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Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist eine Abrechnungsstelle im Gesundheitswesen?
  2. Warum schalten viele Praxen Abrechnungsstellen ein?
  3. Welche Aufgaben übernimmt eine Abrechnungsstelle?
  4. Die 3 Abrechnungsmodelle der Abrechnungsdienstleister: Honorarmanagement vs. Vorfinanzierung vs. Factoring
  5. Selbstabrechnung oder Abrechnungsdienstleister beauftragen?
  6. Was kostet eine Abrechnungsstelle?
  7. Wie finde ich die richtige Abrechnungsstelle für meine Arztpraxis? Welche Anbieter gibt es?
  8. Alternativen zur Abrechnungsstelle
  9. Ist eine Abrechnungsstelle besser als eine interne Abrechnungshelferin?
  10. FAQ: Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Abrechnungsstelle im Gesundheitswesen?

Eine Abrechnungsstelle (Abrechnungsdienstleister, Abrechnungsservice, Abrechnungszentrum) im Gesundheitswesen ist ein kostenpflichtiger Dienstleister für Leistungserbringer (Ärzte, Zahnärzte, Hebammen, Pfleger usw.), der die Abrechnung mit den Kostenträgern (Krankenkasse, Pflegekasse, der Patient selbst usw.) übernimmt. Gegenstand der Abrechnung können bspw. individuelle Gesundheitsleistungen (IGeL), Physiotherapie oder Krankenfahrten sein. Dementsprechend kann die Privatabrechnung sowohl Privatpatienten als auch Kassenpatienten betreffen. Der Arbeitsaufwand der Ihnen bei der eigenständigen Privatliquidation nach GOÄ/GOZ entstehen würde, kann Ihnen eine Abrechnungsstelle vollständig abnehmen.

Auch wenn die privatärztlichen Verrechnungsstellen (PVS) mit ihrer Namensgebung einen anderen Eindruck erwecken könnten, gibt es durchaus noch viele weitere Anbieter. Der Leistungsumfang der PVS ist mit dem der anderen vergleichbar, jedoch sind diese als Genossenschaft oder ärztlich geleitete Vereine organisiert. Jede PVS wirtschaftet selbstständig, allerdings haben sich alle 11 PVS zum PVS-Verband zusammengeschlossen.

Warum schalten viele Praxen Abrechnungsstellen ein?

  • Steigerung der Effizienz durch Einsparung von Zeit und Nerven
  • der ohnehin schon hohe Organisations- und Verwaltungsaufwand einer Arztpraxis wird entlastet
  • Vorteile durch rechtssichere und finanziell optimierte Privatliquidationen inkl. Mahnwesen und Inkasso
  • sofortige Liquidität durch Vorfinanzierung
  • kein Risiko eines Zahlungsausfalles durch Honorar-Ausfallschutz

Ärztin im Stress
Eine Abrechnungsstelle kann Sie beim Honorar- und Forderungsmanagement unterstützen und entlasten.

Arztpraxen schalten Abrechnungsstellen ein, damit sie sich nicht um den komplexen  Abrechnungsprozess inkl. Mahnwesen, Kommunikation mit Steuerberater/Wirtschaftsprüfer  und Co. kümmern müssen und so mehr Zeit für wichtigere Dinge freischaufeln können. Schließlich sollte der Patient im Fokus stehen und nicht der Verwaltungsaufwand oder das Suchen nach der passenden GOÄ-Ziffer. Zudem erfordert der Beruf des Arztes eine kontinuierliche medizinische Weiterbildung und die Praxisorganisation sowie das Personalmanagement wollen gut geplant sein – das alles sind nicht zu unterschätzende Zeit- und Nervenfresser. Ein privatärztliche Abrechnungsstelle hilft Ihnen dabei, Ihren Praxisalltag effizienter zu gestalten.

