Die Doctolib Praxissoftware ist eine vollintegrierte, KI-gestützte All-in-One-Lösung, die klassische Praxisverwaltungssysteme (PVS) vollständig ersetzt. Terminmanagement, Dokumentation, Abrechnung und Telematikinfrastruktur laufen in einer einzigen cloudbasierten Plattform — ohne Medienbrüche, ohne Parallelsysteme.
Was ist die Doctolib Praxissoftware — und was unterscheidet sie von klassischen PVS-Lösungen?
Doctolib startete 2013 als digitale Terminbuchungsplattform. Seit 2022 entwickelt sich das System schrittweise zur vollintegrierten Doctolib All-in-One Praxissoftware weiter — mit klinischen und finanziellen Modulen, die auf einzelne Fachrichtungen und nationale Rahmenbedingungen zugeschnitten sind.
Doctolib Pro vs. klassische Terminbuchung
Der entscheidende Unterschied zur bisherigen Doctolib-Version: Das neue System übernimmt sämtliche Aufgaben eines klassischen PVS — Krankenblatt, Abrechnung, TI-Anbindung, Patientenkommunikation — und kombiniert sie mit den etablierten Stärken der Plattform wie Online-Buchung, Patientenapp und digitalem Überweisernetzwerk.
| Funktion | Doctolib Terminbuchung (bisherig) | Doctolib All-in-One Praxissoftware |
| Online-Terminmanagement | Ja | Ja |
| Digitale Patientenkommunikation | Ja | Ja |
| Elektronische Patientenakte | — | Ja |
| EBM/GOÄ-Abrechnung | — | Ja |
| TI-Anbindung (ePA, KIM, eAU) | — | Ja |
| KI-Sprechstundenassistent | — | Ja |
| KV-Quartalsabrechnung | — | Ja |
Zielgruppen: Hausarzt, Facharzt, MVZ
Die Software wurde mit und für niedergelassene Teams entwickelt. Aktuell (Stand: Dezember 2025) sind Allgemeinmedizin, Gynäkologie und Pädiatrie vollständig unterstützt. Für 2026 sind weitere Fachrichtungen — darunter Orthopädie, HNO und Urologie — vorgesehen. MVZ profitieren durch eine rollenbasierte Rechteverwaltung und Mehrbenutzerstruktur, die granular steuerbar ist.
Welche Funktionen bietet die Doctolib Praxissoftware konkret?
Die Plattform gliedert sich in vier Funktionsbereiche, die nahtlos ineinandergreifen.
Digitale Rezeption
Das Terminmanagement-Modul verbindet die Doctolib-Patientenapp in Echtzeit mit dem Praxiskalender. Patienten buchen, verschieben und stornieren selbstständig — rund um die Uhr. Interne Daten belegen eine durchschnittliche Reduktion der Terminausfälle um 40 % (Quelle: Doctolib, Datenerhebung Jan.–Jun. 2022). Ergänzt wird die digitale Rezeption durch einen KI-basierten Telefonassistenten, der eingehende Anrufe vollautomatisch übernimmt, Informationen strukturiert und Termine direkt in den Kalender einträgt. Er versteht derzeit 98 Sprachen, erkennt professionelle Anrufer (andere Praxen, Kliniken) und leitet diese auf eine definierte Nummer weiter. Mehrere Anrufe werden parallel bedient — begrenzt allein durch die Kapazität der Telefonanlage. Tipp: Wer VoIP mit zusätzlichen SIP-Kanälen nutzt, eliminiert faktisch besetzte Leitungen. Die Anbindung dauert je nach Anlage zwischen 15 Minuten und 2 Stunden.
Patientenaufnahme und Patientennavigator
Der digitale Patientennavigator ermöglicht den strukturierten Check-in vor Ort. Vorab hochgeladene Dokumente — Vorbefunde, Laberwerte, Anamnesebögen — erscheinen beim Check-in direkt an der richtigen Stelle in der Akte. Eine Self-Check-in-Lösung mit digitalem eGK-Einlesen befindet sich in Planung. Für den Aufbau einer rechtssicheren Dokumentation relevant: Doctolib speichert gemäß § 630f BGB und den ärztlichen Berufsordnungen datenschutzkonform. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden damit erfüllt.
