Self Check-In für die Arztpraxis: Anbieter im Vergleich

Was versteht man unter einem Self‑Check‑In in der Arztpraxis?

Ein Self-Check-In (auch „digitaler Check-In“ oder „Selbstanmeldung“) bezeichnet Systeme, bei denen Patienten sich bei der Ankunft  eigenständig an einem fest installierten Patiententerminal oder Tablet im Eingangsbereich anmelden. Dabei wird in der Regel die elektronische Gesundheitskarte (eGK) eingelesen, sodass Name, Geburtsdatum und Versicherungsstatus automatisch übernommen werden. 

Die Tablet-Variante bietet hierbei eine besonders flexible Lösung für den Praxisalltag: Die Geräte werden meist in diebstahlsicheren Kiosk-Ständern montiert und sind direkt mit einem Kartenleser verbunden. 

Anschließend wählen die Patienten den Besuchsgrund oder die Terminart aus, zum Beispiel „Kontrolle“, „Rezept“ oder „Akutsprechstunde“. Nach Abschluss der Anmeldung erhält der Patient eine Wartemarke, die entweder auf dem Bildschirm angezeigt oder über einen Bon-Drucker ausgegeben wird. Ein modernes Anmeldeterminal bietet zusätzlich einen QR-Code an, über den Patienten digitale Formulare oder Anamnesebögen auf dem Smartphone aufrufen und im Wartebereich ausfüllen können. 

Im Unterschied zur klassischen Anmeldung am Empfang überträgt das Self-Check-In-Terminal oder das Self-Check-In am Tablet die Stammdaten direkt an das Praxisverwaltungssystem (PVS) und kann optional automatisch das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) durchführen. Dadurch werden Anmeldeprozesse beschleunigt, Fehler reduziert und das Praxispersonal deutlich entlastet.

Wie funktioniert der Self‑Check‑In in der Praxis?

Self‑Check‑In per Patiententerminal

Der Ablauf für das Selbstständige Einchecken an einem Patiententerminal kann sich je nach Anbieter leicht unterscheiden, umfasst aber meistens diese Punkte:

1. Identifikation: Die Patienten stecken ihre eGK in das Terminal; Name und Geburtsdatum werden automatisch ausgelesen. Patienten ohne eGK können ihre Daten manuell eingeben.
2. Angabe von Termin und Besuchsgrund: Das System fragt ab, ob ein Termin vorliegt, und erlaubt optional die Auswahl des Besuchsgrundes. Auch Anliegen wie Rezeptabholung, Überweisungen oder Befundabholung können hinterlegt werden.
3. Erzeugung einer Wartemarke: Nach Abschluss des Check-ins druckt das System eine Wartenummer aus oder stellt diese digital auf dem Smartphone bereit. In integriert arbeitenden Systemen wird der Patient automatisch in die Warteliste des PVS eingetragen und kann direkt einem Behandler oder einem bestimmten Raum zugewiesen werden.
4. Erweiterte Funktionen: Je nach Anbieter sind weitere Funktionen möglich, zum Beispiel:
   1. mehrsprachige Benutzeroberfläche
   2. digitale Anamnese per QR‑Code
   3. automatische Raum‑ oder Behandlerzuweisung
   4. Integration eines Patientenaufrufsystems
   5. Rezeptausgabe oder Dokumenten-Upload
   6. direkte Verbindung zum Praxisverwaltungssystem und zur TI

Self‑Check‑In per Tablet

Self-Check-In in der Arztpraxis mit Tablets funktioniert im Grundprinzip wie ein Patiententerminal, nur dass das „Terminal“ ein Tablet (oder mehrere Tablets) ist, das direkt mit dem Praxisverwaltungssystem und ggf. der TI verbunden ist.