Wählen Sie nicht die Abrechnungsstelle, sondern die Selbstabrechnung, dann bedeutet dies einen hohen administrativen Aufwand. Es muss ausreichend Praxispersonal vorhanden sein und der gesamte Abrechnungsprozess muss in die internen Prozesse integriert werden. Wenn Sie sich dazu entscheiden, die GOÄ-Abrechnung selbst zu übernehmen, dann kann durchaus mal ein langwieriger Mahnprozess dabei sein. Vertrauen Sie hingegen Ihrer MFA den Abrechnungsprozess an, dann bedenken Sie, dass sie auch mal krank oder im Urlaub sein kann. Ein medizinischer Abrechnungsdienst übernimmt in der Regel nicht nur die Abrechnung, sondern auch das Mahnwesen inkl. Inkasso ohne Krankheits- oder Urlaubstage für Sie.

Ein Abrechnungsdienstleister hat das nötige juristische Wissen und die langjährige Erfahrung, um Privatliquidationen korrekt zu erstellen. Dass ein Abrechnungszentrum eine Frist versäumt, ist ausgeschlossen. Dass ein Arzt im Praxisalltag mal vergisst, eine Frist einzuhalten, ist nicht auszuschließen. Zusätzlich können Abrechnungsdienstleister Ihre Privatliquidation optimieren, da Sie über die Feinheiten und Kniffligkeiten Bescheid wissen. Wussten Sie, dass Sie nach der Behandlung eines unruhigen Patienten diese als GOÄ Faktor Begründung deklarieren können? Je höher der Steigerungssatz, desto mehr verdienen Sie pro Leistung. Mit einer Abrechnungsstelle können Sie finanziell profitieren.

Ärzte, die schnell über Liquidität verfügen möchten, wählen eine Abrechnungsstelle mit Vorfinanzierung. Das bedeutet, dass Sie im Zuge Ihrer Honorarabrechnung unabhängig von der Zahlungsmoral des Patienten nicht auf Ihre Liquidität warten müssen. Ihnen wird der offene Betrag umgehend vom Abrechnungsdienstleister überwiesen. Ebenso bieten die meisten Abrechnungszentren Ausfallschutz an. Mit dem Ausfallschutz sind Sie gegen einen potenziellen Zahlungsausfall abgesichert.

Sie rechnen nicht nur privatärztliche, sondern auch kassenärztliche Leistungen ab? Dann informieren Sie sich hier über die EBM und GOÄ Abrechnung in der Arztpraxis.

Welche Aufgaben übernimmt eine Abrechnungsstelle?

  • Korrespondenz
  • Kontoführung
  • Überprüfung von Zahlungseingängen
  • rechtskonforme Rechnungsstellung
  • Plausibilitätsprüfung 
  • Honorar- und Forderungsmanagement
  • Mahnwesen
  • Kommunikation mit den Kostenträgern
  • Je nach Abrechnungsdienstleister: Vorfinanzierung und Honorarausfallschutz
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Die 3 Abrechnungsmodelle der Abrechnungsdienstleister: Honorarmanagement vs. Vorfinanzierung vs. Factoring

Wenn Sie sich für eine Abrechnungsstelle entscheiden, dann eins der folgenden 3 Abrechnungsmodelle wählen:

  • Honorarabrechnung
  • Honorarabrechnung mit Vorfinanzierung
  • Factoring
Honorarmanagement für den Arzt
Honorarabrechnung mit Vorfinanzierung für den Arzt

Welches Abrechnungsmodell ist das beste für mich? Ist der Kapitalbedarf Ihrer Arztpraxis hoch und benötigen Sie sofortige Liquidität, dann kommt nur die Honorarabrechnung mit Vorfinanzierung oder das Factoring für Sie in Frage. Sind Sie sicherheitsbewusst und wollen zusätzlich das Zahlungsausfall-Risiko ausschließen, dann ist Factoring das richtige Abrechnungsmodell für Sie. Scheuen Sie lediglich den Verwaltungsaufwand, benötigen den Rechnungsbetrag nicht sofort und Sie hatten in der Vergangenheit nur selten mit Zahlungsausfällen zu tun, dann ist für Sie das einfache Honorarmanagement die erste Wahl.

Factoring wird überwiegend von Zahnärzten in Anspruch genommen. Dies liegt u. a. an der steigenden Anzahl an Rechnungen mit Eigenanteil sowie der zunehmenden Arbeitsbelastung.

