Welche Funktionen sollte eine Software für Arbeitsmediziner bieten?

Eine gute arbeitsmedizinische Software deckt alle wesentlichen Prozesse in der Betriebsarztpraxis ab – von der Terminplanung bis zur Dokumentation. Folgende Kernfunktionen sollten unbedingt vorhanden sein:

Verwaltung von Vorsorge- und Eignungsuntersuchungen

Im Zentrum steht die Verwaltung aller Vorsorgeuntersuchungen (Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge nach ArbMedVV) sowie von Eignungsuntersuchungen. Die Software sollte es ermöglichen, für jeden Mitarbeiter/Patienten eine digitale Akte anzulegen und alle Untersuchungstermine, -ergebnisse und Bescheinigungen darin zu speichern. Wichtig ist auch, dass aus den erfassten Gefährdungen im Betrieb der individuelle Vorsorgebedarf ermittelt werden kann. Viele Programme bieten hierfür integrierte Kataloge (z.B. DGUV-Empfehlungen), sodass man Untersuchungsanlässe standardisierten Grundsätzen zuordnen kann. So kann automatisch berechnet und vorgeschlagen werden, wann die nächste Vorsorgeuntersuchung fällig ist, gemäß geltenden Regeln (z.B. nach AMR 6.1) – ein großer Vorteil für den reibungslosen Ablauf.

Terminplanung und Kalenderintegration

Eine effiziente Terminplanung ist unerlässlich. Arbeitsmedizinische Software sollte einen Kalender bieten, der speziell auf die Praxisbedürfnisse zugeschnitten ist. Dazu zählen Funktionen wie das Buchen von Untersuchungsterminen für Mitarbeiter bestimmter Firmen, Gruppentermine bei Vorsorgeaktionen sowie Erinnerungsfunktionen. Optimal sind Schnittstellen zu gängigen Online-Kalender-Tools (z.B. Doctolib, Outlook usw.), um Einladungen und Termine automatisch zu versenden. Einige Lösungen ermöglichen sogar, dass sich Beschäftigte über ein Mitarbeiter-Portal oder via Self-Service selbst einen passenden Termin auswählen können. So wird der organisatorische Aufwand für das Praxisteam reduziert.

Kalendersynchronisation und Ressourcenplanung sorgen dafür, dass Betriebsärzte auch bei Außeneinsätzen den Überblick behalten. Moderne Systeme unterstützen mobiles Arbeiten: Termine lassen sich auf Laptops oder Tablets offline vorbereiten, beispielsweise um vor Ort in einer Firma Untersuchungen durchzuführen, und synchronisieren sich später wieder mit dem zentralen Kalender.

Digitale Patientenakte und Dokumentenmanagement

Herzstück jeder Praxissoftware ist die digitale Patientenakte. Darin sollten alle relevanten Daten zu einer Person (Personalien, Beschäftigungsdaten, Vorerkrankungen, Gefährdungen am Arbeitsplatz etc.) sowie alle durchgeführten Untersuchungen und Befunde dokumentiert sein. Eine gute Software ermöglicht es, während der Untersuchung direkt am Computer zu dokumentieren, Befunde als Karteieintrag zu speichern und automatisch mit der Probandenakte zu verknüpfen.

Wichtig ist auch ein Dokumentenmanagement, um z.B. eingescannte Altakten, ärztliche Gutachten, Laborbefunde und Röntgenbefunde abzulegen. Leistungsfähige Systeme bieten eine Volltextsuche, Kategorien und Vorlagen für Standarddokumente (z.B. Vorsorgebescheinigungen nach Muster). Einige Programme nutzen Textbausteine oder sogar Spracherkennung, damit Untersuchungsbefunde schneller in die Akte gelangen. Ziel ist eine komplette, digitale Dokumentation ohne Medienbrüche – vom Anamnesebogen bis zum Abschlussbericht.

Anbindung an Praxissoftware und externe Systeme

Arbeitsmedizin findet nicht isoliert statt – eine moderne Software sollte Schnittstellen bieten, um Daten auszutauschen. Dazu gehören beispielsweise:

• Praxisverwaltungssysteme (PVS): Falls der Betriebsarzt zusätzlich ambulant tätig ist oder ein MVZ angebunden ist, muss die Arbeitsmedizin-Software ggf. mit dem allgemeinen PVS-System kommunizieren können (Patientenstammdaten, Abrechnung).
• Laborsysteme: Anbindung von Laborgeräten und Laborinformationssystemen (LIS) erleichtert es, Blutwerte und andere Laborbefunde direkt in die digitale Akte zu übernehmen. Viele Lösungen unterstützen GDT/HL7-Schnittstellen für EKG, Lungenfunktion, Audiometer etc., sodass Messwerte automatisch einfließen.
• Personal- und HR-Systeme: Schnittstellen zu HR-Software der Kundenunternehmen sind wertvoll, um z.B. Änderungen bei Mitarbeiterdaten oder neueinstellungen automatisiert zu übernehmen. Einige Anbieter haben hierfür Portallösungen (z.B. Vorgesetztenportale), in denen Personalverantwortliche selbst Mitarbeiter zur Vorsorge anmelden können.
• E-Mail/Office: Das Exportieren von Berichten (z.B. als PDF) und der Versand per E-Mail direkt aus der Anwendung sollten möglich sein. Idealerweise integriert sich die Software mit Office-Programmen – etwa um Serienbriefe an Beschäftigte (Einladungen, Erinnerungsschreiben) zu generieren oder Exporte nach Excel zur Statistik zu erstellen.
  

Automatisierte Berichtserstellung und Vorlagen

Ein großer Teil der Arbeitszeit fließt in Dokumentation und Berichte – daher sind Automatisierungen hier Gold wert. Eine gute Software stellt vordefinierte Vorlagen bereit, z.B. für:

• Vorsorgebescheinigungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer (gemäß ArbMedVV Anhang 2 Muster).
• Eignungsuntersuchungs-Bescheide (z.B. G25 Fahrdienst, G41 Arbeiten in Höhen, etc.).
• Protokolle für Betriebsbegehungen oder ASA-Sitzungen.
  