Benötigte Hardware: 

• Praxis-Tablet(s) mit robustem Gehäuse, z.B. iPad oder Android-Tablet, idealerweise mit 10–13 Zoll für gute Lesbarkeit.
• Feste Halterung oder Standfuß (Kiosk-Halterung) für den Eingangsbereich, optional abschließbar und diebstahlsicher.​
• Kartenterminal / eGK-Leser (stationär oder an der Rezeption), wenn die eGK über das Tablet-Check-In-Verfahren mit eingelesen werden soll.
• Optional QR-Code-Scanner (separat oder über Kamera des Tablets), um Terminbestätigungen oder Check-In-Codes einzulesen.
• Stabile WLAN‑Infrastruktur oder LAN (über Dockingstation) mit Zugriff auf das PVS.
• Optional: Bondrucker für Wartemarken, falls mit Nummern-System gearbeitet wird.

Benötigte Software:

• Self-Check-In-Modul des PVS oder eines Drittanbieters (z.B. eTerminal, Idana, dubidoc, tomedo Selbstanmelde-Terminal, CGM Self-Check-In).
• Kiosk-App für das Tablet, die nur die Check‑In‑Oberfläche anzeigen lässt (Schutz vor „Herumsurfen“).
• Anbindung an das Praxisverwaltungssystem inkl. Warteliste / Tagesliste, damit Check-Ins automatisch übernommen und Patienten zugewiesen werden können.
• Optional: Modul für digitale Anamnese und Fragebögen, z.B. über QR-Code oder direkt auf dem Praxis-Tablet.
• Optional: Schnittstellen zur TI (ePA, E‑Rezept) und zu Online-Terminbuchungssystemen (z.B. Doctolib & Co.).

Der Ablauf des Self-Check-Ins über ein Praxis-Tablet kann je nach Software leicht variieren, umfasst aber meistens diese Schritte: 

1. Identifikation: Die Patienten stecken ihre eGK in das Kartenlesegerät oder scannen einen QR-Code bzw. geben Name und Geburtsdatum manuell am Tablet ein. Die Stammdaten werden automatisch übernommen oder bei Bedarf aktualisiert.
2. Angabe von Termin und Besuchsgrund: Das System fragt, ob ein Termin vorliegt, und zeigt ggf. bereits gebuchte Termine an. Zusätzlich können Patienten den Besuchsgrund wählen, z.B. Sprechstunde, Akutbesuch, Rezeptabholung, Überweisung oder „Nur Karte einlesen“ für E‑Rezepte.
3. Optional: Weitere Angaben: Je nach Einstellung können Patienten Kontaktdaten bestätigen oder ändern und kurze medizinische Fragen beantworten. Auf Wunsch wird ein digitaler Anamnesebogen per QR‑Code auf das eigene Smartphone oder direkt auf dem Praxis-Tablet bereitgestellt.
4. Eintrag in die Warteliste: Nach Abschluss des Check-Ins wird der Patient automatisch in die Warteliste des Praxisverwaltungssystems eingetragen und mit einem Hinweis „Self-Check-In“ gekennzeichnet. Optional kann der Patient bereits einem Behandler oder Wartebereich zugeordnet werden, und bei Erstkontakt im Quartal wird automatisch ein Behandlungsschein angelegt.
5. Ausgabe einer Wartemarke oder Warteinformation: Das System zeigt eine Wartenummer oder eine Bestätigung des Check-Ins an und kann diese bei Bedarf ausdrucken oder auf das Smartphone des Patienten übertragen. Anschließend begibt sich der Patient direkt in den angegebenen Wartebereich.
6. Erweiterte Funktionen: Je nach Lösung sind zusätzliche Funktionen möglich, zum Beispiel mehrsprachige Benutzeroberfläche, Integration eines Patientenaufrufsystems, Präsentation von Praxisinformationen und IGeL, digitale Anamnese und Aufklärungsbögen sowie direkte Anbindung an TI, ePA oder Online-Terminbuchung.

Vorteile und Nachteile

Trotz der klaren Vorzüge einer Self-Check-in-Lösung setzt ihr Erfolg eine vorausschauende Auseinandersetzung mit den damit verbundenen Herausforderungen voraus.

