VITAS: Automatisierte Anrufannahme für die Praxis

VITAS ist ein KI-gestützter Telefonassistent, der unter anderem für Arztpraxen und Kliniken entwickelt wurde. Er nimmt Anrufe rund um die Uhr in natürlicher Sprache entgegen, erfasst Anliegen, Terminwünsche und Rezeptbestellungen strukturiert und stellt sie dem Praxisteam übersichtlich auf einer webbasierten Plattform zur Verfügung. So sinkt der Telefonstress, während die Erreichbarkeit für Patienten deutlich steigt – ohne zusätzliche Hardware und mit einfacher Konfiguration in weniger als einer Stunde, für die keine technischen Vorkenntnisse benötigt werden. VITAS wird in Deutschland entwickelt und betrieben und erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz sowie IT-Sicherheit.

Sie haben Interesse an dem Telefonassistenten von VITAS oder möchten Ihre Praxis generell digitalisieren? Dann stellen Sie über das nachfolgende Formular eine kostenlose und unverbindliche Anfrage. Wir unterstützen Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre Praxis zu finden.

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Wer steckt hinter VITAS?

VITAS (Abkürzung für “Virtuelle Telefonassistenten”) wird von der gleichnamigen VITAS GmbH angeboten, welche im Jahr 2019 von Thomas Abend, René Straub und Tobias Bäumler gegründet wurde. Das Gründerteam vereint Know How aus den Bereichen Datenanalyse, Software und Unternehmensberatung. Nach einer Pilotphase im Jahr 2021 erfolgte der Markteinstieg im April 2022. Seitdem wird VITAS stetig weiterentwickelt und regelmäßig mit neuen Funktionen ausgestattet.

Welche Funktionen bietet VITAS?

Der VITAS KI-Telefonassistent bietet Ihrer Praxis viele wichtige Funktionen, um Sie und Ihre Mitarbeiter in der Bearbeitung von Telefonaten zu entlasten:

• Anrufe annehmen. strukturierte Annahme Ihrer Telefonanfragen und gezielte Gesprächsführung
• Termine vereinbaren: vollständig automatisierte Terminbuchung durch Integration in Praxissoftwares
• Transkription von Anrufen: alle Informationen aus dem Anruf werden im Anschluss strukturiert aufbereitet
• Mehrere Anrufe gleichzeitig: der Telefonassistent kann mehrere Anrufe gleichzeitig führen, wodurch Ihre Patienten nicht mehr in die Warteschleife müssen
• Patienten vorselektieren: durch gezielte Fragen werden Patienten vorselektiert und ggf. direkt an sie weitergeleitet
• Informationen weiterleiten: der Telefonassistent kann Informationen wie z.B. Ihre Öffnungszeiten an die Patienten weitergeben

Zusätzlich bietet VITAS Ihnen noch eine Auswahl an Pro-Funktionen, darunter:

• Statistiken ansehen: Überblick über Arbeit des Assistenten, inklusive Daten und Grafiken zur Anzahl täglicher Anrufe und der Anrufsgründe
• Direktes durchstellen: wichtige Kontakte wie z.B. Personal können so konfiguriert werden, dass sie direkt durchgestellt werden, ohne den Assistenten zu durchlaufen
• Audio-Upload: laden Sie Ihre eigene Stimme hoch, für eine noch persönlichere Begrüßung
• Anbindung an Telefonanlage: direkte Anbindung an Ihre Telefonanlage per SIP-Trunk für reibungslose Kommunikation
• Onboarding Pro: individuellere Betreuung und ein zusätzliches Check-In durch das VITAS-Team

Was kostet VITAS?

Für den KI-Telefonassistenten von VITAS gelten folgende Preise:

Neben dem KI-Telefonassistenten sind noch folgende Zusatzmodule buchbar:

Wie läuft die Integration von VITAS ab?

Der Telefonassistent lässt sich in vier einfachen Schritten integrieren:

1. Individualisieren: Nachdem Sie sich angemeldet haben, können Sie Ihre VITAS-Plattform individuell nach Ihren Wünschen einrichten. So können SIe beispielsweise die Stimme festlegen, die der Assistent nutzen soll und den Begrüßungssatz auswählen.
2. Anrufgrund festlegen: Für eine bessere Strukturierung nutzt der Telefonassistent “Szenarien”. Jedes Szenario ist hierbei ein Anrufsgrund Ihrer Patienten, wie bspw. eine Terminbuchung oder eine Rezeptbestellung. Sie können so viele Szenarien anlegen, wie sie möchten. Im “freien Szenario” geben Sie dem Assistenten nur eine Anleitung (“Prompt”), auf dessen Basis er selbstständig passende Antworten formuliert.
3. Live Schaltung: Sie erhalten von VITAS eine Assistentenummer, die Sie lediglich als Weiterleitung in Ihre Telefonanlage hinterlegen müssen. Alternativ können Sie auch mittels SIP-Trunk den Assisten direkt an Ihre Telefonanlage binden, ganz ohne Weiterleitung.
4. Anrufmanagement: Der Telefonassistent ist nun einsatzbereit. Auf Ihrer VITAS-Plattform erhalten Sie alle Anrufe visuell aufbereitet und transkribiert. 

Wie sieht es bei VITAS mit Datenschutz aus?

VITAS legt besonderen Wert auf den Schutz sensibler Patientendaten und richtet seine Plattform gezielt an die hohen Anforderungen im Gesundheitswesen aus. Grundlage ist ein Informationssicherheits­management nach ISO 27001, das von unabhängigen TÜV-Auditoren zertifiziert wurde und fortlaufend überprüft und verbessert wird.

Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und verarbeitet – VITAS verzichtet bewusst auf US-Cloudanbieter und andere nicht-europäische Drittanbieter. Damit bleibt die Datenverarbeitung vollständig im Rahmen der DSGVO und es bestehen keine Risiken durch unsichere transatlantische Datenschutzabkommen.

Für Cloud-Dienste im Gesundheitswesen erfüllt VITAS nach eigenen Angaben die Vorgaben der C5-Gleichwertigkeitsverordnung, diese verpflichtet Cloud-Dienstleister im Gesundheitswesen dazu, besonders hohe Sicherheitsstandards zum Schutz sensibler Patientendaten umzusetzen. 

Ärztliche Einrichtungen behalten die Kontrolle über ihre Daten durch rollenbasierte Benutzerverwaltung, ein individuelles Löschkonzept, sicheren Login mit automatischem Logout bei Inaktivität und optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie ein transparentes Einwilligungs­management. Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt, sie dienen ausschließlich der Erbringung der gewünschten Leistung.

FAQ