Mithilfe von Briefkommandos oder Platzhaltern füllt die Software diese Vorlagen automatisch mit den Daten aus der Untersuchung. Idealerweise können so mit einem Klick gleich mehrere Bescheinigungen erstellt und versandt werden – etwa alle Untersuchungen eines Tages gesammelt. Das spart enorm Zeit und verhindert Übertragungsfehler. Auch sammelbare Berichte (z.B. eine Jahresstatistik aller durchgeführten Vorsorgen, Impfungen, etc.) sollten per Knopfdruck verfügbar sein.

Darüber hinaus helfen Aktionsketten bzw. Makros, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren – zum Beispiel, um nach jeder Untersuchung automatisch einen Nachsorgetermin in einem Jahr anzulegen oder ein Dankesschreiben an die Firma zu erzeugen. Diese Workflow-Automatisierung erhöht die Effizienz merklich.

DSGVO-konforme Datenspeicherung und Zugriffskontrollen

In der Arbeitsmedizin werden Gesundheitsdaten von Beschäftigten verarbeitet – diese unterliegen strengen Datenschutzanforderungen (DSGVO, ärztliche Schweigepflicht). Daher muss die Software höchsten Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards genügen. Dazu gehören:

• Benutzer- und Rechteverwaltung: Es muss möglich sein, differenzierte Zugriffsrechte zu vergeben (z.B. Arzt sieht alles, MFA nur bestimmte Bereiche, Unternehmen bekommen keinen Zugriff auf medizinische Details, sondern ggf. nur auf Freigaben oder Terminstatus). Prinzipiell dürfen Gesundheitsdaten nur dem Medizinpersonal zugänglich sein; viele Systeme setzen deshalb auf ein duales System mit getrennten Bereichen für Ärzte vs. Personalabteilung.
• Verschlüsselung: Alle personenbezogenen Daten sollten verschlüsselt gespeichert werden, idealerweise serverseitig und bei Bedarf Ende-zu-Ende (z.B. bei Kommunikation mit einem Portal).
• Hosting und Backup: Wenn Cloud-Lösungen im Spiel sind, sollten die Server in Deutschland/EU liegen und zertifiziert sein. Lokale Installationen benötigen regelmäßige Backups. Einige Anbieter bieten ein Hosting in eigenen Rechenzentren an, was Updates und Datensicherung vereinfacht.
• Audit-Trails: Protokollierung von Zugriffen und Änderungen an Daten (Wer hat was wann bearbeitet?) zur Nachvollziehbarkeit.
• Aufbewahrungsfristen: Unterstützung dabei, Daten gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zu archivieren bzw. zu löschen.
  

Kurzum: Die Software muss rechtssicher sein, damit Betriebsärzte ihren Dokumentationspflichten nachkommen können, ohne Datenschutzrisiken einzugehen. Idealerweise ist ein Datenschutzbeauftragter des Softwareanbieters benannt und es existieren geprüfte Konzepte für Notfall-Wiederherstellung (Disaster Recovery).

Welche Vorteile bietet arbeitsmedizinische Software im Praxisalltag?

Der Einsatz spezialisierter Software entlastet Betriebsärzte und Praxisteams erheblich. Sie optimiert Abläufe, erhöht die Rechtssicherheit und verbessert die Zusammenarbeit mit Unternehmen.

• Zeitersparnis durch Automatisierung: Digitale Prozesse ersetzen papierbasierte Abläufe und reduzieren den manuellen Aufwand deutlich. Untersuchungsbescheinigungen, Terminplanung und Erinnerungen erfolgen automatisiert. Erfasste Daten (z.B. Stammdaten) werden wiederverwendet, Fristen automatisch überwacht und Doppelarbeit vermieden. 
• Rechtssicherheit und vollständige Dokumentation: Digitale Dokumentation sorgt für strukturierte, revisionssichere Unterlagen. Prüfungen durch Behörden oder Berufsgenossenschaften lassen sich schnell bedienen. Systeme erinnern an fällige Vorsorgen und verhindern rechtliche Versäumnisse. Datenschutz und Schweigepflicht werden durch Zugriffskontrollen, elektronische Signaturen und Protokollierung zuverlässig eingehalten. Damit steigt die Rechtssicherheit für Praxis und Arbeitgeber gleichermaßen.
• Effiziente Kommunikation mit Unternehmen und Beschäftigten: Arbeitsmedizinische Software fungiert als Schnittstelle zwischen Praxis und Betrieb. Firmenkunden können über geschützte Portale Termine verwalten und Berichte abrufen. Beschäftigte erhalten automatische Einladungen und Hinweise, was sie zum Termin mitbringen sollen. Digitale Kommunikation – etwa über integrierte Videosprechstunden – beschleunigt Abläufe, reduziert Rückfragen und verbessert die Transparenz der Zusammenarbeit.
• Sichere Fristen- und Pflichtenerfüllung: Gesetzliche Vorgaben aus ArbMedVV, DGUV und Arbeitsschutzgesetz werden automatisch überwacht. Die Software erinnert an ausstehende Vorsorgen, Nachuntersuchungen oder Unterweisungen und dokumentiert gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Reports für Arbeitsschutzausschüsse lassen sich per Klick erstellen. So fungiert die Software als digitales Gedächtnis der Praxis und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.

Wie funktioniert eine arbeitsmedizinische Software in der Praxis?

