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Inhaltsverzeichnis
Wie kann man den Praxisumsatz steigern?
Eine wirtschaftlich erfolgreiche Praxis entsteht nicht zufällig, sondern durch kluge Entscheidungen, gut abgestimmte Abläufe und eine klare strategische Ausrichtung. Wer interne Prozesse optimiert, sein Leistungsangebot gezielt weiterentwickelt und nach außen sichtbar bleibt, kann den Praxisumsatz nachhaltig steigern und dabei sogar gleichzeitig die Versorgungsqualität stärken. In diesem Kapitel zeigen wir, welche Maßnahmen dafür hilfreich sind.
Online-Terminbuchungssystem implementieren
Ein modernes Online-Terminbuchungssystem ist heute weit mehr als nur eine digitale Kalenderfunktion. Es ist ein zentrales Instrument zur Effizienzsteigerung, Umsatzoptimierung und Verbesserung der Patientenbindung. Ihre Praxis profitiert von automatisierten Abläufen, einer intelligenten Zeitfensterplanung und höherer Terminverbindlichkeit wodurch sich letztendlich sowohl der Verwaltungsaufwand als auch die Terminausfallquote spürbar reduzieren lässt. Vorteile eines Online-Terminbuchungssystems für die Praxis sind:
- Entlastung des Empfangs durch selbstständige Terminbuchung rund um die Uhr
- Automatisierte Terminbestätigungen und Erinnerungen zur Reduktion von No-Shows
- Optimierte Zeitfensterplanung nach Behandlungsart und -dauer
- Einfache Stornierungsoptionen mit sofortiger Terminfreigabe
- Höhere Verbindlichkeit durch transparente Ausfallregelung (z.B. Ausfallhonorar) und digitale Kommunikation
- Verbesserte Patientenorientierung durch Komfort, Erreichbarkeit und modernen Service
Im Jahr 2023 haben laut einer Studie von Bitkom 36 % der Deutschen schon einmal online einen Termin gebucht (2019: 26 Prozent). Weitere 32 % konnten sich vorstellen, in Zukunft eine Online-Terminbuchung zu nutzen. 70% derjenigen, die schon online einen Termin gebucht hatten, waren der Meinung, dass diesen Service alle Praxen anbieten sollten. 24% der Befragten suchen Praxen sogar gezielt danach aus. Es zeigt sich also, dass Ärzte, die auf eine Online-Terminbuchung verzichten, möglicherweise weniger Patienten bekommen.
Arztpraxis digitalisieren
Die Digitalisierung der Arztpraxis ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern ein entscheidender Faktor für ein modernes, patientenorientiertes Praxismanagement. Auch wenn digitale Prozesse wie digitale Anamnese, digitale Patientenaufklärung oder Dokumentenmanagement nicht unmittelbar den Umsatz steigern, tragen sie wesentlich zur Patientenzufriedenheit, Effizienz und Servicequalität bei.
Digitale Anwendungen bieten konkrete Vorteile:
- Weniger Papieraufwand und keine manuelle Dateneingabe durch digitale Anamnesebögen, die Patienten vor dem Termin ausfüllen
- Rechtssicherheit und Zeitersparnis durch digitale Patientenaufklärung mit Unterschrift auf dem Tablet
- Schnellere Abläufe und weniger Wartezeiten durch strukturierte Vorab-Kommunikation
Leistungen für Privatpatienten und Selbstzahler
Ein erweitertes Leistungsportfolio erhöht nicht nur die Einnahmen, sondern stärkt auch die Attraktivität der Praxis. Dazu zählen:
- Vorsorgeleistungen,
- erweiterte Diagnostik,
- und neue Behandlungsmethoden,
die innerhalb der vertragsärztlichen Möglichkeiten liegen oder privat abgerechnet werden können.
Auch Spezialisierungen schaffen Alleinstellungsmerkmale und ziehen gezielt Patientengruppen an. Ob Schmerztherapie, Präventionsmedizin oder ästhetische Leistungen – durch den gezielten Aufbau von Expertise und Sichtbarkeit in einem medizinischen Teilbereich kann sich eine Praxis erfolgreich vom Wettbewerb abheben und den Umsatz pro Patient steigern.
