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Abstract – Patientenaufnahme im Krankenhaus: Ablauf, Arten, Aufgaben
- Die Patientenaufnahme im Krankenhaus besteht aus administrativer, ärztlicher und pflegerischer Aufnahme. Ein Fall gilt erst als vollständig aufgenommen, wenn alle drei Teilprozesse abgeschlossen sind; Fehler bei Stammdaten, Kostenträger oder Aufnahmeart wirken bis zur Abrechnung nach.
- Rechtsgrundlage ist § 39 Abs. 1 SGB V. Danach muss das Krankenhaus in einer Aufnahmeprüfung feststellen, dass das Behandlungsziel nicht teilstationär, vor- und nachstationär (§ 115a SGB V) oder ambulant (§ 115b SGB V) erreichbar ist. Die Verordnung auf Muster 2 ersetzt diese Prüfung nicht.
- Die elektive Aufnahme ist planbar und erfolgt meist per Einweisung, die Notfallaufnahme läuft über die Zentrale Notaufnahme mit strukturierter Ersteinschätzung, etwa nach dem Manchester-Triage-System. Die Patientenverwaltung übermittelt Aufnahmedaten nach § 301 SGB V an die Krankenkasse und schließt Behandlungsvertrag sowie Wahlleistungsvereinbarung nach § 17 KHEntgG.
- Digitale Patientenaufnahme per Self-Check-in, Tablet-Anamnese und Patientenportal ist KHZG-Fördertatbestand 2. Fehlende digitale Dienste können seit 2025 einen Abschlag von bis zu 2 Prozent je voll- und teilstationärem Fall auslösen; Zeitersparnis entsteht nur bei bidirektionaler KIS-Integration über HL7 oder FHIR.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Patientenaufnahme im Krankenhaus?
Definition: administrative, ärztliche und pflegerische Aufnahme
Die Patientenaufnahme im Krankenhaus umfasst alle Schritte zwischen dem Eintreffen des Patienten und seinem Behandlungsbeginn auf Station oder in der Funktionsabteilung. Sie besteht aus drei Teilprozessen. Diese sind organisatorisch getrennt, inhaltlich aber eng verzahnt:
- Administrative Aufnahme: Die Patientenverwaltung erfasst Stammdaten und Kostenträger, schließt den Behandlungsvertrag und legt den Fall im Krankenhausinformationssystem (KIS) an.
- Ärztliche Aufnahme: Der aufnehmende Arzt erhebt Anamnese und Aufnahmebefund, prüft die Indikation zur stationären Behandlung und klärt den Patienten auf.
- Pflegerische Aufnahme: Die Pflegefachkraft führt das Aufnahmegespräch, erhebt die Pflegeanamnese und schätzt pflegerelevante Risiken ein.
Der Fall gilt erst als vollständig aufgenommen, wenn alle drei Teilprozesse abgeschlossen sind. Fehlt ein Element, entstehen Lücken in der Dokumentation oder in der Abrechnung.
Rechtsgrundlage: Krankenhausbehandlung nach § 39 SGB V
§ 39 Abs. 1 SGB V regelt den Anspruch gesetzlich Versicherter auf Krankenhausbehandlung. Das Gesetz unterscheidet vollstationäre, stationsäquivalente, tagesstationäre, teilstationäre, vor- und nachstationäre sowie ambulante Behandlung.
Für die vollstationäre Aufnahme setzt § 39 SGB V eine Aufnahmeprüfung durch das Krankenhaus voraus. Das Krankenhaus muss feststellen, dass sich das Behandlungsziel nicht teilstationär, vor- und nachstationär oder ambulant erreichen lässt. Häusliche Krankenpflege ist dabei eingeschlossen. Die ärztliche Verordnung von Krankenhausbehandlung ersetzt diese Prüfung nicht.
Ergänzend gelten:
- § 73 Abs. 4 SGB V: Verordnung von Krankenhausbehandlung durch Vertragsärzte
- die Krankenhauseinweisungs-Richtlinie (KE-RL) des G-BA
- § 109 Abs. 4 SGB V: Behandlungspflicht zugelassener Krankenhäuser im Rahmen ihres Versorgungsauftrags
Ab wann wird man im Krankenhaus stationär aufgenommen?
Eine stationäre Aufnahme ist angezeigt, wenn der Patient die besonderen Mittel des Krankenhauses benötigt. Dazu gehören die ständige ärztliche Verfügbarkeit und die pflegerische Überwachung rund um die Uhr. Hinzu kommen apparative Diagnostik und Therapie, die ambulant nicht verfügbar sind. Maßgeblich ist der Vorrang ambulanter Versorgung.