Vorteile	Nachteile
Verkürzte Wartezeiten und weniger Warteschlangen im Empfangsbereich	Investitions- und laufende Betriebskosten (Hardware, Lizenzen, Wartung)
Entlastung des Personals und geringere Fehlerquote bei der Datenerfassung	Technische Abhängigkeit von Netzwerk, Hardware und TI-Anbindung
Bessere Datenqualität durch automatisches Auslesen der eGK und weniger Papierverbrauch	Akzeptanzbarrieren bei älteren oder technikfernen Patienten
Höhere Patientenzufriedenheit und moderne, digitale Außendarstellung der Praxis	Zusätzlicher organisatorischer Aufwand bei der Einführung
Integration von Anamnese- und Aufklärungsbögen direkt ins PVS	Strenge Datenschutzanforderungen und notwendige Anpassung von Prozessen und Dokumenten
Kontaktarme Anmeldung und damit mehr Sicherheit in Infektionslagen

Für welche Praxisarten eignet sich ein Online‑Check‑In besonders?

Eine Self-Check-In-Lösung lohnt sich vor allem für Praxen und Einrichtungen mit hohem Patientenaufkommen und standardisierten Abläufen. Dazu zählen:

• Hausarztpraxen, Facharztpraxen und Gemeinschaftspraxen: Ein hoher Patientenstrom lässt sich durch Self‑Check‑In effizient kanalisieren.
• Medizinische Versorgungszentren (MVZ): Mehrere Behandler und verschiedene Fachrichtungen werden in einer zentralen, automatisierten Anmeldestelle gebündelt.
• Krankenhausambulanzen oder Tageskliniken: Self‑Check‑In‑Terminals entlasten das Personal und lassen sich mit Aufrufsystemen kombinieren.

Grundsätzlich gilt: Der Nutzen steigt, je mehr Patienten zu ähnlichen Zeiten eintreffen und je stärker Routineaufgaben den Empfang belasten. Kleine Einzelpraxen mit wenigen Patienten pro Tag profitieren oft weniger von der Investition und sollten eine sorgfältige Kosten‑Nutzen‑Analyse durchführen.

Vergleich: Anbieter für Self‑Check‑In in Arztpraxen 

Es gibt eine wachsende Zahl spezialisierter Anbieter, die Self-Check-In-Terminals und Softwarelösungen für Arztpraxen entwickeln. Die Systeme unterscheiden sich in Funktionsumfang, Integrationsgrad in das PVS, Hardwareausstattung und Preismodell.

Produkt	Anbieter	Gerätetyp	Technischer Fokus & PVS-Kompatibilität	Besondere Eigenschaften	Geeignete Praxisgröße
EVA-Terminal	abasoft	Terminal	Native Integration in EVA; Linux-Serverarchitektur für hohe Stabilität.	eGK-Leser (integriert), Dokumentenscanner, SignPad für Anamnese & DSGVO; automatisierte Wartezimmerzuweisung.	Einzelpraxen bis große MVZ; hochgradig modular.
CGM one CheckIn	CGM	Tablet / iPad	Direkte Integration in CGM-Systeme (MEDISTAR, ALBIS, M1 PRO, TURBOMED); Echtzeit-Abgleich.	iPad-basiert; VSDM-Abgleich; 9 Sprachen; desinfizierbare Oberfläche; Integration von ClickDoc & AmbulApps.	Kleine Praxen (Wandmontage) bis große Zentren.
eKiosk (Zelos/Vana)	eKiosk	Terminal	Hardware-Spezialist; TI-zertifizierte Komponenten; Kooperationen mit CGM und AKQUINET.	22″ bis 27″ Displays; desinfizierbares Schutzglas; Brandschutz B1; offline-fähig; modulare eGK-Leser.	Große Facharztpraxen, MVZ und Kliniken.
S3 Patiententerminal	S3 Praxiscomputer	Terminal	Tiefenintegration in S3-Win; Fokus auf Datensicherheit (kein lokaler Datenverlust bei Diebstahl).	Vollwertiger Touch-PC; passive Kühlung; eGK-Leser (Cherry ST-1506); PDF-Signatur; Message+ Benachrichtigung.	Mittlere Praxen bis größere MVZ-Einheiten.
tomedo SAT	zollsoft	Terminal	Nutzung von Mac-mini-Hardware; native Integration in tomedo (macOS).	Drei Modelle; eGK-Leser (TI-fähig); Blickschutzfolie; desinfizierbare Glasplatte; Patientenleitsystem „PauL“.	Alle Größen; ideal für moderne, voll digitalisierte Praxen.
Warten mit Adana	Warten mit Adana	Terminal / Tablet	Plattformübergreifend; Kooperation über medatixx HealthHub; unterstützt TI-Schnittstellen 1 & 2.	18 Sprachen; SMS-Aufruf; QR-Code-Anamnese; Online-Check-In via Smartphone; Wartemarkendrucker optional.	Praxen mit extrem hohem Patientenaufkommen und MVZ.
Michl (E-Health Kiosk)	Werkstation	Terminal	Herstellerübergreifend (medatixx, CGM, T2med u.a.); Fokus auf Ergonomie.	22″ Touch; elektrisch höhenverstellbar (barrierefrei); Made in Germany; eGK-Leser, Drucker, SignPad modular.	Kliniken und große Praxen (oft ab 25 Stk.).
mediDOK eTerminal	mediDOK	Terminal	Herstellerneutral über GDT; Integration in Universal-Archiv-Systeme.	Kontaktlose Anmeldung (Geburtsdatum/Initialen) oder eGK; Smart-TV-Aufruf; mehrere Sprachen verfügbar.	Alle Praxisgrößen, besonders bei Fokus auf Bildarchivierung.

