Papierlose Praxis: Vorteile, Nachteile Tools und Tipps

Was ist eine papierlose Praxis?

Eine papierlose Praxis ist eine medizinische Einrichtung (Arzt-, Zahnarzt- oder Therapiepraxis), in der herkömmliche Karteikarten, Klemmbretter und physische Formulare durch Software-Lösungen ersetzt wurden, die alle Dokumente zentral und strukturiert erfassen und verwalten. Ob Patientenanamnese, Arztbriefe oder Fremdbefunde – alles wird digital erstellt, gespeichert und bei Bedarf rechtssicher archiviert. Die Digitalisierung reduziert den alltäglichen Papierberg sowie den Einsatz von Druckern erheblich und schafft mehr Raum für die Versorgung.

Welche technischen Voraussetzungen sind für eine papierlose Praxis notwendig?

Notwendige Hardware

Für den papierlosen Betrieb einer Arztpraxis ist eine zuverlässige, leistungsfähige Hardware-Grundausstattung unabdingbar:

• Scanner: Hochwertige Dokumentenscanner mit Duplexfunktion sind notwendig, um Papierdokumente effizient und in guter Qualität zu digitalisieren. Empfehlenswert sind Geräte mit Netzwerkanschluss, die direkt in das Dokumentenmanagementsystem einspeisen können.
• Tablets oder Touchscreen-Monitore: Diese eignen sich für die digitale Anamnese, die Patientenaufklärung oder das Einholen von Unterschriften. Sie ermöglichen eine direkte Interaktion mit digitalen Dokumenten und erhöhen die Flexibilität im Praxisalltag.
• Arbeitsplatzrechner und Monitore: Leistungsstarke PCs oder Thin Clients (schlanke Arbeitsplatzrechner ohne eigene Rechenleistung, greifen auf zentralen Server zu,) sind erforderlich, um die eingesetzte Software flüssig nutzen zu können. Mindestens zwei Monitore pro Arbeitsplatz erleichtern die parallele Arbeit mit verschiedenen Anwendungen und Dokumenten.
• Server oder NAS-Systeme: Für die Speicherung und Verwaltung großer Datenmengen wird ein zentraler Server oder ein Network Attached Storage (NAS) benötigt. Alternativ kann auf eine sichere Cloud-Lösung ausgewichen werden, sofern diese datenschutzkonform ist.
  

Softwarelösungen

Die Auswahl geeigneter Software ist entscheidend für die Umsetzung papierloser Prozesse:

• Praxisverwaltungssystem (PVS): Das PVS ist nicht nur die zentrale Verwaltungsinstanz, sondern auch Dreh- und Angelpunkt für die automatisierte Berichterstellung, strukturierte Datenpflege und rechtskonforme Archivierung aller medizinischen Dokumente. Eine integrierte Volltextsuche erleichtert das schnelle Auffinden relevanter Informationen – etwa aus Arztbriefen, Laborwerten oder Fremdbefunden
• Dokumentenmanagementsystem (DMS): Ein DMS ermöglicht die strukturierte Ablage, Verschlagwortung und schnelle Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Idealerweise lässt es sich nahtlos mit dem PVS integrieren, um Doppelerfassungen zu vermeiden.
• Schnittstellenstandards (z. B. GDT, HL7, DICOM, FHIR): Diese sorgen dafür, dass Geräte, Systeme und Softwarelösungen miteinander kommunizieren können. Sie sind wichtig für einen reibungslosen Datenfluss, z. B. zwischen Ultraschallgerät und Patientenakte.
  

Netzwerk- und Cloud-Infrastruktur

Ein stabiles und sicheres Netzwerk ist die technische Basis jeder papierlosen Praxis:

• Segmentierte Netzwerkarchitektur: Die digitale Kommunikation – ob über Fax, Online-Formulare oder automatisierte Telefonsysteme – erfordert eine strukturierte Infrastruktur. Systeme für den Empfang von Faxeingängen konvertieren Dokumente automatisch und leiten sie an das digitale Archiv weiter, wo sie direkt dem entsprechenden Patienten zugeordnet werden können. Für sensible Bereiche empfiehlt sich die ausschließliche Nutzung kabelgebundener Verbindungen.
• Breitbandanbindung: Eine zuverlässige, leistungsstarke Internetverbindung ist unerlässlich für cloudbasierte Anwendungen sowie für den kontinuierlichen Zugriff auf Dienste der Telematikinfrastruktur.
• Zertifizierte Cloud-Systeme: Cloud-Lösungen ermöglichen hohe Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit. Entscheidend ist die Auswahl eines Anbieters, der sowohl DSGVO- als auch gematik-konforme Standards erfüllt.
• Telematikinfrastruktur (TI): Der Zugang zur TI ist verpflichtend für viele digitale Anwendungen wie die ePA oder eAU. Hierzu ist ein Konnektor, ein eHealth-Kartenterminal sowie die Anbindung über einen VPN-Zugangsdienst erforderlich.

Welche rechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten?

Die digitale Transformation von Arztpraxen schafft neue Anforderungen, bietet aber auch erhebliche Potenziale für sichere, effiziente Abläufe. Durch die strukturierte Verarbeitung digitaler Dokumente lassen sich Patientendaten rechtskonform speichern, Arztbriefe gezielt versenden und der gesamte Praxisablauf transparenter gestalten. 

DSGVO und Patientenrechte

Wer eine karteilose Praxis führen will, muss den Datenschutz besonders ernst nehmen. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stellt klare Regeln auf – gerade bei sensiblen Gesundheitsdaten, wie sie in jeder Praxis täglich verarbeitet werden. Einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Grundlagen und Anforderungen an den Datenschutz in der Arztpraxis finden Sie hier.

Die wichtigsten Punkte, die Sie kennen und umsetzen sollten:

1. Patientendaten nur mit klarer Erlaubnis verarbeiten
   1. Gesundheitsdaten gehören laut DSGVO zu den besonders schützenswerten Informationen. Sie dürfen nur verarbeitet werden, wenn:
      1. es gesetzlich erlaubt ist (z. B. zur Behandlung von Patienten),
      2. oder der Patient ausdrücklich eingewilligt hat (z. B. bei digitalen Zusatzdiensten).
2. Patienten müssen informiert werden
   1. Sie sind verpflichtet, Ihre Patienten umfassend darüber aufzuklären, was mit ihren Daten passiert. Dazu gehört:
      1. welche Daten Sie erheben,
      2. wofür Sie diese nutzen,
      3. wie lange sie gespeichert werden,
      4. und welche Rechte der Patient hat (z. B. Auskunft, Löschung, Widerspruch).
   2. Diese Information sollte beim ersten Kontakt oder beim Ausfüllen eines digitalen Anamneseformulars gegeben werden – idealerweise in klarer, verständlicher Sprache.
3. Technischer Schutz ist Pflicht
   1. Wenn Sie auf digitale Systeme umstellen, müssen Sie dafür sorgen, dass alle gespeicherten Patientendaten sicher sind. Dazu gehören:
      1. Zugang nur für befugte Personen (z. B. durch Passwort, Zwei-Faktor-Login),
      2. regelmäßige Backups,
      3. Virenschutz und Firewall,
      4. verschlüsselte Datenübertragung (z. B. bei Online-Terminbuchung oder Videosprechstunde).
4. IT-Dienstleister unter Vertrag nehmen
   1. Nutzen Sie externe Anbieter – etwa für Praxissoftware, Online-Terminvergabe oder Cloud-Speicher – brauchen Sie mit diesen einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag. Nur so ist die Zusammenarbeit datenschutzrechtlich abgesichert.
5. Patientenrechte respektieren
   1. Ihre Patienten haben jederzeit das Recht:
      1. zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert sind,
      2. ihre Daten berichtigen oder löschen zu lassen,
      3. der Verarbeitung zu widersprechen (z. B. für Werbezwecke),
      4. oder ihre Daten in digitaler Form mitzunehmen (z. B. bei einem Praxiswechsel).
6. Sicher dokumentieren
   1. Sie müssen intern nachweisen können, dass Sie alle Vorschriften der DSGVO einhalten. Dazu gehört u. a.:
      1. ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten (z. B. wie Sie Patientendaten erfassen, speichern und löschen),
      2. eine Risikoabschätzung bei Einführung neuer digitaler Systeme (Datenschutz-Folgenabschätzung),
      3. und eine klare Regelung, wer in der Praxis Zugriff auf welche Daten hat.
7. Schnell handeln bei Datenpannen
   1. Kommt es zu einem Datenleck (z. B. durch Hackerangriff oder technischen Fehler), müssen Sie dies innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Datenschutzbehörde melden – und ggf. auch den betroffenen Patienten informieren.