Typische Indikatoren für die stationäre Aufnahme sind:
- instabile Vitalparameter oder Überwachungsbedarf
- operative Eingriffe, die nicht im Katalog ambulant durchführbarer Operationen stehen
- intravenöse Therapien mit engmaschiger Kontrolle
- fehlende Versorgungsmöglichkeit im häuslichen Umfeld bei akuter Erkrankung
Die Krankenkasse kann die Notwendigkeit der Aufnahme nachträglich durch den Medizinischen Dienst prüfen lassen (§ 275 SGB V). Prüfgegenstand ist dann die sogenannte primäre Fehlbelegung. Wer die Aufnahmeindikation nachvollziehbar dokumentiert, sichert deshalb den Erlös des Falls ab.
Aufnahmearten: elektive Aufnahme, Notfallaufnahme und ambulante Aufnahme
Elektive Aufnahme: Definition, Planung, Einweisung per Muster 2
Die elektive Aufnahme ist eine planbare, terminierte Aufnahme ohne akute Gefährdung des Patienten. Typische Fälle sind Hüft-TEP, Cholezystektomie, geplante Chemotherapie-Zyklen oder diagnostische Abklärungen.
Ausgangspunkt der elektiven Patientenaufnahme ist meist die Verordnung von Krankenhausbehandlung auf Muster 2 durch den niedergelassenen Arzt. Die Verordnung enthält die Diagnose und die Gründe für die stationäre Behandlung. Der verordnende Arzt soll die beiden nächsterreichbaren geeigneten Krankenhäuser angeben. Wählt der Versicherte ohne zwingenden Grund ein anderes Krankenhaus, kann ihm die Krankenkasse die Mehrkosten ganz oder teilweise auferlegen (§ 39 Abs. 2 SGB V).
Der Planungsvorlauf der elektiven Aufnahme bietet organisatorische Vorteile:
- Terminvergabe abgestimmt auf Bettenkapazität und OP-Plan
- vorstationäre Diagnostik, Anästhesie-Prämedikation und Aufklärung vor dem Aufnahmetag
- digitale Vorab-Erfassung von Stammdaten und Anamnese
Kliniken, die diesen Vorlauf systematisch nutzen, verkürzen die Präsenzzeit am Aufnahmetag. Zugleich sinkt die präoperative Verweildauer.
Notfallaufnahme über die Zentrale Notaufnahme
Die Notfallaufnahme erfolgt ungeplant: Entweder bringt der Rettungsdienst den Patienten, oder er stellt sich selbst vor. Eine Einweisung ist dafür nicht erforderlich. Die Reihenfolge der Behandlung richtet sich nach medizinischer Dringlichkeit, nicht nach dem Zeitpunkt des Eintreffens.
Das gestufte System von Notfallstrukturen des G-BA (§ 136c Abs. 4 SGB V) knüpft die Teilnahme an der Notfallversorgung an Mindestanforderungen. Dazu gehören eine Zentrale Notaufnahme (ZNA) und ein strukturiertes, validiertes Ersteinschätzungssystem. Verbreitet sind das Manchester-Triage-System (MTS) und der Emergency Severity Index (ESI).
Bei der Notfallaufnahme verschiebt sich die Reihenfolge der Teilprozesse. Ersteinschätzung und ärztliche Versorgung gehen der administrativen Aufnahme vor. Fehlende Unterlagen wie die eGK reicht der Patient nach.
Die Struktur der Notfallaufnahme wird sich verändern. Der Bundestag hat am 15. Oktober 2026 eine Reform der Notfallversorgung beschlossen. Kernelement sind Integrierte Notfallzentren aus Krankenhaus-Notaufnahme, KV-Notdienstpraxis und zentraler Ersteinschätzungsstelle. Die Ersteinschätzungsstelle steuert die Patienten. Bundesratsbefassung und Inkrafttreten stehen noch aus.
Vor- und nachstationäre Behandlung (§ 115a SGB V) und ambulante Eingriffe (§ 115b SGB V)
Die vorstationäre Behandlung nach § 115a SGB V dient zwei Zwecken: Sie klärt die Erforderlichkeit einer vollstationären Behandlung oder bereitet diese vor. Sie ist auf längstens drei Behandlungstage innerhalb von fünf Tagen vor Beginn der stationären Behandlung begrenzt.
Die nachstationäre Behandlung sichert oder festigt den Behandlungserfolg. Sie umfasst höchstens sieben Behandlungstage innerhalb von 14 Tagen nach der Entlassung. Für Organübertragungen gelten längere Fristen.
§ 115b SGB V berechtigt Krankenhäuser zum ambulanten Operieren und zu stationsersetzenden Eingriffen nach dem AOP-Katalog. In diesen Fällen findet keine stationäre Aufnahme statt. Es handelt sich um eine ambulante Aufnahme mit eigenem Abrechnungsweg.
Für die Patientenverwaltung ist die korrekte Zuordnung der Aufnahmeart entscheidend. Wird ein Fall als vollstationär angelegt, ohne die Kriterien zu erfüllen, drohen Rechnungskürzungen.
