Was ist Praxismanagement?

Unter Praxismanagement versteht man den Prozess der Planung, der Organisation und des Betriebs von Praxen oder Medizinischen Versorgungszentren (MVZ). Dazu gehören Aufgabengebiete wie z. B. Mitarbeiterführung, Qualitätsmanagement, Vermeidung von Terminverzögerungen und Führung von Finanzunterlagen. Die Ärzte spielen dabei eine wichtige Rolle, aber auch andere Angestellte wie Praxismanager oder Medizinische Fachangestellte (MFA) müssen mitwirken.

Warum sollte jede Praxis hohen Wert auf ein funktionierendes Praxismanagement legen?

1. Verbesserung der Patientenzufriedenheit, da Termine effizient geplant werden, wodurch Wartezeiten verkürzt werden. Zudem sinkt das Risiko eines No-Shows (nicht wahrgenommene Arzttermine ohne Terminabsage).
2. Verbesserung der Kosteneffizienz, indem Verwaltungsprozesse wie die Abrechnung und Kodierung von Leistungen, das Patientendatenmanagement, die Nachverfolgung von Büromaterial und der Einsatz von Fachangestellten rationalisiert werden.
3. Steigerung der Einnahmen, indem Bereiche identifiziert werden, in denen die Effizienz verbessert werden kann. Zusätzlich hilft es bei der Erschließung potenzieller neuer Einnahmequellen.
4. Bessere Patientenversorgung, da sich die Gesundheitsdienstleister auf die Erbringung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen konzentrieren können, anstatt Zeit mit Verwaltungsaufgaben zu verschwenden.
5. Optimierung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Patienten und anderen Anbietern im Gesundheitssystem.
6. Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Pflegestandards wird gewährleistet. Dies ist besonders wichtig in einem immer komplexer werdenden Umfeld des Gesundheitswesens.
7. Risikominderung, indem das Management klare Richtlinien für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Prozesse bereitstellt, die laufend überwacht und nachverfolgt werden.

Welche Aufgaben fallen unter das Praxismanagement?

• Praxisorganisation
• Dienstpläne schreiben
• Urlaubsplanung
• Terminplanung
• Zeitmanagement (Wartezeit von Patienten verringern)
• Fehlermanagement
• EBM und GOÄ Abrechnung, Controlling und Buchhaltung
• Patientendatenmanagement
• Personalführung
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Digitalisierung der Praxis und Einführung sonstiger effizienzsteigernder Arbeitsabläufe
• Einkauf und Aufsicht von Büromaterial
• Qualitätsmanagement, Hygienemanagement, Notfallmanagement
• Nachverfolgung von Leistungsdaten zur Ermittlung von Verbesserungspotenzialen
• Überwachung von Risiken und Gewährleistung der Patientensicherheit
• Erschließung potenzieller neuer Einnahmequellen
• Praxismarketing
• Gefährdungsbeurteilung
• Optimierung der Ressourcen zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung

Digitale Tools helfen im Praxisalltag

Digitale Hilfsmittel wie Videosprechstunden, digitale Anamnese, Online-Terminbuchung und Praxissoftware können bei der Verbesserung des Praxisalltags äußerst hilfreich sein. Nicht nur der Patient, sondern auch die Praxis profitiert davon.

Videosprechstunde

Aus der Sicht eines Praxisinhabers oder Praxismanagers können Videosprechstunden ein unglaublich nützliches Tool sein, um die Belastung von Arztpraxen zu verringern. Während der Videokonferenz kann der Patient zu Hause bleiben. Durch den Einsatz von Videosprechstunden können Praxen Ihren Patientenstamm um immobile Patienten erweitern. Der Patient freut sich, weil er keine Kosten für eine Reise in Ihre Praxis aufbringen muss. Außerdem müssen Sie sich nicht um zusätzlichen Raum oder Personal kümmern, um solche Patienten unterzubringen.

