Praxissoftware mit Buchhaltung – Das sollten Sie wissen

Was ist eine Praxissoftware mit Buchhaltungsfunktion?

Eine Praxissoftware (Praxisverwaltungssystem, kurz PVS) unterstützt den organisatorischen und administrativen Ablauf in einer Arztpraxis. Dazu zählen Terminplanung, Patientenakte, Leistungserfassung und Abrechnung. Eine Buchhaltungsfunktion innerhalb des PVS erweitert dieses Spektrum um wichtige finanzielle Aufgaben wie

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
• Kassenbuch
• Lohnbuchhaltung
• Finanzbuchhaltung
• Rechnungserstellung
• Mahnwesen
• Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Im Unterschied zu separaten Buchhaltungsprogrammen ist die Buchhaltung hier direkt in die Praxissoftware integriert. Dadurch entfällt die doppelte Dateneingabe, und die Finanzprozesse laufen weitgehend automatisiert ab.

Was sind die Vorteile einer PVS-integrierten Buchhaltung?

Eine integrierte Buchhaltung innerhalb der Praxissoftware bietet für Ärztinnen und Ärzte zahlreiche Vorteile:

• Zeitersparnis: Alle relevanten Daten wie Leistungen, Rechnungen oder Zahlungseingänge werden direkt im System erfasst und weiterverarbeitet. Das reduziert manuelle Buchungsschritte.
• Fehlerminimierung: Durch Wegfall von Medienbrüchen sinkt die Fehlerquote in der Buchhaltung.
• Rechtssicherheit: Moderne Systeme erfüllen gesetzliche Anforderungen wie:
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  • Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE-Pflicht)
  • Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)
• Transparenz: Finanzdaten lassen sich in Echtzeit einsehen und analysieren, was die Liquiditätsplanung erleichtert.
• Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht: Seit 2025 müssen auch Arztpraxen elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen Arztpraxen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € E-Rechnungen auch ausstellen.

Was macht eine gute Praxissoftware mit Buchhaltungsfunktion aus?

Eine hochwertige Praxissoftware mit Buchhaltungsmodul sollte folgende Merkmale mitbringen:

• GoBD-konformes Kassenbuch mit TSE-Integration
• Automatisierte GOÄ-Rechnungserstellung für IGeL, Privatleistungen oder Selbstzahler
• Erfassung und Zuordnung von Zahlungseingängen (z.B. über Bankanbindung oder manuell)
• DATEV- oder Excel-Export für die Steuerberatung
• Mahnwesen zur Verwaltung offener Posten
• Statistiken zu Umsatz, Liquidität und Zahlungseingängen
• Datenschutz gemäß DSGVO

Zudem sollten Updates zur Anpassung an gesetzliche Änderungen (z. B. E-Rechnungspflicht) regelmäßig und automatisch erfolgen.

Überblick: Welche PVS haben eine Buchhaltungsfunktion?

Einige Praxissoftware-Anbieter haben inzwischen Buchhaltungsfunktionen direkt in ihre Systeme integriert. Die Bandbreite reicht von einfachen Einnahmen-Ausgaben-Erfassungen bis hin zu vollwertigen Buchhaltungsmodulen mit Exportfunktionen.

Beispiele für PVS mit integrierter Buchhaltung oder angebundener Schnittstelle:

Praxissoftware / PVS	Typische Buchhaltungsfunktionen	Besonderheiten
Care01 (nur für Österreich, mobile Arztsoftware)	Rechnungen mit Diagnosen und USt‑pflichtige Leistungen Registrierkassenfunktion Dokumentation des Zahlungsdatums, Erstellung von Leistungspaketen Tages‑/Monats‑/Jahresberichte Filter nach Zahlungsart Export für gängige Steuerprogramme	Webbasiert: Software kann orts- & geräteunabhängig genutzt werden je nach Fachbereich individuell anpassbar datenschutzkonformer Versand an Steuerberater
inBehandlung (Tierarzt‑Software)	GoBD‑konforme Kassenbuchführung manuelle Kassenbucheinträge Echtzeit‑Export (Excel, DATEV) Kassenbericht Sonder‑Abrechnungseinstellungen (getrennte Rechnungsstellung Praxis/Apotheke, Kleinunternehmer‑Regelung) TSE‑ und DSFinV‑K‑Export, Lexoffice‑Anbindung	Webbasiert: Software kann orts- & geräteunabhängig genutzt werden intuitives Design 14 Tage kostenloser Testzeitraum
TheraPsy (Software für Psychotherapeuten)	Übersicht offener und bezahlter Transaktionen frei definierbare Referenznummern digitale Belegverwaltung Fahrtenbuch Erfassung von Einnahmen und Ausgaben Auswertung der Mehrwertsteuer DATEV/BMD‑Export Registrierkassenanbindung (Hellocash)	Umfangreiche Finanzauswertungen unterstützt Kartenterminals und Hellocash.
Lemniscus (Cloudsoftware für Heilpraktiker und Therapeuten)	Einnahmen-Ausgaben-Erfassung integriertes Rechnungswesen automatische Zuordnung von Zahlungseingängen digitales Kassenbuch DATEV-Export Unterstützung für SEPA-Lastschriften und -Überweisungen Umsatzstatistiken	volles webbasiertes System automatische Cloud‑Datensicherung eignet sich für Praxen mit bis zu 20 Räumen
vitomed (nur für die Schweiz)	Benutzerfreundliches Abrechnungssystem für Einzel‑, Serien‑ und Sofortrechnungen elektronische Rechnungsübermittlung automatisches Einlesen von Zahlungsdateien, Mahnwesen	Schweizer Software mit Fokus auf effiziente Rechnungsabwicklung eignet sich für Praxen, die ein flexibles Rechnungs‑ und Mahnwesen benötigen.

