Was ist eine Abrechnungsstelle im Gesundheitswesen?

Eine Abrechnungsstelle (Abrechnungsdienstleister, Abrechnungsservice, Abrechnungszentrum) im Gesundheitswesen ist ein kostenpflichtiger Dienstleister für Leistungserbringer (Ärzte, Zahnärzte, Hebammen, Pfleger usw.), der die Abrechnung mit den Kostenträgern (Krankenkasse, Pflegekasse, der Patient selbst usw.) übernimmt. Gegenstand der Abrechnung können bspw. individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL), Physiotherapie oder Krankenfahrten sein. Dementsprechend kann die Privatabrechnung sowohl Privatpatienten als auch Kassenpatienten betreffen. Der Arbeitsaufwand der Ihnen bei der eigenständigen Privatliquidation nach GOÄ/GOZ entstehen würde, kann Ihnen eine Abrechnungsstelle vollständig abnehmen.

Auch wenn die privatärztlichen Verrechnungsstellen (PVS) mit ihrer Namensgebung einen anderen Eindruck erwecken könnten, gibt es durchaus noch viele weitere Anbieter. Der Leistungsumfang der PVS ist mit dem der anderen vergleichbar, jedoch sind diese als Genossenschaft oder ärztlich geleitete Vereine organisiert. Jede PVS wirtschaftet selbstständig, allerdings haben sich alle 11 PVS zum PVS-Verband zusammengeschlossen.

Warum schalten viele Praxen Abrechnungsstellen ein?

Arztpraxen schalten Abrechnungsstellen ein, damit sie sich nicht um den komplexen  Abrechnungsprozess inkl. Mahnwesen, Kommunikation mit Steuerberater/Wirtschaftsprüfer  und Co. kümmern müssen und so mehr Zeit für wichtigere Dinge freischaufeln können. Schließlich sollte der Patient im Fokus stehen und nicht der Verwaltungsaufwand oder das Suchen nach der passenden GOÄ-Ziffer. Zudem erfordert der Beruf des Arztes eine kontinuierliche medizinische Weiterbildung und die Praxisorganisation sowie das Personalmanagement wollen gut geplant sein – das alles sind nicht zu unterschätzende Zeit- und Nervenfresser. Ein privatärztliche Abrechnungsstelle hilft Ihnen dabei, Ihren Praxisalltag effizienter zu gestalten.

Wählen Sie nicht die Abrechnungsstelle, sondern die Selbstabrechnung, dann bedeutet dies einen hohen administrativen Aufwand. Es muss ausreichend Praxispersonal vorhanden sein und der gesamte Abrechnungsprozess muss in die internen Prozesse integriert werden. Wenn Sie sich dazu entscheiden, die GOÄ-Abrechnung selbst zu übernehmen, dann kann durchaus mal ein langwieriger Mahnprozess dabei sein. Vertrauen Sie hingegen Ihrer MFA den Abrechnungsprozess an, dann bedenken Sie, dass sie auch mal krank oder im Urlaub sein kann. Ein medizinischer Abrechnungsdienst übernimmt in der Regel nicht nur die Abrechnung, sondern auch das Mahnwesen inkl. Inkasso ohne Krankheits- oder Urlaubstage für Sie.

Ein Abrechnungsdienstleister hat das nötige juristische Wissen und die langjährige Erfahrung, um Privatliquidationen korrekt zu erstellen. Dass ein Abrechnungszentrum eine Frist versäumt, ist ausgeschlossen. Dass ein Arzt im Praxisalltag mal vergisst, eine Frist einzuhalten, ist nicht auszuschließen. Zusätzlich können Abrechnungsdienstleister Ihre Privatliquidation optimieren, da Sie über die Feinheiten und Kniffligkeiten Bescheid wissen. Wussten Sie, dass Sie nach der Behandlung eines unruhigen Patienten diese als GOÄ Faktor Begründung deklarieren können? Je höher der Steigerungssatz, desto mehr verdienen Sie pro Leistung. Mit einer Abrechnungsstelle können Sie finanziell profitieren.