Laut Destatis stammt mit 71,7% der Großteil der Einnahmen von Ärzten im Jahr 2021 von Kassenpatienten, 24,5% von Privatpatienten und 3,8% aus sonstigen selbständigen ärztlichen Tätigkeiten. Diese Verteilung zeigt deutlich, dass der größte Teil des Umsatzes durch reguläre GKV-Leistungen generiert wird – ein Bereich, in dem die Honorare aber begrenzt und reglementiert sind. Jedoch erhalten Ärzte bei Privatpatienten trotz gleicher Leistung mehr als die doppelte Vergütung – so eine Studie der Hans Böckler Stiftung.
Effizienz im Praxisbetrieb steigern
Eine schlanke und gut organisierte Praxisstruktur bildet die Grundlage für eine nachhaltige Gewinnsteigerung in der Arztpraxis. Wer interne Abläufe optimiert und digitale Hilfsmittel gezielt einsetzt, kann Zeit, (Personal-)Ressourcen und Kosten sparen – bei gleichbleibend hoher Versorgungsqualität. Folgende Tipps helfen, die Effizienz im Praxisbetrieb zu steigern:
- Strukturierte Praxisführung: klare Abläufe, definierte Verantwortlichkeiten und ein gesundes Arbeitsklima verbessern die Tagesorganisation und steigern die Produktivität im Praxisalltag.
- Software für effiziente Praxisorganisation: Eine performante Praxissoftware spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Abläufe. Wer nicht mit einer überholten oder unflexiblen Lösung arbeiten möchte, sollte Systeme vergleichen – unser Praxissoftware-Vergleich unterstützt bei der Auswahl der passenden Lösung.
- Delegation & Automatisierung von Aufgaben: Routinetätigkeiten lassen sich durch qualifizierte Mitarbeiter übernehmen oder digital automatisieren (z.B. durch KI-Telefonassistenten), wodurch wertvolle Zeit für umsatzrelevante Leistungen frei wird. Durch Automatisierungen lassen sich so auch Kosten sparen.
- Kooperationen: Eine Zusammenarbeit mit anderen Ärzten (z.B. mittels MVZ) ermöglicht die gemeinsame Verrechnung des Regelleistungsvolumens und die Verteilung gemeinsamer Ausgaben. Zusätzlich lohnt sich ein Versorgungsvertrag mit einem Pflegeheim, da hier gesonderte Gebührenordnungspositionen zur Verfügung stehen.
Praxismarketing einführen / verbessern
Ärzte, die heute neue Patienten gewinnen wollen, müssen online sichtbar sein. Ein gezieltes Praxismarketing schafft Reichweite, Vertrauen und langfristige Auslastung und trägt so zu höheren Einnahmen bei. Maßnahmen hierfür sind:
- Professionelle Praxis-Website mit klarer Leistungsübersicht, Standortbezug und Online-Terminvergabe
- Lokale Suchmaschinenoptimierung (Local SEO) zur besseren Auffindbarkeit bei Google
- Online-Bewertungen aktiv fördern, z. B. auf Google, oder Arzt-Bewertungsportalen wie Jameda
- Vollständig gepflegter Google-Unternehmensprofil-Eintrag mit aktuellen Kontaktdaten und Öffnungszeiten
- Social Media gezielt nutzen, um Einblicke in den Praxisalltag zu geben und Vertrauen aufzubauen
- Empfehlungsmarketing stärken, z. B. durch guten Service, Patientenbindung
- Digitale Werbeanzeigen (z. B. Google Ads) zur regionalen Ansprache neuer Patientengruppen
Das eigene Team als Umsatztreiber
Durch gezielte Weiterbildung und kommunikative Schulung kann das Praxisteam aktiv zur wirtschaftlichen Entwicklung beitragen. Wer fachlich sicher ist und gleichzeitig empathisch kommuniziert, schafft Vertrauen. unterstützt aktiv die Inanspruchnahme sinnvoller Leistungen und steigert so die Einnahmen der Arztpraxis.
Besonders wirksam sind Schulungen in den Bereichen:
- Abrechnung, Dokumentation und Leistungserfassung
- Kommunikation rund um IGeL- und Selbstzahlerleistungen
- Argumentation von Zusatzleistungen auf Augenhöhe
- Selbstbewusstes Auftreten in Beratungsgesprächen
Ein gut geschultes Team kann medizinisch sinnvolle Zusatzleistungen souverän und patientenzentriert ansprechen, Rückfragen professionell beantworten und dabei stets im Sinne des Patientenwohls handeln. So werden Verkauf und Versorgung nicht als Widerspruch, sondern als Ergänzung verstanden.