Der Einsatz einer spezialisierten Software verändert den Arbeitsablauf in der Praxis positiv. Vom ersten Kontakt bis zum Abschlussbericht greifen digitale Prozesse ineinander. Ein typischer Ablauf von Untersuchung bis Bericht könnte so aussehen:

Ablauf von Untersuchung bis Bericht

• Anmeldung und Terminierung: Ein neuer Untersuchungsauftrag kommt rein – z.B. meldet eine Firma 5 Mitarbeitende zur G37 (Bildschirmarbeitsplatz)-Vorsorge an. Die MFA legt in der Software die Vorgänge an, terminiert die Untersuchungen im integrierten Kalender und schickt automatisiert Einladungen an die Mitarbeiter (per Post oder E-Mail, inklusive Merkblatt).
• Anamnese und Untersuchung: Am Untersuchungstag ruft der Arzt die digitale Akte des ersten Probanden auf. Eventuell hat der Mitarbeiter zuvor über eine Online-Anamnese-Software oder schon einen Anamnesebogen ausgefüllt (dieser liegt dann digital in der Akte bereit). Die Untersuchungsergebnisse – Sehtest, Fragebogen, ärztliche Befunde – werden direkt in der Software dokumentiert. Geräte wie Audiometer oder Lungenfunktion sind angeschlossen, ihre Messwerte werden automatisch übernommen. Auffälligkeiten werden vermerkt.
• Bescheinigung und Abschluss: Ist die Untersuchung abgeschlossen, erstellt der Arzt per Klick die Vorsorgebescheinigung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die Software füllt die Vorlage mit den Daten des Mitarbeiters und dem Untersuchungsresultat (z.B. „ohne besondere Auffälligkeiten, nächste Vorsorge in 36 Monaten empfohlen“). Der Arbeitnehmer erhält sein Exemplar sofort (digital signiert oder ausgedruckt). Für den Arbeitgeber generiert das System eine Version ohne vertrauliche Details (nur Teilnahmebestätigung und ggf. Eignungsaussage). Beide Dokumente werden archiviert.
• Abrechnung: Gleichzeitig erfasst die Software die erbrachten Leistungen zur GOÄ-Abrechnung. GOÄ-Ziffern oder UV-GOÄ (BG-Abrechnung) werden – falls eingestellt – automatisch vorgeschlagen, passend zu den dokumentierten Leistungen. Die Rechnung an die Firma kann am Periodenende gesammelt erstellt werden.
• Nacharbeit: Alle Daten der Untersuchung sind in der Akte gespeichert. Falls Nachuntersuchungen nötig sind, legt das System bereits einen Wiedervorlage-Termin an. Eventuell anstehende Maßnahmen (z.B. „Brillenträger – Arbeitgeber hat über Bildschirmarbeitsplatzbrille zu beraten“) werden festgehalten und können in einem Bericht oder im Portal an die Firma übermittelt werden.
• Berichtswesen: Die Software aktualisiert laufend Übersichtsstatistiken. Am Quartalsende kann der Arzt z.B. einen Betreuungsbericht erzeugen: wie viele MA wurden untersucht, wie viele sind noch ausstehend, welche Impfungen wurden durchgeführt etc. Diese Zusammenfassungen lassen sich dem Auftraggeber als PDF schicken.
  

Durch diesen digital gestützten Ablauf wird klar: Praxis und Unternehmen arbeiten Hand in Hand, transparenter und effizienter.

Rollen- und Rechteverteilung im Team

In einer arbeitsmedizinischen Praxis arbeiten meist mehrere Rollen zusammen – Ärzte, medizinische Fachangestellte, Assistenten für Arbeitssicherheit etc. Eine gute Software ermöglicht eine fein abgestufte Rechteverteilung. Beispielsweise kann man definieren, dass MFAs Termine verwalten und Stammdaten bearbeiten dürfen, ärztliche Befunde aber nur vom Arzt selbst eingesehen werden können. Auch innerhalb eines Teams mit mehreren Ärzten lässt sich oft steuern, wer wessen Patienten sieht (sinnvoll z.B. in überbetrieblichen Diensten mit mehreren Vertragsärzten).

Bei überbetrieblichen Diensten kommt hinzu, dass für unterschiedliche Kundenunternehmen Daten getrennt gehalten werden müssen. Viele Lösungen erlauben daher Mandanten oder Firmen als Kategorien, um Verwechslungen zu vermeiden. Die Rollen könnten konkret so aussehen:

• Betriebsarzt: Vollzugriff auf medizinische Daten seiner betreuten Firmen. Kann Untersuchungen dokumentieren, Berichte schreiben, Freigaben erteilen.
• Assistenz/Arzthelferin: Zugriff auf Terminkalender, darf Einladungen verschicken, Voruntersuchungen (Sehtest, Hörtest) eintragen, aber kritische Felder sind schreibgeschützt.
• Sicherheitsingenieur: Nutzt eventuell ein verbundenes Arbeitsschutz-Modul, sieht aber keine medizinischen Befunde – außer evtl. Freigaben oder anonymisierte Statistiken.
• Externe Personalabteilung (Kundenfirma): Hat über ein Web-Portal Einsicht in den Vorsorgekartei-Status (wer hat welche Untersuchung, wann steht die nächste an), aber keinerlei Gesundheitsdetails. Kann neue Untersuchungen anfordern und erhält automatisiert die Teilnahmebestätigung.
  

Durch diese klare Abgrenzung wird gewährleistet, dass Datenschutz und Effizienz in Einklang stehen. Jeder im Team arbeitet mit derselben Software, aber sieht nur das, was für seine Aufgaben nötig ist.

Integration in bestehende IT-Infrastruktur

Eine häufige Sorge bei Einführung neuer Software: „Passt das in unsere IT-Landschaft?“ Glücklicherweise sind moderne arbeitsmedizinische Lösungen meist sehr anpassungsfähig. Je nach Größe der Einrichtung gibt es verschiedene Szenarien:

• Einzelpraxis/kleines Zentrum: Hier läuft die Software oft stand-alone auf einem PC oder im lokalen Netzwerk. Die Anbieter unterstützen die Installation auf Windows-Servern; einige wie tomedo setzen auf macOS. Für kleine Teams bietet sich auch ein Cloud-Betrieb an – man benötigt dann nur Internet und Browser, den Rest übernimmt der Anbieter (siehe z.B. Medisoft BASIS Hosting).
• Klinik oder großer Dienst: Hier muss die Software evtl. ins vorhandene Krankenhausinformationssystem (KIS) oder in Citrix-Umgebungen integriert werden. Schnittstellen (HL7, SQL) ermöglichen Datenaustausch, etwa die Übergabe von Befunden ans zentrale Archiv der Klinik. In großen MVZ mit mehreren Fachrichtungen wird die Arbeitsmedizin-Software entweder als Modul des PVS betrieben oder per Kopplung (z.B. über Patienten-ID) verbunden.
• Unternehmen mit eigener IT: Betriebliche Gesundheitsdienste in Konzernen haben oft spezifische Anforderungen (Anbindung an SAP HR, Auswertungstools). Viele Arbeitsmed.-Programme lassen sich hier anbinden, z.B. durch CSV/XML-Schnittstellen oder Webservices. SAP selbst bietet ein eigenes Modul für Arbeitsmedizin an, das als Teil von SAP EHS in die ERP-Umgebung integriert ist.
• Mobilität: Für Ärzte, die viel vor Ort in Betrieben unterwegs sind (Mobilklinik, Bus), ist wichtig, dass die Software offlinefähig ist. Das bedeutet: Auf dem Notebook kann eine lokale Programmversion laufen, mit der alle Daten erfasst werden, selbst wenn kein Internet verfügbar ist. Später synchronisiert man es wieder mit dem Hauptsystem. Einige Anbieter haben auch Tablet-Apps für unterwegs.
  

In allen Fällen gilt: Der Nutzen ist am größten, wenn die Software nahtlos in die Abläufe eingebunden wird – also keine Insellösung, sondern vernetzt mit bestehender Hard- und Software. Eine gründliche Planung stellt das sicher.

Welche Softwarelösungen für Betriebsärzte gibt es am Markt?

Der deutsche Markt bietet eine Reihe von spezialisierten Softwarelösungen für Arbeitsmedizin. Historisch haben sich einige Systeme etabliert, die von vielen Betriebsärzten genutzt werden, daneben gibt es neuere, innovative Anbieter. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die 9 größten Anbieter in Deutschland für arbeitsmedizinische Software. Jede Lösung wird mit ihren Funktionen, Zielgruppen, Besonderheiten und dem ungefähren Preisniveau kurz vorgestellt. Anschließend findet sich eine tabellarische Vergleichsübersicht aller genannten Anbieter im nachfolgenden Unterkapitel.

Überblick etablierter Anbieter in Deutschland

Die bekanntesten Namen in diesem Bereich sind unter anderem Medisoft, SAmAs und CompuGroup Medical – sie alle entwickeln seit Jahrzehnten Software für Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit. Medisoft und SAmAs waren Pioniere, die schon in den 90er Jahren gestartet sind, und ihre Lösungen werden heute von vielen überbetrieblichen Diensten und Großunternehmen eingesetzt. CompuGroup Medical (CGM) ist als großer E-Health-Konzern ebenfalls vertreten, z.B. mit CGM ISIS MED.

Daneben gibt es spezialisierte Anbieter wie Vertinex (mit ihrer Software Fabiola), die als modernere Alternative gelten und ganzheitliche Systeme (inkl. BGM und Arbeitsschutz) bereitstellen. Zollsoft mit tomedo ist eigentlich vornehmlich unter Hausärzten bekannt, hat aber jüngst ein eigenes Arbeitsmedizin-Modul entwickelt, das speziell Mac-affine Praxen anspricht.

Nicht zu vergessen: Einige allgemeine Praxissoftwares können ebenfalls für Arbeitsmedizin genutzt werden – z.B. Medical Office (Indamed), teils mit Zusatzmodulen oder individuellen Anpassungen. Diese sind vor allem für kleinere Praxen interessant, die keine rein arbeitsmedizinische Software anschaffen wollen.