Tabelle: Aufnahmeart, Auslöser, Unterlagen, Versorgungsform
| Aufnahmeart | Auslöser | Erforderliche Unterlagen | Versorgungsform |
|---|---|---|---|
| Elektive Aufnahme | Planbare Indikation, Termin | Muster 2, eGK, Vorbefunde, Medikationsplan | vollstationär |
| Notfallaufnahme | Akute Erkrankung, Unfall, Rettungsdienst | Keine Einweisung erforderlich; eGK wird nachgereicht | vollstationär oder ambulante Notfallbehandlung |
| Vorstationäre Aufnahme | Abklärung oder Vorbereitung einer stationären Behandlung | Muster 2, eGK | vorstationär (§ 115a SGB V) |
| Nachstationäre Aufnahme | Sicherung des Behandlungserfolgs | Entlassdokumentation, eGK | nachstationär (§ 115a SGB V) |
| Ambulante Aufnahme | Eingriff aus dem AOP-Katalog | Überweisung, eGK | ambulant (§ 115b SGB V) |
| Verlegung | Übernahme aus anderem Krankenhaus | Verlegungsbrief, Befunde | vollstationär |
Ablauf der Patientenaufnahme: von der Anmeldung bis zur Station
Infografik: Prozessablauf Patientenaufnahme in Phasen
Der Prozessablauf der Patientenaufnahme im Krankenhaus folgt bei elektiven Fällen einer festen Sequenz:
- Anmeldung: Identitätsprüfung, eGK, Einweisungsschein
- Administrative Aufnahme: Stammdaten, Kostenträger, Behandlungsvertrag, Fallanlage im KIS
- Ärztliche Aufnahme: Anamnese, Aufnahmebefund, Indikationsprüfung, Aufklärung
- Pflegerische Aufnahme: Aufnahmegespräch, Pflegeanamnese, Risiko-Assessments
- Stationsübergabe: Bettzuweisung, Übergabe, Start des Entlassmanagements
Bei der Notfallaufnahme beginnt der Ablauf mit der Ersteinschätzung, gefolgt von der ärztlichen Erstversorgung. Die administrative Aufnahme läuft parallel oder nachgelagert.
Für jede Phase sollte feststehen, welche Rolle verantwortlich ist, welches System genutzt wird und welche Daten an die nächste Phase übergehen. Unklare Schnittstellen sind die häufigste Ursache für Doppelerfassungen und Wartezeiten.
Anmeldung: Identitätsprüfung, eGK und Einweisungsschein
Die Anmeldung stellt die Identität des Patienten fest und verknüpft ihn mit dem richtigen Kostenträger. Bei gesetzlich Versicherten liest die Patientenverwaltung die elektronische Gesundheitskarte (eGK) über ein Kartenterminal ein, das an die Telematikinfrastruktur angebunden ist.
Zur Anmeldung gehören:
- Abgleich von eGK und Lichtbildausweis bei Zweifeln an der Identität
- Prüfung des Einweisungsscheins (Muster 2) auf Vollständigkeit
- Erfassung von Privatversicherung, Beihilfe oder berufsgenossenschaftlichem Fall (Arbeitsunfall)
- Ausgabe eines Patientenidentifikationsarmbands
Das Patientenarmband ist ein zentrales Element der Patientensicherheit. Es verhindert Verwechslungen bei Medikation, Bluttransfusion oder Eingriffen. Die Aktion Patientensicherheit empfiehlt die eindeutige Patientenidentifikation als Standard im Krankenhaus.
Ärztliche Aufnahme: Anamnese, Aufnahmebefund, Aufklärung
Die ärztliche Aufnahme bestätigt oder verwirft die Indikation zur stationären Behandlung. Sie umfasst:
- Eigen-, Familien-, Sozial- und Medikamentenanamnese
- körperlichen Aufnahmebefund und Erhebung der Vitalparameter
- Prüfung von Vorbefunden und ggf. Daten aus der elektronischen Patientenakte (ePA)
- Festlegung der Aufnahmediagnose und des Behandlungsplans
- Aufklärung über geplante Eingriffe und Einholung der Einwilligung
Für die Aufklärung gilt § 630e BGB. Sie muss mündlich und verständlich erfolgen. Zudem muss sie so rechtzeitig stattfinden, dass der Patient seine Entscheidung wohlüberlegt treffen kann. Unterlagen in Textform können das Gespräch ergänzen, aber nicht ersetzen.
Der Behandelnde dokumentiert Anamnese, Befunde und Aufklärung in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang (§ 630f BGB). Eine lückenhafte Aufnahmedokumentation schwächt die Position des Krankenhauses sowohl in Haftungsfällen als auch bei der MD-Prüfung.