Online-Terminbuchung

Ein Online-Terminkalender macht die Terminplanung in vielerlei Hinsicht einfacher und bequemer. Diese Art von Software rationalisiert den Terminbuchungsprozess und ermöglicht es Ärzten/Angestellten, Patienteninformationen, Kontaktdaten, Terminnotizen und andere zugehörige Unterlagen an einem zentralen Ort zu speichern. Außerdem werden Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail automatisiert an den Patienten verschickt. Dies verringert das Risiko eines No-Shows, also die Wahrscheinlichkeit, dass ein Patient einen Arzttermin vergisst. Den Stress mit dem Ausfallhonorar kann man sich fortan sparen!

Digitale Anamnese und Patientenaufklärung

Die digitale Anamnese und Patientenaufklärung kann die Verwaltung einer Arztpraxis viel einfacher und effizienter machen. Die Digitalisierung der Patientendaten ermöglicht einen leichten Zugang zu den Informationen und verringert die Menge des in der Praxis anfallenden Papierkrams. Dazu gehören die automatische Führung von Aufzeichnungen, die Beseitigung der manuellen Ablage von Patientenkarten. Per Schnittstelle werden die Daten automatisiert in Ihre Praxissoftware eingepflegt.

Praxissoftware

Die Arztpraxissoftware ist das zentrale Verwaltungssystem der Praxis. In Ihr laufen alle relevanten Daten ein, sodass diese zentral verwaltet werden können. Handelt es sich um eine cloudbasierte Praxissoftware, dann kann der Datenzugriff sogar ortsunabhängig erfolgen. Lediglich ein funktionierender Internetzugang wird benötigt.

Das Praxisverwaltungssystem entlastet die Arztpraxis, indem unter anderem folgende Abläufe unterstützt werden:

• Automatisierung mühsamer Aufgaben
• Terminmanagement
• sichere und schnelle Speicherung von Patientendaten
• Dokumentenverwaltung
• Unterstützung bei der Abrechnung
• Zugang zur Telematikinfrastruktur: Online-Kommunikation mit Mitarbeitern und anderen Gesundheitsdienstleistern, E-Rezept, E-Medikationsplan usw.
• Zugang zu Analysen und Berichten zum Zwecke der Praxisoptimierung

Wer ist für das Praxismanagement verantwortlich?

Das Praxismanagement liegt in der Regel in der Verantwortung des Praxisinhabers oder eines angestellten Praxismanagers/Praxismanagerin, der alle Aspekte des Unternehmens koordinieren und verwalten kann. Er kann dafür verantwortlich sein, die Patientenversorgung zu beaufsichtigen, sicherzustellen, dass das Praxisteam ordnungsgemäß geschult ist, die Finanzen und Budgets zu verwalten und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu gewährleisten.

Was macht ein Praxismanager/Praxismanagerin?

Praxismanager und Praxismanagerinnen sind für den reibungslosen und effizienten Betrieb einer Arztpraxis oder Gesundheitseinrichtung verantwortlich. Er übernimmt Verantwortlichkeiten, wie z. B.:

• Unterstützung des klinischen Personals
• Verwaltung der finanziellen Mittel
• Personalmanagement
• Sicherstellung einer hochwertigen Patientenversorgung
• Umsetzung von Richtlinien und Verfahren, um die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten
• Entwicklung/Implementierung von Patientenabrechnungssystemen
• Beratung bei der strategischen Planung
• Überwachung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Sozialleistungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Leitung des Tagesgeschäfts in der Praxis
• Personaleinsatz-Steuerung
• Organisation von Weiterbildungsmöglichkeiten für das Personal
• Koordinierung der Instandhaltung von Praxisräumen und Medizingeräten
• Zusammenarbeit mit Agenturen zur Entwicklung wirksamer Marketingstrategien
• Pflege von Aufzeichnungen und Dokumenten
• die Sammlung von Daten und die Erstellung von Berichten nach Bedarf

Wie läuft eine Praxismanagement Weiterbildung ab?

