einführung von QM-Instrumenten wie Fehlermeldesystemen, Beschwerdeformularen, Checklisten, Auditbögen oder Mitarbeiterbefragungen.
   3. Kommunikation: Regelmäßige Teammeetings sichern die Beteiligung aller Mitarbeitenden und fördern das Verständnis für den Nutzen des Systems.
4. Schulung und Implementierung
   1. Mitarbeiterschulung: Schulungen vermitteln Grundlagen des Qualitätsmanagements, sensibilisieren für Qualitätsaspekte und klären Rollen und Verantwortlichkeiten.
   2. Praxisinterne Testphase: Erste Anwendung der neuen Abläufe, Anpassung bei Bedarf.
   3. Feedbackkultur: Offene Kommunikation über Probleme und Verbesserungsvorschläge ist entscheidend für den Erfolg.
5. Überprüfung und Optimierung
   1. Interne Audits: Regelmäßige Überprüfung, ob Prozesse eingehalten und Ziele erreicht werden.
   2. Korrekturmaßnahmen: Bei Abweichungen werden Ursachen analysiert und gezielte Verbesserungen umgesetzt.
   3. Managementbewertung: Ärztliche Leitung bewertet jährlich die Wirksamkeit und Weiterentwicklung des QM-Systems.
6. Verstetigung im Praxisalltag
   1. Routineintegration: Das Qualitätsmanagement wird Teil des täglichen Handelns, nicht nur ein Dokumentationsprojekt.
   2. Kontinuierliche Verbesserung: Durch Feedback, Patientenbefragungen und Teambesprechungen wird das System fortlaufend weiterentwickelt.
      

Praxisnahe Methoden und Instrumente:

• PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act): Zentrale Methode zur kontinuierlichen Verbesserung.
• 5-Why-Methode: Ursachenfindung bei Fehlern oder Prozessstörungen.
• SWOT-Analyse: Bewertung von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der Praxisorganisation.
• Audit-Checklisten: Instrument zur systematischen Überprüfung von Prozessen.

Welche Rolle spielt die QM-Beauftragte Person in der Arztpraxis?

Die QM-Beauftragte ist das organisatorische Rückgrat des Qualitätsmanagements in der Arztpraxis. Sie vereint Fachwissen, Kommunikationsstärke und Prozessverständnis. Ihr Ziel ist es, Strukturen zu schaffen, die Qualität, Sicherheit und Effizienz langfristig sichern – und das QM-System als lebendigen Bestandteil des Praxisalltags zu etablieren.

• Organisation und Koordination des QM-Systems
  • Die QM-Beauftragte plant, dokumentiert und überwacht alle qualitätsrelevanten Abläufe. Sie führt das QM-Handbuch, pflegt Prozessbeschreibungen und stellt sicher, dass Dokumente aktuell und praxisnah bleiben.
  • Kernaufgabe: Sicherstellung, dass die Praxis alle Anforderungen des internen Qualitätsmanagements erfüllt.
  • Beispiel: Aktualisierung der Arbeitsanweisung zur Impfstofflagerung nach Änderung der STIKO-Vorgaben.
• Kommunikation und Teamintegration
  • Die QM-Beauftragte fungiert als Kommunikationsschnittstelle zwischen Praxisleitung, Team und ggf. externen Auditoren.
  • Sie informiert regelmäßig über Neuerungen im QM-System, initiiert Teambesprechungen und sammelt Verbesserungsvorschläge.
  • Sie sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden in die Qualitätsarbeit eingebunden sind – eine Grundvoraussetzung für gelebtes QM.
  • Beispiel: Nach Rückmeldungen über lange Wartezeiten führt die QM-Beauftragte eine digitale Patientenaufnahme ein, wodurch Daten vorab erfasst und Anmeldeprozesse deutlich beschleunigt werden.
• Schulung und Sensibilisierung des Teams
  • Eine wichtige Rolle ist die Förderung der Qualitätskultur in der Arztpraxis.
  • Sie plant interne Schulungen zu Themen wie Hygiene, Datenschutz, Notfallmanagement oder Fehlervermeidung.
  • Neue Mitarbeitende werden durch sie in die QM-Strukturen eingeführt.
  • Beispiel: Nach einem internen Beinahe-Fehler initiiert sie eine Teamschulung zum Umgang mit Fehlermeldungen.
• Kontrolle, Evaluation und Audits
  • Die QM-Beauftragte überwacht regelmäßig die Umsetzung von QM-Vorgaben, organisiert interne Audits und dokumentiert die Ergebnisse.
  • Ziel: Feststellen, ob Prozesse eingehalten werden und ob Verbesserungen notwendig sind.
  • Instrumente: Audit-Checklisten, Fehlerberichte, Patientenfeedbacks und Auswertungen.
  • Beispiel: Einmal jährlich prüft sie, ob die Notfallausrüstung vollständig und aktuell ist, und dokumentiert das Audit im QM-Bericht.
• Schnittstelle zu externen Partnern und Zertifizierungsstellen
  • Bei Zertifizierungen (z. B. QEP oder ISO 9001) koordiniert die QM-Beauftragte die Vorbereitung, Dokumentation und Kommunikation mit externen Auditoren oder Beratern.
  • Sie stellt sicher, dass alle Unterlagen vollständig sind und Fristen eingehalten werden.
  • In Zusammenarbeit mit der Praxisleitung sorgt sie für die Umsetzung der Auditempfehlungen.
• Berichterstattung und Managementbewertung
  • Die QM-Beauftragte erstellt regelmäßig Berichte für die Praxisleitung über den Stand des QM-Systems, identifizierte Risiken, Verbesserungspotenziale und Schulungsbedarfe. Diese bilden die Grundlage für die jährliche Managementbewertung nach QM-Richtlinie.