Stationsübergabe und Entlassmanagement ab Aufnahme (§ 39 Abs. 1a SGB V)
Mit der Übergabe auf Station endet die Patientenaufnahme im Krankenhaus im engeren Sinne. Die Übergabe sollte strukturiert erfolgen, etwa nach dem SBAR-Schema (Situation, Background, Assessment, Recommendation). Sie umfasst Aufnahmediagnose, Risiken, Medikation, Allergien und offene Maßnahmen.
§ 39 Abs. 1a SGB V verpflichtet Krankenhäuser zu einem Entlassmanagement. Der Rahmenvertrag Entlassmanagement konkretisiert, dass das Krankenhaus den poststationären Versorgungsbedarf frühzeitig einschätzt. Diese Einschätzung beginnt praktisch bereits bei der Aufnahme.
Bei der Aufnahme sollten daher erfasst werden:
- häusliche Versorgungssituation und Angehörige
- vorbestehender Pflegegrad
- absehbarer Bedarf an Reha, Hilfsmitteln oder häuslicher Krankenpflege
- Einwilligung des Patienten in das Entlassmanagement und die zugehörige Datenübermittlung
Wer diese Informationen erst kurz vor der Entlassung erhebt, verlängert die Verweildauer. Zugleich gefährdet er die nahtlose Anschlussversorgung.
Administrative Patientenaufnahme: Aufgaben der Patientenverwaltung
Stammdaten, Kostenträgerklärung, Datenübermittlung an Krankenkasse (§ 301 SGB V)
Die administrative Patientenaufnahme schafft die Datengrundlage für Abrechnung und Kostenträgerkommunikation. Die Patientenverwaltung erfasst Name, Geburtsdatum, Anschrift, Versichertennummer, Kostenträger sowie Notfallkontakte.
Die Kostenträgerklärung ordnet den Fall dem zuständigen Kostenträger zu:
- gesetzliche Krankenversicherung
- private Krankenversicherung oder Beihilfe
- gesetzliche Unfallversicherung bei Arbeits- oder Wegeunfall
- Selbstzahler, Sozialhilfeträger oder ausländische Versicherung
§ 301 Abs. 1 SGB V verpflichtet zugelassene Krankenhäuser, den Krankenkassen bestimmte Angaben elektronisch zu übermitteln. Dazu gehören unter anderem Tag, Uhrzeit und Grund der Aufnahme sowie Einweisungs- und Aufnahmediagnose. Die technischen Einzelheiten regelt die Vereinbarung zum Datenaustausch nach § 301 SGB V zwischen DKG und GKV-Spitzenverband.
Fehlerhafte Stammdaten oder ein falscher Kostenträger führen zu Rückweisungen und verzögern den Zahlungseingang. Die Datenqualität bei der Aufnahme wirkt damit direkt auf die Liquidität des Krankenhauses.
Behandlungsvertrag und Wahlleistungsvereinbarung (§ 17 KHEntgG)
Mit der Aufnahme schließt der Patient einen Behandlungsvertrag nach § 630a BGB. Im Regelfall ist das der totale Krankenhausaufnahmevertrag: Das Krankenhaus schuldet sämtliche ärztlichen, pflegerischen und hotelleistungsbezogenen Leistungen. Beim Belegarzt liegt dagegen ein gespaltener Vertrag vor. Den Vertrag über die ärztliche Leistung schließt der Patient dann mit dem Belegarzt. Die übrigen Leistungen vereinbart er mit dem Krankenhaus.
Wahlleistungen wie Chefarztbehandlung oder Ein- und Zweibettzimmer setzt § 17 KHEntgG enge Grenzen:
- Die Vereinbarung muss vor Erbringung der Wahlleistung erfolgen.
- Sie bedarf der Schriftform.
- Der Patient ist vorab über Entgelte und Inhalt der Wahlleistungen zu unterrichten.
Eine fehlerhafte Wahlleistungsvereinbarung ist unwirksam. Das Krankenhaus kann die Wahlleistungen dann nicht abrechnen. Die administrative Aufnahme sollte deshalb standardisierte, rechtlich geprüfte Vorlagen verwenden.
Datenschutz und Schweigepflicht bei Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO)
Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt, es sei denn, ein Ausnahmetatbestand greift. Für die Krankenhausbehandlung ist Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG maßgeblich. Ergänzend gelten die Datenschutzregelungen der Landeskrankenhausgesetze.
Die Schweigepflicht nach § 203 StGB erfasst nicht nur Ärzte, sondern auch Mitarbeiter der Patientenverwaltung. Für die Patientenaufnahme im Krankenhaus ergeben sich daraus konkrete Anforderungen:
- Diskretionszonen am Aufnahmeschalter, keine Gespräche über Diagnosen in Hörweite Dritter
- Bildschirme ohne Einsicht für wartende Patienten
- rollenbasierte Zugriffsrechte im KIS
- Information des Patienten nach Art. 13 DSGVO bei Erhebung der Daten
Verstöße gegen den Datenschutz können Bußgelder nach Art. 83 DSGVO auslösen. Hinzu kommen mögliche strafrechtliche Konsequenzen nach § 203 StGB.