Der Prozess der Weiterbildung im Praxismanagement umfasst Kurse unter anderem in den Bereichen Gesundheitstechnologie, Rechtsfragen, medizinische Abrechnung und Kodierung. Zusätzlich müssen die Kandidaten eine Prüfung ablegen, um als Praxismanager/Praxismanagerin zertifiziert zu werden. Außerdem müssen sie unter Umständen bestimmte Kriterien ihres Arbeitgebers oder ihrer Gesundheitseinrichtung erfüllen, um ihre Lizenz aufrechtzuerhalten und mit den Branchentrends Schritt zu halten. Letztlich erfordert der Prozess Engagement und Anstrengung seitens des Arztes; er stellt jedoch sicher, dass er gut ausgestattet ist mit die notwendigen Fähigkeiten, um die Praxis effektiv zu führen.

Neben Tages- und Wochenendkursen gibt es auch Fernstudienangebote, die es Bewerbern ermöglichen, Weiterbildungspunkte zu erwerben. Viele dieser Fernstudiengänge bieten Teilzeittermine an, die es den Teilnehmern ermöglichen, ihr Studium in einen vollen Terminkalender einzubauen. Diese flexiblen Optionen erleichtern es den Ärzten, die eine Niederlassung anstreben, ihren Verpflichtungen im Praxismanagement nachzukommen und dennoch zeit für die Familie und andere Aktivitäten haben.

Wie teuer ist eine Weiterbildung in Praxismanagement?

Eine Praxismanagement Weiterbildung kostet ca. 2.000 bis 5.000 €. Zusatzkosten (Reisekosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten, Lehrbücher, Materialien usw.) können fällig werden. Die Kosten variieren je nach Art des Programms und der gewählten Einrichtung.

Kann man Praxismanagement studieren?

Die Antwort lautet: Ja! Zum Praxismanagement gehört die Entwicklung von Managementfähigkeiten, die Ihnen helfen, eine Praxis zu verstehen und zu führen. Dabei können Sie alles lernen, von der Budgetierung über die Einrichtung von Systemen und die Verwaltung von Mitarbeitern bis hin zur Kommunikation mit Klienten oder Kunden.

Um Praxismanager/Praxismanagerin zu werden, benötigt man in der Regel einen Hochschulabschluss oder Berufsausbildung. Einige Universitäten bieten spezielle Studiengänge für Praxismanagement an. Darüber hinaus gibt es Zertifizierungsprogramme, die von Berufsverbänden für diejenigen angeboten werden, die ihr Wissen über die Grundsätze und Verfahren des Praxismanagements erweitern möchten. Schließlich bevorzugen viele Arbeitgeber aufgrund der Komplexität dieses Bereichs Bewerber mit Zertifizierungen oder Erfahrung im Management von Arztpraxen. Ein Studium und praktische Erfahrungen im Management können daher für das berufliche Fortkommen von großem Vorteil sein.

Ist ein Quereinstieg in das Praxismanagement möglich?

Ein Quereinstieg in das Praxismanagement ist möglich, wobei die Anforderungen für eine solche Position jedoch je nach Funktion und Praxis variieren. Viele Organisationen bevorzugen jedoch die Einstellung von Personen mit Managementkenntnissen einer Praxis. Es ist jedoch auch möglich, dass Personen, die keine Erfahrung im Management von Arztpraxen haben, aus anderen Bereichen des Gesundheitswesens in diesen Bereich einsteigen. In diesen Fällen kann der Arbeitgeber verlangen, dass die betreffende Person eine zusätzliche Praxismanagement Weiterbildung oder Ausbildung absolviert.

Für einen Quereinstieg müssen Interessierte Zeit und Ressourcen in den Erwerb der erforderlichen Qualifikationen investieren. Voraussetzungen sind zumeist eine abgeschlossene Berufs- oder Hochschulausbildung und mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Gesundheitswesen, können allerdings je nach Anbieter variieren.