Online-Arzttermin Kalender für die Arztpraxis

Die Nutzung von Smartphone und Internet hat sich flächendeckend etabliert. So kommt es, dass Patienten Arzttermine online buchen, Tendenz steigend. Arztpraxen, die keine digitale Terminvergabe anbieten und weiter ausschließlich auf das Telefon setzen, sind schlecht für die Zukunft gerüstet und werden Umsatz einbüßen. Nutzen Sie unseren Anbieter-Vergleich, um zu prüfen, welcher für Sie am Besten in Frage kommt.

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Patienten buchen verstärkt Ärzte-Termine online

Die Suche nach einem Arzt wurde durch den Digitalisierungstrend zunehmend ins Internet verlagert. Das gilt vor allem für junge Patienten, die mit einem Smartphone groß geworden sind, aber auch Ältere zeigen sich technikoffen und wissen den Online-Komfort zu schätzen:

• Der Anteil der Internetnutzer in Deutschland betrug im Jahr 2021 stolze 91 %.
• Im Jahr 2021 besaßen 97 % aller Jugendlichen ein Smartphone.

Dass Patienten Ärzte-Termine online suchen zeigt auch diese iGES-Studie. Das Internet ist die zweitwichtigste Informationsquelle bei der Arztsuche.

Statista ging im Jahr 2020 im Rahmen einer Umfrage unter 1.193 Befragten der Frage nach, ob man schonmal einen Arzttermin online gebucht oder man sich zumindest vorstellen könne, dies in Zukunft zu tun. 32 % der Befragten bejahten die erste Frage und 34 % können sich vorstellen, zukünftig einen Online-Terminkalender einer Arztpraxis zu nutzen. Man kann schlussfolgern, dass zusammengerechnet 66% der Teilnehmer positiv eingestellt ggü. jenem Service sind.

Nicht nur die Online-Arzttermin-Buchung wird von Patienten als positiv wahrgenommen! Informieren Sie sich hier über die digitale Arztpraxis: Wie kann ich im Internet mehr Patienten gewinnen? Welche Tools und Dienstleistungen sind für Ärzte relevant? Gibt es eine finanzielle Förderung für die Umstellung auf digitale Arbeitsprozesse?

Warum sollten Ärzte Online-Terminbuchung anbieten?

Die genannten Daten zeigen deutlich, dass Patienten internetaffin sind und ihre Arzttermine zunehmend online buchen wollen. Dieses Bedürfnis sollten Sie als Arzt nutzen und einen entsprechenden Service zum Wohle der Patientenakquise bereitstellen. Tun Sie dies nicht, dann wirkt sich dies aus betriebswirtschaftlicher Perspektive negativ auf den Umsatz Ihrer Praxis aus. Weniger Terminbuchungen bedeutet weniger Patienten, die abgerechnet werden können.

Ein großer Vorteil von Online-Terminkalendern ist die Erinnerungsfunktion. Diese erinnert Patienten automatisch daran, ihren Arzttermin nicht zu vergessen. Das ist wichtig, denn No-Shows (Nichterscheinen von Patienten ohne Terminabsage) kosten Geld und Nerven. Die Dissertation von Wolfgang F. A. Frank kam zu dem Ergebnis, dass der Hauptgrund für einen No-Show zu 64 % daran liegt, dass ein Termin vergessen wurde. Die Nutzung einer Terminmanagement-Software für Ihre Praxis kann leidige No-Shows reduzieren! Weitere Vorteile sind:

• Optimierung des internen Ressourcenmanagements.
  • Für Online-Termine können Räume oder Arzt-Geräte reserviert werden. So werden Leerlaufzeiten vermieden und der Patientendurchsatz wird erhöht. Dies ist vor allem für größere Praxisarten wie der Praxisgemeinschaft oder der Gemeinschaftspraxis nützlich.
• Der Online-Terminkalender ist skalierbar. Wenn Sie vorhaben Ihre Praxis zu vergrößern, dann müssen sie für die Terminverwaltung kein zusätzliches Personal einplanen.
• Geben Sie sich im Rahmen Ihrer Corporate Identity als moderne Arztpraxis, dann benötigen Sie Tools wie Online-Kalender, Videosprechstunde oder digitale Anamnese und Patientenaufklärung, um Ihrem auferlegten Image gerecht zu werden.
• Einige Terminmanagement-Software Anbieter bedienen sowohl Ärzte als auch Patienten auf einer Plattform. Lassen Sie Ihre Praxis dort listen, werden Sie sichtbarer für potenzielle Patienten.
• Sie können unabhängig von Ort oder Zeit auf Ihren digitalen Kalender zugreifen.
• Da menschliche Fehler bei der Online-Terminbuchung ausgeschlossen sind, ist auch das Fehlbuchungs-Risiko ausgeschlossen.

