Zeiterfassung in der Arztpraxis: Rechtssicher und Digital

Ist Zeiterfassung in der Arztpraxis eine Pflicht?

Ja, die Zeiterfassung in der Arztpraxis ist grundsätzlich verpflichtend, insbesondere für angestellte Mitarbeiter wie Medizinische Fachangestellte. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus mehreren rechtlichen Grundlagen:

• EuGH-Urteil zur Zeiterfassung (2019)
  • Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18 verpflichtet Arbeitgeber in der EU, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Ziel ist die Sicherstellung der Einhaltung von Höchstarbeitszeiten sowie täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten gemäß der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und der Arbeitsschutzrichtlinie 89/391/EWG. 
  • Die bisherige spanische Regelung, die nur die Erfassung von Überstunden vorschrieb, wurde als unzureichend eingestuft, da ohne eine allgemeine Arbeitszeiterfassung die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften nicht objektiv und verlässlich überprüft werden kann. Die Mitgliedstaaten sind verpflichtet, entsprechende Maßnahmen zur Umsetzung dieses Erfordernisses zu treffen.
• BAG-Urteil zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (2022)
  • Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber (also auch Arztpraxen) verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen, also Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren (Az.: 1 ABR 22/21). Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und orientiert sich an dem EuGH-Urteil C-55/18, das eine verlässliche Zeiterfassung zum Schutz der Arbeitnehmer fordert. 
  • Der Betriebsrat hat jedoch kein Mitbestimmungsrecht, wenn es darum geht, ob ein Zeiterfassungssystem eingeführt wird („Initiativrecht“). Da die Pflicht zur Erfassung gesetzlich vorgeschrieben ist, liegt die Entscheidung darüber beim Arbeitgeber. Der Betriebsrat kann aber mitbestimmen, wie genau die Zeiterfassung im Betrieb umgesetzt wird, also ob dies zum Beispiel digital oder auf Papier erfolgt.
  • Mit diesem Urteil hat das BAG die vorherige Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Hamm aufgehoben und die ursprüngliche Entscheidung des Arbeitsgerichts Minden bestätigt.
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Laut § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Arbeitszeiten, die über 8 Stunden werktäglich hinausgehen sowie Sonn- und Feiertagsarbeit, dokumentiert werden.
  • Für Überstunden ist eine schriftliche Einwilligung der Arbeitnehmer erforderlich. Zudem muss ein Verzeichnis der zustimmenden Arbeitnehmer geführt werden.
  • Arbeitgeber müssen diese Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren und auf Verlangen der Aufsichtsbehörden vorlegen.
  • Die aktuelle Regelung im Arbeitszeitgesetz genügt nach BAG und EuGH nicht mehr – die gesamte Arbeitszeit muss erfasst werden.

Die Erfassungspflicht gilt auch für mobile Arbeit und Homeoffice.

Neue Regelung zur elektronischen Zeiterfassung: Was bedeutet das für Unternehmen und Arztpraxen?

Ein Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, dass die Zeiterfassung künftig elektronisch erfolgen muss. Dies betrifft auch Arztpraxen, allerdings mit wichtigen Ausnahmen für kleinere Praxen.

• Wer ist betroffen?
  • Alle Unternehmen müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch erfassen.
  • Ausnahmen gelten für Kleinbetriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern – sie sind dauerhaft von der elektronischen Dokumentationspflicht befreit.
    • Beschäftigen Sie in Ihrer Arztpraxis weniger als zehn Mitarbeiter, kann die Zeiterfassung weiterhin in Papierform erfolgen.
  • Tarifparteien können Abweichungen vereinbaren, z. B. handschriftliche Aufzeichnungen oder eine spätere Erfassung (bis zu sieben Tage nach der Arbeitsleistung).
• Was ändert sich konkret?
  • Die Erfassung muss am Tag der Arbeitsleistung erfolgen, um eine verlässliche Dokumentation sicherzustellen.
  • Arbeitgeber können die Aufzeichnung an Arbeitnehmer oder Dritte delegieren, bleiben jedoch für die korrekte Erfassung verantwortlich.
  • Arbeitnehmer haben das Recht auf Einsicht in ihre Arbeitszeitaufzeichnungen und können eine Kopie verlangen.
  • Arbeitgeber müssen Verstöße gegen Arbeitszeitvorgaben erkennen und dokumentieren, selbst wenn sie auf eine Kontrolle der vertraglichen Arbeitszeit verzichten.
  • Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung betrifft auch Jugendliche in Beschäftigungsverhältnissen, mit ähnlichen Regelungen im Jugendarbeitsschutzgesetz.
• Übergangsfristen für Betriebe, Praxen und MVZ
  • Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern: 1 Jahr Übergangszeit zur Einführung der elektronischen Erfassung.
  • Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitern: 2 Jahre Übergangszeit.
  • Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitern: 5 Jahre Übergangszeit.
  • Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern: Dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Erfassungspflicht.
• Besondere Regelungen und Ausnahmen
  • Für bestimmte Berufsgruppen wie Führungskräfte oder hochqualifizierte Experten kann eine Ausnahme gelten, wenn ihre Arbeitszeit nicht vorab festgelegt ist oder sie diese selbst bestimmen können.
  • Die Arbeitszeiterfassung muss in deutscher Sprache geführt werden und ist im Inland mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
  • Bei Baustellen oder mobilen Tätigkeiten müssen die Unterlagen auch vor Ort bereitgehalten werden.
  • Verstöße gegen die Dokumentationspflicht können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und zu Bußgeldern führen.