Was kostet ein QM-System in der Arztpraxis?

Die Kosten für ein QM-System in der Arztpraxis variieren je nach Praxisgröße, Umfang und Implementierungsstrategie zwischen rund 500 und 10.000 Euro. Während einfache Eigenlösungen mit interner Organisation bereits im unteren dreistelligen Bereich starten, kann ein vollständig implementiertes, zertifiziertes System inklusive Software, Schulungen und externer Beratung mehrere tausend Euro kosten.

Typische Kostenübersicht:

• QM-Software: 0–4.000 € (abhängig von Anbieter, Lizenzmodell und Funktionsumfang)
• Schulungen für QM-Beauftragte und Team: 300–2.000 €
• Externe Beratung und Einführung: 1.000–3.500 €
• Hardware oder IT-Aufrüstung: 500–1.500 €
• Laufende Kosten: ab 30–100 €/Monat für Softwarelizenzen, plus Zeitaufwand für Pflege, Audits und Fortbildungen
  

Wird zusätzlich eine Zertifizierung (z. B. nach QEP oder DIN EN ISO 9001) angestrebt, müssen Arztpraxen mit weiteren 1.500 bis 4.000 Euro für externe Auditoren und Begutachtungen rechnen.

Fördermöglichkeiten für Qualitätsmanagement in der Arztpraxis

Staatliche Förderprogramme können die Kosten für die Einführung oder Verbesserung eines Qualitätsmanagementsystems in Ihrer Arztpraxis deutlich senken. Eine wichtige Unterstützung bietet das Bundesprogramm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“. Es wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz und dem Europäischen Sozialfonds Plus (ESF+) finanziert. Ziel ist es, die wirtschaftliche Stabilität, Wettbewerbsfähigkeit und Organisationsstruktur kleiner und mittlerer Unternehmen zu stärken – dazu gehören auch Arztpraxen.

Gefördert werden externe Beratungen durch BAFA-zugelassene Berater – zu organisatorischen, finanziellen oder personellen Themen. Besonders im Fokus steht dabei die Einführung oder Weiterentwicklung eines QM-Systems. Die Förderung erfolgt als nicht rückzahlbarer Zuschuss und deckt 50 bis 80 Prozent der Beratungskosten ab – meist bis zu 2.800 Euro. Innerhalb der aktuellen Förderrichtlinie (01.01.2023–31.12.2026) sind bis zu fünf Beratungen möglich, höchstens zwei pro Jahr.

Der Antrag muss vor Beginn der Beratung online über das BAFA-Portal gestellt werden. Nach der formalen Prüfung durch das BAFA und die Leitstelle erhalten Sie ein Informationsschreiben. Erst dann darf die Beratung starten.

Nach Abschluss der Beratung müssen Sie innerhalb von sechs Monaten folgende Unterlagen einreichen: den Beratungsbericht, Zahlungsnachweise und den Verwendungsnachweis.