Ärzte, die schnell über Liquidität verfügen möchten, wählen eine Abrechnungsstelle mit Vorfinanzierung. Das bedeutet, dass Sie im Zuge Ihrer Honorarabrechnung unabhängig von der Zahlungsmoral des Patienten nicht auf Ihre Liquidität warten müssen. Ihnen wird der offene Betrag umgehend vom Abrechnungsdienstleister überwiesen. Ebenso bieten die meisten Abrechnungszentren Ausfallschutz an. Mit dem Ausfallschutz sind Sie gegen einen potenziellen Zahlungsausfall abgesichert.

Welche Aufgaben übernimmt eine Abrechnungsstelle?

• Korrespondenz
• Kontoführung
• Überprüfung von Zahlungseingängen
• rechtskonforme Rechnungsstellung
• Plausibilitätsprüfung 
• Honorar- und Forderungsmanagement
• Mahnwesen
• Kommunikation mit den Kostenträgern
• Je nach Abrechnungsdienstleister: Vorfinanzierung und Honorarausfallschutz

Die 3 Abrechnungsmodelle der Abrechnungsdienstleister: Honorarmanagement vs. Vorfinanzierung vs. Factoring

Selbstabrechnung oder Abrechnungsdienstleister beauftragen?

Abrechnungs-Typ	Vorteile	Nachteile
Abrechnungsdienstleister	rechtskonforme Fakturierung Entlastung bei Abrechnung und Verwaltung verschafft mehr Zeit für andere Dinge sofortige Liquidität und Ausfallschutz bei Vorfinanzierung oder Factoring kürzere Abrechnungsintervalle	kostenpflichtig Herausgabe von Patientendaten
Selbstabrechnung	Aufbau von internem Know-how individuelle Rücksichtnahme auf Patientenwünsche bei Arztrechnungen kostenlos Keine Einsicht von Patientendaten durch Dritte eigenständige Steuerung d. Abrechnungsprozesses	Fehler bei der Abrechnung wahrscheinlicher verzögerte Liquidität hoher Arbeitsaufwand (Zahlungseingänge überprüfen, Mahnungen erstellen usw.)

Was kostet eine Abrechnungsstelle?

Die Kosten einer Abrechnungsstelle werden durch 4 Faktoren beeinflusst:

• Anzahl der Rechnungen (Scheine) pro Monat
• Durchschnittlicher Rechnungsbetrag bzw. Höhe des Abrechnungsvolumens
• Ausfallrisiko
• Auswahl des Abrechnungsmodells

Pauschalpreise werden auf den jeweiligen Websites der Abrechnungsdienstleister nicht veröffentlicht. Individuelle Angebote müssen sich Ärzte durch direkte Kontaktaufnahme einholen. Allerdings stellen einige Anbieter Kostenrechner zur Verfügung, anhand derer man seine individuell erwartbaren Kosten durchrechnen kann. Je nach Dienstleister, Servicepaket und Branche können Extrakosten pro Schriftstück (Abrechnung, Mahnung usw.) anfallen. Bei einigen Anbietern können Sie eine kostenlose Testphase ohne Gebühren von bis zu 3 Monaten buchen. Die Kosten für eine Abrechnungsstelle sind als Betriebsausgabe steuerlich voll absetzbar.

Wie finde ich die richtige Abrechnungsstelle für meine Arztpraxis? Welche Anbieter gibt es?

Zunächst stellt sich die Frage, ob Sie überhaupt eine Abrechnungsstelle benötigen oder ob für Ihre Arztpraxis eine fest- oder teilzeitangestellte Abrechnungshelferin nicht sinnvoller wäre. Benötigen Sie neben der Abrechnung auch Unterstützung im Praxisalltag (Rezeption usw.), dann ist womöglich Letzteres die bessere Wahl.

Entscheiden Sie sich dafür, Ihr Honorarmanagement auszulagern, dann müssen Sie zwischen einer selbständig externen Abrechnungshelferin oder einer größeren Abrechnungsstelle wählen. Holen Sie sich Angebote ein und vergleichen Sie die Kosten. Für sehr sicherheitsbewusste Ärzte eignet sich allerdings nur das Factoring inkl. Vorfinanzierung und Ausfallschutz. Diese Leistungen bietet u. U. nicht jeder Anbieter an.