KI-Sprechstundenassistent (KI-SA)
Der KI-Sprechstundenassistent protokolliert die Sprechstunde in Echtzeit, strukturiert Gesprächsinhalte und erzeugt eine bearbeitbare Zusammenfassung für das Krankenblatt. Einzel- und Mehrfachanliegen werden getrennt erfasst; Sitzungen von bis zu 120 Minuten sind möglich. Die Aufzeichnung ist jederzeit pausierbar. Vor Nutzung ist eine einmalige, schriftliche Einwilligung je Patient erforderlich. Doctolib stellt eine rechtssichere Vorlage zur Verfügung, die in die DSGVO-Dokumentation integriert werden sollte. Die KI unterstützt zudem:
- Strukturierte Diktierfunktion für Befundberichte (z.B. Endoskopiebefunde)
- Konfigurierbare Detailtiefe der Dokumentation (komprimiert bis ausführlich)
- Nutzerdefinierte Textbausteine und Kürzel zur Beschleunigung
TI-Anbindung, ePA, KIM, Geräteschnittstellen
Die ePA ist vollständig in die Doctolib-Akte integriert und direkt aufrufbar. KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist angebunden. Medizingeräte werden in der Regel via GDT eingebunden; Sonografiegeräte werden ab Frühjahr 2026 über DICOM angeschlossen. Direkte PVS-Schnittstellen zu T2Med oder DocCirrus bestehen derzeit nicht. Doctolib kann jedoch parallel zum bestehenden Kalender genutzt werden. Dokumenten-Konnektoren zu Dritt-PVS befinden sich in Entwicklung.
Doctolib neue Praxissoftware: Was ist neu — und wann ist sie verfügbar?
Die All-in-One Praxissoftware ist kein Neustart, sondern eine evolutionäre Erweiterung der bestehenden Doctolib-Plattform. Bestandskunden, die bislang nur den Doctolib-Kalender nutzen, erhalten mit dem Upgrade Zugang zu Krankenblatt, Abrechnung und KI-Assistenz — ohne Wechsel der Oberfläche.
Rollout-Zeitplan (Stand: Dezember 2025)
| Funktion / Fachrichtung | Verfügbarkeit |
| Allgemeinmedizin, Gynäkologie, Pädiatrie | Verfügbar |
| Orthopädie, HNO, Urologie | 2026 |
| KI-Telefonassistent für Kinderarztpraxen | Sommer 2026 |
| DICOM-Anbindung (Sonografie) | Frühjahr 2026 |
| Anamnesebögen mehrsprachig | 2026 |
| Telefonassistent: Hinweisfunktion | Ende Q2 2026 |
| DATEV-Schnittstelle | In Arbeit |
| Selbstanmeldeterminal / eGK-Einlesen | In Planung |
Tipp: Praxen, die frühzeitig in den Rollout neuer Fachrichtungen einsteigen möchten, können sich über Doctolib für die Vormerkliste registrieren. Die fortschreitende Telematikinfrastruktur und Digitalisierung erfordern eine frühzeitige Planung.
Was kostet die Doctolib Praxissoftware?
Doctolib bietet fünf Pakete — abgerechnet pro Arzt, pro Monat, inkl. MwSt., bei Jahresabonnement. Die Preise sind öffentlich einsehbar (Stand: März 2026, Quelle: info.doctolib.de/preis).
| Paket | Preis/Monat/Arzt | Kerninhalt |
| Kostenlose Version | 0 € | Patientenprofil, Überweisernetzwerk, Doctolib Connect, eingeschränktes Terminmanagement |
| Patientenmanagement Light | 139 € | Vollständiges Online-Terminmanagement, digitale Patientenaufnahme, Patientennavigator, Recalls, Videosprechstunde |
| Patientenmanagement | 229 € | Wie Light + KI-Telefonassistent, Patientennachrichten, Patientenqualifizierung |
| Behandlungs- und Abrechnungsmanagement ² | 299 € | Digitale Patientenakte, Behandlungsdokumentation, EBM/GOÄ-Abrechnung mit KI-Abrechnungsassistent, Online-Patientenzahlungen, Finanzübersicht |
| All-in-One Praxissoftware ² | 475 € | Alle Module kombiniert — vollständiger PVS-Ersatz |
Tipp: Der KI-Telefonassistent ist ausschließlich im Paket „Patientenmanagement“ (229 €) und im All-in-One-Paket enthalten — nicht im günstigeren Light-Tarif. Wer primär das Telefon entlasten möchte, sollte diesen Unterschied vor Vertragsabschluss prüfen.
