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Inhaltsverzeichnis
Was ist eine externe Abrechnungsstelle für Zahnärzte?
Eine externe Abrechnungsstelle (Abrechnungszentrum, Abrechnungsgesellschaft) für Zahnärzte ist ein spezialisierter Dienstleister, der die komplette Abrechnung zahnärztlicher Leistungen nach BEMA, GOZ, GOÄ, BEB, BEL usw. übernimmt. Diese Dienstleistung entlastet Zahnarztpraxen von administrativen Aufgaben und ermöglicht dem Praxispersonal, sich voll auf die Patientenbetreuung und medizinische Kernaufgaben zu konzentrieren, wodurch die Effizienz und Qualität der Praxisarbeit gesteigert wird.
BEMA, GOZ, BEB und BEL sind zentrale Abrechnungskataloge im zahnärztlichen Bereich. Sie regeln die Abrechnung zahnärztlicher und zahntechnischer Leistungen und gewährleisten eine einheitliche, transparente und faire Vergütung.
- BEMA = Bewertungsmaßstab zahnärztlicher Leistungen
- GOZ = Gebührenordnung für Zahnärzte
- GOÄ = Gebeührungsordnung für Ärzte
- BEB = Bundeseinheitliches Benennungssystem für zahnärztliche Leistungen
- BEL = Bundeseinheitliches Leistungsverzeichnis für zahntechnische Leistungen
Warum ist eine Abrechnungsstelle für Zahnärzte sinnvoll?
Eine Abrechnungsstelle für Zahnärzte ist aus mehreren Gründen sinnvoll:
- Zeitersparnis und Entlastung des Praxispersonals: Die Verwaltung und Privatliquidation zahnärztlicher Leistungen ist zeitaufwändig und komplex. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben kann das Praxispersonal entlastet werden und sich stärker auf die Patientenbetreuung und andere medizinische Kernaufgaben konzentrieren.
- Fachkompetenz und Expertise: Abrechnungsstellen verfügen über spezialisiertes Wissen und umfassende Erfahrung im Bereich der zahnärztlichen Abrechnung. Sie sind stets über aktuelle rechtliche und regulatorische Änderungen informiert und können sicherstellen, dass Abrechnungen korrekt und vollständig erstellt werden.
- Reduzierung von Fehlern: Die Abrechnung zahnärztlicher Leistungen ist komplex und fehleranfällig. Abrechnungsstellen minimieren das Risiko von Abrechnungsfehlern, die zu finanziellen Verlusten oder rechtlichen Problemen führen können.
- Optimierung der Liquidität: Durch Vorfinanzierung/Factoring, effiziente und zeitnahe Abrechnung sowie Überwachung von Zahlungseingängen und das Management von Mahnverfahren wird die Liquidität der Zahnarztpraxis deutlich verbessert. Dies ermöglicht eine bessere finanzielle Planung und Stabilität.
- Kompetente Kommunikation mit Versicherungen und Krankenkassen: Abrechnungsstellen übernehmen die Kommunikation und den Schriftverkehr mit Krankenkassen und Patienten. Sie kennen die spezifischen Anforderungen und können eventuelle Rückfragen oder Unklarheiten schnell und kompetent klären.
- Kosten-Nutzen-Effekt: Trotz der anfallenden Kosten für die Inanspruchnahme einer Abrechnungsstelle können Zahnarztpraxen von einer positiven Kosten-Nutzen-Bilanz profitieren. Die eingesparte Zeit, die reduzierte Fehlerquote, die optimierte Abrechnung und die verbesserte Liquidität führen häufig zu einer wirtschaftlichen Verbesserung der Zahnarztpraxis.
- Beratung und Weiterbildung: Abrechnungsstellen bieten oft auch Beratungs- und Weiterbildungsleistungen an, um Zahnarztpraxen über aktuelle Entwicklungen und Best Practices im Bereich der Abrechnung zu informieren und zu schulen.
Welche Aufgaben übernimmt der Abrechnungsservice für Zahnärzte?
Ein Abrechnungsservice für Zahnärzte übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, die dazu beitragen, den administrativen Aufwand der Zahnarztpraxis zu reduzieren und die Abrechnungsprozesse effizienter zu gestalten. Zu den Hauptaufgaben gehören:
- Erstellung und Überprüfung von Rechnungen
- Erstellung von Rechnungen für zahnärztliche Leistungen gemäß der Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) und anderen relevanten Abrechnungsrichtlinien.
- Überprüfung der Abrechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit, um Fehler zu vermeiden.
- Verwaltung und Einreichung von Abrechnungen
- Einreichung von Rechnungen bei gesetzlichen und privaten Krankenkassen sowie anderen Kostenträgern.
- Bearbeitung von Rückfragen und Korrekturen seitens der Kostenträger.
- Überwachung von Zahlungseingängen
- Überwachung und Verwaltung der Zahlungseingänge.
- Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen bei ausbleibenden Zahlungen.
- Durchführung des Mahnwesens
- Durchführung eines systematischen Mahnverfahrens bei Zahlungsverzug.
- Einleitung rechtlicher Schritte bei langanhaltendem Zahlungsverzug.
- Beratung und Unterstützung
- Beratung der Zahnarztpraxis zu Abrechnungsfragen und Optimierungsmöglichkeiten.
- Schulung des Praxispersonals in abrechnungsrelevanten Themen.