Welche Methoden zur Zeiterfassung gibt es in Arztpraxen?

Handschriftliche Erfassung (Stundenzettel)

• Funktionsweise
  • Mitarbeitende tragen Arbeitsbeginn und -ende manuell auf einem Papierformular oder Stundenzettel ein. Diese Zettel werden gesammelt und anschließend manuell ausgewertet.
• Vorteile
  • Sehr einfache Handhabung ohne technische Hilfsmittel
  • Kaum Anschaffungskosten (nur Papier und Stift)
  • Kein technisches Wissen erforderlich
• Nachteile
  • Hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingaben
  • Manipulationsmöglichkeiten (nachträgliche Änderungen)
  • Arbeitsaufwendige Auswertung
  • Unpraktisch für größere Teams
• Kosten
  • Kaum direkte Kosten (nur Papier und Druck)
  • Hoher Zeitaufwand für manuelle Erfassung und Verwaltung
• Datenschutz
  • Daten bleiben physisch in der Praxis
  • Schutz vor Verlust oder unbefugtem Zugriff notwendig

Excel-Tabelle (digitale manuelle Erfassung)

• Funktionsweise
  • Arbeitszeiten werden in einer Tabellenkalkulation (z. B. Microsoft Excel) erfasst. Formeln berechnen automatisch Arbeitsstunden und Überstunden.
• Vorteile
  • Geringe Anschaffungskosten, wenn Software bereits vorhanden
  • Keine zusätzliche Hardware notwendig
  • Einfache Anpassung an individuelle Bedürfnisse
• Nachteile
  • Anfällig für Eingabefehler und Manipulation
  • Keine automatische Kontrolle oder Plausibilitätsprüfung
  • Manuelle Pflege der Daten erforderlich
• Kosten
  • Falls Office-Software vorhanden: keine Zusatzkosten
  • Sonst ggf. Lizenzkosten für Excel
• Datenschutz
  • Daten müssen durch Passwortschutz oder Zugriffsbeschränkungen gesichert werden
  • Begrenzte Kontrollmöglichkeiten für Datenschutz

Cloud-basierte Zeiterfassung (Online-Software)

• Funktionsweise
  • Zeiterfassung erfolgt über eine Web- oder App-Anwendung, ähnlich wie cloudbasierte Praxissoftware. Die Daten werden auf den Servern eines externen Anbieters wie z. B. Clockodo gespeichert und können jederzeit abgerufen werden.
• Vorteile
  • Flexible Nutzung, auch für Homeoffice oder mobile Mitarbeitende
  • Automatische Berechnung und einfache Verwaltung
  • Updates und Wartung werden vom Anbieter übernommen
• Nachteile
  • Abhängigkeit von einem externen Anbieter
  • Internetverbindung erforderlich
  • Laufende Abonnementkosten
• Kosten
  • Monatlich ca. 5–50 €, je nach Anzahl der Nutzer und Funktionen
  • Ggf. Einrichtungsgebühren
• Datenschutz
  • DSGVO-konforme Speicherung bei europäischen Anbietern erforderlich
  • Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff notwendig
  • Einwilligung der Mitarbeitenden für Speicherung personenbezogener Daten erforderlich

Lokale Zeiterfassungssoftware (On-Premise)

• Funktionsweise
  • Eine Zeiterfassungssoftware wird auf einem Server oder PC in der Praxis installiert. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten über eine Benutzeroberfläche.
• Vorteile
  • Automatische Berechnung von Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubsansprüchen
  • Volle Datenkontrolle durch lokale Speicherung
  • Flexibel anpassbar
• Nachteile
  • IT-Infrastruktur und Wartung notwendig
  • Lizenzkosten und regelmäßige Updates erforderlich
  • Nicht nutzbar für mobile Mitarbeitende ohne VPN-Zugang
• Kosten
  • Einmalige Lizenzgebühr (ab ca. 500 €)
  • Ggf. Wartungs- und Supportkosten
• Datenschutz
  • Daten verbleiben in der Praxis
  • Erhöhte Anforderungen an IT-Sicherheit und Backups