Stellenprofil: Aufgaben von MFA und Verwaltungskräften in der Patientenaufnahme
In der zentralen Patientenaufnahme arbeiten überwiegend Medizinische Fachangestellte (MFA), Kaufleute im Gesundheitswesen und Verwaltungsfachangestellte. Die Stellenbeschreibung für die Patientenaufnahme umfasst typischerweise:
- Empfang und Anmeldung der Patienten
- Erfassung von Stamm- und Kostenträgerdaten im KIS
- Prüfung von Einweisung, eGK und Kostenübernahme
- Abschluss von Behandlungsvertrag und Wahlleistungsvereinbarung
- Terminkoordination elektiver Aufnahmen mit Stationen und OP-Planung
- Kommunikation mit Kostenträgern bei Rückfragen
Gefordert sind KIS-Kenntnisse, Grundwissen zu SGB V und Krankenhausentgeltrecht sowie Kommunikationsfähigkeit in belastenden Situationen.
Organisatorisch lohnt die klare Abgrenzung zur Pflege und zum ärztlichen Dienst. Administrative Tätigkeiten übernehmen heute oft noch Pflegefachkräfte oder Ärzte. Viele davon lassen sich an die Patientenverwaltung delegieren. Das entlastet knappe Fachkräfte.
Pflegerisches Aufnahmegespräch: Inhalte und Dokumentation
Definition und Ziel des pflegerischen Aufnahmegesprächs
Das pflegerische Aufnahmegespräch ist das strukturierte Erstgespräch zwischen Pflegefachkraft und Patient zu Beginn des stationären Aufenthalts. Es erhebt den Pflegebedarf, erkennt Risiken und bildet die Grundlage für die Pflegeplanung nach dem Pflegeprozess.
Das Gespräch verfolgt drei Ziele:
- Erfassung von Ressourcen und Einschränkungen in den Aktivitäten des täglichen Lebens
- Einschätzung pflegerischer Risiken
- Aufbau einer Vertrauensbasis und Information über den Stationsablauf
Seit der Pflegeberufereform ist die Erhebung und Feststellung des individuellen Pflegebedarfs eine vorbehaltene Tätigkeit von Pflegefachpersonen (§ 4 PflBG). Hilfskräfte können Daten vorbereiten. Die fachliche Einschätzung bleibt aber der Pflegefachkraft vorbehalten.
Pflegeanamnese und Risiko-Assessments (Sturz, Dekubitus, Mangelernährung)
Die Pflegeanamnese orientiert sich in vielen Kliniken an Pflegemodellen wie den AEDL nach Krohwinkel. Sie erfasst Mobilität, Ernährung, Ausscheidung, Körperpflege, Kommunikation, Schlaf und psychosoziale Situation. Hinzu kommen Hilfsmittel, Allergien und bestehende Wunden.
Die Expertenstandards des Deutschen Netzwerks für Qualitätsentwicklung in der Pflege (DNQP) definieren, welche Risiken bei Aufnahme einzuschätzen sind:
| Risiko | Expertenstandard (DNQP) | Gebräuchliche Instrumente |
|---|---|---|
| Dekubitus | Dekubitusprophylaxe in der Pflege | Braden-Skala, Norton-Skala, klinische Einschätzung |
| Sturz | Sturzprophylaxe in der Pflege | Strukturierte Erfassung von Sturzrisikofaktoren |
| Mangelernährung | Ernährungsmanagement zur Sicherung und Förderung der oralen Ernährung | NRS 2002, MUST |
| Schmerz | Schmerzmanagement in der Pflege | NRS, VAS, BESD bei kognitiver Einschränkung |
Die DNQP-Standards sehen überwiegend eine initiale Einschätzung zu Beginn des pflegerischen Auftrags vor. Bei Veränderungen folgt eine Wiederholung. Ein bei Aufnahme übersehener Dekubitus lässt sich später kaum als vorbestehend nachweisen. Für das Krankenhaus entsteht daraus ein haftungs- und qualitätsrelevantes Risiko.
Aufnahmebogen und Patientenfragebogen: Pflichtangaben
Der Aufnahmebogen dokumentiert die Ergebnisse von ärztlicher und pflegerischer Aufnahme. Der Patientenfragebogen erhebt Informationen, die der Patient selbst angeben kann. Beide Instrumente sollten aufeinander abgestimmt sein, um Doppelabfragen zu vermeiden.