KI-Sprechstundenassistent: Zusatzmodul mit Testphase
Der KI-Sprechstundenassistent ist kein fester Paketbestandteil, sondern ein optionales Add-on für alle Tarife:
- Kostenlose Testversion in der kostenlosen Version
- +59 €/Monat (kostenlos testbar) in allen bezahlten Paketen
Einmalige Kosten: Einrichtung und Migration
| Kostenposition | Kostenlose Version | Light / Patientenmanagement | Behandlung & Abrechnung / All-in-One |
| Einrichtungs- und Installationsgebühr | 0 € | ab 399 € (einmalig) | ab 2.999 € 0 € ¹ |
| Datenmigrations-Service | teilweise | inklusive | 1.190 € (einmalig) |
| Teamtraining | — | inklusive | inklusive |
| Kundenservice Mo.–Fr. 8–18 Uhr | — | inklusive | inklusive |
| 24/7 KI-Service-Assistent | — | inklusive | inklusive |
Gesamtkosten-Beispielrechnung (Einzelpraxis, All-in-One)
Eine Einzelpraxis mit einem Behandler zahlt im All-in-One-Tarif:
- Laufend: 475 €/Monat × 12 = 5.700 €/Jahr
- Einmalig: 0 € Einrichtung + 1.190 € Datenmigration = 1.190 €
- Optional: KI-Sprechstundenassistent +59 €/Monat = +708 €/Jahr
- Jahr 1 gesamt (mit KI-SA): ca. 7.598 €
Eine Zweibehandler-Praxis verdoppelt den monatlichen Betrag entsprechend; die einmaligen Kosten für Einrichtung und Praxissoftware-Migration fallen nur einmal an.
Steuerliche Einordnung
Laufende SaaS-Kosten für Praxissoftware sind als Betriebsausgaben vollständig steuerlich absetzbar. Eine Aktivierungspflicht als Anlagegut besteht bei reinen Mietmodellen nicht. Die einmalige Migrationsgebühr (1.190 €) ist ebenfalls als Betriebsausgabe abzugsfähig. Konkrete steuerliche Behandlung mit dem Praxissteuerberater abstimmen.
Doctolib Praxissoftware Erfahrungen: Was berichten niedergelassene Ärzte?
Interne Erhebungen von Doctolib (Datenerhebung Jan.–Dez. 2023, Top-10-%-Facharztpraxen) zeigen:
- bis zu 16 Stunden mehr verfügbare Zeit pro Woche
- bis zu 5.400 € mehr Umsatz pro Monat
- 40 % weniger Terminausfälle im Durchschnitt
- 9 von 10 Patienten empfehlen Doctolib weiter (Datenerhebung Jan.–Dez. 2021)
Stärken aus der Anwenderpraxis
MFA in Facharztpraxen berichten über eine spürbare Reduktion des Telefonaufkommens — bis zu 40 % weniger Anrufe nach Einführung des Online-Terminmanagements (Quelle: Doctolib, interne Nutzerstatistiken). Das Onboarding wird als strukturiert beschrieben; ein persönlicher Ansprechpartner begleitet die Einrichtungsphase. Die cloudbasierte Architektur eliminiert lokale Wartungsaufwände vollständig.