Elektronisches Zeiterfassungsterminal (Chip/PIN)

• Funktionsweise
  • Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit über ein stationäres Terminal mit RFID-Chip oder PIN-Eingabe. Die Daten werden automatisch gespeichert und können ausgewertet werden.
• Vorteile
  • Präzise und automatische Erfassung
  • Reduzierung von Fehlerquellen
  • Keine nachträglichen Änderungen möglich
• Nachteile
  • Anschaffungskosten für Terminal und eventuell benötigte Software
  • Ortsgebunden – nicht für Homeoffice geeignet
  • IT-Installation erforderlich
• Kosten
  • Terminal: 200–1.000 €
  • Ggf. zusätzliche Softwarekosten und Wartungsgebühren
• Datenschutz
  • Daten bleiben innerhalb der Arztpraxis
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff notwendig

Biometrische Zeiterfassung ist datenschutzrechtlich in Deutschland problematisch und für Arztpraxen nicht praktikabel. Die Stechuhr mit Stempelkarten ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden und für den Praxisalltag ineffizient.

Welche Funktionen bietet ein gutes Zeiterfassungssystem?

Ein digitales Zeiterfassungssystem für Arztpraxen sollte folgende Funktionen bieten:

• Arbeitszeiterfassung: Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende per Terminal, App oder PC.
• Schichtplanung: Erstellung, Verwaltung und Anpassung von Dienstplänen mit Berücksichtigung der Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten.
• Soll-Ist-Vergleich: Gegenüberstellung der geplanten und tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zur Identifikation von Abweichungen und Optimierung der Personaleinsatzplanung.
• Urlaubsplanung: Verwaltung von Urlaubsanträgen, Urlaubsansprüchen und Vertretungen mit transparenter Genehmigungsstruktur.
• Personalmanagement: Digitale Personalakte mit relevanten Informationen zu Arbeitszeiten, Verträgen und Qualifikationen.
• Abwesenheiten: Dokumentation und Analyse von Fehlzeiten, Krankheit und sonstigen Abwesenheiten.
• Urlaubsanträge: Digitale Antragstellung und automatisierter Genehmigungsprozess mit Nachverfolgung.
• Fehlzeitenmanagement: Automatische Berechnung und Auswertung von Fehlzeiten und Abwesenheiten.
• Überstunden- und Fehlzeitenmanagement: Berechnung von Überstunden, Urlaubsansprüchen und Krankheitszeiten mit Echtzeit-Übersicht.
• Lohnabrechnung: Schnittstellen zur Lohnabrechnung mit automatischer Erfassung von relevanten Arbeitszeiten.
• Rechtliche Konformität: Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und Datenschutzrichtlinien.
• Automatisierte Berichte: Erstellung von Berichten zur Lohnabrechnung und Arbeitszeitkontrolle.
• Integration mit Abrechnungssystemen: Schnittstellen zu Lohn- und Praxisverwaltungssystemen für nahtlose Prozesse.
• Benutzerverwaltung: Rollen- und Rechtevergabe für unterschiedliche Mitarbeitertypen zur gezielten Zugriffskontrolle.
• Mobile Nutzung: Zugriff und Buchung von Arbeitszeiten über Smartphone oder Tablet für maximale Flexibilität.
• Benachrichtigungen und Erinnerungen: Automatische Hinweise zu Schichtbeginn, Pausen und gesetzlichen Vorgaben.
• Sicherheit und Datenschutz: DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffskontrolle zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten.

Welche Strafen drohen bei fehlender oder fehlerhafter Zeiterfassung?

Fehlende oder fehlerhafte Zeiterfassung kann für Arbeitgeber erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Laut dem Referentenentwurf zur Änderung des ArbZG sind Unternehmen verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. Verstöße gegen diese Pflicht können als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden. Insbesondere dann, wenn die Aufzeichnungen fehlen, fehlerhaft oder unvollständig sind oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € gemäß § 22 ArbZG. Zudem besteht eine Informationspflicht gegenüber den Arbeitnehmern: Sie müssen auf Verlangen Einsicht in ihre erfassten Arbeitszeiten erhalten und eine Kopie davon bekommen. Auch die Bereitstellung der Aufzeichnungen für die zuständigen Kontrollbehörden ist verpflichtend.