Aufbewahrungspflichten

Aufbewahrungspflichten und -fristen

Medizinische Dokumentationen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 630f BGB und § 10 MBO-Ä. Die Mindestaufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab Abschluss der Behandlung.

Bei der digitalen Archivierung gelten zusätzliche Anforderungen an die Integrität und Revisionssicherheit elektronischer Daten:

• Alle Informationen müssen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und dauerhaft verfügbar gespeichert werden.
• Nachträgliche Änderungen sind technisch zu protokollieren und nachvollziehbar zu kennzeichnen.
• Die Archivierungssysteme müssen so konzipiert sein, dass auch Jahre später eine rechtssichere und medizinisch verwertbare Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.

Digitale Archivierung und Signaturen

Digitale Archivierung und Signaturen

Eine rechtskonforme digitale Praxis erfordert zertifizierte Systeme für Archivierung und elektronische Signaturprozesse. Dabei sind folgende Komponenten essenziell:

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Bei der Verarbeitung rechtsverbindlicher Dokumente – insbesondere Einwilligungserklärungen, Behandlungsverträgen oder Honorarvereinbarungen – ist der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur unerlässlich. Sie stellt sicher, dass die Identität des Unterzeichnenden zweifelsfrei nachgewiesen und die Integrität des Dokuments gewahrt bleibt. Durch die Einhaltung der Anforderungen gemäß eIDAS-Verordnung ist die QES der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
• Zertifizierte Archivierung nach GoBD und DSGVO: Die revisionssichere Archivierung erfolgt idealerweise mit Systemen, die den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sowie den Datenschutzvorgaben der DSGVO entsprechen. Damit wird sichergestellt, dass Daten unverändert, nachvollziehbar und über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg verfügbar bleiben.
• Ersatzscannen als Grundlage der Digitalisierung: Durch das sogenannte „ersetzende Scannen“ lassen sich papiergebundene Patientenakten in digitale Form überführen, wodurch physische Archivräume entfallen und Prozesse effizienter gestaltet werden können. Gemäß der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN des BSI können unter bestimmten Voraussetzungen die Originale nach dem Scanvorgang vernichtet werden, ohne dass dies rechtliche Konsequenzen nach sich zieht – vorausgesetzt, die Verfahrensvorgaben werden strikt eingehalten. Dennoch bleibt zu beachten, dass eingescannten Dokumenten im zivilprozessualen Kontext ein geringerer Beweiswert zukommt als Originalunterlagen. Diese Einschätzung basiert auf juristischen Fachbeiträgen im Deutschen Ärzteblatt, die insbesondere auf die differenzierte Bewertung durch § 416 ZPO und § 371a ZPO hinweisen.
• Datenschutz und Beweisführung: Trotz Digitalisierung gelten weiterhin die hohen Anforderungen an die ärztliche Schweigepflicht sowie an den Schutz sensibler Gesundheitsdaten. Bei rechtlichen Auseinandersetzungen kann nur eine qualifiziert elektronisch signierte Patientenakte als Urkundsbeweis herangezogen werden. Nachträglich eingescannten Dokumenten fehlt diese Beweiskraft – sie gelten lediglich als Anscheinsbeweis.

IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV

IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV

Die KBV-IT-Sicherheitsrichtlinie definiert verbindliche Mindeststandards für den sicheren IT-Betrieb in medizinischen Einrichtungen. Für die papierlose Praxis bedeutet dies: Je höher der Digitalisierungsgrad, desto strikter die Sicherheitsanforderungen.