Kritische Aspekte und bekannte Limitierungen
Aus Webinar-Feedbacks (Stand: Dezember 2025) gehen folgende offene Punkte hervor, die Doctolib selbst kommuniziert:
- Fachrichtungsabdeckung noch nicht vollständig: Praxen außerhalb von Allgemeinmedizin, Gynäkologie und Pädiatrie müssen bis 2026 warten
- GOÄ-Steigerungssätze / Analogempfehlungen aktuell noch nicht automatisiert
- DATEV-Schnittstelle in Entwicklung, noch nicht verfügbar
- Notizen-Übernahme ins Krankenblatt (aus KI-SA) noch nicht vollautomatisch
- Direktschnittstellen zu T2Med und DocCirrus nicht vorhanden
Haftungsrisiko: Wer während der Umstellung auf eine lückenlose Dokumentation angewiesen ist (z.B. BG-Fälle, Gutachtenpraxen), sollte den Migrationszeitraum und die spezifische Formularunterstützung im Vorfeld mit dem Doctolib-Projektteam klären.
Für welche Praxis lohnt sich die Doctolib Praxissoftware — und für welche nicht?
| Praxistyp | Eignung | Hinweis |
| Allgemeinmedizin, Gynäkologie, Pädiatrie | Ja | Vollständig unterstützt; Sofort einsetzbar |
| Orthopädie, HNO, Urologie | Ja und Nein | Ab 2026; Jetzt Warteliste |
| Praxen mit hohem Telefonaufkommen | Ja | Hoher Effizienzgewinn durch KI-Telefonassistent |
| Praxen mit TurboMed/Medistar/CGM | Ja | Migration strukturiert; 2–3 Tage Umstellung |
| Stark gerätedominierte Praxen (DICOM) | Ja und Nein | Eingeschränkt bis Frühjahr 2026; DICOM folgt |
| Praxen mit DATEV-Integration | Ja und Nein | In Arbeit; Schnittstelle folgt |
| Gutachter-/BG-schwerpunktierte Praxen | ⚠ | Prüfen; BG-Formulare in Umsetzung |
Checkliste: 6 Fragen vor dem Wechsel zu Doctolib
- Ist Ihre Fachrichtung bereits vollständig unterstützt?
- Läuft Ihr aktuelles PVS ein Quartalsende aus, das die Migration erleichtert?
- Haben Sie spezifische Geräte (DICOM/Sono), die vorerst separat weiterlaufen müssen?
- Benötigen Sie eine DATEV-Schnittstelle als produktiven Pflichtkonnex?
- Sind BG-Fälle oder spezifische Ausnahieziffern ein substanzieller Teil Ihrer Abrechnung?
- Hat Ihre Telefonanlage VoIP-Kapazität für den KI-Telefonassistenten?
FAQ: Häufige Fragen zur Doctolib Praxissoftware
Ist Doctolib als vollständige PVS für die KV-Abrechnung zugelassen?
Ja. Die GKV-Quartalsabrechnung läuft direkt in der Doctolib Praxissoftware über ein integriertes KV-Prüfmodul. Testläufe sind vor dem finalen Einreichen jederzeit möglich. EBM-Abrechnungsunterstützung inkl. automatischer Ziffernvorschläge ist integriert; erweiterte Plausibilitätsprüfungen und Zeitprofile befinden sich in Vorbereitung.
Wie lange dauert die Einführung der Doctolib Praxissoftware in einer laufenden Praxis?
Die reine Umstellungszeit beträgt in der Regel 2–3 Arbeitstage. Der vorgelagerte Datenimport (Testlauf, Qualitätsprüfung, finaler Import) erfordert zusätzliche Abstimmung. Doctolib stellt eine Projektleitung sowie ein zertifiziertes IT-Partnernetz, das vor Ort und remote begleitet, zur Verfügung.
Kann ich Doctolib mit meiner bestehenden Praxissoftware parallel betreiben?
Ja, vorübergehend. Den Doctolib-Kalender können Sie weiterhin parallel zu einem bestehenden PVS nutzen. Die vollständige All-in-One Praxissoftware ist jedoch als vollständiger Ersatz konzipiert; direkte Echtzeit-Schnittstellen zu T2Med oder DocCirrus bestehen aktuell nicht. Für einen kontrollierten Übergang empfiehlt sich ein phasierter Umstieg mit klar definiertem Cut-over-Datum.