Wenn Ihre Praxis weniger als ein Jahr besteht, ist zusätzlich ein Informationsgespräch mit einer regionalen Anlaufstelle erforderlich.

Welche Bestandteile gehören zu einem funktionierenden QM-System?

Laut § 3 QM-RL umfasst ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement insbesondere folgende Grundelemente:

• Patientenorientierung und Patientensicherheit: Die Bedürfnisse und die Sicherheit der Patienten stehen im Mittelpunkt aller Abläufe.
• Mitarbeiterorientierung und Mitarbeitersicherheit: Die Einbindung, Schulung und Sicherheit des Teams sind essenziell für stabile Prozesse.
• Prozessorientierung: Arbeits- und Behandlungsabläufe werden systematisch beschrieben, überwacht und kontinuierlich verbessert.
• Kommunikation und Kooperation: Effektive interne und externe Abstimmung sorgt für reibungslose Schnittstellen und klare Verantwortlichkeiten.
• Informationssicherheit und Datenschutz: Der Schutz sensibler Patienten- und Praxisdaten wird durch klare Regelungen sichergestellt.
• Verantwortung und Führung: Die Leitung trägt die Gesamtverantwortung für das QM-System und sorgt für dessen Umsetzung und Weiterentwicklung.

Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen

Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen sind das Herzstück jedes QM-Systems. Sie definieren, wie Aufgaben standardisiert, sicher und effizient ablaufen sollen.

• Prozessbeschreibungen: Erfassen übergeordnete Praxisabläufe (z. B. Patientenaufnahme, Laborlogistik, Befundkommunikation). Sie zeigen Schnittstellen, Zuständigkeiten und Ablaufabfolgen auf.
• Arbeitsanweisungen: Beschreiben konkrete Handlungsschritte bei einzelnen Tätigkeiten (z. B. Durchführung eines Schnelltests, Vorbereitung einer Injektion).
• Ziel: Einheitliche Ausführung von Tätigkeiten, Reduzierung von Fehlerquellen und Transparenz für alle Mitarbeitenden.
  

Praxisbeispiel: Eine Hausarztpraxis legt in einer Prozessbeschreibung fest, wie ein Notfallpatient aufgenommen wird – von der Erstbewertung über die Alarmierung bis zur Dokumentation. So weiß jede Fachkraft im Ernstfall, was zu tun ist.

Dokumentenmanagement

Ein funktionierendes Dokumentenmanagement gewährleistet, dass alle qualitätsrelevanten Unterlagen aktuell, vollständig und leicht zugänglich sind.

• Dokumentenlenkung: Regelung, wer Dokumente erstellt, prüft, freigibt, verteilt und archiviert.
• Versionierung: Jede Überarbeitung wird datiert und nachvollziehbar dokumentiert.
• Zugriffsregelung: Festlegung, welche Personen auf welche Dokumente zugreifen dürfen (z. B. Datenschutzrichtlinien).
• Beispiele für QM-Dokumente: QM-Handbuch, Checklisten, Formularvorlagen, Auditberichte, Schulungsnachweise.
  

Praxisbeispiel: Im QM-Ordner der Praxis sind alle gültigen Arbeitsanweisungen digital hinterlegt. Änderungen werden automatisch versioniert, und Mitarbeitende werden über Neuerungen informiert.

Risikomanagement

• Ziel: Risiken frühzeitig erkennen, bewerten und geeignete Gegenmaßnahmen ableiten.
  
• Umsetzung: Analyse kritischer Ereignisse, strukturierte Risikokommunikation, Prävention durch gezielte Maßnahmen.
  Praxisbeispiel: Nach mehreren Verwechslungen von Proben werden doppelte Identitätsprüfungen eingeführt.

Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme

• Ziel: Aus Fehlern lernen, anstatt sie zu vertuschen.
• Fehlermeldesystem: Niedrigschwellige, sanktionsfreie Möglichkeit zur Meldung von Zwischenfällen (z. B. CIRSmedical, Jeder-Fehler-zählt).
• Ergebnis: Förderung einer offenen Sicherheitskultur.
  Praxisbeispiel: Nach einer Fehlmedikation wird ein standardisierter Medikationscheck eingeführt.
  