Der nachfolgende Vergleich der Abrechnungsstellen kann Ihnen bei der Suche behilflich sein. Die Tabelle ist nicht allumfassend und nennt lediglich einige Beispiele. Alternativ stellen Sie einfach eine kostenlose Anfrage an uns und wir helfen Ihnen!

Leistung	dgpar GmbH	Kölner Abrechnungsdienst Heiartz & Vogel oHG	mediserv Bank GmbH	Dr. Meindl u. Partner Verrechnungsstelle GmbH
Honorarmanagement	Ja	Ja	Ja	Ja
Vorfinanzierung	Ja	Ja	Ja	Ja
Factoring (Ausfallschutz)	Ja	Nein	Ja	Nein
Mahnwesen	Ja	Ja	Ja	Ja
Zielgruppen	Arztpraxen, MVZ, Kliniken, Chefärzte, Gesundheitskonzerne, Labore, Physio- und Rehapraxen	Arztpraxen, Mediziner, Heilpraktiker, MVZ, Labor, Zytologen	Arztpraxen, Chefärzte, Kliniken	Arztpraxen, MVZ, Kliniken, Chefärzte, Zahnärzte, Physio- und Rehapraxen, Heilpraktiker, Zahnärzte
Kosten	Auf Anfrage	Auf Anfrage	Auf Anfrage	Auf Anfrage

Alternativen zur Abrechnungsstelle

Um die Alternativen zur Abrechnungsstelle aufzuzeigen, ist es wissenswert, zwischen folgenden Optionen zu unterscheiden:

• interne Abrechnung
  • Abrechnungshelferin in Festanstellung
• externe Abrechnung
  • externe Abrechnungshelferin
  • Abrechnungsstelle

Möchten Sie die Abrechnung nicht selber machen, aber trotzdem praxisintern regeln, dann müssen Sie eine Abrechnungshelferin anstellen. Die Vollzeitstelle (40 Stunden/Woche) der Festangestellten kann gesplittet werden. Denkbar ist, dass die Mitarbeiterin etwa 20 – 30 Stunden als Empfangsmitarbeiterin und 10 – 20 Stunden als Abrechnungshelferin eingesetzt wird. Ebenso möglich ist, dass die Hilfskraft nicht in Vollzeit, sondern nur in Teilzeit angestellt wird.

Aufgrund des vorherrschenden MFA-Mangels, bietet sich alternativ eine Abrechnungsstelle oder eine selbstständige, externe Abrechnungshelferin/Abrechnungsbüro an. Diese Arbeit wird, wenn nicht anders vereinbart, grundsätzlich nicht in Ihren Praxisräumen stattfinden.

Abrechnung durch:	Vorteile	Nachteile
interne Abrechnungshelferin	flexibel einsetzbar, auch als Rezeptionistin hohe Kontrolle und jederzeit Zugriff auf Daten, da die Hilfskraft vor Ort in der Arztpraxis arbeitet Stärkung der Patientenbindung: Abrechnungshelferin hat direkten Patientenkontakt, was vor allem bei Rückfragen zur Rechnung von Vorteil ist Schaffung einer familiären und patientenorientierten Corporate Identity	Fixe Zahlung von Gehalt, Lohnnebenkosten und ggf. Weiterbildung keine Abrechnung bei Krankheit, Urlaub, Kündigung oder Weiterbildung kosten- und zeitintensive Suche nach Ersatz im Falle von Krankheit usw. relativ hoher Einarbeitungsaufwand z. B. in die Praxissoftware Durchsetzungsfähigkeit bei Honorarforderungen insb. bei Mahnprozessen abhängig vom Charakter
externe Abrechnungshelferin oder Abrechnungsstelle	Nur die Abrechnungsleistung wird bezahlt. Keine Arbeitsausfall-Zahlung bei Krankheit usw. Arbeitsausfall bei einem Abrechnungsbüro mit mehreren Mitarbeitern ausgeschlossen effiziente Planung der benötigten Arbeitsstunden je nach Anzahl der Rechnungen möglich Abrechnungsdienstleistung kann von der Steuer abgesetzt werden hohes juristisches Verständnis und Erfahrung ggf. Vorfinanzierung und Honorar-Ausfallschutz	Abgabe von Kontrolle und Patientendaten Distanzierte Patientenbindung

Ist eine Abrechnungsstelle besser als eine interne Abrechnungshelferin?