Wie buchen Patienten Arzttermine online?

Patienten können Arzttermine online entweder auf Ihrer Praxis-Website oder auf externen Plattformen buchen. Einige Plattformen sind zugleich Arztbewertungsportale wie z. B. Jameda oder Etermio. Wenn Sie nicht im Internet bewertet werden wollen, dann sind Arztbewertungsportale für Sie keine Option.

• SaaS-Systeme (Software as a Service)
  • keine Installation oder Implementierung in das Praxis-IT-Netzwerk notwendig
  • ein entsprechendes Buchungsmodul muss jedoch auf Ihrer Praxiswebsite angeboten werden
  • das Terminsystem ist webbasiert, lediglich Internetzugang und Webbrowser sind notwendig
  • besonders für kleine Einzelpraxen, aber auch etwas größere Arztpraxen geeignet
• Arztbewertungsportale
  • dort können Patienten Ärzte bewerten, aber auch online einen Termin vereinbaren
• Online-Arzttermin-Buchungsportale
  • dort können Patienten Arzttermine online buchen, aber keine Ärzte bewerten
• Patientenportale
  • nur für stationäre Patienten bzw. Krankenhäuser/Kliniken geeignet

Online-Terminkalender in Form einer Software as a Service müssen sie auf Ihrer Praxiswebsite einbinden. Dadurch erhöhen Sie die Chance einer Terminbuchung zu Ihrem Vorteil, vor allem bei Patienten, die nur ungern telefonieren. Zusätzlich können Sie die Verweildauer eines Patienten auf Ihrer Website verlängern, was sich positive auf Ihre SEO-Performance auswirken kann. Die SEO-Performance beeinflusst das Ranking Ihrer Praxiswebsite zu bestimmten Suchanfragen auf Suchmaschinen wie z. B. Google. Es ist umstritten, jedoch gibt es Hinweise darauf, dass die Verweildauer einen SEO-Rankingfaktor darstellt. Besitzt Ihre Website kein Terminbuchungs-Modul dann ist die Verweildauer vermutlich kürzer. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass sich durch die Einbindung eines Buchungsmoduls mglw. die Ladezeit Ihrer Praxiswebsite verlängern kann. 

Der große Vorteil von Online-Portalen mit Terminbuchungsfunktion ist deren Bekanntheit. Die Optionen, sich auf einem Arztbewertungsportal oder einem Online-Portal ohne Arztbewertung einzukaufen, ist daher vor allem für kleine und unbekannte Arztpraxen geeignet. Ebenso können davon städtische Arztpraxen profitieren, vor allem solche in einer Großstadt. Großstädte charakterisieren sich durch eine relativ hohe Einwohner-Fluktuation, sodass diese Portale häufig zur Orientierung in der Ärztelandschaft von Patienten genutzt werden. So können Sie von der großen Sichtbarkeit eines Portals profitieren ohne dass Sie technisch aktiv auf Ihrer Website werden müssen.

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Welche Terminbuchungs-Software braucht meine Praxis?

Entscheiden Sie sich dafür, die Online-Terminbuchung nicht an externen Plattformen auszulagern, dann kommen für Ihre Praxis folgende Möglichkeiten in Betracht:

• Standalone-Software
  • externe Software (mit Schnittstelle zur Praxissoftware)
  • für Ärzte geeignet, die eine einfache und unkomplizierte Online-Kalendersoftware ohne viel “Schnickschnack” benötigen
  • Beispiele: Doctolib Pro, Samedi, Termed
• Software-Suite
  • vollständiges Praxisverwaltungssystem mit integriertem, herstellereigenem Online-Kalender
  • für Ärzte geeignet, die zusätzlich zur digitalen Terminbuchungsfunktion weitere Funktionalitäten wie Abrechnung oder elektronische Patientenakte benötigen
  • Beispiele: Dampsoft, Medatixx, Tomedo
• Nicht-medizinische Software
  • Terminbuchungssoftware ohne Schnittstelle zur Praxissoftware
  • für sehr kostenbewusste Ärzte geeignet
  • eignet sich maximal um kurzzeitig Buchungsphasen wie z. B. Corona-Impftermine auszulagern
  • wir empfehlen diese Option nicht
  • Beispiel: Microsoft Bookings