Schnittstellenmanagement

Ein strukturiertes Schnittstellenmanagement sorgt für reibungslose Übergänge zwischen allen Beteiligten und Prozessen. Ziel ist es, Informationsverluste zu vermeiden und die Versorgung patientenorientiert und sicher zu gestalten.

• Inhalt: Klare Regelungen zu Zuständigkeiten und Kommunikationswegen, z. B. zwischen Praxis, Labor, Apotheke oder Pflegeeinrichtung.
• Umsetzung: Standardisierte Übergabeprotokolle, Checklisten oder digitale Systeme sichern den Informationsfluss.

Praxisbeispiel: Eine Praxis nutzt ein einheitliches Formular zur Überweisung und Rückmeldung von Fachärzten, um lückenlose Behandlungsabläufe zu gewährleisten.

Beschwerdemanagement

• Ziel: Beschwerden systematisch erfassen, analysieren und als Verbesserungsimpuls nutzen.
• Vorgehen: Rückmeldung an Patienten, Maßnahmenumsetzung, Evaluation der Wirkung.
  Praxisbeispiel: Patientenhinweise zu langen Wartezeiten führen zur Optimierung des Terminmanagements.
  

Praxisbeispiel: Nach einer Verwechslung von Laborproben führt die Praxis eine Doppelkontrolle bei der Beschriftung ein. Seitdem ist kein ähnlicher Fehler mehr aufgetreten.

Patientenbefragungen

• Ziel: Regelmäßige Erhebung der Patientenzufriedenheit.
• Methoden: Fragebögen, Online-Feedback, digitale Tools.
• Nutzen: Aufdeckung von Optimierungspotenzialen und Stärkung der Patientenbindung.
  Praxisbeispiel: Nach einer Befragung werden Informationsmaterialien zur Wartezeitkommunikation überarbeitet.

Praxisbeispiel: Nach einer Patientenbefragung stellt eine Facharztpraxis fest, dass Wartezeiten als zu lang empfunden werden. Daraufhin wird das Terminmanagement optimiert, was zu einer deutlichen Zufriedenheitssteigerung führt.

Mitarbeiterbefragungen

• Ziel: Verbesserung der Arbeitszufriedenheit und internen Kommunikation.
• Nutzen: Förderung von Teamkultur und Beteiligung am Verbesserungsprozess.

Hygiene- und Sicherheitsrichtlinien

Hygiene- und Sicherheitsrichtlinien sind unverzichtbare Bestandteile des QM-Systems und dienen der Infektionsprävention, Arbeitssicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

• Hygienemanagement: Umfasst alle Maßnahmen zur Infektionsprävention. Es ist ein unverzichtbares Element zur Sicherung der Gesundheit von Patienten und Personal und regelt detailliert die Abläufe zu Instrumentenaufbereitung, Desinfektion, Sterilisation und Schutzkleidung.
• Sicherheitsmanagement: Bezieht sich auf Arbeits-, Strahlen-, Geräte- und Datenschutz.
• Verantwortlichkeiten: Eine Hygienebeauftragte MFA oder ein Sicherheitsbeauftragter überwacht die Einhaltung und Aktualisierung der Richtlinien.
• Schulungen: Regelmäßige Unterweisungen des Teams sichern Wissen und Bewusstsein.
  

Praxisbeispiel: Eine Praxis überprüft halbjährlich die Wirksamkeit ihrer Desinfektionsmittel und dokumentiert alle Hygieneschulungen in der Personalakte.

Notfallmanagement

• Inhalt: Regelmäßige Schulungen, definierte Abläufe und überprüfte Notfallausstattung.
• Praxisbeispiel: Jährliches Notfalltraining mit Simulationen in der Arztpraxis.
  

Arzneimitteltherapiesicherheit

• Ziel: Minimierung von Medikationsfehlern.
• Maßnahmen: Medikationsplan, Prüfung auf Wechselwirkungen, Schulung des Teams, Bereitstellung von Patienteninformationen.
  

Schmerzmanagement

• Ziel: Systematische Erfassung und Behandlung akuter und chronischer Schmerzen.
• Praxisbeispiel: Einführung eines standardisierten Schmerzerfassungsbogens nach Eingriffen.
  

Sturzprävention

• Ziel: Erkennen und Vermeiden von Sturzrisiken in Praxisräumen.
• Praxisbeispiel: Stolperfallen werden im halbjährlichen Rundgang überprüft und dokumentiert.
  

