Praxissoftware mit KI: Chancen und Grenzen

Praxissoftware mit KI verspricht Zeitersparnis bei Dokumentation und Abrechnung. Doch die ärztliche Sorgfaltspflicht nach § 630a BGB endet nicht an der Softwaregrenze. Zwischen Ambient Documentation, automatisierter EBM-Kodierung und klinischer Entscheidungsunterstützung liegt ein breites Funktionsspektrum — der Reifegrad variiert stark. Wer die Software vorschnell einsetzt, ohne Haftungsfragen, MDR-Zertifizierung und Auftragsverarbeitung nach DSGVO zu klären, riskiert mehr als eine Fehlinvestition. Wo KI-Praxissoftware im Alltag tatsächlich entlastet und wo ihre Grenzen liegen — der Artikel liefert die Einordnung.

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Was bedeutet „Praxissoftware mit KI“ konkret?

Praxissoftware mit KI kombiniert ein klassisches Praxisverwaltungssystem (PVS) mit Modulen für maschinelles Lernen und Sprachverarbeitung. Das PVS verwaltet Patientenstammdaten, Termine, Abrechnung und die elektronische Patientenakte. Die KI-Komponente setzt darauf auf und automatisiert einzelne Teilprozesse — sie ersetzt das Grundsystem jedoch nicht. Wie KI in der Medizin darüber hinaus in Diagnostik und Therapieplanung eingesetzt wird, zeigt der vertiefende Beitrag. 

Drei Funktionsklassen prägen den Markt: 

1. Spracherkennung wandelt gesprochene Sprache in strukturierten Text um und ist auf medizinischen Wortschatz trainiert. 
2. Automatisierte Kodierung schlägt GOÄ- und EBM-Ziffern auf Basis der dokumentierten Diagnose vor. 
3. Klinische Entscheidungsunterstützung (Clinical Decision Support, CDS) liefert Hinweise zu Medikamenteninteraktionen oder Auffälligkeiten in der Patientenhistorie — eine eigenständige Diagnose trifft sie jedoch nicht.

Diese drei Klassen unterscheiden sich deutlich im Reifegrad: Spracherkennung gilt als ausgereift und ist flächendeckend im Einsatz. CDS-Funktionen befinden sich bei vielen Anbietern noch in früher Entwicklung.

Wo entlastet KI-Praxissoftware im Alltag tatsächlich?

Die KBV beziffert den administrativen Gesamtaufwand einer Praxis für Informationspflichten der Selbstverwaltung auf rund 61 Arbeitstage pro Jahr. Dazu zählen unter anderem Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Verordnungen und Dokumentationspflichten. KI-Praxissoftware setzt an einem Teil dieses Aufwands an, insbesondere bei Dokumentation und administrativer Kommunikation. Einen eigenen, oft noch größeren Entlastungseffekt am Empfang erzielt eine dedizierte Online-Rezeption, die Telefonaufkommen und Terminorganisation strukturiert bündelt.  

Hinzu kommt ein struktureller Faktor: Nach Berechnungen des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) fehlen bis 2040 kumuliert rund 50.000 Ärztinnen und Ärzte in der ambulanten Versorgung. Vor diesem Hintergrund gewinnen Effizienzgewinne durch Automatisierung administrativer Prozesse zusätzliches Gewicht.

Dokumentation: Ambient-Documentation-Systeme protokollieren das Arzt-Patienten-Gespräch in Echtzeit und erstellen daraus einen strukturierten Entwurf für die Patientenakte. Anbieter wie tomedo oder Doc Cirrus mit dem Assistenten Tandem setzen dabei konsequent auf eine Freigabepflicht: Die generierte Notiz wird erst nach ärztlicher Prüfung übernommen. Eine automatische Speicherung ohne Kontrolle findet nicht statt.

Abrechnung: KI-Module schlagen passende GOÄ- und EBM-Ziffern vor, sobald die Diagnose in der Akte hinterlegt ist, und markieren Abrechnungsfehler vor dem Versand. Zunehmend übernehmen dieselben Systeme auch die ICD-10-Verschlüsselung der Diagnose: Aus dem im Gespräch dokumentierten Befund schlägt die KI den passenden ICD-10-Code vor, den das Praxisteam bestätigt oder korrigiert. Die Vorschläge berücksichtigen dabei auch die gesamte Patientenhistorie, nicht nur den aktuellen Fall.