Jedoch ist nicht nur Ihr Personal für die Patientenzufriedenheit verantwortlich, sondern auch Sie selbst. In der Analyse „Ärzte im Zukunftsmarkt Gesundheit 2019“ wurden vier Hauptbereiche identifiziert, aus denen sich die Patientenzufriedenheit ableitet, wobei der Arzt als Person den größten Einfluss auf die Weiterempfehlungsbereitschaft hatte.
Zweigpraxis gründen
Die Gründung einer Zweigpraxis (Nebenbetriebsstätte) bietet Ärztinnen und Ärzten die Möglichkeit, den Praxisumsatz gezielt zu steigern, indem zusätzliche Patientengruppen erreicht und neue Versorgungsgebiete erschlossen werden. Voraussetzungen für die Genehmigung durch die zuständige Kassenärztliche Vereinigung (KV) sind:
- Qualitative oder quantitative Versorgungsverbesserung am Zweitstandort, z. B. durch neue Leistungen, verzögerte Wartezeiten oder erweiterte Sprechzeiten
- Sicherstellung ausreichender Sprechstunden am Hauptsitz: bei vollem Versorgungsauftrag mindestens 25 Stunden pro Woche, sonst anteilig – die Tätigkeit am Hauptsitz muss zeitlich überwiegen.
- KV-Genehmigungspflicht: Vor Eröffnung müssen alle Orte und Leistungen beantragt werden, inklusive möglicher Anstellung angestellter Ärzte.
- Räumliche Abgrenzung & Notfalldienst: Die Zweigpraxis benötigt ein eigenes Praxisschild und muss in die Notfallversorgung eingebunden sein
- Entfernungsrahmen: Der Standort sollte in der Regel nicht weiter als etwa 125 km entfernt sein, wobei eine deutliche Versorgungsverbesserung Vorrang hat.
Finanzielle und betriebswirtschaftliche Steuerung
Wer die Profitabilität als Praxisinhaber gezielt steigern möchte, muss seine finanziellen Strukturen kennen, verstehen und aktiv steuern. Eine fundierte betriebswirtschaftliche Auswertung ist nicht nur etwas für große MVZ oder Kliniken – auch Einzel- und Gemeinschaftspraxen profitieren erheblich von einer Umsatzkontrolle.
Systematische Analyse der Umsatzentwicklung
Die regelmäßige Analyse der Umsatzentwicklung ist die Grundlage jeder wirtschaftlichen Entscheidung. Ärzte sollten ihre Einnahmen nicht nur jährlich im Steuerbescheid sehen, sondern sie laufend beobachten. Tipps hierfür sind:
- Monatliche und quartalsweise Umsatzvergleiche zeigen Trends und Schwankungen frühzeitig auf
- Der Blick auf die Umsatzverteilung nach Leistungsbereichen (z. B. GKV, Privat, IGeL) macht Optimierungspotenziale sichtbar
- Eine Analyse der Behandlungsfrequenz pro Patient hilft zu bewerten, ob medizinisch sinnvolle Leistungen vollständig erbracht und dokumentiert wurden
- Tools aus der Praxissoftware oder externe Controlling-Lösungen für Arztpraxen unterstützen bei der Auswertung
Wichtige Kennzahlen für die Praxissteuerung
Für eine effektive betriebswirtschaftliche Steuerung sind bestimmte Kennzahlen unverzichtbar. Diese helfen dabei, die finanzielle Situation realistisch einzuschätzen und gezielt zu verbessern:
- Umsatz pro Patient / pro Behandlungsfall – zur Bewertung des Leistungsspektrums
- Fallzahlenentwicklung – als Frühindikator für Patientenzuwachs oder -rückgang
- Leistungsdichte pro Zeiteinheit – zur Beurteilung von Effizienz und Auslastung
- Anteil privatärztlicher und IGeL-Leistungen – zur Steuerung der Einnahmequellen
- Personalkostenquote und Betriebskostenanteil – zur Einschätzung der wirtschaftlichen Tragfähigkeit
- Zahlungsverhalten (z. B. offene Forderungen, Mahnquote) – zur Liquiditätssteuerung
Diese Kennzahlen lassen sich durch regelmäßige Auswertungen leicht überwachen – idealerweise mit automatisierter Darstellung aus der Praxissoftware oder einem externen Abrechnungsdienstleister.
Bei der Verwendung von Kennzahlen bietet sich auch das Setzen von Zielen an.
Beispiele: “Der Umsatz pro Patient soll im Vergleich zum Vorjahr um 5% steigen.”; “Der Anteil privatärztlicher Leistungen soll sich im Vergleich zum Vorjahr um 10% erhöhen.”