Vergleich der Anbieter

Hier finden Sie einen Vergleich der bekanntesten Anbieter von Online-Terminmanagement Lösungen für Ärzte. Änderungen vorbehalten: Dieser Test wurde am 24.05.2022 durchgeführt. Bitte klicken Sie auf die nachfolgende Grafik, um sie vergrößert anzeigen zu lassen.

Die einzelnen Online-Terminlösungen für Ärzte ähneln sich vom Funktionsumfang sehr stark. Wichtig ist vor allen Dingen, dass sie kompatibel mit Ihrer Praxissoftware ist!

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Arzttermine.de

Auf arzttermine.de gibt es 2 Möglichkeiten, wie Termine von Patienten online gebucht werden können. Mit “ATPatient” können Sie sich auf der externen Plattform präsentieren und bewerten lassen, wohingegen Sie mit “Visita” lediglich den Online-Kalender auf Ihrer Praxiswebsite integrieren können. Auch dieser Anbieter bietet einen Erinnerungs-SMS oder -Anruf Service an. Wie “Visita” funktioniert, erfahren Sie in folgendem Video:

Doctena

Doctena bezeichnet sich selbst als “eines der führenden medizinischen Buchungsplattformen in Europa”. Diese Plattform ist seit dem Jahr 2013 am Markt und wird mittlerweile in 11 verschiedenen gesprochenen Sprachen. Verfügbar sind auf der dortigen Plattform folgende Funktionen:

• Regelbasierte Terminvergabe
  • Welche Leistung ist für wen online buchbar. Wie lange dauern die verschiedenen Behandlungsarten und welche Medizinprodukte werden dafür benötigt?
• Benutzerdefinierte Terminbenachrichtigung
  • Wichtige Dokumente (z. B. Anmeldeformular) können vor dem Arzttermin mit dem Patienten geteilt werden.
• Digitale Warteliste und Last-Minute-Verfügbarkeiten
  • Patienten können sich in eine digitale Warteliste eintragen, sodass es im Falle von kurzfristigen Absagen Wartezeiten reduziert werden können.
• Automatisierte SMS und E-Mail Benachrichtigung
  • Terminspezifische Erinnerungen können automatisiert an Patienten gesendet werden.
  • Nach erfolgreicher Online-Terminbuchung erhalten Patienten eine Bestätigung per E-Mail oder SMS (mit angehängten Dokumenten)
• Videosprechstunde
• Das eigene Doctena-Profil inkl. Auszeichnungen und Bewertungen sowie ein Online-Terminkalender kann auf der eigenen Praxiswebsite eingebunden werden

Doctolib Pro

Doctolib besitzt einen Nutzerstamm von 270.000 Ärzten und Gesundheitsfachkräften und verbucht rund 70 Mio. Besuche pro Monat auf deren Websites (DE und FR). Zukunftsgewandt bietet dieser Anbieter sowohl eine APP für die Patienten, als auch für die Ärzte an. Der Online-Kalender besitzt alle gängigen Funktionalitäten:

• Online Terminvereinbarung
• Digitale Patientenaufklärung (Dokumente teilen mit Patienten)
• Digitale Überweisung
• Automatische Terminerinnerungen
• Covid-Impfmanagement

Zusätzlich können Sie über diese Anbieter gegen Aufpreis (49 € / Monat inkl. MwSt. pro Behandler) Videosprechstunden durchführen. Sagt Ihnen der Service von Doctolib Pro nicht zu, dann können Sie jederzeit mit einer Kündigungsfrist von 15 Tagen kündigen. Mit Doctolib Hospital stellt der Anbieter auch ein Patientenportal für Krankenhäuser bereit.