Anbieter	Produkt	Hosting	Funktionsumfang	Zielgruppe	Besonderheiten	Preisrahmen
Medisoft	BASIS 5/6	On-Premises oder Hosting	Komplettlösung ArbMed & Arbeitssicherheit; Module: Vorsorge, Eignung, BEM, Impf., Unfall; viele Schnittstellen	Klein bis sehr groß (Einzelarzt bis Konzern)	Sehr modular und anpassbar; >30 Jahre am Markt; Web-Portal für Termine; hohe DSGVO-Sicherheit	€€€ – Lizenzkauf + Wartung (indiv. Angebot, eher hochpreisig)
SAmAs	Health & Safety + EnVita.one	On-Premises (EnVita: Cloud)	Arbeitsmedizin + Arbeitssicherheit Suite; Vorsorgeverwaltung, Impfen, Statistiken, Unfallmeldungen, Unterweisung; CRM-Modul	Praxen aller Größen (skalierbar)	On-Prem-Lizenz mit lebenslangem Nutzungsrecht; 30 Jahre Erfahrung; RKI-Impf-Schnittstelle; große Community	€€€ – Kauf inkl. Updates (hoch, für Komplettsystem); SaaS-Option für mtl. Gebühr
CompuGroup	CGM ISIS MED	On-Premises (client-server) + optional Webportal	Digitale Probandenakte; Termin- & Fristenmanager; Geräte-Anbindung (EKG, Audiometrie etc.); Berichte & Auswertungen; Outlook-Integration	Mittel bis sehr groß (Kliniken, Dienste, Konzerne)	Integrierbar in CGM/TI-Umgebung; Module für Vorgesetzten-Portal & Arbeitsschutz (ISIS Safety); sehr flexibel konfigurierbar	€€€ – Enterprise-Preis auf Anfrage (Lizenz + Support; hochpreisig)
Vertinex	Fabiola	On-Premises und Offline; Web-Portal für Firmen	ArbMed-Vorsorge komplett (ArbMedVV konform); Impfmanagement; Betriebsakten (Begehungen); Abrechnung (BG/privat); Statistik	Klein bis groß (Einzelne bis überregionale Dienste)	Offline-fähig (Sync später); Dual-System: Arzt-Client + HR-Portal; kombinierbar mit BGM- und Arbeitsschutz-Modulen (Ramazzini, Claudio)	€€€ – Mittel-hoch (projektabhängig; modular buchbar)
Zollsoft	tomedo (Arbeitsmed.)	On-Premises (Mac-Server) Clients: macOS, iOS	Volle Praxissoftware mit ArbMed-Erweiterung: Vorsorge-/Eignungsbescheide per Klick, Gefährdungsbeurteilung, Begehungen, Impfplaner; Aktionsketten & KI für Abläufe	Klein bis mittel (Apple-affine Praxen, MVZ); auch größere möglich (mit Mac-Infrastruktur)	Native Mac-App (hohe Performance); Mobile App & Offline-Betrieb am MacBook; sehr hohe Automatisierung; regelmäßige Updates nach Nutzerfeedback	€€ – Mietmodell ab ~89 €/Monat pro Arzt (moderates Preisniveau)
INDAMED	Medical Office	On-Premises oder Cloud (via Partner)	Allg. Praxisverwaltung mit optionaler Anpassung an ArbMed: Termine, Pat.-Akten, Abrechnung (EBM/GOÄ/BG), Impfmodul, Formulardruck (individuell)	Klein/mittel (Ärzte mit gemischter Praxis, Teilzeit-Betriebsärzte)	Sehr anpassbar (eigene Formulare/Makros); Multi-Fachrichtungen in einer Software; BG-Abrechnung integriert	€€ – Mittel (Lizenz/Miete + Module; günstiger als spez. Lösungen, ca. mittl. 3-stellig €/Monat)
SAP	EHS Management (Occupational Health)	On-Premises (SAP-Server) or Cloud (S/4HANA)	Integriert in SAP: Mitarbeiter-Gesundheitsakte, Vorsorge- und Impfverwaltung, Erste-Hilfe-Erfassung; Reporting im SAP-System	Sehr große Unternehmen mit eigener Betriebsarzt-Einheit	Vollständige Integration in HR und Compliance; komplex, aber mächtig; erfüllt internationale Standards	€€€ – Sehr hoch (i.d.R. Teil der SAP-Einführung, hohe Implementierungskosten)
domeba	iManSys (Vorsorge-Modul)	Cloud (SaaS-Plattform)	Organisation der ArbMed. Vorsorge: Verwaltung Pflicht-/Angebots-/Wunschvorsorgen, Terminmanagement mit Selbstbuchung, Auto-Benachrichtigungen, Statusübersicht; ohne med. Detaildaten	Mittel/Groß (Unternehmen, Dienste) – Fokus auf Verwaltung/Compliance	Ganzheitl. EHS-Portal (Kombi mit Unterweisung, Audit etc.); kein Ersatz für Arzt-Doku, aber exzellentes Planungstool; mehrsprachig und konzernfähig	€€ – Variabel (SaaS-Preis nach Mitarbeiterzahl oder Modulen; mittleres Segment)
Quentic	Quentic (Arbeitsschutz & Gesundheit)	Cloud (Webplattform)	Modulbasierte HSE-Software: Gefährdungsbeurteilung, arbeitsmed. Vorsorge und Unterweisungen in einem System; umfangreiches Reporting, Dokumentation und Compliance-Tools	Mittel/Groß (Branchen: Industrie, Logistik, Dienstl.) – HSE-Manager und Betriebsärzte im Unternehmen	Integriert Arbeitssicherheit, Umwelt, Nachhaltigkeit; verbindet viele Stakeholder in einer Plattform; ISO 45001-konform; mehrsprachig	€€ – Mittel (SaaS-Lizenz je nach Modulen/Nutzerzahl; ROI v.a. für größere Firmen gegeben)

Vergleich von Funktionsumfang und Spezialisierung

Während alle genannten Lösungen die Grundfunktionen (Terminplanung, Probandenakte, Vorsorgeverwaltung, Berichte) abdecken, gibt es Unterschiede in der Tiefe des Funktionsumfangs und der Spezialisierung:

• Medisoft BASIS: Sehr umfangreich und modular aufgebaut. Neben Arbeitsmedizin-Modulen gibt es auch Arbeitssicherheit, BEM (betriebliches Eingliederungsmanagement) und sogar ein Terminbuchungsportal für Mitarbeiter. Durch jahrzehntelange Entwicklung ist BASIS äußerst anpassbar und deckt komplexe Anforderungen großer Dienste ab. Eher Windows-lastig, aber mit Web-Option (Hosting). Spezialisierung: Komplette Betreuung aller Größen, mit vielen Schnittstellen (HR, Labor, Buchhaltung).
• SAmAs: Bietet getrennte Produkte für Arbeitsmedizin (SAmAs HEALTH) und Arbeitssicherheit (SAmAs SAFETY), aber auch eine kombinierte Suite (Health & Safety). Bekannt für On-Premises-Lösungen mit lebenslangem Nutzungsrecht (Lizenzkauf), aber auch mit modernem Cloud-Ableger (EnVita.one). Umfang: Alles von Impfmanagement bis Unfallmeldung. Stark im Gerätesupport (z.B. Impf-Surveillance ans RKI) und hat ein CRM/ERP-Modul für Verwaltungsaufgaben. Für kleine bis große Praxen geeignet.
• CGM ISIS MED: Konzipiert als flexible Arbeitsmedizinsoftware für alle Unternehmensgrößen. Bietet vollständige digitale Probandenakten, zahlreiche Module (Impfmanager, Fristenverwaltung, Statistik) und Schnittstellen zu medizinischen Geräten und Personalsystemen. Vorteil ist die Integration ins CGM-Portfolio (TI-Anbindung etc.). Eher klassisch in Bedienung, aber sehr zuverlässig in Sachen Compliance. Gut geeignet für Großkonzerne mit eigenem Betriebsarztzentrum ebenso wie für überbetriebliche Dienste.
• Vertinex Fabiola: Relativ neue, standardisierte und flexible Software, die von Arbeitsmedizinern entwickelt wurde. Deckt Vorsorge, Impfungen, Begehungen (Betriebsakte), Abrechnung und sogar eLearning ab (über Erweiterungen Ramazzini und Claudio für BGM/Arbeitsschutz). Besonderheit: Läuft offline und online (Replikation von Daten möglich) und hat ein duales System: Ärzte nutzen den Client, Vorgesetzte/HR nutzen ein Web-Portal zur Vorsorgekartei. Zielgruppe: Von Selbständigen bis zu großen arbeitsmedizinischen Diensten – sehr skalierbar.
• Zollsoft tomedo (Arbeitsmedizin-Modul): Eine Apple-exklusive Lösung (macOS/iOS) mit Fokus auf hoher Usability und Automatisierung. Spezielle Features für Arbeitsmedizin sind u.a. Gefährdungs- und Begehungsprotokolle, Vorsorgebescheinigungen auf Knopfdruck und ein vollwertiger Impfplaner. Über Aktionsketten lassen sich Abläufe automatisieren, KI schlägt Abrechnungsziffern vor. Tomedo eignet sich besonders für technikaffine Praxen, die bereits Apple-Hardware nutzen, und für alle Praxisgrößen von Einzel- bis MVZ, sofern Mac-Infrastruktur gewünscht ist. Mobil arbeiten ist gut gelöst (MacBook offline mit späterer Synchronisation).
• Indamed Medical Office: Eine allgemeine Praxissoftware, die durch Module und Formulare auf Arbeitsmedizin erweitert werden kann. Medical Office punktet durch große Flexibilität – es ist „eine Praxissoftware für jede Anforderung“. Mit etwas Customizing lassen sich Vorsorgeformulare integrieren; zudem bietet Indamed bereits BG-Abrechnung und Impfverwaltung an. Für kleinere Einheiten, die nebenbei Arbeitsmedizin machen (z.B. Hausarzt mit Betriebsarzt-Tätigkeit), kann Medical Office eine kostengünstige Lösung sein, da man kein separates System braucht. Für hochspezialisierte Prozesse fehlen aber ggf. ein paar Komfortfunktionen out-of-the-box.
• SAP EHS (Occupational Health): Für große Konzerne mit eigener Arbeitsmedizin bietet SAP im Rahmen seines EHS-Moduls eine Komponente „Arbeitsmedizin“ an. Diese ist voll ins SAP-Ökosystem integriert und ermöglicht z.B. das Verwalten von Untersuchungen, Impfungen und erste Hilfe-Leistungen innerhalb von SAP. Die Lösung richtet sich an Großunternehmen, die ein konzernweites System wollen. Vorteile: direkte Anbindung an Personalstammdaten, Auswertung im SAP BI. Nachteile: Weniger spezialisiert auf die Bedürfnisse einzelner Ärzte, hohe Implementierungskosten, oft weniger intuitiv, da primär für administrative Zwecke entwickelt.
• domeba iManSys (Modul Arbeitsmedizinische Vorsorge): Domeba ist Anbieter einer umfassenden EHS-Compliance-Plattform namens iManSys. Darin gibt es ein Modul speziell für die Planung der arbeitsmedizinischen Vorsorge. Es richtet sich eher an die Organisationsseite: Man kann Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorgen sowie Einstellungsuntersuchungen planen, Termine organisieren, automatische Benachrichtigungen versenden und den Überblick über Status und Fristen behalten. Gesundheitsdaten selbst werden dabei interessanterweise nicht in iManSys erfasst (Reporting erfolgt „ohne Gesundheitsdaten“ zum Schutz der Mitarbeiter). Die Software eignet sich somit für Unternehmen und betriebsärztliche Dienste, die die Verwaltung der Vorsorgeprozesse digitalisieren wollen. Praktisch kann der Betriebsarzt iManSys neben seiner eigentlichen Medizin-Software nutzen oder darüber mit der Firma interagieren.
• Quentic (Modul Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz): Quentic ist eine modulare Cloud-Software für HSE (Health, Safety, Environment) und ESG Management. Im Arbeitsschutz-Modul bietet Quentic auch Funktionen für die Arbeitsmedizin: Es beinhaltet Module für Gefährdungsbeurteilung, arbeitsmedizinische Vorsorge und Unterweisungen. Quentic erleichtert vor allem das Berichtswesen, die Dokumentation und das Einhalten gesetzlicher Vorschriften in großen Organisationen. Ähnlich wie iManSys ist es mehr ein Management-Tool – Betriebsärzte können darin z.B. dokumentieren, wer an welcher Vorsorge teilgenommen hat, und Statistiken generieren. Die medizinische Detaildokumentation würde aber weiterhin im spezifischen System erfolgen. Zielgruppe: Mittelständische und große Unternehmen sowie überbetriebliche Dienste, die eine integrierte Lösung für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz suchen.
  

Unterschiede zwischen Cloud- und On-Premises-Lösungen

Ein wichtiger Unterschied bei den Anbietern ist die Bereitstellungsart der Software. Einige Lösungen werden klassisch On-Premises betrieben, d.h. auf dem Server der Praxis oder des Unternehmens installiert (z.B. SAmAs Health & Safety, Medisoft BASIS in Standardvariante, SAP EHS). Andere kommen als Cloud- oder SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) daher, die über den Browser zugänglich sind (z.B. EnVita.one von SAmAs, Quentic, iManSys Portal). Wiederum andere bieten beides an (Medisoft mit BASIS Hosting, Fabiola mit Online/Offline-Betrieb, tomedo über lokales Netzwerk mit optionaler Cloud-Komponente etc.).

On-Premises Vorteile: Volle Datenhoheit, offline verfügbar, oft schneller mit lokalen Geräten koppelbar. Nachteile: Wartungsaufwand (Updates, Backups) liegt beim Nutzer, höhere Einstiegskosten für Server & Installation.

Cloud Vorteile: Kein eigener Server nötig, Updates und Datensicherung übernimmt der Anbieter, flexible Skalierung (Nutzer hinzufügen kein Problem). Gerade für kleinere Praxen senkt das die IT-Hürde. Nachteile: Abhängigkeit von Internetverbindung, Datenschutz muss gewährleistet sein (Serverstandort, Auftragsverarbeitung), laufende Mietkosten.