Zu den Kerninhalten zählen:
- Personalien, Angehörige, Bevollmächtigte und Betreuer
- Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht (Vorhandensein und Ablageort)
- aktuelle Medikation, idealerweise über den bundeseinheitlichen Medikationsplan
- Allergien und Unverträglichkeiten
- Vorerkrankungen, Voroperationen, Implantate
- Hilfsmittel und Pflegegrad
- Infektionsstatus, etwa MRSA-Screening nach den KRINKO-Empfehlungen
Ein einheitlicher Aufnahmebogen erleichtert die Übergabe zwischen den Berufsgruppen. Er bildet zugleich die Grundlage für die Dokumentation nach § 630f BGB.
Zentrale Patientenaufnahme: Konzept und Organisation
Tabelle: zentrale vs. dezentrale Aufnahme – Vor- und Nachteile
Die zentrale Patientenaufnahme bündelt die administrative und häufig auch die ärztlich-pflegerische Aufnahme an einem Ort. Bei der dezentralen Aufnahme erfolgt die Aufnahme direkt auf der jeweiligen Fachstation.
| Kriterium | Zentrale Patientenaufnahme | Dezentrale Aufnahme |
|---|---|---|
| Prozessstandardisierung | Hoch, einheitliche Abläufe und Formulare | Gering, abteilungsspezifische Abläufe |
| Personaleinsatz | Spezialisiertes Personal, bessere Auslastung | Stationspersonal mit Zusatzaufgaben |
| Wartezeiten | Planbar, abhängig von der Kapazität | Abhängig von der Stationslast |
| Datenqualität | Höher durch Routine und Kontrollschritte | Stärker schwankend |
| Fachliche Nähe | Geringer, Rückfragen an Fachabteilung nötig | Hoch, direkte Einbindung des Fachteams |
| Investitionsbedarf | Räume, Wartebereich, IT-Arbeitsplätze | Gering |
| Eignung | Mittlere und große Häuser mit hohem elektivem Anteil | Kleine Häuser, Spezialkliniken |
Zentrale Aufnahmeeinheiten sind häufig als „Patientenaufnahmezentrum“ oder „Aufnahmestation“ organisiert. Dort werden elektive Patienten am Aufnahmetag vollständig vorbereitet. Anschließend gehen sie auf Station oder direkt in den OP.
Aufnahmemanagement und Belegungssteuerung
Das Aufnahmemanagement im Krankenhaus steuert, wann welcher Patient aufgenommen wird und wo er ein Bett erhält. Es verbindet Terminplanung, OP-Planung und Bettenmanagement.
Ziele des Aufnahmemanagements sind:
- gleichmäßige Auslastung über die Wochentage
- Vermeidung von Aufnahmen ohne verfügbares Bett
- Abstimmung elektiver Aufnahmen mit der erwarteten Notfalllast
- Reduktion präoperativer Liegezeiten durch vorstationäre Vorbereitung
Häufig übernimmt ein zentrales Belegungsmanagement die Steuerung. Es arbeitet mit Echtzeitdaten zum Bettenstatus aus dem KIS. Geplante Entlassungen berücksichtigt es bereits bei der Aufnahme.
Ein funktionierendes Belegungsmanagement verhindert Fehlbelegungen auf fachfremden Stationen. Solche „Outlier“ verlängern nachweislich die Verweildauer und erhöhen den Koordinationsaufwand für ärztlichen Dienst und Pflege.
Kennzahlen für das QM: Wartezeit, Durchlaufzeit, Dokumentationsqualität
Das Qualitätsmanagement benötigt messbare Kennzahlen, um die Patientenaufnahme im Krankenhaus zu steuern. Bewährt haben sich:
| Kennzahl | Messgröße | Steuerungszweck |
|---|---|---|
| Wartezeit bis Anmeldung | Minuten ab Eintreffen | Kapazitätsplanung am Schalter |
| Zeit bis Ersteinschätzung (ZNA) | Minuten ab Eintreffen | Patientensicherheit, G-BA-Anforderungen |
| Durchlaufzeit elektive Aufnahme | Minuten von Anmeldung bis Stationsübergabe | Prozesseffizienz |
| Vollständigkeit Aufnahmedatensatz | Anteil vollständiger Fälle | Datenqualität, Abrechnungssicherheit |
| Rückweisungen nach § 301 SGB V | Anzahl pro Monat | Fehlerquellen in der Stammdatenerfassung |
| Anteil digital vorerfasster Fälle | Prozent der elektiven Fälle | Digitalisierungsgrad |
Zielwerte sollte jedes Krankenhaus intern anhand eigener Ausgangsdaten festlegen. Entscheidend ist, dass für jede Kennzahl Verantwortliche benannt sind und die Werte regelmäßig ausgewertet werden.