Factoring für den Arzt

Selbstabrechnung oder Abrechnungsdienstleister beauftragen?

Abrechnungs-Typ Vorteile Nachteile
Abrechnungsdienstleister
  • rechtskonforme Fakturierung
  • Entlastung bei Abrechnung und Verwaltung
  • verschafft mehr Zeit für andere Dinge
  • sofortige Liquidität und Ausfallschutz bei Vorfinanzierung oder Factoring
  • kürzere Abrechnungsintervalle
  • kostenpflichtig
  • Herausgabe von Patientendaten
Selbstabrechnung
  • Aufbau von internem Know-how
  • individuelle Rücksichtnahme auf Patientenwünsche bei Arztrechnungen
  • kostenlos
  • Keine Einsicht von Patientendaten durch Dritte
  • eigenständige Steuerung d. Abrechnungsprozesses
  • Fehler bei der Abrechnung wahrscheinlicher
  • verzögerte Liquidität
  • hoher Arbeitsaufwand (Zahlungseingänge überprüfen, Mahnungen erstellen usw.)
Sowohl die Selbstabrechnung als auch eine Abrechnungsstelle bringen Vorteile und Nachteile mit sich.

Was kostet eine Abrechnungsstelle?

Die Kosten einer Abrechnungsstelle werden durch 4 Faktoren beeinflusst:

  • Anzahl der Rechnungen (Scheine) pro Monat
  • Durchschnittlicher Rechnungsbetrag bzw. Höhe des Abrechnungsvolumens
  • Ausfallrisiko
  • Auswahl des Abrechnungsmodells

Die 3 Abrechnungsmodelle:

Honorarmanagement: am günstigsten
Vorfinanzierung: etwas günstiger
Factoring: am teuersten

Pauschalpreise werden auf den jeweiligen Websites der Abrechnungsdienstleister nicht veröffentlicht. Individuelle Angebote müssen sich Ärzte durch direkte Kontaktaufnahme einholen. Allerdings stellen einige Anbieter Kostenrechner zur Verfügung, anhand derer man seine individuell erwartbaren Kosten durchrechnen kann. Je nach Dienstleister, Servicepaket und Branche können Extrakosten pro Schriftstück (Abrechnung, Mahnung usw.) anfallen. Bei einigen Anbietern können Sie eine kostenlose Testphase ohne Gebühren von bis zu 3 Monaten buchen. Die Kosten für eine Abrechnungsstelle sind als Betriebsausgabe steuerlich voll absetzbar.

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Wie finde ich die richtige Abrechnungsstelle für meine Arztpraxis? Welche Anbieter gibt es?

Zunächst stellt sich die Frage, ob Sie überhaupt eine Abrechnungsstelle benötigen oder ob für Ihre Arztpraxis eine fest- oder teilzeitangestellte Abrechnungshelferin nicht sinnvoller wäre. Benötigen Sie neben der Abrechnung auch Unterstützung im Praxisalltag (Rezeption usw.), dann ist womöglich Letzteres die bessere Wahl.

Entscheiden Sie sich dafür, Ihr Honorarmanagement auszulagern, dann müssen Sie zwischen einer selbständig externen Abrechnungshelferin oder einer größeren Abrechnungsstelle wählen. Holen Sie sich Angebote ein und vergleichen Sie die Kosten. Für sehr sicherheitsbewusste Ärzte eignet sich allerdings nur das Factoring inkl. Vorfinanzierung und Ausfallschutz. Diese Leistungen bietet u. U. nicht jeder Anbieter an.

Der nachfolgende Vergleich der Abrechnungsstellen kann Ihnen bei der Suche behilflich sein. Die Tabelle ist nicht allumfassend und nennt lediglich einige Beispiele. Alternativ stellen Sie einfach eine kostenlose Anfrage an uns und wir helfen Ihnen!