Prävention von Missbrauch und Gewalt

• Ziel: Schutz vulnerabler Gruppen, insbesondere Kinder und hilfsbedürftige Personen.
• Maßnahmen: Risikoanalyse, Schulungen, Verhaltenskodex, Informationsmaterial, interne Schutzkonzepte.

Dokumentation und Weiterentwicklung

• Selbstbewertung: Regelmäßige interne Überprüfung des QM-Systems auf Wirksamkeit und Aktualität.
• Dokumentation: Alle Ergebnisse und Anpassungen werden nachvollziehbar festgehalten.
• Ziel: Nachhaltige Verbesserung der Qualität und Patientensicherheit.

Wie wird die Wirksamkeit eines QM-Systems überprüft?

Die Wirksamkeitsprüfung eines QM-Systems ist kein Formalakt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Durch regelmäßige Audits, Managementbewertungen, Kennzahlenanalysen und Feedbacksysteme wird sichergestellt, dass Qualitätsmanagement in der Praxis nicht nur dokumentiert, sondern gelebt wird. Nur wenn Ergebnisse überprüft, bewertet und weiterentwickelt werden, erfüllt QM seinen eigentlichen Zweck: die nachhaltige Sicherung und Verbesserung der Versorgungsqualität.

Interne Audits (Selbstbewertung der Praxis)

Interne Audits sind das wichtigste Instrument zur Überprüfung der QM-Wirksamkeit. Dabei wird das eigene System regelmäßig und systematisch überprüft.

• Ziel: Feststellen, ob Prozesse den definierten Vorgaben entsprechen und ob diese Vorgaben geeignet sind, die Praxisziele zu erreichen.
• Ablauf: Geschulte Auditoren (intern oder extern) prüfen Dokumente, führen Interviews mit Mitarbeitenden und beobachten Abläufe.
• Ergebnis: Auditbericht mit Feststellungen, Stärken, Abweichungen und Verbesserungsempfehlungen.
• Frequenz: In der Regel einmal jährlich, je nach Praxisgröße und Reifegrad des QM-Systems.
  

Managementbewertung (Leitungsüberprüfung)

Die Praxisleitung ist verpflichtet, regelmäßig eine Managementbewertung durchzuführen (§ 5 QM-Richtlinie G-BA). 

• Ziel: Überprüfung, ob das QM-System die Praxisführung wirksam unterstützt, die Qualitätsziele erreicht werden und Verbesserungsmaßnahmen nötig sind.
• Inhalte:
  • Ergebnisse von Audits, Patientenbefragungen und Mitarbeiterfeedbacks
  • Bewertung von Beschwerden, Fehlern und Risiken
  • Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Anforderungen
  • Ressourcenbedarf, Schulungen, Personalentwicklung
• Ergebnis: Schriftlicher Managementbericht mit konkreten Entscheidungen zur Weiterentwicklung des Systems.
  

Kennzahlen und Indikatoren

Die Wirksamkeit lässt sich anhand messbarer Kennzahlen überprüfen, die regelmäßig erhoben und analysiert werden.

• Beispiele:
  • Durchschnittliche Wartezeit pro Patient
  • Anzahl von Beschwerden oder Fehlerberichten
  • Teilnahmequoten an Fortbildungen
  • Rücklaufquote von Recall-Systemen
  • Patientenzufriedenheitswerte
• Ziel: Quantitative Bewertung von Entwicklungen und Erfolgen, um Verbesserungsmaßnahmen datenbasiert zu steuern.
  

Patienten- und Mitarbeiterfeedback

Rückmeldungen sind ein direkter Indikator für die gelebte Qualität im Praxisalltag.

• Patientenfeedback: Durch strukturierte Befragungen oder digitale Bewertungssysteme werden Zufriedenheit, Kommunikation und Servicequalität gemessen.
• Mitarbeiterfeedback: Regelmäßige Teambesprechungen oder Befragungen geben Aufschluss über Arbeitszufriedenheit, Informationsfluss und Verbesserungsvorschläge.
  

Praxisbeispiel: Nach einer anonymen Mitarbeiterbefragung wird festgestellt, dass Informationsweitergaben zu selten erfolgen. Daraufhin werden wöchentliche Kurzbesprechungen eingeführt.