Digitale Patientenaufnahme: Self-Check-in, Tablet und Patientenportal
Digitale Anamnese und Self-Service-Terminals
Die digitale Patientenaufnahme verlagert Teile der Datenerfassung auf den Patienten selbst. Self-Service-Terminals im Eingangsbereich lesen die eGK ein, erfassen Stammdaten und vergeben Wartenummern. Tablets erfassen die Anamnese in strukturierter Form, mehrsprachig und mit Plausibilitätsprüfung.
Der Nutzen der digitalen Aufnahme liegt in drei Bereichen:
- Entlastung des Personals: weniger manuelle Erfassung und Abschrift von Papierbögen
- Datenqualität: Pflichtfelder und Validierungen verhindern unvollständige Angaben
- Patientenerfahrung: kürzere Wartezeiten, Erfassung in der Muttersprache
Grenzen bestehen bei Patienten mit kognitiven Einschränkungen, Sehbehinderung oder geringer digitaler Kompetenz. Die digitale Aufnahme ersetzt deshalb nicht den persönlichen Kontakt. Sie verlagert ihn auf die fachlich relevanten Teile des Gesprächs.
Patientenportale als Fördertatbestand im KHZG
Das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) fördert Patientenportale als Fördertatbestand 2 nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV). Der Fördertatbestand umfasst drei Bereiche: digitales Aufnahmemanagement, digitales Behandlungsmanagement sowie digitales Entlass- und Überleitungsmanagement.
Über ein Patientenportal können elektive Patienten vor der Aufnahme:
- Stammdaten und Versicherungsangaben übermitteln
- Anamnesebögen ausfüllen
- Vorbefunde und Medikationspläne hochladen
- Aufnahmetermine bestätigen oder verschieben
Die Förderung ist mit einem Sanktionsmechanismus verknüpft. Fehlen die in § 19 Abs. 1 Nr. 2 bis 6 KHSFV genannten digitalen Dienste, droht seit Januar 2025 ein Abschlag von bis zu 2 Prozent des Rechnungsbetrags für jeden voll- und teilstationären Fall. In den Jahren 2025 und 2026 wird zunächst nur die Verfügbarkeit der digitalen Dienste bewertet. In den Folgejahren rückt die tatsächliche Nutzung in den Fokus.
KIS-Anbindung: Datenexport vs. bidirektionale Integration (HL7, FHIR)
Der Nutzen der digitalen Patientenaufnahme hängt an der Anbindung an das KIS. Anbieter sprechen häufig von „Integration“, meinen technisch aber sehr unterschiedliche Lösungen:
| Integrationsstufe | Funktionsweise | Folge für den Aufnahmeprozess |
|---|---|---|
| PDF-Export | Erfasste Daten werden als Dokument abgelegt | Abschrift ins KIS weiterhin nötig |
| Unidirektionaler Import | Daten fließen strukturiert ins KIS, keine Rückmeldung | Doppelerfassung entfällt teilweise, Änderungen im KIS bleiben unsichtbar |
| Bidirektionale Integration | Lesen und Schreiben in beide Richtungen, z. B. über HL7 v2 (ADT) oder HL7 FHIR | Stammdaten, Termine und Status bleiben synchron |
Mit den Spezifikationen „Informationstechnische Systeme in Krankenhäusern“ (ISiK) legt die gematik FHIR-basierte Schnittstellenstandards für KIS fest. Krankenhäuser sollten bei der Beschaffung konkret nachfragen, welche Datenobjekte gelesen und geschrieben werden. Ebenso wichtig ist, welche ISiK-Module der Anbieter unterstützt. Eine pauschale Herstellerangabe zur „KIS-Integration“ reicht als Entscheidungsgrundlage nicht aus.
Übertragbarkeit auf die Patientenaufnahme in der Arztpraxis
Viele Prinzipien der Patientenaufnahme im Krankenhaus lassen sich auf die Arztpraxis übertragen. Das gilt für die digitale Anamnese per Tablet, Self-Check-in-Terminals und die strukturierte Vorab-Erfassung vor dem Termin.
Der Unterschied liegt in der Systemlandschaft. In der Praxis ersetzt das Praxisverwaltungssystem (PVS) das KIS. Auch hier gilt: Nur eine bidirektionale Anbindung an das PVS spart tatsächlich Zeit am Empfang. Ein Export als PDF verlagert den Aufwand lediglich.
Für niedergelassene Ärzte ist zudem die Schnittstelle zur Klinik relevant. Ein vollständig ausgefülltes Muster 2 und ein aktueller Medikationsplan reduzieren Rückfragen bei der elektiven Aufnahme. Beide Unterlagen beschleunigen auch die Indikationsprüfung im Krankenhaus.