Es gibt zudem externe Buchhaltungssoftware für die Praxis, die sich an das bestehende PVS anbinden lässt, falls keine native Buchhaltung vorhanden ist.

Wann ist eine separate Buchhaltungssoftware sinnvoll?

Eine externe Buchhaltungssoftware kann sinnvoll sein, wenn:

• die Praxis sehr komplexe oder individuelle Anforderungen hat
• mehrere Gesellschaftsformen (z. B. MVZ oder BAG) abgebildet werden sollen
• umfangreiche Auswertungen oder Steueroptimierungen gewünscht sind

In diesen Fällen kann neben der Praxissoftware eine spezielle Buchhaltungssoftware erweitert werden. Wichtig ist dabei, dass eine zuverlässige Schnittstelle (z.B. via DATEV-Export) vorhanden ist.

Anbieter von externer Buchhaltungssoftware sind:

Externe Buchhaltungssoftware	Typische Funktionen	Besonders für Praxen relevant, wenn …
sevDesk	GoBD-konforme Buchhaltung Rechnungserstellung & Angebotserstellung digitale Belegerfassung mit OCR automatische Buchungsvorschläge integriertes Kassenbuch DATEV-Export E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung)	eine moderne, intuitive Software mit hoher Nutzerfreundlichkeit gewünscht ist und ggf. später wachsen möchte
BuchhaltungsButler	Automatisierte Belegerfassung Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen Online-Banking-Anbindung + Zahlungsabgleich Erstellung der EÜR Umsatzsteuer-Voranmeldung DATEV-Export Verwendung verschiedener Kontenrahmen (SKR03/04/…)	hohe Automatisierung und Controllingfunktionen gesucht werden und mehrere Nutzer beteiligt sind
FastBill	Rechnungserstellung & Mahnwesen digitales Belegarchiv Zahlungsüberwachung DATEV-Export Banking mit Zahlungsbagleich EÜR- & UStVA-Funktionen	Rechnungsstellung und Belegverwaltung in einer Software abgedeckt sein sollen, inkl. DATEV-Anbindung und Automatisierung
solvi flow (für Zahnarztpraxen)	zentraler Belegeingang OCR-Belegerkennung automatische Zuordnung zu Bankbewegungen Bankanbindung automatische Verbuchung und Export an Steuerberater (z.B. mittels DATEV-Export)	Praxis­finanzen vollständig papierlos und automatisiert abgebildet werden sollen, hohe Transparenz und Zeitersparnis im Praxis­alltag gewünscht sind
bizSoft	Einnahmen‑ und Ausgaben­erfassung inkl. digitaler Belegspeicherung automatische Kontierung von Ausgangsrechnungen Monats‑ und Jahresübersichten Buchungslisten als PDF Export der Buchungsdaten über DATEV‑ oder BMD‑Schnittstelle mit Belegordneroption	eine Software benötigt wird, die Buchhaltung selbstständig digital abbildet und gleichzeitig Exportformate für den Steuerberater bereitstellt

Wie integriert man externe Buchhaltungssoftware in die Praxissoftware?

Die Integration externer Buchhaltungssoftware erfolgt meist über standardisierte Exportformate. Dazu zählen:

• DATEV-kompatible CSV-Dateien
• Buchungsjournal-Exporte (Excel oder PDF)
• API-Schnittstellen 

Die gewählte Praxissoftware sollte regelmäßige und strukturierte Exporte der Buchungsdaten ermöglichen. 

Besonders wichtig ist die datenschutzkonforme Umsetzung nach DSGVO – insbesondere bei cloudbasierten Lösungen oder bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Darüber hinaus muss eine digitale Buchhaltung den Anforderungen der GoBD entsprechen: Sie muss unter anderem nachvollziehbar, vollständig, manipulationssicher und jederzeit prüfbar sein – insbesondere im Hinblick auf Betriebsprüfungen und steuerliche Nachweise.