Externe Evaluationen und Zertifizierungen

Eine externe Zertifizierung (z. B. nach QEP, KTQ oder DIN EN ISO 9001) bietet eine zusätzliche, unabhängige Beurteilung der Systemwirksamkeit.

• Vorteil: Objektive Bewertung durch externe Fachprüfer, Vergleichbarkeit mit anderen Einrichtungen, Stärkung des Qualitätsnachweises nach außen.
• Frequenz: In der Regel alle drei Jahre mit jährlichen Überwachungsaudits.
  

Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen (KVP)

Die Ergebnisse aus Audits, Bewertungen und Feedbacks werden in konkrete Verbesserungsmaßnahmen überführt.

• Korrekturmaßnahmen: Beseitigen festgestellte Abweichungen oder Mängel.
• Vorbeugemaßnahmen: Verhindern, dass potenzielle Fehler entstehen.
• Überprüfung: Jede Maßnahme wird auf Umsetzung und Wirksamkeit kontrolliert (PDCA-Zyklus).

Praxischeck der KBV

Der Praxischeck der KBV ist ein praxisnahes Instrument zur Selbsteinschätzung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagement-Systems. Er unterstützt Arztpraxen dabei, den Stand ihres QM strukturiert zu bewerten und gezielt weiterzuentwickeln.

• Ziel: Systematische Eigenbewertung des QM-Systems in Bezug auf die Anforderungen der QM-Richtlinie des G-BA und die gelebte Qualitätspraxis im Alltag.
• Inhalte:
  • Selbsteinschätzung: Online- oder papiergestützte Beantwortung standardisierter Fragen zu zentralen QM-Bereichen wie Patientenorientierung, Mitarbeiterführung, Prozessmanagement und kontinuierliche Verbesserung.
  • Bewertungsstruktur: Einteilung der Ergebnisse in verschiedene Reifegrade, um Stärken, Entwicklungsfelder und Handlungsbedarf transparent zu machen.
  • Vergleichbarkeit: Möglichkeit, die eigene Praxis mit Durchschnittswerten anderer Praxen zu vergleichen und so den eigenen QM-Status objektiv einzuordnen.
• Vorteil: Der Praxisscheck ist freiwillig, anonym und kostenfrei. Er bietet eine strukturierte Grundlage für interne Audits, Managementbewertungen und externe Zertifizierungen.
• Ergebnis: Detaillierter Ergebnisbericht mit Handlungsempfehlungen, der zur gezielten Weiterentwicklung des QM-Systems genutzt werden kann.

Schulung, Pflege und kontinuierliche Verbesserung

Fortbildungen und Schulungen im Qualitätsmanagement

Regelmäßige Fortbildungen sind ein wichtiger Bestandteil für ein wirksames Qualitätsmanagement in Arztpraxen – und zwar nicht nur eine formale Pflicht, sondern eine praktische Notwendigkeit. Zwar kann die Einführung und Betreuung des QM-Systems teilweise an externe Dienstleister ausgelagert werden, die Verantwortung für Umsetzung und Weiterentwicklung liegt jedoch immer bei der Praxisleitung. Mindestens eine Person im Team sollte deshalb über fundierte Kenntnisse im Qualitätsmanagement verfügen, um Abläufe intern zu steuern und kontinuierlich zu verbessern.

Die Fortbildungen vermitteln aktuelles Wissen zu Themen wie Hygiene- und Datenschutzanforderungen, Notfallmanagement, Teamkommunikation oder Prozessoptimierung. Sie fördern ein gemeinsames Qualitätsverständnis im Praxisalltag und unterstützen eine strukturierte, sichere und patientenorientierte Arbeitsweise.

Hier finden Sie eine Übersicht zu den Fortbildungsangeboten der jeweiligen Kassenärztlichen Vereinigungen:

• KV Baden-Württemberg (Seminarkalender)
• KV Bayern (Seminarkalender)
• KV Berlin (Seminarkalender)
• KV Brandenburg (Seminarkalender)
• Ärztekammer Bremen (Seminarkalender)
• KV Hamburg (Seminarkalender)
• KV Hessen (Seminarkalender)
• KV Mecklenburg-Vorpommern (Seminarkalender)
• KV Niedersachsen (Seminarkalender)
• KV Nordrhein (Seminarkalender)
• KV Rheinland-Pfalz (Seminarkalender)
• KV Saarland (Seminarkalender)
• KV Sachsen (Seminarkalender)
• KV Sachsen-Anhalt (Seminarkalender)
• KV Schleswig-Holstein (Seminarkalender)
• KV Thüringen (Seminarkalender)
• KV Westfalen-Lippe

Wie aufwändig ist die Pflege eines QM-Systems im Praxisalltag?