Terminmanagement: Recall-Funktionen identifizieren Patienten, die zur Vorsorge oder Nachsorge erneut einbestellt werden müssen, und laden automatisch zum passenden Termin ein. Wie tief sich vorgelagerte Prozesse wie die digitale Anamnese tatsächlich ins PVS integrieren lassen, entscheidet dabei über den realen Zeitgewinn.  KI-Telefonassistenten übernehmen Terminbuchungen, -verschiebungen und Rezeptanfragen eigenständig. Nur medizinisch relevante Anliegen leiten sie an das Praxisteam weiter.

Praxisverwaltungssysteme mit KI: Sechs Anbieter im Überblick

Nach der KBV-Installationsstatistik waren im vierten Quartal 2025 insgesamt 131 unterschiedliche Praxisverwaltungssysteme im Einsatz. KI-Module entwickeln sich zunehmend zum Differenzierungsmerkmal zwischen den Systemen.

tomedo (zollsoft): Die Spracherkennung ist auf medizinischen Wortschatz trainiert, erkennt Dialekte und lässt sich um praxisindividuelles Vokabular erweitern. Der Sprechstunden-Assistent dokumentiert Befunde direkt während des Patientengesprächs, der Karteichat ermöglicht die Suche in der Patientenakte per natürlicher Sprache. Abrechnungsvorschläge für GOÄ und EBM basieren auf der hinterlegten Diagnose und der gesamten Patientenhistorie.

inSuite (Doc Cirrus): Das System setzt auf drei modulare KI-Assistenten: Tandem dokumentiert das Arzt-Patienten-Gespräch strukturiert, MediVoice übernimmt die Telefonie inklusive eigenständiger Terminbuchung im Kalender, Smart Help liefert kontextbezogene Bedienhinweise innerhalb der Software. Jeder Assistent lässt sich einzeln aktivieren.

Doctolib (Praxissoftware): Seit dem Marktstart im November 2025 bündelt Doctolib drei KI-Assistenten in einer All-in-One-Lösung: einen Telefonassistenten, einen Sprechstundenassistenten und einen Abrechnungsassistenten, der bereits bei der Patientenaufnahme Ziffernvorschläge liefert. Der Telefonassistent basiert auf der 2024 übernommenen Technologie von Aaron.ai. Diese wurde zuvor als eigenständige Lösung von über 3.500 Behandlern in Deutschland genutzt und wird mittlerweile als integrierte Funktion innerhalb der Doctolib-Praxissoftware weitergeführt. Der KI-gestützte Sprechstundenassistent reduziert den Dokumentationsaufwand pro Konsultation von rund zwei Minuten auf etwa 30 Sekunden, so Herstellerangaben.

principa: Der Fokus liegt auf drei Bereichen: KI-gestützte Arztbrieferstellung aus vorhandener Dokumentation, Gesprächsdokumentation in Kooperation mit dem Anbieter Corti sowie KI-Unterstützung an Rezeption und Telefon. Die Rezeptionsfunktion befindet sich laut Anbieter noch in der Testphase.

ETERNO Cloud: Die cloudbasierte Praxissoftware gliedert ihre KI-Funktionen in drei Bereiche. Für das Praxisteam übernehmen Recall, ein dynamischer Kalender und Smart Check-In die Terminorganisation. Für die ärztliche Dokumentation dokumentiert der Assistent Scribe das Patientengespräch in Echtzeit, während die One-Click-Doku wiederkehrende Befunde und Textbausteine per Klick übernimmt. Für Patienten steht mit ETERNO Connect ein KI-Telefonassistent zur Verfügung, der laut Anbieter rund um die Uhr Anrufe entgegennimmt. Das System ist nach eigenen Angaben ISO-27001-zertifiziert und orientiert sich an den IT-Sicherheitsvorgaben von KBV und Gematik.

CGM (TURBOMED, ALBIS, CGM one): Der KI-Dokumentationsassistent CGM one lässt sich herstellerübergreifend in verschiedene CGM-Systeme sowie Drittanbieter-Software einbinden. Er transkribiert das Patientengespräch in Echtzeit, ohne die Aufnahme dauerhaft zu speichern, und läuft laut Anbieter auf einer C5-zertifizierten Cloud-Infrastruktur.