Leistung dgpar GmbH Kölner Abrechnungsdienst Heiartz & Vogel oHG mediserv Bank GmbH Dr. Meindl u. Partner Verrechnungsstelle GmbH
Honorarmanagement Ja Ja Ja Ja
Vorfinanzierung Ja Ja Ja Ja
Factoring (Ausfallschutz) Ja Nein Ja Nein
Mahnwesen Ja Ja Ja Ja
Zielgruppen Arztpraxen, MVZ, Kliniken, Chefärzte, Gesundheitskonzerne, Labore, Physio- und Rehapraxen Arztpraxen, Mediziner, Heilpraktiker, MVZ, Labor, Zytologen Arztpraxen, Chefärzte, Kliniken Arztpraxen, MVZ, Kliniken, Chefärzte, Zahnärzte, Physio- und Rehapraxen, Heilpraktiker, Zahnärzte
Kosten Auf Anfrage Auf Anfrage Auf Anfrage Auf Anfrage

Alternativen zur Abrechnungsstelle

Um die Alternativen zur Abrechnungsstelle aufzuzeigen, ist es wissenswert, zwischen folgenden Optionen zu unterscheiden:

  • interne Abrechnung
    • Abrechnungshelferin in Festanstellung
  • externe Abrechnung
    • externe Abrechnungshelferin
    • Abrechnungsstelle

Möchten Sie die Abrechnung nicht selber machen, aber trotzdem praxisintern regeln, dann müssen Sie eine Abrechnungshelferin anstellen. Die Vollzeitstelle (40 Stunden/Woche) der Festangestellten kann gesplittet werden. Denkbar ist, dass die Mitarbeiterin etwa 20 – 30 Stunden als Empfangsmitarbeiterin und 10 – 20 Stunden als Abrechnungshelferin eingesetzt wird. Ebenso möglich ist, dass die Hilfskraft nicht in Vollzeit, sondern nur in Teilzeit angestellt wird.

Aufgrund des vorherrschenden MFA-Mangels, bietet sich alternativ eine Abrechnungsstelle oder eine selbstständige, externe Abrechnungshelferin/Abrechnungsbüro an. Diese Arbeit wird, wenn nicht anders vereinbart, grundsätzlich nicht in Ihren Praxisräumen stattfinden.

Abrechnung durch: Vorteile Nachteile
interne Abrechnungshelferin
  • flexibel einsetzbar, auch als Rezeptionistin
  • hohe Kontrolle und jederzeit Zugriff auf Daten, da die Hilfskraft vor Ort in der Arztpraxis arbeitet
  • Stärkung der Patientenbindung: Abrechnungshelferin hat direkten Patientenkontakt, was vor allem bei Rückfragen zur Rechnung von Vorteil ist
  • Schaffung einer familiären und patientenorientierten Corporate Identity
  • Fixe Zahlung von Gehalt, Lohnnebenkosten und ggf. Weiterbildung
  • keine Abrechnung bei Krankheit, Urlaub, Kündigung oder Weiterbildung
  • kosten- und zeitintensive Suche nach Ersatz im Falle von Krankheit usw.
  • relativ hoher Einarbeitungsaufwand z. B. in die Praxissoftware
  • Durchsetzungsfähigkeit bei Honorarforderungen insb. bei Mahnprozessen abhängig vom Charakter
externe Abrechnungshelferin

oder

Abrechnungsstelle
  • Nur die Abrechnungsleistung wird bezahlt. Keine Arbeitsausfall-Zahlung bei Krankheit usw.
  • Arbeitsausfall bei einem Abrechnungsbüro mit mehreren Mitarbeitern ausgeschlossen
  • effiziente Planung der benötigten Arbeitsstunden je nach Anzahl der Rechnungen möglich
  • Abrechnungsdienstleistung kann von der Steuer abgesetzt werden
  • hohes juristisches Verständnis und Erfahrung
  • ggf. Vorfinanzierung und Honorar-Ausfallschutz
  • Abgabe von Kontrolle und Patientendaten
  • Distanzierte Patientenbindung
Ein Vergleich zwischen interner Abrechnungshelferin und externem Abrechnungsdienstleister
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Ist eine Abrechnungsstelle besser als eine interne Abrechnungshelferin?

