Businessplan für eine Arztpraxis/Zahnarztpraxis erstellen (lassen)

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Marvin Schön & Christoph Bartram
Geschaftsführung

Was ist ein Businessplan?

Ein Businessplan für eine Arztpraxis oder Zahnarztpraxis ist ein strategisches Dokument, das die Grundlage für die Praxisgründung, Praxisübernahme oder Weiterentwicklung der Praxis bildet. Er beschreibt detailliert die geschäftliche Ausrichtung, die geplante Struktur und die finanziellen Aspekte der Praxis. Für Ärzte und Zahnärzte ist der Businessplan nicht nur ein betriebswirtschaftliches Instrument, sondern auch oft eine Voraussetzung, um eine Praxisfinanzierung (ohne Eigenkapital) in Form von Kreditzusagen durch Banken zu erhalten oder Investoren zu überzeugen.

Warum ist ein Businessplan für eine Arztpraxis wichtig?

Ein Businessplan ist für eine Arztpraxis unerlässlich, da er die Grundlage für eine langfristig erfolgreiche Praxisführung legt. Er dient nicht nur dazu, die Vision und Unternehmensziele der Praxis klar zu definieren, sondern auch, um Investoren, Banken oder andere Geldgeber von der Tragfähigkeit des Vorhabens zu überzeugen.

Besonders bei der Neugründung oder Übernahme einer Praxis müssen die wirtschaftlichen Aspekte sorgfältig geplant werden. Ein Businessplan zeigt auf, wie die Praxis finanziert wird, welche laufenden Kosten anfallen und wann mit einem positiven Cashflow zu rechnen ist. Für Ärzte, die oftmals medizinisch hervorragend ausgebildet sind, ist der Businessplan ein strategisches Werkzeug, um die unternehmerische Seite des Praxisbetriebs zu strukturieren.

Auch bei der Beantragung von Praxiskrediten oder Fördermitteln wird in der Regel ein Businessplan vorausgesetzt, da er die wirtschaftliche Rentabilität der Praxis objektiv darstellt. Darüber hinaus zwingt der Businessplan dazu, sich intensiv mit dem Marktumfeld, der Konkurrenzsituation und den potenziellen Patientenströmen sowie Fachkräftemangel auseinanderzusetzen. Dies hilft, die eigene Position im Markt zu stärken und mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

Zusätzlich schafft ein gut erstellter Businessplan Klarheit über die notwendigen Investitionen in Personal, Ausstattung und Praxisräume. Die Finanzplanung ist dabei der Kern des Plans, da hier die Liquidität der Praxis und die langfristige Rentabilität abgesichert werden.

Letztlich bietet der Businessplan nicht nur externen Stakeholdern wie Banken einen Einblick in die Tragfähigkeit der Praxis, sondern auch dem Arzt selbst eine wertvolle Übersicht, um fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.

Was muss ein Businessplan für eine Arztpraxis enthalten?

Ein guter Businessplan beschreibt klar die Geschäftsidee, definiert die Zielgruppe und analysiert den Markt sowie die Konkurrenz. Er enthält finanzielle Prognosen, erläutert die geplanten Marketingstrategien und beschreibt die Unternehmensstruktur. Der Plan sollte logisch aufgebaut, leicht verständlich und auch für externe Partner, wie Investoren, nachvollziehbar sein.

Executive Summary (Zusammenfassung)

• Kurze, prägnante Übersicht des gesamten Businessplans.
• Erläutert in wenigen Sätzen die Geschäftsidee, Zielsetzung und strategische Ausrichtung der Praxis.
• Betont, was die Praxis einzigartig macht und warum sie erfolgreich sein wird.
• Diese Sektion sollte das Interesse von Investoren oder Banken wecken und einen ersten Eindruck der finanziellen und operativen Planung geben.