Dr. Flex

Per SMS-TAN-Verfahren dauert eine Arzttermin-Online-Terminbuchung für Patienten weniger als 30 Sekunden, zumal sich Patienten nicht bei Dr. Flex registrieren müssen. Als Arztpraxis bietet Ihnen der Online-Kalender gängige Funktionen:

• SMS-Erinnerungsservice
• Unbegrenzte Kalender (für Ärzte, Heilberufler usw.)
• Termine über separate Kalender anlegen (CT, MRT, EKG usw.)
• individueller Fragenführung im Buchungsprozess
• dsgvo-konform
• Einbindung der Terminsoftware in die eigene Praxiswebsite

Erhältlich ist Dr. Flex für Ärzte in der absoluten Sparversion ab 29 € / Monat zzgl. MwSt. Doch auch wenn Sie gegen Aufpreis upgraden müssen, kündigen können Sie jederzeit monatlich. Laut Anbieter nutzen 5.600 Ärzte Dr. Flex.

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dubidoc

dubidoc ist ein weiterer Anbieter von Online-Terminbuchungssoftware für Ärzte, den es seit 2016 gibt. Als Kunde können Sie entweder über einen kostenlosen Zuweiser-Account Terminkontingente für Partnerpraxen reservieren oder als Fach-Arztpraxis oder MVZ selbst dubidoc nutzen. Im direkten Einsatz innerhalb der Praxis kostet dubidoc 129 € pro Monat pro Arzt. Auch dieses Tool bietet Services wie:

• KI-gesteuerte Terminplanung
• Terminerinnerungen
• Ressourcenmanagement
• Virtuelles Wartezimmer
• Wartezeitprognosen
• dsgvo-konform

Etermio

Etermio wirbt damit, dass deren Online-Terminbuchungssoftware nicht nur für Ärzte/Zahnärzte, sondern für alle Branchen nutzbar ist. Die Kosten dieses Tools sind etwas undurchsichtig, denn eTermio passt sich dem jeweiligen Geschäftsmodell und der Art der Terminvergabe an – 29 € netto pro Monat sind allerdings das Mindeste. Bezüglich der Funktionen ist eTermio mit anderen Anbietern vergleichbar und bietet Standardfunktionen wie automatische Erinnerungsfunktion und Benachrichtigung bei Terminabsagen oder -Verschiebungen oder Personal- und Ressourcenplanung an.

Jameda

Mit über 80 Mio. Patienten und über 7,5 Mio. Terminbuchungen pro Monat zählt die Docplanner Gruppe, Mutterkonzern von jameda, weltweit zu den größten Online-Plattformen im Bereich Gesundheit. Aktuell nutzen über 2 Mio. Ärzt:innen und Heilberufler:innen die Angebote des und es finden sich über 2 Mio. Erfahrungsberichte von Patient:innen auf der Webseite.

Der Online-Terminkalender von jameda bietet folgende Vorteile:

• Digitales Terminmanagement
• Automatisierte Terminerinnerungen und Terminbestätigungen
• Nachrückerfunktion
• Videosprechstunde
• Digitale Anmeldung
• Personalisierte Kampagnen per E-Mail und SMS
• jameda Messenger: Arzt-Arzt Chat + Arzt-Patienten Chat
• Praxismarketing

Zusätzlich bietet dieser Anbieter sowohl eine APP für die Patienten, als auch für die Ärzte an. Neben einem kostenlosen Basiszugang können Ärzt:innen und Heilberufler:innen die jameda Kalender-Lösungen ab 99 € netto pro Monat nutzen.

Mediform

Mediform integriert Online-Terminbuchung, Digitale Anamnese und den Praxiskalender in einer Digitalen Rezeption. Patienten müssen sich nicht bei Mediform registrieren und kein Konto anlegen. Sicherheit wird bei Mediform durch eine Edge-Computing Architektur gewährleistet, bei der nie Patientendaten in der Cloud gespeichert werden, sondern ausschließlich vor Ort in der Praxis.