Tendenziell besitzt eine professionelle Abrechnungsstelle oder Abrechnungsdienstleister mehr Know-how als eine interne Praxismitarbeiterin. Während die interne Abrechnungshelferin neben der Abrechnung u. U. noch die Rezeptionsarbeit übernimmt oder gar nur in Teilzeit angestellt ist, liegt der Fokus bei Abrechnungsdienstleistern vollumfänglich auf dem Honormanagement. Die Qualifikation für juristisch konforme und optimierte Privatliquidationen ist bei einer externen Hilfskraft durch regelmäßige Weiterbildungen eher gegeben, als es die Zeit bei einer internen Mitarbeiterin zulässt.

Der Wissensstand für die Abrechnung ist natürlich auch von der jeweiligen Person abhängig. Sofern Sie an einen Abrechnungsdienstleister geraten, dessen Mitarbeiter erst Berufsanfänger ist, wird dieser nicht “besser” sein als eine Festangestellte mit langjähriger Berufserfahrung. Fragen Sie das Dienstleistungsunternehmen explizit nach dem Erfahrungsstand Ihres Betreuers.

FAQ: Häufig gestellte Fragen

Was macht die PVS?

Die Privatärztlichen Verrechnungsstellen (PVS) sind Dienstleister, die die Honorarabrechnung für Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker und andere Mediziner bzw. Einrichtungen des Gesundheitssystems (Arztpraxen, MVZ, Klinik usw.) übernehmen. Die PVS übernehmen neben dem Forderungsmanagement nach den Gebührenordnungen GOÄ, GOZ, GebüH und weiteren zusätzlichen Aufgaben wie z. B. das Mahnwesen sowie Inkasso. Derzeit gibt es 13 regionale PVS, wobei alle Abrechnungsstellen dem Verband der Privatärztlichen Verrechnungsstellen e. V. zugehörig sind.

Gibt es Alternativen zur PVS?

Ja, neben den PVS gibt es auch alternative Abrechnungsdienstleister. Diese sind hinsichtlich der Leistung vergleichbar mit den PVS.

Was ist Vorfinanzierung der Privatliquidation für Ärzte?

Die Vorfinanzierung bei Privatliquidationen bringt den Vorteil mit sich, dass Ärzte unmittelbar nach Rechnungsstellung über die Liquidität verfügen. Ärzte müssen nicht auf ihr Honorar  warten, denn die Überweisung des Rechnungsbetrages erfolgt von der Abrechnungsstelle vorab. Die Vorfinanzierung ist für den Kunden allerdings teurer als das einfache Honorarmanagement.

Was ist der Unterschied zwischen unechtem und echtem Factoring?

Der Hauptunterschied zwischen unechtem und echtem Factoring ist die Übernahme des Ausfallrisikos (Delkredererisiko) durch den Abrechnungsdienstleister. Beim unechten Factoring (Recourse Factoring) hat die Abrechnungsstelle das Recht, den Forderungsverkauf rückabzuwickeln. Dies kann z. B. bei der Zahlungsunfähigkeit des Patienten (Schuldner, Debitor) der Fall sein. Echtes Factoring (Non-Recourse Factoring) hat den Vorteil, dass das Delkredererisiko vom Factor (die Abrechnungsstelle) getragen wird. Allerdings ist das echte Factoring für den Kunden (der Arzt) die teuerste Abrechnungsdienstleistung von allen.

Was ist Ausfallschutz im echten Factoring?

Der Ausfallschutz im echten Factoring bezeichnet die Absicherung gegen Zahlungsausfälle bei der Privatliquidation. Das Ausfallrisiko (Delkredererisiko) trägt der Factor (die Abrechnungstelle) ohne Regress zu 100 % bis zur Höhe des Debitorenlimits. Der bonitätsrisiko-tragende Abrechnungsdienstleister zahlt dem Arzt das geforderte Honorar auch dann, wenn der Patient zahlungsunfähig ist. Echtes Factoring mit Ausfallschutz ist für den Kunden (Arzt) teurer, als die einfache Honorarabrechnung oder die Vorfinanzierung.

Was ist ein Absetzungsschreiben?

Eine schriftliche Begründung der Kostenträger über Kürzung oder Nichtzahlung der eingereichten Rechnung.

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