Trotz unterschiedlicher Schwerpunkte gilt bei allen sechs Anbietern dasselbe Prinzip: KI-generierte Inhalte werden vorbereitet, aber nicht automatisch in die Patientenakte übernommen. Die Freigabe bleibt ärztliche Aufgabe.

Für welche Praxisform eignet sich welche KI-Lösung?

Der Nutzen von KI-Praxissoftware hängt stärker vom Praxisprofil ab als vom gewählten Anbieter. Drei Faktoren bestimmen, welche Funktion den größten Effekt erzielt.

Fachrichtung: Praxen mit hohem Dokumentations- und Diktieraufwand — etwa Kardiologie mit umfangreichen Befundberichten oder Psychotherapie mit ausführlichen Sitzungsnotizen — profitieren vorrangig von Ambient-Documentation-Systemen wie Scribe (ETERNO) oder dem CGM one DokuAssistenten. Hausarztpraxen mit hohem Patientenaufkommen erzielen den größten Effekt dagegen über KI-Telefonassistenten: Die Entlastung am Empfang wiegt hier stärker als die Dokumentationszeit je Fall.

Praxisgröße: Einzelpraxen profitieren meist von modular zubuchbaren Einzelfunktionen, etwa einem reinen Telefonassistenten ohne vollständigen Praxissoftware-Wechsel. Berufsausübungsgemeinschaften (BAG) und Medizinische Versorgungszentren (MVZ) erzielen durch die höhere Fallzahl einen schnelleren Skaleneffekt bei Recall-Funktionen und BI-Dashboards, die praxisweite Kennzahlen konsolidieren.

Cloud vs. On-Premise: Cloud-native Praxissoftware wie ETERNO oder Doctolib benötigen keine eigene Serverinfrastruktur, aktualisieren KI-Funktionen automatisch und verursachen laufende, planbare Kosten. On-Premise-Systeme mit lokalem Server — etablierte Client-Server-Lösungen wie CGM TURBOMED — bieten dagegen mehr Kontrolle über die Datenhaltung vor Ort. Sie erfordern jedoch eigene IT-Wartung und verzögern KI-Updates häufig bis zum nächsten Quartalsrelease.

Wo liegen die Grenzen und Risiken?

Sorgfaltspflicht: § 630a BGB verpflichtet zur Behandlung nach dem im Behandlungszeitpunkt geltenden, allgemein anerkannten fachlichen Standard. Eine KI-Software verschiebt diese Verantwortung nicht — sie unterstützt, entscheidet aber nicht. Übernimmt ein Arzt eine KI-generierte Dokumentation ungeprüft und enthält diese einen Fehler, bleibt die Pflichtverletzung beim Arzt, nicht beim Softwarehersteller.

Haftungsfrage: Bei fehlerhafter KI-Kodierung oder einem übersehenen Interaktionshinweis stellt sich die Frage der Kausalität zwischen Software-Vorschlag und tatsächlichem Schaden. Die finale Freigabe liegt bei allen marktüblichen Systemen beim ärztlichen Personal. Dieses trägt daher in der Regel die Verantwortung für die Übernahme des Vorschlags — nicht der Hersteller.

Datenschutz: Der Einsatz von KI-Praxissoftware setzt einen wirksamen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem Softwareanbieter voraus. Cloud-Verarbeitung von Patientendaten erfordert zusätzlich Klarheit über den Serverstandort — mehrere Anbieter werben explizit mit ausschließlicher Verarbeitung in deutschen oder europäischen Rechenzentren.

Regulatorik bei KI-Funktionen: Diagnoseunterstützende Funktionen unterliegen als Medizinprodukt der EU-Verordnung 2017/745 (MDR) und benötigen eine CE-Kennzeichnung. Enthält die Software zusätzlich KI-Komponenten, ist ergänzend die KI-Verordnung (AI Act, VO (EU) 2024/1689) zu berücksichtigen. Die Klassifizierung von Software als Medizinprodukt selbst steht zudem vor einer möglichen Anpassung: Die EU-Kommission hat im Dezember 2025 einen Änderungsvorschlag zur MDR vorgelegt. Dieser soll die Software-Klassifizierung stärker am tatsächlichen Einsatzrisiko ausrichten.