Beschreibung der Arztpraxis

• Art der Praxis: Spezialisierung (z. B. Allgemeinmedizin, Kardiologie, Orthopädie, Zahnmedizin) und geplante medizinische Leistungen.
• Rechtsform: Einzelunternehmen, Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), Partnerschaftsgesellschaft (PartG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Praxisform: Einzelpraxis, Berufsausübungsgemeinschaft (BAG, ehemals Gemeinschaftspraxis), Praxisgemeinschaft, Medizinische Versorgungszentren (MVZ)
• Alleinstellungsmerkmale (USP, Unique Selling Proposition): Was hebt Ihre Praxis von anderen ab? Eine besondere medizinische Expertise (Zusatzausbildungen), spezielle Behandlungsangebote oder eine innovative technische Ausstattung?
• Standortanalyse: Beschreibung des Standorts, der Lage und der Zugänglichkeit. Hier sollte auf die demografische Struktur der Region sowie die Konkurrenzsituation eingegangen werden.
• Zielgruppe: Alter, Gesundheitszustand und weitere relevante Merkmale der potenziellen Patienten.

Marktanalyse

• Wettbewerbsanalyse: Welche Praxen gibt es in der Region, wie hoch ist die Konkurrenzdichte? Welche Lücken gibt es im Angebot?
• Patientenpotenzial: Analyse der Nachfrage nach den angebotenen Leistungen in der Region.
• Gesundheitspolitische Entwicklungen: Relevante gesetzliche Rahmenbedingungen und Trends im Gesundheitswesen, die die Praxis beeinflussen könnten.

Praxisorganisation und Management

• Personalplanung: Anzahl der Mitarbeiter (Ärzte, medizinisches Fachpersonal, Verwaltung), Qualifikationen, Gehälter und mögliche Fortbildungen.
• Praxismanagement: Organisation der Patientenversorgung, Online-Terminplanung und Verwaltungsprozesse.
• Technische Ausstattung: Bedarf an medizinischen Geräten und IT-Systemen (z. B. Praxissoftware, PACS-System usw.).

Leistungs- und Angebotsstrategie

• Dienstleistungen und Therapien: Welche spezifischen medizinischen Leistungen werden angeboten? Hier sollten auch Spezialisierungen und innovative Therapieansätze hervorgehoben werden.
• Preispolitik: Wenn relevant, wie erfolgt die Preisgestaltung der angebotenen Leistungen? Bei kassenärztlichen Leistungen ist dies weniger relevant, für private Zusatzleistungen jedoch schon.
• Marketing- und Vertriebsstrategie: Wie werden Patienten gewonnen? Welche Praxismarketing-Kanäle werden genutzt (z. B. Empfehlungen, Online-Marketing, Arztbewertungsportale)? Ein Fokus auf digitale Reichweite ist heute ebenfalls entscheidend.
• Kooperation mit Apotheken, Laboren und weiteren Gesundheitsdienstleistern (im Rahmen des Gesetzes)
• Praxisimage: Wie möchten Sie, dass Ihre Praxis von außen wahrgenommen wird? Eine klare Corporate Identity hilft dabei, sich im Wettbewerbsumfeld abzuheben.

Finanzplanung

• Investitionsbedarf: Auflistung der einmaligen und laufenden Kosten, wie z. B. Anschaffung von Geräten, Praxisumbau, IT-Infrastruktur, Praxissoftware.
• Kostenstruktur: Laufende Kosten für Miete, Gehälter, Versicherungen, Material, Marketing und andere betriebliche Ausgaben.
• Umsatzplanung: Projektion der erwarteten Einnahmen durch Patienten, eventuell unterteilt in Kassenpatienten, Privatpatienten und Zusatzleistungen.
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Kalkulation der erwarteten Gewinne oder Verluste in den ersten Jahren.
• Liquiditätsplanung: Sicherstellung, dass die Praxis jederzeit zahlungsfähig ist. Besonders in der Anfangsphase ist die Liquiditätsplanung wichtig, da die Einnahmen oft langsamer fließen als erwartet.
• Break-Even-Analyse: Ab welchem Zeitpunkt deckt die Praxis ihre Kosten und arbeitet profitabel?

Risikoanalyse

• Marktrisiken: Mögliche Risiken durch Wettbewerb, gesetzliche Änderungen oder Patientenverhalten.
• Betriebsrisiken: Risiken im Bereich Personal (z. B. Krankheitsausfälle), Technik (z. B. Ausfall von Geräten) oder Finanzen (z. B. Liquiditätsengpässe).
• Strategien zur Risikominimierung: Maßnahmen, die ergriffen werden, um identifizierte Risiken zu minimieren.