Folgende Aspekte sind bei der Einführung und dem Betrieb einer karteilosen Praxis besonders relevant:

• Netzwerksicherheit gewährleisten: Die gesamte IT-Infrastruktur muss dokumentiert und abgesichert sein. Dazu gehört u. a. ein aktueller Netzplan, der alle eingesetzten Geräte, Schnittstellen und Kommunikationswege aufführt. Insbesondere bei der Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) ist eine Trennung sensibler und unsicherer Netzsegmente über Firewalls zwingend erforderlich.
• Zugriffsmanagement umsetzen: Der Zugriff auf digitale Patientenakten darf ausschließlich berechtigten Personen möglich sein. Die Zugriffsrechte müssen rollenbasiert vergeben und regelmäßig überprüft werden. Darüber hinaus ist eine zentrale Protokollierung aller Zugriffe, Systemänderungen und sicherheitsrelevanten Ereignisse vorgesehen – insbesondere bei mittleren und großen Arztpraxen.
• Datenübertragungen absichern: Sämtliche digitale Kommunikation – etwa bei der Online-Terminvergabe, Videosprechstunden oder dem Versand elektronischer Befunde – ist durch aktuelle Verschlüsselungsstandards (z. B. TLS) zu schützen. Unverschlüsselte Datenübertragungen sind unzulässig.
• Verbindliche Backup-Strategien: Für die langfristige Verfügbarkeit elektronischer Patientenakten schreibt die Richtlinie regelmäßige, automatisierte und überprüfbare Datensicherungen vor. Diese müssen außerhalb des Praxisnetzwerks gespeichert und auf Wiederherstellbarkeit getestet werden.
• Gerätesicherheit sicherstellen: Alle eingesetzten Endgeräte, insbesondere mobile Geräte und PCs, müssen durch aktuelle Antivirenprogramme, automatische Updates sowie Zugangsschutz (Passwort, Sperrbildschirm) gesichert sein. Geräte mit Zugang zur TI dürfen nicht gleichzeitig für ungeschützte Internetanwendungen verwendet werden.
• Vertraulichkeit durch Personalmaßnahmen sichern: Neben technischen Maßnahmen ist auch organisatorisch für Datenschutz zu sorgen. Dazu gehören:
  • Einweisung und Schulung aller Mitarbeitenden in Datenschutz und IT-Sicherheit.
  • Verpflichtung auf Vertraulichkeit.
  • Dokumentierte Verfahren beim Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden, z. B. zur Verwaltung von Zugangsdaten.
• Verwendung geprüfter Software-Lösungen: Die eingesetzten Archivierungs-, Verwaltungs- und Kommunikationssysteme müssen nachweislich den Anforderungen der DSGVO, der GoBD sowie der KBV-IT-Sicherheitsrichtlinie entsprechen. Open-Source-Lösungen ohne Support oder Zertifizierung sind für sicherheitsrelevante Prozesse nicht geeignet.
• Risiken regelmäßig bewerten: Für alle sicherheitskritischen Prozesse – insbesondere bei der Einführung neuer Software oder digitaler Abläufe – ist eine IT-Risikoanalyse durchzuführen. Ab einer bestimmten Praxisgröße wird auch ein internes Kontrollsystem empfohlen, um die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinie dauerhaft zu gewährleisten.

Vorteile und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Zeitersparnis: Schnellere Dokumentation, weniger Suchzeiten, automatisierte Prozesse	Investitionskosten: Anschaffung neuer Hardware und Software
Effizienz: Reduzierung manueller Aufgaben, optimierte Terminvergabe und Kommunikation	Schulungsaufwand: Mitarbeitende müssen mit digitalen Tools vertraut gemacht werden
Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch, geringerer Ressourcenbedarf	Umstellungsrisiken: Technische Probleme oder Akzeptanzprobleme im Team
Transparenz: Bessere Nachvollziehbarkeit medizinischer Entscheidungen	Abhängigkeit: Höhere Anfälligkeit bei IT-Ausfällen ohne Notfallplan
Patientenservice: Moderne Kommunikationswege, schnellere Reaktionszeiten und damit bessere Versorgung

Die Online-Terminvergabe zeigt exemplarisch, wie sehr Patienten digitale Services inzwischen erwarten: Über ein Drittel bucht bereits online, weitere 32 % planen es konkret. Für viele ist dieser Service kein Extra mehr, sondern ein Kriterium bei der Praxiswahl. Damit wird klar: Die papierlose Praxis bietet nicht nur betriebliche Vorteile, sondern erfüllt auch die Ansprüche einer zunehmend digital geprägten Patientenschaft. Wer solche Lösungen anbietet, steigert die Zufriedenheit, entlastet das Team und stärkt die eigene Wettbewerbsfähigkeit.