- Dokumentation und Archivierung
- Verwaltung und Archivierung aller abrechnungsrelevanten Dokumente.
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
- Kommunikation mit Patienten
- Bearbeitung von Patientenanfragen und -beschwerden in Bezug auf Rechnungen und Zahlungen.
- Bereitstellung von Informationen zu Zahlungsmodalitäten und -fristen.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Sicherstellung der Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien.
- Anpassung der Abrechnungsprozesse an neue gesetzliche Anforderungen.
- Reporting und Analysen
- Erstellung von Berichten und Analysen zu den Abrechnungsprozessen und -ergebnissen.
- Bereitstellung von Kennzahlen zur finanziellen Lage der Praxis.
Honorarabrechnung, Honorarabrechnung mit Vorfinanzierung und Factoring
Um den unterschiedlichen Bedürfnissen und Anforderungen der Zahnarztpraxen gerecht zu werden, bieten Abrechnungsdienstleister drei zentrale Abrechnungsmodelle an: Honorarmanagement, Honorarmanagement mit Vorfinanzierung und Factoring. Jedes dieser Modelle bringt spezifische Vorteile mit sich und adressiert verschiedene Herausforderungen, die in der Praxis auftreten können.
Das Honorarmanagement ist das grundlegende Modell, das von Abrechnungsstellen angeboten wird. Hierbei übernimmt die Abrechnungsstelle die komplette Abwicklung der Abrechnungen mit den Kostenträgern. Dies umfasst die Erstellung, Prüfung und Einreichung der Rechnungen sowie das Mahnwesen. Das Ziel ist es, den Praxisinhabern den administrativen Aufwand zu reduzieren und eine zügige und fehlerfreie Abrechnung sicherzustellen. Durch die professionelle Handhabung der Abrechnungsvorgänge wird die Liquidität der Praxis verbessert, da die Rechnungen zeitnah und korrekt gestellt werden.
Beim Honorarmanagement mit Vorfinanzierung (unechtes Factoring) geht die Abrechnungsstelle einen Schritt weiter, indem sie den Zahnarztpraxen eine Vorfinanzierung der zu erwartenden Honorare anbietet. Dies bedeutet, dass die Abrechnungsstelle unmittelbar (oder nach einem definierten Zeitraum) nach Einreichung der Rechnungen einen Großteil des Honorars an die Praxis auszahlt, noch bevor die Kostenträger die Rechnungen beglichen haben. Das Ausfallrisiko der Forderungen trägt jedoch die Zahnarztpraxis. Die Abrechnungsstelle stellt sicher, dass die Praxis zeitnah über die erwarteten Einnahmen verfügt, nimmt jedoch im Falle eines Zahlungsausfalls keine Haftung auf sich. Dieses Modell bietet erhebliche Vorteile für die Liquidität der Praxis, da finanzielle Engpässe vermieden und laufende Kosten sowie Investitionen ohne Verzögerung gedeckt werden können.
Das Factoring ist das umfassendste Modell, das Abrechnungsstellen anbieten. Es beinhaltet nicht nur das Honorarmanagement und die Vorfinanzierung, sondern auch den vollständigen Forderungsverkauf an die Abrechnungsstelle. Beim echten Factoring übernimmt die Abrechnungsstelle das vollständige Risiko des Forderungsausfalls – die Zahnarztpraxis erhält einen Ausfallschutz. Das bedeutet, dass die Praxis ihr Geld erhält, unabhängig davon, ob der Patient oder der Kostenträger die Rechnung letztlich begleicht. Dieses Modell bietet maximale Sicherheit für die Praxis, da das Ausfallrisiko vollständig an die Abrechnungsstelle übertragen wird. Die Praxis kann somit ihre finanziellen Planungen präzise durchführen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Vorteile und Nachteile
| Aspekt | Vorteile | Nachteile |
| Zeitersparnis |
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| Finanzielle Aspekte |
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| Spezialisierung |
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| Fehlerreduktion |
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| Patientenmanagement |
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| Entlastung des Praxisteams |
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FAQ
Wer macht die Abrechnung beim Zahnarzt?
Die Abrechnung beim Zahnarzt wird in der Regel von spezialisierten Abrechnungsfachkräften durchgeführt. Diese Fachkräfte arbeiten entweder direkt in der Zahnarztpraxis oder in externen Abrechnungsbüros. Hier sind die Hauptverantwortlichen im Detail:
Zahnmedizinischer Verwaltungsassistent (ZMV): Diese speziell ausgebildeten Fachkräfte übernehmen die Abrechnung innerhalb der Praxis. Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Kontrolle der Abrechnungen, die Kommunikation mit den Krankenkassen und die Überprüfung der Zahlungseingänge. Hier unterstützt spezialisierte Abrechnungssoftware, die den Abrechnungsprozess automatisiert und vereinfacht. Solch eine Zahnarzt-Praxisverwaltungssoftware unterstützt bei der Erstellung von Rechnungen und der Verwaltung von Zahlungseingängen.
Abrechnungsbüros: Viele Zahnarztpraxen nutzen externe Abrechnungsdienste. Diese Büros sind auf die Abrechnung von zahnärztlichen Leistungen spezialisiert und übernehmen die vollständige Abwicklung der Abrechnung. Sie stellen sicher, dass alle Abrechnungsmodalitäten eingehalten werden und unterstützen die Praxis bei der Verwaltung und Optimierung der Abrechnungsprozesse.