abasoft EVA-Terminal: Stabilität durch Linux-Architektur

Das Selbstanmeldeterminal der abasoft GmbH basiert auf einer stabilen Linux-Serverarchitektur, was sie im Vergleich zu herkömmlichen Windows-basierten Systemen besonders wartungsarm und sicher gegen externe Bedrohungen macht. Das EVA-Terminal ist als vollständig integriertes System konzipiert, was bedeutet, dass Informationen zwischen dem Terminal und der EVA-Praxissoftware ohne Zeitverzögerung oder Konvertierungsverluste fließen. 

• EVA Terminal PRO: Diese Ausführung ist mit einem Dokumentenscanner und einem SignPad ausgestattet. Dies erlaubt es Patienten, mitgebrachte Unterlagen wie Überweisungsscheine oder Entlassbriefe direkt am Terminal zu digitalisieren.
• Automatische Zuordnung: Die digitalisierten Dokumente werden nach dem Scanvorgang automatisch der elektronischen Patientenakte (ePA) zugeordnet. 
• Modulare Struktur: Diese modulare Struktur von abasoft ermöglicht es Praxen, nur die Module zu erwerben, die tatsächlich benötigt werden, was die Lösung auch für wachsende MVZ-Strukturen wirtschaftlich attraktiv macht.

Das abasoft EVA-Terminal bietet eine hochsichere Infrastruktur und eine nahtlose Einbindung in die Praxissoftware, um administrative Prozesse effizient zu verbinden.

CGM one CheckIn: Das iPad-Ökosystem und VSDM-Tiefe

CompuGroup Medical (CGM) verfolgt mit dem „one CheckIn“ eine Strategie der maximalen Mobilität und Benutzerfreundlichkeit. Durch die Verwendung von iPads in speziell gesicherten Gehäusen (Wandmontage, Standfuß oder Tresenvariante) wird eine Hardware-Ästhetik erreicht, die Patienten von privaten Endgeräten gewohnt sind. 

• Systemintegration: Das System ist eng in die CGM-Welt (z.B. MEDISTAR) eingebunden, was einen reibungslosen Datenaustausch garantiert. 
• Integrierte VSDM-Abgleich: Ein entscheidender Vorteil ist das Versichertenstammdatenmanagement, das sicherstellt, dass die Daten auf der eGK unmittelbar mit den Servern der Krankenkassen abgeglichen werden.
• Robuste Hardware-Partner: Die Partnerschaft mit eKiosk ermöglicht zudem den Einsatz robusterer Hardware wie dem VANA-Terminal für Umgebungen mit sehr hohem Patientendurchlauf. 
• Technologische Entlastung: CGM bietet hierbei ein Full-Service-Paket an, das die Verwaltung der iPads inklusive Sicherheitsupdates übernimmt, was das Praxisteam technologisch entlastet.

