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Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Online‑Rezeption in der Arztpraxis?
Eine Online‑Rezeption ist ein digitaler Kommunikations‑ und Organisationskanal einer Arztpraxis, der den Empfang weitgehend automatisiert. Sie verbindet Website, Terminverwaltung und Patientenkommunikation in einer Web‑Anwendung oder App. Als intelligentes Anfrage‑ und Kommunikationssystem organisiert die Online-Rezeption alle Anliegen – vom Terminwunsch bis zum Befundversand – strukturiert in einem zentralen Kanal. Im Gegensatz zum klassischen Telefonempfang ist die Online‑Rezeption rund um die Uhr erreichbar und kann, je nach Anbieter, innerhalb weniger Minuten in die Praxiswebsite integriert werden. Die Systeme arbeiten oft mit einer „KI‑Telefonassistenz“, die Anrufe entgegennimmt, priorisiert und einen Teil der Anfragen automatisiert beantwortet.
Vorteile und Nachteile
| Vorteile | Nachteile |
| Entlastung des Teams durch weniger Telefonaufkommen | Abhängigkeit von Technik: Internetausfälle oder Serverprobleme können den Online-Empfang lahmlegen |
| 24/7-Erreichbarkeit für Patienten und dadurch höhere Patientenzufriedenheit | Risiko von Missbrauch und Fehlbuchungen (Fake-Termine, falsche Terminart) |
| Weniger No-Shows (versäumte Termine) durch automatische Erinnerungen | Laufende Kosten für Software, Wartung, Support + Schulungsaufwand |
| Modernes Image: Stärkung der Außenwirkung durch innovative digitale Lösungen | Digitale Kluft: ältere/unerfahrene Patienten haben eventuell Probleme mit der Online-Rezeption |
| Kosteneinsparungen dank weniger Personalaufwand | Datenschutzrisiken bei unzureichender Verschlüsselung und Servern in Ländern mit zu geringen Datenschutz-Standards |
| Papierlose Praxis: Nachhaltigkeit durch reduzierten Papierverbrauch in der Arztpraxis |
Welche Aufgaben übernimmt eine digitale Rezeption?
Eine digitale Rezeption deckt – je nach Anbieter – typische Verwaltungsaufgaben ab und entlastet so das Personal:
- Terminbuchung & -verwaltung: 24/7 Online-Termin-Kalender; automatische Bestätigung & Synchronisation mit Praxissoftware
- Digitale Anamnese & Formulare: Patienten füllen Anamnesebögen vorab am Smartphone/PC aus, Daten fließen direkt in das PVS
- Automatisierte Erinnerungen & Kommunikation: Terminerinnerungen per SMS/E-Mail, Messenger- oder Chatfunktionen für Rückfragen, KI-Telefonassistenz für Standardanliegen
- Rezept- & Überweisungsanfragen: Folgerezepte, AU-Bescheinigungen und Überweisungen online anfordern, automatische Sortierung & Zuweisung an Ärzte
- Dokumentenmanagement (Upload & Download, Befunde, Textdokumente): Sichere, DSGVO-konforme Plattform für den digitalen Austausch von Befunden und Formularen, inklusive Upload-Portalen und Download-Bereichen für Patienten und Mitarbeitern.
- Analyse & Auswertung: Statistiken zu Patientenzahlen, Terminarten, Auslastung oder häufigen Anliegen.
- Team-Zusammenarbeit: Interner Chat, Aufgabenverteilung, Nutzermanagement und Echtzeit-Informationsaustausch zur besseren Koordination im Praxisteam.
Welche Anbieter für Online‑Rezeptionen sind empfehlenswert?
| Anbieter | Funktionsumfang | Preise |
| Docmedico |
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| 321 MED |
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| Doctolib |
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| Eterno Cloud |
| Keine Preisinformation öffentlich verfügbar |
| Mediform |
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Für welche Praxisarten eignet sich eine Online‑Rezeption besonders?
Eine Online-Rezeption bietet vielfältige Vorteile, die je nach Praxisart unterschiedlich stark zum Tragen kommen. Besonders in Zeiten steigender Patientenzahlen und wachsender Verwaltungsaufgaben kann die digitale Unterstützung entscheidend sein, um Abläufe zu entlasten und die Patientenzufriedenheit zu erhöhen. Die folgenden Praxisarten profitieren in besonderem Maße:
Hausarztpraxis
In Hausarztpraxen ist das Patientenaufkommen in der Regel hoch und von zahlreichen Routineanfragen geprägt, etwa Terminvereinbarungen, Rezeptbestellungen oder Krankmeldungen. Eine Online-Rezeption entlastet das Telefon, reduziert Wartezeiten für Patienten und schafft mehr Freiräume für das medizinische Personal.