Hybrid-Modelle: Manche Anbieter lösen das durch optionales Hosting – z.B. bietet Medisoft sein System gehostet an, sodass man die Vorteile der Cloud hat, aber mit der bewährten Software-Oberfläche. Andere wie Fabiola oder tomedo erlauben es, mobil offline zu arbeiten und später in die zentrale (Cloud-)Datenbank zu replizieren. So hat man das Beste aus beiden Welten.

Die Zielgruppe beeinflusst oft die Wahl: Ein Konzern mit strikter IT nimmt eher On-Prem (oder eigene Cloud), ein agiler Dienstleister vielleicht lieber eine SaaS-Lösung, um ortsunabhängig arbeiten zu können. Wichtig ist, dass in allen Fällen Datenschutz und Sicherheit gewährleistet werden (siehe Kapitel 7).

Wie wähle ich die passende arbeitsmedizinische Software aus?

Kriterienkatalog: Was ist bei der Auswahl wichtig?

• Funktionsumfang vs. Bedarf: Listen Sie auf, welche Funktionen Sie unbedingt benötigen (z.B. Anzahl der betreuten Mitarbeiter, erforderliche Module wie Impfverwaltung, BEM etc.). Die Software sollte diese Kernanforderungen abdecken. Überlegen Sie auch, welche Funktionen zukünftig relevant sein könnten (Stichwort Wachstumsplanung). Brauchen Sie z.B. ein Arbeitsschutz-Modul oder reicht reiner arbeitsmedizinischer Fokus?
• Benutzerfreundlichkeit: Testen Sie die Systeme (meist bieten Anbieter Demos oder Präsentationen an). Achten Sie darauf, dass die Bedienung für Ihr Team verständlich ist. Komplexe Monster-Software nutzt wenig, wenn sie kaum genutzt wird. Ein aufgeräumtes Interface und logische Workflows sind Gold wert – das spart Einarbeitungszeit und minimiert Fehler.
• Technische Infrastruktur: Prüfen Sie, ob Ihre vorhandene Hardware und IT die Software unterstützt. Läuft sie auf Ihren Betriebssystemen (Windows, Mac)? Haben Sie einen Server oder bevorzugen Sie Cloud? Wenn Sie viel mobil arbeiten: Ist Offline-Fähigkeit gegeben?
• Schnittstellen: Machen Sie Inventur, welche Systeme Sie anbinden möchten: Gibt es z.B. schon ein Praxisverwaltungssystem, in das es integriert werden soll? Oder muss die Software an SAP HR, an ein Krankenhausinformationssystem oder an diagnostische Geräte angeschlossen werden? Wählen Sie eine Lösung, die die nötigen Schnittstellen (API, DICOM, GDT, HL7 etc.) beherrscht.
• Datenschutz und Sicherheit: Insbesondere wenn Cloud im Spiel ist – prüfen Sie, ob der Anbieter DSGVO-konform arbeitet (AV-Vertrag anbieten, Server in EU). Gibt es Rollen/Rechte in der Software, die Ihrem Datenschutzkonzept entsprechen?
• Support und Updatepolitik: Wie wichtig ist Ihnen schneller Support? Anbieter mit lokalem Partnernetz können oft schnellen Vor-Ort-Service leisten, während manche Cloud-Anbieter Support per E-Mail/Hotline zentral regeln. Schauen Sie sich an, wie regelmäßig Updates kommen und ob diese im Preis inbegriffen sind. In der Medizin-IT ändern sich Anforderungen (TI-Anbindung, neue Gesetze) – die Software sollte da mithalten.
• Referenzen und Reputation: Erkundigen Sie sich bei Kollegen oder via Verbände (VDBW etc.), welche Erfahrungen es mit der Software gibt. Viele Anbieter nennen Referenzkunden. Eine Software, die in Praxen ähnlicher Größe erfolgreich läuft, ist ein gutes Zeichen. Auch relevant: Wie lange ist der Anbieter schon tätig? (Stabilität des Unternehmens, zukunftssicher?)
• Kosten/Nutzen: Natürlich spielen die Kosten eine Rolle. Erstellen Sie ein Budget. Beachten Sie alle Bestandteile: Lizenzgebühren (einmalig/monatlich), Wartungsverträge, Schulungskosten, evtl. Gebühren für Schnittstellenmodule oder Datenmigration. Stellen Sie dem die Nutzen gegenüber: Zeitersparnis, weniger Ausfall durch Fehler, evtl. zusätzliche Einnahmen durch optimierte Abrechnung. Es geht um Wirtschaftlichkeit – die „günstigste“ Software ist nicht automatisch die beste, wenn sie viel Arbeitskraft frisst.
  

Anhand solcher Kriterien lässt sich eine Bewertungsmatrix erstellen, in der Sie z.B. 3 Favoriten vergleichen und punkten.

Bedarfserhebung in der eigenen Praxis

Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie intern Klarheit haben, was Sie wirklich brauchen. Dazu gehört:

• Ist-Analyse: Wie machen wir es aktuell? Wo sind die Schmerzpunkte? (z.B. Excel-Listen für Vorsorge, doppelte Kalenderführung, Fristen werden manuell überwacht usw.) Dieses Vorgehen deckt auf, welche Funktionen die Software unbedingt lösen muss – z.B. automatische Fristüberwachung, zentrales Dokumentenarchiv, Verbindung von verteilten Standorten etc.
• Mitarbeiter einbeziehen: Fragen Sie Ihre MFA oder Kollegen, welche Anforderungen sie haben. Die Assistenz legt vielleicht Wert auf eine einfache Terminübersicht oder Serienbrieffunktion, der Arzt auf schnellen Datenzugriff und sichere Dokumentation. Auch IT-Administratoren (falls vorhanden) sollten ihre Perspektive (Security, Wartung) einbringen.
• Wachstum planen: Denken Sie an die nächsten 5–10 Jahre. Wollen Sie mehr Betriebe betreuen? Mobile Teams einsetzen? Weitere Leistungen (wie z.B. psychologische Sprechstunden, Telemedizin) integrieren? Wählen Sie eine Software, die mitwachsen kann und ggf. Module für neue Bereiche anbietet, damit Sie nicht in 3 Jahren wieder wechseln müssen.
• Budgetrahmen abstecken: Legen Sie fest, was Sie investieren können. Bedenken Sie, dass ein Softwarewechsel oft auch Schulung und ggf. anfänglichen Mehraufwand bedeutet – kalkulieren Sie diesen „Weichkosten“-Faktor mit ein. Lieber etwas mehr investieren für ein System, das Ihnen dann jährlich hunderte Stunden spart.
  