Die Pflege eines Qualitätsmanagement-Systems im Praxisalltag erfordert laut der Erhebung von Prof. Dr. Thomas Sander (2009, bezogen auf Zahnarztpraxen) einen überschaubaren, aber kontinuierlichen Aufwand.

• Aufwand während der Einführung:
  • Praxisinhaber: durchschnittlich etwa 6 Stunden pro Woche.
  • Mitarbeiter: etwa 8 Stunden pro Woche.
• Aufwand nach der Einführung:
  • Praxisinhaber: rund 1,6 Stunden pro Woche.
  • Mitarbeiter: etwa 3,3 Stunden pro Woche.

Dieser Aufwand betrifft vor allem die Pflege von Dokumentationen, die Überprüfung von Abläufen und kleinere Anpassungen im Alltag.

Der Einsatz einer echten, interaktiven QM-Software reduziert den Pflegeaufwand erheblich, da Handbuchpflege und Papierarbeit entfallen. Viele als „QM-Software“ beworbene Produkte bieten diesen Vorteil nicht und fungieren lediglich als digitale Handbücher. Die Einführung eines QM-Systems kostet im Schnitt 4.000 bis 5.000 Euro. Trotz des Anfangsaufwands erwarten 85 % der Zahnärzte effizientere Abläufe und 53 % Kosteneinsparungen. In der Praxis bestätigt sich dies durch optimierte Prozesse, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und einen deutlich geringeren Zeitaufwand im laufenden Betrieb.

Welche typischen Fehler sollten bei der Einführung von QM vermieden werden?

• Fehlende Zieldefinition: Ohne klare Ziele (z. B. Verbesserung der Patientensicherheit, Prozessoptimierung) verliert das QM-Projekt schnell an Richtung und Motivation.
• Mangelnde Einbindung des Teams: Wenn das Praxisteam nicht aktiv beteiligt wird, entsteht Widerstand statt Akzeptanz. QM lebt von der Mitwirkung aller Mitarbeitenden.
• QM nur als Pflichtübung verstehen: Ein System, das nur zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben aufgebaut wird, bleibt wirkungslos. Der Nutzen im Arbeitsalltag muss erkennbar sein.
• Überdokumentation: Zu viele oder zu komplexe Dokumente führen zu Bürokratie und dem Verlust der praktischen Umsetzbarkeit. „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ ist hier entscheidend.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Wenn nicht festgelegt ist, wer für Prozesse, Dokumentation oder Überwachung zuständig ist, entstehen Lücken und Fehlerquellen.
• Fehlende Kommunikation: Änderungen im Rahmen des QM-Systems müssen offen und regelmäßig im Team besprochen werden, sonst gehen Informationen verloren.
• Keine regelmäßige Aktualisierung: Ein einmal eingeführtes QM-System, das nicht gepflegt und überprüft wird, verliert schnell an Wirksamkeit.
• Unzureichende Schulung: Fehlendes Wissen über QM-Grundlagen und Abläufe führt zu Unsicherheit und Fehlern in der Umsetzung.
• Keine Erfolgskontrolle: Ohne Kennzahlen, Audits oder Feedbacksysteme lässt sich die Wirksamkeit des Systems nicht bewerten.
• Fehlende Fehlerkultur: Wenn Fehler nicht offen angesprochen werden dürfen, wird das Potenzial zur Verbesserung verschenkt.
  • Tipp: Ein Kummerkasten bietet hierbei eine niederschwellige Möglichkeit für (zurückhaltende) Mitarbeiter, anonym oder offen Zwischenfälle, Beinahe-Fehler oder Verbesserungsvorschläge einzubringen.
• Zu schnelle oder unstrukturierte Einführung: Ein überhasteter Start ohne klare Planung überfordert das Team und führt zu Widerständen.
• Nicht angepasste Standardlösungen: Ein starres QM-Handbuch „von der Stange“ berücksichtigt die individuellen Strukturen der Praxis nicht und bleibt theoretisch.

FAQ