Mit dem CGM one CheckIn profitieren Praxen von einem modernen Hardware-Design und einer hohen Prozesssicherheit durch den direkten Abgleich der Versichertenstammdaten. 

eKiosk: Modulare Kiosksysteme für Klinik und Großpraxis

Die eKiosk GmbH fungiert primär als Hardware-Spezialist und Integrationspartner. Ihre Modelle wie „Zelos“ oder „Aurora“ zeichnen sich durch eine enorme Varianz in der Ausstattung aus und lassen sich flexibel an spezifische Anforderungen anpassen. 

• Flexibles Komponenten-Management: Von 15,6-Zoll-Systemen bis hin zu 27-Zoll-Portrait-Displays können Komponenten wie Thermodrucker, Barcodescanner und gematik-zertifizierte eGK-Leser (z.B. von Ingenico) flexibel kombiniert werden. 
• Höchste Sicherheitsstandards: Besonders relevant für den Einsatz in Fluchtwegen oder sensiblen Krankenhausbereichen ist die Brandschutzzertifizierung B1 nach DIN 4102-1. 
• Erweiterte Funktionen: eKiosk arbeitet eng mit Softwareanbietern wie AKQUINET zusammen, um Funktionen wie digitales Wayfinding (3D-Gebäudemodelle) und automatisches Warteschlangenmanagement zu realisieren. 
• Individuelles Design: Für Praxen ist das System besonders dann geeignet, wenn eine sehr spezifische Hardware-Konfiguration oder ein Corporate Design (RAL-Farben nach Wahl) gefordert ist.

eKiosk bietet hochgradig individualisierbare Hardware-Lösungen, die speziell auf die komplexe Anforderungen und Sicherheitsvorschriften von Großpraxen und Kliniken zugeschnitten sind. 

S3 Patiententerminal: Fokus auf geräuschlose Effizienz und Stand-Alone-Sicherheit

Das S3 Patiententerminal ist auf Langlebigkeit und diskreten Betrieb ausgelegt. Ein vollwertiger PC mit integriertem Touchscreen arbeitet durch passive Kühlung vollkommen geräuschlos, was die Atmosphäre im Wartebereich nicht stört.

• Stand-Alone-Betrieb: Da das Gerät keine sensiblen Patientendaten lokal speichert, sondern lediglich als Interface zum Server dient, entsteht bei einem physischen Diebstahl des Terminals kein Datenleck. 
• Umfassende Anmeldung: Die Software ermöglicht nicht nur den Stammdatenabgleich, sondern auch die Anlage von Neupatienten und die Auswahl des Besuchsgrundes. 
• Echtzeit-Information: Über das proprietäre „Message+“ System werden MFAs an ihren Arbeitsplätzen sofort informiert, wenn ein Patient den Check-In abgeschlossen hat.
• Unterstützungs-Modus:  Das System signalisiert dem Team umgehend, wenn ein Patient während des Anmeldevorgangs manuelle Unterstützung benötigt.

Das S3 Patiententerminal kombiniert höchste Datensicherheit mit einer lautlosen Hardware-Performance für einen störungsfreien und effizienten Praxisalltag. 

tomedo SAT: Das Apple-Erlebnis in der Patientenführung

zollsoft hat mit dem tomedo SAT (Selbstanmelde-Terminal) eine Lösung geschaffen, die Hardware-Leistung mit Ästhetik verbindet. Das System basiert auf Mac-mini-Hardware, die in robuste Stelen eingebaut ist. 

• Modellvielfalt: Es stehen drei Modelle zur Verfügung: SAT 1.0 (nach hinten geneigtes Display), SAT 2.0 (modernes Design) und SAT small (platzsparend). 
• Patientenleitsystem “PauL”: Über modifizierte TV-Sticks (ca. 89 €) werden Patienten audiovisuell über Smart-TVs aufgerufen und direkt zum richtigen Behandlungszimmer geleitet.
• Transparente Kosten: Die Hardware beginnt bei ca. 4.299 €, ergänzt durch eine monatliche Software-Miete von 39 € pro Client. 
• Effizienz: tomedo nutzt zudem KI-Algorithmen, um während des Anmeldevorgangs bereits Abrechnungsziffern-Vorschläge zu generieren, was die betriebswirtschaftliche Effizienz steigert.