Facharztpraxis
Fachärzte wie Orthopäden, Kardiologen oder Dermatologen haben häufig ein komplexes Terminmanagement, das mit Überweisungen, Befunden oder Voruntersuchungen verknüpft ist. Digitale Rezeptionstools erleichtern die strukturierte Erfassung notwendiger Angaben im Vorfeld und tragen dazu bei, Fehlbuchungen und Doppeltermine zu vermeiden.
Gemeinschaftspraxis
In Praxen mit mehreren Ärzten ist die Koordination von Terminen besonders anspruchsvoll. Eine Online-Rezeption sorgt für Transparenz, indem Patienten direkt den passenden Ansprechpartner auswählen können. Zudem wird die interne Abstimmung zwischen den Behandlern effizienter gestaltet.
Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ)
MVZ zeichnen sich durch ein breites Leistungsspektrum und ein hohes Patientenaufkommen aus. Die digitale Rezeption unterstützt bei der Steuerung der Patientenströme und ermöglicht eine zentrale, einheitliche Kommunikation. Dadurch werden Ressourcen optimal genutzt und Wartezeiten reduziert.
Zahnarztpraxis
Zahnärzte haben oft mit kurzfristigen Terminabsagen oder Notfällen zu tun. Eine Online-Rezeption erleichtert die flexible Terminplanung und kann freie Termine automatisiert neu vergeben. Gleichzeitig lassen sich Standardanfragen wie Kontrolluntersuchungen oder Prophylaxe-Termine effizient organisieren.
Wie funktioniert die Implementierung einer Online‑Rezeption?
Auswahl passender Anbieter oder Softwarelösungen
Die Wahl hängt von Fachrichtung, Praxisgröße und vorhandener IT‑Infrastruktur ab. Wichtig sind:
- Funktionsumfang: Werden Terminbuchung, digitale Patientenaufnahme, Chat, und Rezeptanfragen benötigt? Welche Funktionen sind optional?
- Schnittstellen zur Praxissoftware: Moderne Systeme unterstützen Standards wie DICOM, GDT, HL7, JSON oder FHIR, sodass Patientendaten direkt ins Praxisverwaltungssystem übernommen werden können – ohne doppelte Datenerfassung
- Datenschutz und Serverstandort: Anbieter sollten Ende‑zu‑Ende‑Verschlüsselung und Server in Deutschland oder der EU bieten.
- Support und Schulung: Eine umfassende Einweisung des Teams erleichtert die Akzeptanz.
- Kostenmodelle: Prüfen Sie, ob es monatliche Flatrates oder nutzungsabhängige Preise gibt und ob ein kostenloser Testzeitraum angeboten wird
Wir von Medizinio beraten tagtäglich eine Vielzahl von Ärzten zu Themen rund um die digitale Arztpraxis und wissen daher genau, welche Online-Rezeption für Ihre Praxis die Beste ist. Fragen Sie jetzt unverbindlich und kostenlos eine Beratung an.
Technische Voraussetzungen und Schnittstellen
Eine stabile Internetverbindung und ein aktueller Browser reichen in der Regel aus. Viele Systeme lassen sich ohne zusätzliche Software direkt in die Praxiswebsite integrieren. Für die Datenübernahme in die Praxissoftware werden Schnittstellen genutzt. Achten Sie auf verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL) und Zwei‑Faktor‑Authentifizierung.
Zeitplan und Einführungsprozess
Die Implementierung erfolgt in mehreren Schritten:
- Bedarfsanalyse und Beratung: Anbieter analysieren die Praxisabläufe und erstellen einen maßgeschneiderten Vorschlag.
- Einrichtung und Individualisierung: Die Online‑Rezeption wird an das Corporate Design und die Prozesse der Praxis angepasst.
- Technische Integration: Die Einbindung in die Website dauert häufig nur 5–10 Minuten, das System ist danach sofort einsatzbereit. Für Praxen mit Telefontool erfolgt zusätzlich die Anbindung an die Telefonanlage.
- Onboarding und Testphase: Mitarbeiter werden geschult, und die Praxis testet die Lösung meist mehrere Wochen im laufenden Betrieb.
Schulung von Mitarbeitenden
Damit die digitale Rezeption funktioniert, muss das Team die Software bedienen können. Anbieter führen oftmals Webinare oder individuelle Schulungen durch. Wichtig ist, dass Mitarbeiter lernen, Anfragen zu priorisieren (falls das nicht schon vom System übernommen wird), digitale Anamnesebögen auszuwerten und bei technischen Problemen einen Supportkontakt haben.
Was kostet eine Online‑Rezeption für Arztpraxen?