Eine digitale Praxis, die auf papierlose Prozesse bei Anmeldung und Anamnese setzt, kann laut einer Studie der Tomes GmbH (Idana) erheblich an Effizienz gewinnen. Durch digitale Formulare, die vorab ausgefüllt werden, lassen sich jährlich bis zu 16.000 Euro an Lohnkosten einsparen – bei gleichzeitig optimierter Organisation und reduzierten Materialkosten.

Papierlose Praxis einführen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein strukturierter Umstellungsprozess minimiert Risiken und sorgt für eine hohe Akzeptanz im Team. Dabei sollte auch die Integration klassischer Prozesse – wie die Kommunikation über Telefon oder Fax – in die digitale Infrastruktur nicht vernachlässigt werden. Ziel ist ein nahtloser Praxisablauf, bei dem sämtliche relevanten Informationen medienbruchfrei erfasst, verarbeitet und archiviert werden können.

1. Ist-Analyse und Zieldefinition:
   1. Erfassung aller papierbasierten Prozesse
   2. Bewertung bestehender IT-Systeme
   3. Analyse der Praxisziele (Umsatzsteigerung, Effizienzsteigerung, Patientenzufriedenheit, Rechtssicherheit)
2. Auswahl geeigneter Tools:
   1. Auswahl passender Softwarelösungen für Verwaltung, Dokumentation, Kommunikation
   2. Bewertung nach Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz, Integration
3. Mitarbeiterschulung:
   1. Schulung aller Teammitglieder im Umgang mit neuen Tools
   2. Aufbau digitaler Kompetenzen
   3. Festlegung klarer Verantwortlichkeiten
4. Pilotphase & Evaluation:
   1. Testbetrieb einzelner Prozesse in digitaler Form
   2. Feedbackschleifen einbauen
   3. Anpassung technischer und organisatorischer Abläufe
5. Vollumstellung:
   1. Abschaltung papierbasierter Systeme
   2. Überführung vorhandener Daten in digitale Systeme
   3. Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses

Welche Tools sind für die papierlose Praxen empfehlenswert?

Die digitale Praxisorganisation erfordert integrierte Softwarelösungen, die aufeinander abgestimmt und datenschutzkonform betrieben werden können. Entscheidend ist die medienbruchfreie Verzahnung aller eingesetzten Systeme entlang der Patienten-Journey und Behandlungsprozesse

• Praxisverwaltungssoftware : Das Herzstück der digitalen Infrastruktur. Koordiniert Terminvergabe, Abrechnung, Patientenstammdaten und medizinische Dokumentation. Wichtig ist die Erweiterbarkeit durch Module für KIM, ePA und eRezept
  • Verschaffen Sie sich hier einen umfassenden Überblick mit unserem detaillierten Vergleich der Top 10 Praxissoftware-Lösungen.
• Online-Terminmanagement: Der digitale Terminkalender reduziert Telefonaufkommen, verbessert die Erreichbarkeit und synchronisiert automatisch mit der PVS.
  • Digitale Patientenaufnahme (Online-Rezeption): Umfasst Anamnesebögen, Upload-Funktionen und Aufklärungsunterlagen. Ideal zur Vorab-Kommunikation mit Neupatienten.
• KI-Telefonassistenten: Ein KI-Telefonassistent automatisiert die telefonische Patientenkommunikation, dokumentiert Gesprächsinhalte und übermittelt diese in strukturierter Form an das PVS.
• Digitale Anamnese & Patientenaufnahme: Die digitale Erfassung von Anamnesedaten, Einwilligungen oder digitale Patientenaufklärung spart nicht nur Papier, sondern auch wertvolle Zeit. Zudem minimiert sie Übertragungsfehler.
• KI-gestützte Dokumentation: Erfassen Behandlungsverläufe automatisiert und standardisiert – etwa durch Spracherkennung oder Textvorschläge in der Akte. Entlasten insbesondere bei repetitiven Dokumentationsaufgaben.
• fAbrechnungsstelle: Moderne Abrechnungsdienstleister bieten digitale Schnittstellen zur PVS und übernehmen die vollständige oder teilweise Abrechnung mit Kostenträgern. Durch die nahtlose Integration in die Praxissoftware wird der gesamte Prozess verschlankt und beschleunigt. Automatisierte Prüfungen reduzieren Rückfragen und Korrekturschleifen. Empfehlenswert für Praxen mit hohem Abrechnungsaufkommen oder wenig interner Kapazität.

FAQ