Neben den finanziellen Sanktionen drohen bei schwerwiegenden Verstößen auch strafrechtliche Konsequenzen. Falls durch die Missachtung der Arbeitszeiterfassung die Gesundheit oder die Arbeitskraft von Beschäftigten gefährdet wird, kann dies nach § 23 ArbZG sogar mit einer Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr geahndet werden. Arbeitgeber haften zudem zivilrechtlich, falls Arbeitnehmer aufgrund mangelhafter Arbeitszeiterfassung Vergütungsansprüche geltend machen oder arbeitsgerichtliche Verfahren anstrengen.

Wie läuft die Implementierung einer digitalen Zeiterfassung in einer Arztpraxis ab?

1. Bedarfsanalyse und Zielsetzung: Bevor ein System ausgewählt wird, sollte die Praxis klären, welche Funktionen benötigt werden:
   1. Anzahl der Mitarbeitenden: Ist eine Lösung für ein kleines Team oder eine größere Praxis notwendig?
   2. Standorte und Flexibilität: Gibt es Homeoffice-Regelungen oder mobile Einsätze?
   3. Gesetzliche Anforderungen: Muss das System an Tarife, Arbeitszeitgesetze oder Pausenregelungen angepasst werden?
   4. Integration in bestehende Systeme: Soll die Zeiterfassung mit einer Lohnbuchhaltungssoftware kompatibel sein?
2. Auswahl des Zeiterfassungssystems: Basierend auf den Anforderungen kann zwischen verschiedenen digitalen Lösungen gewählt werden:
   1. Cloud-basierte Software: Flexibel, erfordert jedoch eine Internetverbindung
   2. Lokale Software (On-Premise): Volle Kontrolle über Daten, benötigt IT-Infrastruktur
   3. Elektronisches Terminal mit Chip/PIN: Manipulationssicher, aber ortsgebunden
   4. Mobile Apps: Besonders für mobile Teams oder flexible Arbeitszeiten geeignet
   5. Ein Vergleich der Anbieter hinsichtlich Kosten, Funktionen, Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit sollte erfolgen. Einige Anbieter bieten auch kostenlose Testphasen an.
3. Datenschutz und rechtliche Vorgaben klären
   1. DSGVO-Konformität prüfen: Besonders bei Cloud-Lösungen müssen personenbezogene Daten sicher gespeichert werden.
   2. Einwilligung der Mitarbeitenden einholen: Falls personenbezogene Daten erfasst werden, ist eine Zustimmung notwendig.
   3. Zugriffsrechte festlegen: Wer kann welche Daten einsehen oder bearbeiten?
4. Technische Einrichtung und Integration: Nach der Auswahl des Systems erfolgt die Implementierung:
   1. Software installieren oder Cloud-Zugang einrichten
   2. Benutzerkonten für Mitarbeitende anlegen
   3. Schnittstellen zur Praxissoftware, Lohnbuchhaltung oder anderen Systemen einrichten (falls erforderlich)
   4. Hardware einrichten (z. B. Zeiterfassungsterminal oder mobile Geräte konfigurieren)
5. Schulung der Mitarbeitenden: Damit das System effizient genutzt wird, sollten alle Mitarbeitenden eine kurze Einführung erhalten:
   1. Wie werden Arbeitszeiten korrekt erfasst?
   2. Welche Regeln gelten für Pausen und Überstunden?
   3. Wo können Zeiten nachträglich korrigiert werden?
   4. Wer ist Ansprechpartner bei technischen Problemen?
6. Testphase und Optimierung: Bevor das System endgültig in Betrieb geht, sollte eine Testphase eingeplant werden:
   1. Testlauf mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitenden
   2. Prüfen, ob alle Funktionen wie gewünscht arbeiten
   3. Feedback der Mitarbeitenden einholen und ggf. Anpassungen vornehmen
7. Offizieller Start und laufende Wartung
   1. System für alle Mitarbeitenden freischalten
   2. Regelmäßige Überprüfung der erfassten Daten auf Plausibilität
   3. Sicherstellen, dass Software-Updates und Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden

Wie lange dauert die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems in der Praxis?

Die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems in einer Arztpraxis dauert in der Regel zwischen ein bis acht Wochen, abhängig von der Systemkomplexität und Praxisgröße. Einfache Lösungen wie Excel-Tabellen oder Cloud-Software können innerhalb von ein bis zwei Wochen implementiert werden, während lokale Software mit Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung etwa zwei bis vier Wochen benötigt. Komplexere Systeme mit elektronischen Terminals oder individueller Anpassung können vier bis acht Wochen in Anspruch nehmen. Faktoren wie die Anzahl der Mitarbeitenden, der Schulungsbedarf und technische Voraussetzungen beeinflussen die Dauer. Eine gute Planung und frühzeitige Schulung können den Prozess beschleunigen.