Die Kosten für eine Online-Rezeption hängen vor allem vom Funktionsumfang und der Praxisgröße ab. Anbieter bewegen sich in der Regel in einer Preisspanne von ca. 90 bis 400 Euro pro Monat zzgl. MwSt., je nachdem, ob es sich um eine Einzelpraxis, eine Gemeinschaftspraxis oder ein MVZ handelt.
Zusätzliche Module – etwa ein KI-Telefonassistent, SMS-Benachrichtigungen oder spezielle Schnittstellen – können weitere Gebühren verursachen. Einige Anbieter erheben zudem einmalige Einrichtungs- oder Schulungskosten.
Für viele Praxen amortisiert sich die Investition jedoch schnell durch geringere Personalkosten, weniger Telefonaufwand und effizientere Abläufe.
Wie reagieren Patienten auf eine Online‑Rezeption?
Studien zeigen: Die Nachfrage nach digitalen Services in Arztpraxen ist groß – und sie wächst weiter.
- Laut einer Dynata-Studie im Auftrag von jameda wünschen sich 78 % der Befragten, Arzttermine online vereinbaren zu können. Tatsächlich genutzt haben dies jedoch nur 36 %, was zeigt: Das Angebot ist noch ausbaufähig. Besonders bemerkenswert: 96 % der Nutzer fanden die Funktion (sehr) hilfreich, und 64 % würden sich eher für eine Praxis entscheiden, die Online-Terminbuchung ermöglicht
- Die Vorteile aus Patientensicht sind klar: Zeitersparnis, höhere Flexibilität, Terminbuchung unabhängig von Öffnungszeiten, keine Warteschleifen am Telefon und ein schnellerer Zugang zu freien Terminen. 95 % der Nutzer würden Online-Terminbuchung wieder nutzen
- Auch die BITKOM-Studie bestätigt diesen Trend: 75 % der Deutschen sind der Meinung, dass jede Praxis Online-Terminvergabe anbieten sollte. 27% der Patienten, die schon einmal online einen Termin gebucht haben, wählen ihre Praxis gezielt nach diesem Kriterium aus
- Im Digitalisierungsreport von samedi/Splendid Research geben 73 % an, Termine gerne online buchen zu wollen, wenn es möglich wäre. Rund ein Drittel der Befragten nutzt dies bereits regelmäßig und 60% freuen sich über Terminerinnerungen via E-Mail oder SMS
- Eine Studie der Telekom zeigt, dass auch KI-Chatbots von vielen Patient:innen zunehmend akzeptiert werden: 25 % nutzen solche Systeme bereits regelmäßig, weitere 24 % sind grundsätzlich offen dafür. Für Praxen bedeutet das, dass digitale Rezeptionen mit Chat- oder Sprachassistenz nicht nur Arbeitsabläufe erleichtern, sondern auch von einem wachsenden Teil der Patienten geschätzt werden
Gleichzeitig gibt es Vorbehalte: Ältere oder weniger digital-affine Patienten fühlen sich oft wohler beim persönlichen Gespräch mit dem Praxisteam und benötigen Unterstützung. Praxen sollten deshalb hybride Kommunikationswege (Telefon, persönlicher Empfang, digitale Kanäle) kombinieren, um allen Patientengruppen gerecht zu werden.
Welche rechtlichen Aspekte müssen beachtet werden?
Praxen verarbeiten sensible Gesundheitsdaten, daher sind Datenschutz und Informationssicherheit auch bei Online-Rezeptionen relevant. Wichtig sind:
Datenschutz und Schweigepflicht
Gesundheitsdaten sind besonders schutzwürdig. Sie dürfen nur verarbeitet werden, wenn ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand vorliegt (Art. 9 DSGVO).
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Wenn der Dienstleister die Daten verarbeitet, müssen Praxis und Anbieter einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO schließen. Darin werden unter anderem Verantwortlichkeiten und Sicherheitsmaßnahmen festgelegt.
Informationspflichten
Patienten müssen in einer transparenten Datenschutzerklärung darüber informiert werden, welche Daten die Online‑Rezeption erhebt und wie sie genutzt werden (Art. 12 DSGVO).
E‑Mail‑Kommunikation
Befunde oder Gesundheitsdaten sollten nur verschlüsselt versendet werden. Diese Verschlüsselung ist eine Datensicherheitsmaßnahme nach Art. 32 DSGVO.
Datenschutz‑Folgenabschätzung
Für größere Einrichtungen kann eine Datenschutz‑Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO Abs. 3 erforderlich sein. Kleine Praxen müssen diese in der Regel nicht durchführen.
Datenschutzbeauftragter
Praxen mit umfangreicher Datenverarbeitung oder mehr als 20 Mitarbeitenden, die sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen, müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen (§ 38 BDSG)