Das tomedo SAT bietet eine designorientierte Lösung, die durch KI-Unterstützung und ein smartes Leitsystem die betriebswirtschaftliche Effizienz der Praxis steigert. 

Warten mit Adana: Mehrsprachigkeit und FHIR-Modernität

Warten mit Adana adressiert primär das Warteschlangenmanagement und die Patientenkommunikation. Durch die Nutzung der modernen FHIR-Schnittstelle und die Kooperation über den medatixx HealthHub bietet es eine technologisch fortschrittliche Anbindung.

• Multilinguale Unterstützung: Das System ist hochgradig multilingual und unterstützt 18 Sprachen, was Fehlkommunikationen bei der Anmeldung drastisch reduziert
• Diskrete Wartenummern: Patienten erhalten nach dem Check-In eine dreistellige Wartenummer, die entweder ausgedruckt oder abfotografiert werden kann. 
• Innovativer Online-Check-In: Patienten können bereits vor dem Betreten der Praxis via Smartphone einchecken, was die physische Ansammlung von Menschen im Empfangsbereich minimiert.
• Moderne Schnittstellen: Die Verwendung des FHIR-Standards garantiert eine zukunftssichere Integration in die bestehende IT-Infrastruktur.

Warten mit Adana sorgt durch Mehrsprachigkeit und mobile Check-In-Optionen für eine signifikante Entlastung des Anmeldebereichs und eine moderne Patientenansprache.

Werkstation: Ergonomie und Barrierefreiheit als Standard

Das E-Health Kiosk-Modell „Michl“ der Werkstation GmbH setzt Maßstäbe in der physischen Zugänglichkeit. Als eines der wenigen Systeme am Markt ist es konsequent auf Ergonomie und die Bedürfnisse aller Patientengruppen ausgelegt.

• Vollständige Barrierefreiheit: Das System ist elektrisch höhenverstellbar und entspricht damit vollumfänglich den ADA-Spezifikationen für einen barrierefreien Zugang.
• Modulare Hardware-Optionen: Das Terminal kann flexibel mit Webcams für Gesichtserkennung, Dokumentenscannern und Sign-Pads für digitale Unterschriften ausgestattet werden.
• Breite PVS-Kompatibilität: Werkstation bietet Schnittstellen zu einer Vielzahl von Anbietern wie medatixx, CGM, T2med und Quincy.
• Industriequalität: Die Produktion „Made in Germany“ garantiert eine robuste Bauweise, die speziell für die hohe Beanspruchung in Kliniken entwickelt wurde.

Die Werkstation ist die bevorzugte Wahl für große medizinische Einrichtungen, die höchste Anforderungen an die mechanische Belastbarkeit und die ergonomische Barrierefreiheit stellen.

mediDOK eTerminal: Die herstellerneutrale Archiv-Lösung

Die Self-Check-In-Lösung des eTerminals ermöglicht eine kontaktlose und unkomplizierte Anmeldung. Patienten identifizieren sich diskret mittels Geburtsdatum und Initialen. Bei erfolgreicher Identifikation erfolgt eine namentliche Begrüßung am Bildschirm, kombiniert mit der Anzeige relevanter Termindetails wie Untersuchungsart, Uhrzeit und behandelnder Arzt.

• Interaktive Kommunikation: Patienten können während des Check-ins direkt Mitteilungen an das Praxisteam senden, um beispielsweise Interesse an Reiseimpfungen oder Vorsorgeuntersuchungen zu signalisieren.
• Informationsvorsprung: Das Terminal zeigt während des Prozesses aktuelle Praxisinformationen, Neuigkeiten oder geänderte Sprechzeiten an.
• Intelligente Patientenleitung: Nach Abschluss der Anmeldung weist das System dem Patienten automatisch den vorgesehenen Wartebereich zu und liefert eine passende Wegbeschreibung.
• Revisionssichere Integration: Durch die Verknüpfung mit mediDOK eForms lassen sich Anamnesebögen digital ausfüllen, unterschreiben und direkt im herstellerneutralen Archiv speichern.