Die Digitale Rezeption enthält dabei drei zentrale Funktionen, die nahtlos aufeinander abgestimmt sind:

• Online-Terminbuchung
  • Einbindung in die Webseite der Praxis zur Stärkung der eigenen Marke
  • Terminerinnerung zur Minimierung von No-Shows
  • Regelbasierter Workflow zur Vermeidung von inadäquaten Buchungen
  • Intuitive Führung des Patienten zur Buchung – ohne ein Konto zu benötigen
• Praxiskalender
  • Terminbuchung durch das Praxisteam
  • Management des Patientenstatus im Praxisablauf (Warteraum)
  • Stammdatenschnittstelle zum Praxisverwaltungssystem (GDT)
  • Flexible Planung von Ressourcen, Terminarten und Benachrichtigungen
• Digitale Anamnese

Samedi

Seit mehr als 15 Jahren unterstützt samedi Arztpraxen, MVZs und Kliniken mit Hilfe von digitalen Services dabei, die Behandlungskoordination einfacher, effizienter und sicher zu gestalten. Durch die nahtlose Anbindung an über 40 bestehende AIS/KIS-Systeme nutzen mehr als 48.000 Ärzte/Dienstleister samedi zur digitalen Steuerung von über 30 Millionen Patienten in 10.000 Gesundheitseinrichtungen in der DACH-Region. Das Essential Paket umfasst neben der Online-Terminbuchung außerdem folgende Funktionen:

• Selbstständige Check-in Möglichkeit für Ihre Patienten
• automatisierte Nachrückerliste
• Selbstständige Check-in Möglichkeit für Ihre Patienten
• Farblich angepasstes Buchungswidget für Ihre Webseite

Sie haben die Möglichkeit aus über 80 Modulen Ihr individuelles Paket zu wählen. Es stehen Ihnen weitere Funktionen wie Formulare, Bezahlfunktion, Terminbenachrichtigung, KBV-anerkannte Videosprechstunde und Zuweiservernetzung zur Verfügung – DSGVO-konform und KHZG-förderfähig. Die Kosten pro Monat (inkl. Mwst) bei der Videosprechstunde belaufen sich auf monatlich 20 € und bei der Gruppenvideosprechstunde auf 50 € pro Monat. Um die Online-Terminbuchung nutzen können, kann zwischen den Pakten Essential in Höhe von 50€, dem Comfort-Praxis-Paket in Höhe von 80 € und dem Paket Comfort-Praxis Premium für 180 € gewählt werden.

Termed

Termed bezeichnet sich selbst als “Marktführer im Bereich Schnittstellenkommunikation PVS”. Dennoch ist Termed-Software nur mit 5 PVS-Anbietern kompatibel, so deren Website. Die Online-Terminkalender Software können Sie ab 49,90 € netto pro Monat erwerben. Darin inkludiert sind 3 Behandler plus Online-Terminverwaltung mit Schnittstelle.
Für zusätzliche Funktionen wie z. B. SMS-Kontingente müssen Sie draufzahlen. Haben Sie einen Viomedi-Account, dann können Sie auch die Videosprechstunden-Funktion über Termed nutzen.

Hinsichtlich des Funktionsumfanges steht Termed den anderen Anbietern von Online-Terminmanagement Lösungen für Ärzte in nichts nach:

• Online-Terminbuchung
• Terminbenachrichtigung (erinnern, verschieben, stornieren)
• individuelle Patientenbenachrichtigung
• Recallmanagement (SMS, E-Mail, Push-Benachrichtigung)
• Rezept- und Überweisungsbestellungen

Info: Weitere Plattformen, auf denen Patienten Arzttermine online buchen können, sind  arzt-direkt.com, clickdoc.de oder pluspatient.de.

Wichtig: Schnittstelle zwischen Online-Terminkalender und Praxissoftware sollte vorhanden sein!

Bevor Sie einen Online-Terminbuchungskalender für Ihre Arztpraxis kaufen, sollte sichergestellt sein, dass eine Schnittstelle zu Ihrer Praxissoftware vorhanden ist. Diese sorgt dafür, dass die digitalen Online-Termine stets mit Ihrem integrierten PVS-Kalender synchronisiert ist. 

Was passiert, wenn ich einen Online-Terminkalender ohne passende Schnittstelle habe? In diesem Fall kann es zu Terminüberschneidungen und Doppelbuchungen kommen. Grund: Die Terminsoftware kann nicht mit Ihrem PVS kommunizieren. Hat Ihre MFA einen Arzttermin per Telefon ausgemacht und in das PVS eingetragen, dann kann die Kalendersoftware dies nicht wissen. 

Ob eine Schnittstelle zu Ihrem Praxisverwaltungssystem besteht, ist in der Regel auf der jeweiligen Anbieter-Website vermerkt. Kontaktieren Sie im Zweifel uns und wir helfen Ihnen das passende Produkt zu finden!