Zeit- und Meilensteinplanung

• Gründungsphase: Wichtige Meilensteine bis zur Eröffnung der Praxis (z. B. Genehmigungen, Umbauten, Anschaffungen).
• Betriebsphase: Zeitliche Planung von Personalaufbau, Patientenakquise und Steigerung der Auslastung der Praxis.

Anhang

• Lebenslauf des Praxisinhabers: Relevante berufliche und akademische Qualifikationen des Arztes.
• Zertifikate und Zulassungen: Ggf. Nachweise über die kassenärztliche Zulassung und relevante Fortbildungen.
• Verträge und Gutachten: Eventuelle Mietverträge, Gutachten zur Praxisübernahme, etc.
• Finanzielle Prognosen und Berechnungen: Detaillierte Kalkulationen zur Finanzplanung.

Wie lange braucht man für einen Businessplan?

Insgesamt kann die Erstellung eines Businessplans für eine Arztpraxis oder Zahnarztpraxis zwischen 6 Wochen und 3 Monaten dauern. Eine schnellere Fertigstellung ist möglich, wenn bereits Vorlagen oder Vorarbeiten vorhanden sind, aber die gründliche Auseinandersetzung mit den finanziellen und strategischen Aspekten der Praxis sollte nicht überstürzt werden.

Die Dauer für die Erstellung eines Businessplans hängt stark von der Komplexität der geplanten Praxis, der Verfügbarkeit von Daten und der Erfahrung des Erstellers ab. Folgende Faktoren beeinflussen den Zeitaufwand:

1. Vorbereitung und Recherche (1-4 Wochen)
   1. Die Marktforschung, Konkurrenzanalyse und Standortanalyse nehmen viel Zeit in Anspruch, da detaillierte Daten über den lokalen Gesundheitsmarkt, die demografische Entwicklung und potenzielle Patienten gesammelt werden müssen. Eine gründliche Vorbereitung bildet die Grundlage für den Businessplan und kann bis zu vier Wochen dauern.
2. Finanzplanung und Kostenkalkulation (2-6 Wochen)
   1. Die Kalkulation der laufenden Kosten (Miete, Personal, Versicherungen) sowie die Erstellung von Finanzprognosen und einer Liquiditätsplanung erfordert Sorgfalt und kann je nach Komplexität der Praxis mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Auch das Einholen von Angeboten für medizinische Geräte und Ausstattung kann zeitaufwendig sein, sofern Sie Ihre Angebote nicht über Medizinio einholen.
3. Erstellung des Businessplans (2-4 Wochen)
   1. Die eigentliche Schreibarbeit, also das Zusammenstellen der verschiedenen Abschnitte (Executive Summary, Marktanalyse, Finanzplanung, etc.), dauert in der Regel 2 bis 4 Wochen. Dieser Prozess kann beschleunigt werden, wenn Vorlagen verwendet werden, sollte aber dennoch ausreichend Zeit für individuelle Anpassungen bieten.
4. Feedback und Überarbeitung (1-3 Wochen)
   1. Nachdem der Businessplan erstellt ist, sollte er von Experten (z. B. Steuerberater, Unternehmensberater oder Bankberater) überprüft werden. Die Überarbeitung auf Basis von Feedback und die Anpassung an die spezifischen Anforderungen der Geldgeber oder Investoren kann ebenfalls mehrere Wochen in Anspruch nehmen.

Kosten eines Businessplans

Die Kosten für die Erstellung eines Businessplans variieren stark, abhängig davon, ob Sie den Plan selbst erstellen oder professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen. Ein selbst erstellter Businessplan kann auf den ersten Blick kostengünstig erscheinen, erfordert jedoch umfangreiche Recherche und detailliertes betriebswirtschaftliches Wissen. Der Zeitaufwand ist dabei nicht zu unterschätzen – insbesondere für Ärzte, deren Fokus normalerweise auf der medizinischen Arbeit liegt.