Das mediDOK eTerminal reduziert Wartezeiten am Empfang, steigert die Diskretion und sorgt durch den automatisierten Aufruf via Smart-TV oder SMS für einen entspannten Praxisablauf.

Datenschutz und rechtliche Grundlagen

Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu den besonders schützenswerten Daten. Selbstanmeldesysteme müssen daher strenge Anforderungen erfüllen:

• Rechtsgrundlage und Einwilligung: Die Verarbeitung von Patientendaten erfolgt in der Regel zur Erfüllung des Behandlungsvertrags (unter anderem § 630f BGB). Für zusätzliche Services wie Recall‑Systeme, Newsletter oder Marketingzwecke ist eine gesonderte, schriftliche Einwilligung erforderlich.
• Vertraulichkeit am Empfang: Gespräche und Anmeldungen sollten für Dritte nicht hörbar sein (gesetzliche Grundlage: z.B. § 203 StGB). Maßnahmen wie Sichtschutz, räumliche Trennung, Aufrufsysteme und diskret gestaltete Terminals unterstützen die Wahrung der Vertraulichkeit. 
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Datenübertragungen müssen verschlüsselt und gegen unbefugten Zugriff gesichert sein (Art. 32 DSGVO). Bei Nutzung externer Software ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.
• Datenschutz‑ und Einwilligungserklärung beim digitalen Anamnesebogen: Da Gesundheitsdaten besonders sensibel sind, sollte der Patient eine entsprechende Datenschutzerklärung akzeptieren, bevor er digitale Anamnesebögen ausgefüllt.
• Telematikinfrastruktur (TI): Für das digitale Versichertenstammdatenmanagement sind ein zertifizierter eGK‑Kartenterminal und eine Anbindung an die TI notwendig. Die Kommunikation über KIM erfolgt Ende‑zu‑Ende verschlüsselt und entspricht den Sicherheitsanforderungen der Ärzteschaft.

Wie viel kostet ein Self Check-In für die Arztpraxis?

Transparente Standardpreise veröffentlichen die meisten Anbieter nicht, weil die tatsächlichen Kosten stark von Ausstattung, Zusatzmodulen und Intensität der Integration in die Praxis-IT abhängen. Als grober Orientierungsrahmen für das Jahr 2026 gilt jedoch:

• Laufende Kosten: Die monatlichen Gebühren für die Software bewegen sich meist zwischen 50 € und 250 € pro Behandler, je nach Funktionsumfang (z. B. inklusive digitaler Anamnese).
• Hardware-Investition: Für professionelle, fest installierte Check-In-Terminals sollten Praxen einmalig zwischen 3.500 € und 5.500 € einplanen; mobile Tablet-Lösungen sind bereits ab ca. 500 € realisierbar.
• Einrichtung: Die einmaligen Kosten für die technische Integration in das Praxisverwaltungssystem (PVS) und die Team-Schulung variieren je nach Aufwand zwischen 300 € und 2.500 €.

Angebote werden daher in der Regel individuell kalkuliert und an Praxisgröße sowie die technische Umgebung angepasst.

Fördermöglichkeiten oder steuerliche Absetzbarkeit

Mögliche Förderungen und Zuschüsse für den Patienten-Self-Service sind: 

• Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG): Medizinische Versorgungszentren mit stationärer Anbindung können Fördermittel für digitale Infrastruktur, ePA‑Einführung und IT‑Sicherheit beantragen.
• Landesprogramme: Bundesländer wie Bayern fördern im Rahmen der BayDiGuP Richtlinie E‑Health‑Projekte. Nordrhein‑Westfalen unterstützt mit dem „MID‑Gutschein“ Digitalisierung und IT‑Sicherheit kleiner Unternehmen und Praxen mit Zuschüssen bis zu 15.000 €.
• KfW‑Förderprogramm: Die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) bietet zinsgünstige Praxiskredite für Digitalisierungsvorhaben an. 

Praxen sollten sich bei ihrer Hausbank, der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung oder Förderdatenbanken über aktuelle Förderprogramme informieren.