Optimierung von Preisgestaltung und Abrechnung
Auch bei der Preisgestaltung und Abrechnung sehen Ärzte oft Herausforderungen statt ungenutztem Potenzial. Dabei profitieren Praxen gerade bei der Abrechnung von Privatpatienten per GOÄ von einer wirtschaftlich attraktiven Vergütung, da die GOÄ-Sätze über dem GKV-Niveau liegen – gerade auch durch den GOÄ-Steigerungsfaktor – und damit einen höheren Ertrag pro Behandlung ermöglichen. Weitere Tipps zur Optimierung der Preisgestaltung und Abrechnung sind:
- Nutzung von Abrechnungsdienstleistern, um Fehler zu vermeiden, die Anzahl von Forderungsausfällen zu minimieren und Rückfragen von Kostenträgern professionell zu beantworten
Schulung des Teams im Bereich Leistungserfassung und Dokumentation, um Verluste durch fehlende oder nicht korrekt abgerechnete Leistungen (z.B. bei Verwendung von zu geringen Steigerungsfaktoren) zu vermeiden
Durch Factoring – also die Auslagerung des Forderungsmanagements an einen externen Dienstleister, der offene Rechnungsbeträge direkt an Sie auszahlt – lässt sich die Liquidität der Praxis deutlich verbessern. Zwar steigert das nicht den Umsatz, aber Sie erhalten Ihr Honorar schneller und reduzieren den administrativen Aufwand. Eventuell können Sie dadurch sogar Rechnungen von Lieferanten schneller begleichen und haben dank des Skontos weniger Ausgaben.
Wer bietet Beratung zur Praxisoptimierung an?
Die wirtschaftliche Optimierung einer Arztpraxis erfordert nicht nur medizinisches, sondern auch betriebswirtschaftliches Know-how. Viele Praxisinhaber stoßen dabei an fachliche oder zeitliche Grenzen – professionelle Beratung kann hier gezielt unterstützen.
Bei Medizinio erhalten Sie eine kostenfreie und unabhängige Praxisberatung, um gemeinsam den passenden Experten aus unserem bundesweiten Partnernetzwerk zu finden – individuell auf Ihre Praxisziele abgestimmt.
Je nach Bedarf bieten auch Abrechnungsdienstleister oder Steuerberater Lösungen in Bereichen wie Abrechnung, Controlling, Prozessoptimierung, Marketing oder Personalführung. Wichtig ist, dass die Beratung praxisnah, unabhängig und branchenerfahren ist und exakt zur individuellen Situation passt.
FAQ
Welche Fehler führen zu Umsatzeinbußen in Arztpraxen?
Die häufigsten Fehler, die zu Einbußen beim Umsatz in Arztpraxen führen, sind eine ineffiziente Terminplanung, unvollständige Abrechnungen, fehlende Online-Sichtbarkeit, ungenutzte IGeL-Potenziale sowie mangelnde Patientenbindung.
Wie viel Umsatz macht eine Arztpraxis im Durchschnitt?
Eine Arztpraxis in Deutschland macht im Durchschnitt pro Jahr einen Umsatz von 756.000 €. Wenn Sie eine Zahnarztpraxis betreiben, beläuft sich der durchschnittlichen Umsatz auf 791.000 € pro Jahr (Quelle: Destatis, Stand 2021). Die Umsätze sind laut KBV im Jahr 2023 mit 1,6% leicht gestiegen, befanden sich jedoch deutlich unterhalb der Inflationsrate von 5,9%.
Betrachtet man nur das Bruttomediangehalt von Ärzten liegt dieses bei 7.621 € pro Monat.
Wie verändern gesetzliche Rahmenbedingungen die Umsatzpotenziale?
Gesetzliche Veränderungen haben direkten Einfluss auf das Umsatzpotenzial von Praxen. Aktuell relevant ist etwa die geplante Entbudgetierung für Hausärzte ab Oktober, die die Budgetierung der Vergütung für hausärztliche Leistungen beendet und somit für mehr Einnahmen sorgen kann. Zusätzlich eröffnet die angekündigte Reform der GOÄ neue Spielräume in der Privatabrechnung.
Gleichzeitig bieten Förderprogramme, insbesondere für Landärzte oder unterversorgte Regionen, zusätzliche finanzielle Anreize. Ärzte, die gesetzliche Entwicklungen aktiv verfolgen und gezielt nutzen, können daraus klare wirtschaftliche Vorteile ziehen.