Kosten bei Eigenanfertigung

Wenn Sie den Businessplan selbst erstellen, sind die direkten Kosten meist gering. Es fallen eventuell Ausgaben für Software oder Vorlagen an, die online erhältlich sind. Solche Vorlagen kosten in der Regel zwischen 50 und 150 €, bieten jedoch oft nur einen allgemeinen Rahmen und sind nicht auf die spezifischen Anforderungen einer Arztpraxis zugeschnitten.

Der eigentliche „Kostenfaktor“ bei der Eigenanfertigung ist jedoch die investierte Zeit. Eine fundierte Marktanalyse, realistische Finanzplanung und die Berücksichtigung rechtlicher Aspekte können sehr zeitintensiv sein. Diese Zeit könnte produktiver in die Vorbereitung der Praxiseröffnung oder die Patientenversorgung investiert werden.

Kosten für professionelle Erstellung

Entscheiden Sie sich für die Beauftragung eines Medizinio-Experten – sei es ein Steuerberater, ein Unternehmensberater oder ein spezialisiertes Beratungsunternehmen für medizinische Praxen –, müssen Sie mit deutlich höheren Kosten rechnen. Die Preise variieren je nach Anbieter und Komplexität des Vorhabens. In der Regel liegen die Kosten für einen professionell erstellten Businessplan zwischen 1.500 und 5.000 €.

Steuerberater, die auf medizinische Berufe spezialisiert sind, können neben der Erstellung des Businessplans auch umfassende Finanzanalysen und Prognosen erstellen. Diese Dienstleistungen sind besonders wertvoll, wenn es um die Absicherung der Rentabilität und die Liquiditätsplanung geht.

Der Vorteil bei der professionellen Erstellung liegt in der Qualität und Präzision des Businessplans. Experten können gezielt auf die speziellen Herausforderungen einer Arztpraxis eingehen und sorgen dafür, dass der Plan alle Anforderungen von Banken und Investoren erfüllt.

Obwohl die Erstellung eines Businessplans durch einen Berater zunächst teurer erscheint, kann dies langfristig Einsparungen und wirtschaftliche Vorteile bringen. Ein maßgeschneiderter Plan minimiert das Risiko von Fehlinvestitionen und ineffizienten Geschäftsentscheidungen. Zudem erleichtert ein professioneller Businessplan die Kreditzusagen durch Banken, da er fundierter und überzeugender ist als eine standardisierte Vorlage.

Häufige Fehler beim Erstellen eines Businessplans

• Unzureichende Marktanalyse
  • Viele Gründer unterschätzen die Bedeutung einer fundierten Marktanalyse. Ohne ein klares Verständnis von Wettbewerbern, der regionalen Patientennachfrage und dem allgemeinen Marktumfeld besteht das Risiko, dass die Praxis nicht den gewünschten Zulauf erreicht. Eine oberflächliche Analyse führt häufig zu falschen Entscheidungen hinsichtlich Standort und Angebot.
  • Typische Probleme:
    • Fehlende Betrachtung der Konkurrenzsituation.
    • Unklare Daten zur Patientenzielgruppe und Nachfrageentwicklung.
    • Unterschätzung des Wettbewerbsdrucks in der Region.
• Falsche Annahmen zum Markt
  • Oft wird das Marktpotenzial überschätzt, sei es durch falsche Annahmen über die Attraktivität des Standorts oder das “Kaufverhalten” der Patienten. Dies führt schnell zu Diskrepanzen zwischen den erwarteten und den tatsächlich erzielten Einnahmen.
  • Häufige Fehler:
    • Überschätzung der Standortvorteile ohne fundierte Analyse.
    • Falsche Annahmen über die Bedürfnisse der Patienten.
    • Vernachlässigung externer Einflüsse wie gesetzliche Änderungen im Gesundheitswesen.
• Fehlerhafte Finanzplanung
  • Eine unrealistische Finanzplanung gehört zu den größten Risiken bei der Gründung einer Praxis. Zu optimistische Annahmen über Umsätze und die Unterschätzung laufender Kosten wie Mieten, Personalausgaben und Betriebsmittel führen oft zu finanziellen Engpässen. 
  • Typische Schwächen:
    • Nicht realistische Prognosen zu Einnahmen und Ausgaben.
    • Fehlende Puffer für unerwartete Kosten.
    • Vernachlässigung der Liquiditätsplanung, was zu kurzfristigen finanziellen Problemen führt.
• Unzureichende Ausrichtung auf Patientenbedürfnisse
  • Oft wird die Bedeutung der Patientenorientierung unterschätzt. Ein Businessplan muss klar auf die Bedürfnisse der Zielgruppe eingehen. Erfolgreiche Arztpraxen verstehen ihre Patienten, passen das Leistungsspektrum an und setzen auf durchdachte Marketingstrategien, um Patienten zu gewinnen und zu binden.
  • Versäumnisse:
    • Fehlende Analyse der Erwartungen und Wünsche der Patienten.
    • Kein klarer Fokus auf Patientenakquise und -bindung.
    • Vernachlässigung von Marketingmaßnahmen, um neue Patienten zu erreichen.
• Übermäßiges Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten
  • Ein weiteres Problem bei der Erstellung eines Businessplans ist die Selbstüberschätzung. Viele Gründer unterschätzen den Aufwand und verzichten auf professionelle Beratung in betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Fragen. Dies kann zu gravierenden Fehlern führen, die später schwer zu korrigieren sind.
  • Folgen:
    • Verzicht auf externe Beratung durch Experten.
    • Fehlende Beachtung rechtlicher Anforderungen.
    • Unzureichende Flexibilität, um auf Veränderungen zu reagieren.