Wie misst man den Erfolg eines Online‑Check‑In‑Systems?

Erfolg ist messbar. Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

• Durchschnittliche Wartezeit und Verweilzeit im Wartebereich: Messen Sie die Zeit zwischen Ankunft und Aufruf vor und nach der Einführung des Systems. Viele Check-In-Lösungen liefern hierfür automatisch entsprechende Daten.
• Patientenzufriedenheit: Kurze Feedback‑Fragebögen nach dem Termin oder Online‑Umfragen geben Aufschluss über Bedienbarkeit, Verständlichkeit der Menüs und allgemeine Zufriedenheit.
• Personalerfordernis: Ermitteln Sie vor und nach der Einführung, wie viel Zeit das Praxisteam für die Patientenanmeldung aufwendet. Eine spürbare Reduzierung des Personalaufwands gilt als klarer Hinweis auf gesteigerte Prozesseffizienz.
• Fehlerquote und Datenqualität: Dokumentieren Sie, wie häufig Stammdaten korrigiert werden müssen. Eine automatische Übernahme aus der eGK reduziert Tippfehler und sorgt für konsistentere Datenbestände. 

Ergänzend zu quantitativen Kennzahlen empfiehlt sich ein strukturiertes Feedbacksystem für die Arztpraxis:

1. Patientenbefragungen: Fragen Sie nach Bedienbarkeit, Verständlichkeit, Orientierung im Check-In-Prozess und Verbesserungsvorschläge. 
2. Mitarbeiterbesprechungen: Das Team erlebt die neuen Prozesse täglich. Regelmäßige Rücksprachen helfen, technische Schwierigkeiten, Engpässe und Patientenrückmeldungen zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen.
3. Technische Auswertungen: Viele Anbieter stellen Dashboards zur Verfügung, die Check‑In‑Statistiken, Nutzungszahlen und Wartezeiten grafisch darstellen. Diese Daten sind eine wertvolle Grundlage für Personalplanung und Prozessoptimierung. 

Diese Fehler sollten Praxisinhaber bei der Einführung vermeiden

Damit der digitale Self-Check-In in der Arztpraxis vom ersten Tag an gut angenommen wird, sollten folgende Stolpersteine vermieden werden:

1. Fehlende Einbindung des Praxisteams: Mitarbeitende müssen den neuen Prozess verstehen, hinter ihm stehen und bei Rückfragen von Patienten helfen können. Schulungen, Testläufe und klare Verantwortlichkeiten sind entscheidend für den Erfolg.
2. Unzureichende Kommunikation gegenüber Patienten: Informieren Sie frühzeitig über Aushänge, Flyer, Newsletter und Ihre Website, dass es einen Self-Check-In gibt und wie er genutzt wird. Gerade ältere oder fremdsprachige Patienten profitieren von gut sichtbaren, leicht verständlichen Anleitungen. Eine mehrsprachige Benutzeroberfläche und die Option einer weiterhin verfügbaren persönlichen Anmeldung sind hier besonders hilfreich.
3. Mangelhafte technische Vorbereitung oder fehlender Pilotphase: Testen Sie vor dem offiziellen Start die Integration ins PVS, die Funktion der Kartenleser und die Stabilität der Internetverbindung. Eine begrenzte Pilotphase mit ausgewählten Patienten oder Zeiten hilft, Kinderkrankheiten frühzeitig zu erkennen.
4. Unterschätzung der Datenschutzanforderungen: Achten Sie auf verschlüsselte Datenübertragung, datenschutzkonforme Software, aktuelle Verfahrensverzeichnisse und eine angepasste Datenschutzerklärung. Holen Sie im Zweifel den Rat eines Datenschutzbeauftragten ein.
5. Fokus nur auf Technik statt auf Prozesse: Ein digitales Self-Check-In-System ist kein Selbstzweck. Analysieren Sie die bestehenden Praxisprozesse, definieren Sie klare Ziele (z. B. Wartezeitreduktion, Entlastung des Empfangs) und passen Sie Abläufe so an, dass die Technik einen echten Mehrwert liefert.

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