Checkliste: Patientenaufnahme im Krankenhaus
Checkliste: Unterlagen und Prüfpunkte je Aufnahmephase
Anmeldung
- [ ] Identität geprüft, Patientenarmband angelegt
- [ ] eGK eingelesen bzw. Kostenträger geklärt
- [ ] Einweisung (Muster 2) vollständig oder Notfall dokumentiert
Administrative Aufnahme
- [ ] Stammdaten und Notfallkontakte erfasst
- [ ] Behandlungsvertrag abgeschlossen
- [ ] Wahlleistungsvereinbarung schriftlich vor Leistungserbringung, Patient über Entgelte unterrichtet
- [ ] Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO ausgehändigt
- [ ] Aufnahmeart korrekt im KIS hinterlegt
Ärztliche Aufnahme
- [ ] Anamnese und Aufnahmebefund dokumentiert
- [ ] Indikation zur stationären Behandlung begründet
- [ ] Medikation abgeglichen
- [ ] Aufklärung nach § 630e BGB durchgeführt und dokumentiert
Pflegerische Aufnahme
- [ ] Pflegeanamnese erhoben
- [ ] Assessments zu Dekubitus, Sturz, Ernährung und Schmerz durchgeführt
- [ ] Hautstatus und vorbestehende Wunden dokumentiert
- [ ] Infektionsscreening nach Hausstandard veranlasst
Stationsübergabe
- [ ] Strukturierte Übergabe erfolgt
- [ ] Poststationärer Versorgungsbedarf eingeschätzt (Entlassmanagement)
- [ ] Patientenverfügung, Vollmachten und Betreuung erfasst
Typische Fehlerquellen und QM-Maßnahmen
Fehler in der Patientenaufnahme entstehen selten durch fehlendes Fachwissen. Häufiger sind Schnittstellen, Zeitdruck und uneinheitliche Formulare die Ursache.
| Fehlerquelle | Folge | QM-Maßnahme |
|---|---|---|
| Falsche oder doppelte Stammdaten | Rückweisungen, Fallzusammenführungen | Dublettenprüfung im KIS, eGK-Pflichtlesung |
| Unvollständige Medikationsanamnese | Medikationsfehler | Medikationsabgleich als Pflichtschritt, Einbindung der Stationsapotheke |
| Fehlende Indikationsbegründung | Kürzung nach MD-Prüfung | Strukturierte Aufnahmeindikation im Arztbrief-Template |
| Unwirksame Wahlleistungsvereinbarung | Erlösausfall | Geprüfte Vorlage, Vier-Augen-Prinzip |
| Ausgelassene Risiko-Assessments | Haftungsrisiko, Qualitätsdefizit | Pflichtfelder in der digitalen Pflegedokumentation |
| Mehrfachabfrage derselben Daten | Zeitverlust, Patientenunzufriedenheit | Abgestimmter Aufnahmebogen, digitale Vorab-Erfassung |
Eine schriftliche Verfahrensanweisung (SOP) zur Patientenaufnahme mit klaren Verantwortlichkeiten bildet die Basis. Regelmäßige Stichprobenaudits der Aufnahmedokumentation zeigen, ob die Vorgaben im Alltag tatsächlich greifen.
FAQ: Häufige Fragen zur Patientenaufnahme im Krankenhaus
Was passiert bei einer Aufnahme ohne Einweisungsschein?
Im Notfall ist keine Einweisung erforderlich. Das Krankenhaus versorgt den Patienten und prüft die Erforderlichkeit stationärer Behandlung selbst. Bei elektiven Aufnahmen gesetzlich Versicherter ist die Verordnung auf Muster 2 der Regelfall. Fehlt sie, entscheidet die Aufnahmeprüfung nach § 39 Abs. 1 SGB V. Ist die Indikation nicht sauber dokumentiert, steigt allerdings das Risiko einer späteren Beanstandung durch die Krankenkasse.
Darf ein Krankenhaus die Aufnahme eines Patienten ablehnen?
Zugelassene Krankenhäuser sind im Rahmen ihres Versorgungsauftrags zur Behandlung gesetzlich Versicherter verpflichtet (§ 109 Abs. 4 SGB V). Eine Ablehnung ist möglich, wenn die Leistung außerhalb des Versorgungsauftrags liegt, keine Kapazität besteht oder keine stationäre Behandlungsbedürftigkeit vorliegt. In Notfällen muss das Krankenhaus die Erstversorgung sicherstellen und bei Bedarf eine geordnete Verlegung organisieren.
Wie lange dauert die Patientenaufnahme im Krankenhaus?
Die Dauer hängt von Aufnahmeart und Organisation ab. Bei elektiven Patienten mit vorstationärer Vorbereitung und digitaler Vorab-Erfassung verkürzt sich der Aufnahmetag deutlich. In der Notaufnahme bestimmt die Triage-Kategorie die Wartezeit bis zum Arztkontakt. Im Manchester-Triage-System reichen die Zielzeiten von sofort (rot) bis 120 Minuten (blau).