Was gehört nicht in einen Businessplan?

• Zu detaillierte medizinische Fachbeschreibungen
  • Ein Businessplan sollte sich auf die betriebswirtschaftliche Seite konzentrieren, nicht auf detaillierte Erklärungen medizinischer Verfahren. Fachspezifische Details sind für potenzielle Investoren oder Banken oft nicht relevant, da sie die wirtschaftliche Tragfähigkeit der Praxis weniger beeinflussen.
• Persönliche Geschichten oder emotionale Argumente
  • Während eine kurze Vorstellung des Praxisgründers und dessen Qualifikationen wichtig ist, gehören persönliche Geschichten, Motivationen oder emotionale Argumente nicht in den Businessplan. Investoren und Banken interessieren sich eher für harte Fakten und wirtschaftliche Prognosen als für persönliche Beweggründe.
• Unrelevante oder überflüssige Statistiken
  • Es ist wichtig, Marktdaten und finanzielle Projektionen einzufügen, aber nur solche, die für die Praxis und ihre Zielgruppe relevant sind. Zu viele allgemeine oder irrelevante Statistiken können den Plan überfrachten und vom Wesentlichen ablenken.
• Unrealistische oder vage Ziele
  • Ziele, die nicht konkret oder messbar sind, gehören nicht in den Businessplan. Aussagen wie „Wir wollen die beste Praxis in der Region werden“ sind zu ungenau. Stattdessen sollten klare, erreichbare und messbare Ziele formuliert werden, die den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis unterstützen.
• Langwierige rechtliche oder regulatorische Erläuterungen
  • Es ist wichtig, dass der Businessplan zeigt, dass alle rechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden, aber lange, detaillierte Erläuterungen der gesundheitspolitischen oder rechtlichen Rahmenbedingungen sind unnötig. Diese Informationen sollten nur auf ihre Praxisanwendung reduziert werden.
• Technische Details zur Praxisausstattung
  • Angaben über benötigte Geräte und Ausstattungen sind wichtig, um den Investitionsbedarf zu skizzieren. Allerdings gehören technische Spezifikationen wie Produkthandbücher oder tiefgehende technische Erklärungen nicht in den Businessplan. Stattdessen sollte auf die betriebswirtschaftlichen Aspekte der Anschaffungen fokussiert werden.
• Vertrauliche oder private Informationen
  • Ein Businessplan sollte keine sensiblen persönlichen Informationen enthalten, wie z. B. private finanzielle Details des Praxisgründers, die nicht für die Beurteilung der Praxisrealisierung relevant sind. Vertrauliche Daten sollten getrennt vom Businessplan behandelt werden.

FAQ

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