Wenn der Bedarf klar ist, kann man mit diesem Anforderungsprofil gezielt auf Anbieter zugehen – das spart Zeit, weil man sofort sieht, wer passt und wer nicht.

Empfehlungen für kleine, mittlere und große Betriebe

Die passende Software hängt auch von der Größe der Organisation ab:

• Kleine Praxis (1 Arzt, 1 MFA): Hier zählen Einfachheit und Kosten. Eine Empfehlung wäre z.B. tomedo für Mac-affine oder Medical Office für Windows-affine Praxen, wenn man nur wenige Betriebe betreut. Auch eine gehostete Lösung wie EnVita.one (ohne eigenen Server) könnte sinnvoll sein. Wichtig: schnelle Implementierung, geringer Administrationsaufwand. Gegebenenfalls reicht auch ein allgemeines PVS mit ein paar Extras.
• Mittlere Einheit (2–5 Ärzte, überbetrieblicher Dienst): Hier kommen die klassischen Spezialsoftwares ins Spiel: Medisoft BASIS oder SAmAs wären zu empfehlen, da sie Multi-User-fähig sind und komplexere Anforderungen (verschiedene Mandanten, großes Untersuchungsvolumen) managen. Tomedo kann auch in Gruppenpraxen eingesetzt werden, sofern die Infrastruktur passt. Der Fokus sollte auf Workflow-Effizienz liegen, damit das Team optimal zusammenarbeiten kann. Zudem gewinnt hier Schnittstellenfähigkeit an Bedeutung (z.B. Import/Export an Kunden).
• Große Organisation (ab 5 Ärzte, viele Kunden oder eigener Betriebsärztlicher Dienst in Firma): Solche Fälle profitieren von robusten, integrierbaren Lösungen. CGM ISIS MED ist hierfür ausgelegt – vor allem wenn Anbindung an Unternehmenssysteme gewünscht ist. SAmAs mit Enterprise-CRM kann Verträge und tausende Mitarbeiterdaten verwalten. Auch Vertinex Fabiola mit Portal und Kombimodulen könnte attraktiv sein, wenn man ganzheitlich arbeiten will. Für Konzerne, die alles im Haus wollen, mag SAP EHS der Weg sein, aber nur, wenn bereits SAP-Strukturen vorhanden sind (sonst lieber Stand-alone-Lösung). Bei großen Einheiten unbedingt auf Mandantenfähigkeit, Skalierbarkeit und professionellen Support achten – da steht und fällt vieles mit der Zuverlässigkeit der Software unter hoher Last.
  

Generell gilt: Live-Demo testen! Nichts ersetzt die eigene Erfahrung. Probieren Sie typische Anwendungsfälle in der Demo aus (z.B. einen kompletten Vorsorgefall anlegen bis Bescheinigung) und schauen Sie, ob es rund läuft. Das erleichtert die Entscheidung enorm.

Was kostet arbeitsmedizinische Software?

Die Kosten variieren je nach Anbieter, Lizenzmodell und Funktionsumfang erheblich. Grundsätzlich setzen sie sich aus Lizenztyp, Zusatzmodulen, Implementierung und laufender Betreuung zusammen.

Preismodelle

• Kauf-Lizenz: Einmalzahlung mit unbegrenzter Nutzung; zusätzlich jährliche Wartungsgebühr (ca. 15–20 %). Vorteil: langfristig günstiger; Nachteil: hohe Anfangsinvestition.
• Miet-/Abo-Modell: Monatliche oder jährliche Gebühr pro Nutzer oder Standort; Updates inklusive. Vorteil: niedrige Einstiegskosten, hohe Flexibilität; Nachteil: langfristig teurer, kein Eigentum.
• Modulare Preise: Basispaket mit optionalen Erweiterungen. Vorteil: zahlbar nach Bedarf; Nachteil: Gesamtpreis kann schnell steigen.
• Nutzer-/Mandantenbasiert: Abrechnung pro Nutzer oder betreutem Mitarbeiter, häufig bei Cloudlösungen.
• Hardware/Setup: Einmalige Kosten für Server, Geräte, Installation oder Schulung.
  

Typische Kostenrahmen

• Einzelpraxis: 150–300 € monatlich (Cloud), plus Schulung ca. 1.000 €.
• Mittelgroßer Dienst (3–5 Nutzer): Kaufsoftware 20.000–50.000 € zzgl. 15 % Wartung jährlich
• Großbetrieb: Integrierte Systeme mit Schnittstellen (z. B. SAP, SAmAs) oft über 100.000 €, zuzüglich laufender Gebühren.
• Vergleich Cloud vs. Kauf: Nach etwa fünf Jahren gleichen sich Gesamtkosten häufig an. Preisvergleich und Vertragsverhandlung lohnen sich.
  

Versteckte Kosten

• Schulung: Einmalig einige hundert bis tausend Euro; ggf. wiederkehrend bei Updates.
• Datenmigration: Einmalig bis zu mehreren Tausend Euro, abhängig vom Altsystem.
• Schnittstellen: Zusatzlizenzen oder Integrationskosten (z. B. HL7, Outlook-Add-ins).
• Support und Wartung: Bei Kaufmodellen meist separat, bei Mietmodellen häufig enthalten.
• IT-Betrieb: Serverpflege, Backups, Internetstabilität, Sicherheitsmaßnahmen.
• Einführungsphase: Produktivitätseinbußen durch Umstellung.

FAQ