Tendenziell besitzt eine professionelle Abrechnungsstelle oder Abrechnungsdienstleister mehr Know-how als eine interne Praxismitarbeiterin. Während die interne Abrechnungshelferin neben der Abrechnung u. U. noch die Rezeptionsarbeit übernimmt oder gar nur in Teilzeit angestellt ist, liegt der Fokus bei Abrechnungsdienstleistern vollumfänglich auf dem Honormanagement. Die Qualifikation für juristisch konforme und optimierte Privatliquidationen ist bei einer externen Hilfskraft durch regelmäßige Weiterbildungen eher gegeben, als es die Zeit bei einer internen Mitarbeiterin zulässt.

FAQ: Häufig gestellte Fragen

Was macht die PVS?

Die Privatärztlichen Verrechnungsstellen (PVS) sind Dienstleister, die die Honorarabrechnung für Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker und andere Mediziner bzw. Einrichtungen des Gesundheitssystems (Arztpraxen, MVZ, Klinik usw.) übernehmen. Die PVS übernehmen neben dem Forderungsmanagement nach den Gebührenordnungen GOÄ, GOZ, GebüH und weiteren zusätzlichen Aufgaben wie z. B. das Mahnwesen sowie Inkasso. Derzeit gibt es 13 regionale PVS, wobei alle Abrechnungsstellen dem Verband der Privatärztlichen Verrechnungsstellen e. V. zugehörig sind.

Gibt es Alternativen zur PVS?

Ja, neben den PVS gibt es auch alternative Abrechnungsdienstleister. Diese sind hinsichtlich der Leistung vergleichbar mit den PVS.

Was ist Vorfinanzierung der Privatliquidation für Ärzte?

Die Vorfinanzierung bei Privatliquidationen bringt den Vorteil mit sich, dass Ärzte unmittelbar nach Rechnungsstellung über die Liquidität verfügen. Ärzte müssen nicht auf ihr Honorar  warten, denn die Überweisung des Rechnungsbetrages erfolgt von der Abrechnungsstelle vorab. Die Vorfinanzierung ist für den Kunden allerdings teurer als das einfache Honorarmanagement.

Was ist der Unterschied zwischen unechtem und echtem Factoring?

Der Hauptunterschied zwischen unechtem und echtem Factoring ist die Übernahme des Ausfallrisikos (Delkredererisiko) durch den Abrechnungsdienstleister. Beim unechten Factoring (Recourse Factoring) hat die Abrechnungsstelle das Recht, den Forderungsverkauf rückabzuwickeln. Dies kann z. B. bei der Zahlungsunfähigkeit des Patienten (Schuldner, Debitor) der Fall sein. Echtes Factoring (Non-Recourse Factoring) hat den Vorteil, dass das Delkredererisiko vom Factor (die Abrechnungsstelle) getragen wird. Allerdings ist das echte Factoring für den Kunden (der Arzt) die teuerste Abrechnungsdienstleistung von allen.

Was ist Ausfallschutz im echten Factoring?

Der Ausfallschutz im echten Factoring bezeichnet die Absicherung gegen Zahlungsausfälle bei der Privatliquidation. Das Ausfallrisiko (Delkredererisiko) trägt der Factor (die Abrechnungstelle) ohne Regress zu 100 % bis zur Höhe des Debitorenlimits. Der bonitätsrisiko-tragende Abrechnungsdienstleister zahlt dem Arzt das geforderte Honorar auch dann, wenn der Patient zahlungsunfähig ist. Echtes Factoring mit Ausfallschutz ist für den Kunden (Arzt) teurer, als die einfache Honorarabrechnung oder die Vorfinanzierung.

Was ist ein Absetzungsschreiben?

Eine schriftliche Begründung der Kostenträger über Kürzung oder Nichtzahlung der eingereichten Rechnung.