Bias und Fehlerquellen: Sprachmodelle und Kodierungs-KI werden mit historischen Daten trainiert. Bei seltenen Erkrankungen, atypischen Symptomkonstellationen oder wenig dokumentierten Patientengruppen sinkt die Vorschlagsqualität spürbar. Die Systeme ersetzen die fachliche Plausibilitätsprüfung nicht.

Haftungsrisiko: Eine KI-generierte Dokumentation ohne inhaltliche Prüfung zu übernehmen, verletzt die ärztliche Sorgfaltspflicht nach § 630a BGB — unabhängig davon, wie zuverlässig der Hersteller die Software bewirbt.

Was kostet KI-Praxissoftware — und lohnt sich die Investition?

Die Preisspanne für Praxissoftware insgesamt reicht laut aktuellen Marktübersichten von rund 45 Euro netto monatlich für Einstiegs-Cloud-Lösungen bis zu 950 bis 1.900 Euro für Premium-Cloud-Lösungen mit Ambient-KI. Eine offizielle, unabhängig erhobene Preisstatistik existiert dafür nicht — die folgenden Werte sind daher als Orientierung, nicht als feststehende Marktpreise zu verstehen. KI-Module werden häufig als Zusatzbaustein zur bestehenden Lizenz hinzugebucht, nicht als eigenständiges Produkt berechnet.

Die Anschaffung eines KI-Moduls lässt sich als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Bei größeren Investitionen in ein neues PVS mit KI-Erweiterung prüfen Praxisinhaber zusätzlich, ob regionale Digitalisierungsförderungen der jeweiligen Kassenärztlichen Vereinigung greifen.

Worauf sollten Praxisinhaber bei der Auswahl achten?

• [ ] Schnittstelle zum bestehenden PVS prüfen (GDT, direkte Integration oder Insellösung)
• [ ] Freigabepflicht vor Aktenübernahme im System technisch verankert, nicht nur beworben
• [ ] Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO vorhanden und Serverstandort transparent
• [ ] CE-Kennzeichnung nach MDR sowie Einordnung nach dem AI Act prüfen, sofern das Modul diagnoseunterstützende Funktionen bietet
• [ ] Referenzen aus vergleichbaren Fachrichtungen einholen, da Reifegrad je Anbieter stark variiert
• [ ] Kündigungsfristen und Mindestvertragslaufzeit vor Abschluss vergleichen

Wie gelingt die Einführung im Praxisteam?

Die Softwareauswahl entscheidet über die technische Eignung, der Rollout entscheidet über die tatsächliche Nutzung im Alltag. Ein strukturierter Implementierungsablauf reduziert Reibungsverluste in den ersten Wochen.

Typischer Ablauf: Die meisten Anbieter starten mit einer Testphase einzelner Module — etwa nur der Telefonassistent oder nur die Dokumentations-KI — bevor weitere Funktionen aktiviert werden. Anschließend folgt eine Einführungsschulung für das Praxisteam, häufig als Remote-Session oder Video-Tutorial durch den Anbieter. Nach einer Erprobungsphase von wenigen Wochen schließt sich der vollständige Rollout auf alle Behandler und Arbeitsplätze an.

Schulungsaufwand: Der Aufwand hält sich bei den meisten marktüblichen Systemen in Grenzen, da die KI-Module auf bestehende Bedienoberflächen aufsetzen und keine grundlegend neue Software-Logik einführen. Sprachbasierte Dokumentationsassistenten benötigen in der Regel die längste Einarbeitungszeit — das Praxisteam muss die Freigabe- und Korrekturschritte im Ablauf verankern.

Akzeptanz im Team: Die häufigsten Vorbehalte betreffen Arbeitsplatzsicherheit am Empfang und Skepsis gegenüber der Zuverlässigkeit von KI-Vorschlägen. Beide Einwände lassen sich am wirksamsten durch die Testphase selbst entkräften: Zeigt sich im laufenden Betrieb, dass die KI Routinefälle zuverlässig übernimmt und komplexere Anliegen korrekt an das Team eskaliert, sinkt die Skepsis meist deutlich schneller als durch reine Ankündigung.

Tipp: Starten Sie mit einem einzelnen, klar abgegrenzten Modul (z. B. nur Terminbuchung per Telefon-KI) statt eines vollständigen Rollouts — das reduziert die Fehlerquote in der Einführungsphase und schafft Vertrauen im Team für die nächsten Ausbaustufen.

FAQ: Häufige Fragen zu Praxissoftware mit KI