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Abstract – Abrechnung in der Arztpraxis: KV und GOÄ
- Die Praxisabrechnung läuft über zwei strukturell getrennte Systeme – die quartalsweise KV-Sammelabrechnung nach EBM für gesetzlich Versicherte und die laufende Privatliquidation nach GOÄ für Privatpatienten und Selbstzahler –, deren Vermischung Honorarkürzungen riskiert.
- Der Orientierungswert steigt zum 1. Januar 2026 um 2,8 Prozent auf 12,7404 Cent je Punkt; die GOÄ-Rechnung wird erst mit formal korrekter Rechnung nach § 12 GOÄ fällig und verjährt nach drei Jahren gemäß § 195 i. V. m. § 199 BGB.
- Die KV prüft jede Abrechnung nach § 106d SGB V auf sachlich-rechnerische Richtigkeit und Plausibilität und kann bereits ausgezahltes Honorar bis zu zwei Jahre rückwirkend zurückfordern; unvollständige ICD-10-Kodierung zählt zu den häufigsten Beanstandungsgründen.
- Eine externe Abrechnungsstelle entlastet bei hohem Privatanteil oder Personalengpässen und kann über echtes Factoring das Ausfallrisiko übernehmen – erfordert aber zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wegen der ärztlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB.
Inhaltsverzeichnis
Welche Abrechnungswege gibt es in der Arztpraxis?
Der Versichertenstatus des Patienten bestimmt den Abrechnungsweg. Drei Verfahren bestehen parallel. Jedes verlangt eigene Fristen, Formulare und Dokumentationspflichten.
KV-Sammelabrechnung für gesetzlich Versicherte
Die Kassenärztliche Vereinigung vergütet vertragsärztliche Leistungen quartalsweise über die KV-Sammelabrechnung. Der Vertragsarzt reicht keine Einzelrechnungen ein. Stattdessen übermittelt er alle im Quartal erbrachten Leistungen gebündelt als elektronischen Datensatz nach dem Kassenärztlichen Abrechnungsdatentransfer (KVDT). Grundlage bildet der Einheitliche Bewertungsmaßstab (EBM): Er ordnet jede Leistung einer Gebührenordnungsposition mit Punktzahl zu. Finanziert wird dieser Punktwert aus der Gesamtvergütung der Krankenkassen, die die KV quartalsweise an die Vertragsärzte verteilt.
Der Orientierungswert bildet dabei den maßgeblichen Umrechnungsfaktor: Er steigt zum 1. Januar 2026 um 2,8 Prozent von 12,3934 Cent auf 12,7404 Cent je Punkt. Bei 1.000 EBM-Punkten ergibt sich daraus ein Honorar von 127,40 Euro vor regionalen Anpassungen durch den Honorarverteilungsmaßstab der jeweiligen KV.
Privatliquidation nach GOÄ für Privatpatienten und Selbstzahler
Bei Privatpatienten und Selbstzahlern stellt der Arzt direkt Rechnung — auf Basis der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ). Die GOÄ bemisst jede Leistung mit einem Punktwert, den ein GOÄ-Steigerungsfaktor multipliziert. Bis zum Regelhöchstsatz von 2,3fach ist keine schriftliche Begründung erforderlich, darüber hinaus schon. Anders als beim EBM entsteht der Vergütungsanspruch zwar mit Leistungserbringung — fällig wird er jedoch erst mit einer formal korrekten Rechnung nach § 12 GOÄ. Fehlende Pflichtangaben verzögern die Fälligkeit. Die strukturellen Unterschiede zwischen beiden Systemen — Vergütungslogik, Steigerungsfaktoren, Abrechnungszeitpunkt — beschreibt der Artikel zu EBM und GOÄ im Detail.
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Systematik: Die GOÄ-Ziffer 1 (Beratung) ist mit 80 Punkten bewertet. Bei einem gesetzlich festgelegten Punktwert von 5,82873 Cent (§ 5 Abs. 1 GOÄ) ergibt sich ein Einfachsatz von 4,66 Euro. Mit dem Regelhöchstsatz von 2,3fach berechnet, resultiert daraus ein Honorar von 10,72 Euro.
Die Forderung aus einer GOÄ-Rechnung verjährt nach drei Jahren; die Frist beginnt mit dem 31. Dezember des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde (§ 195 i. V. m. § 199 BGB). Für das Mahnwesen der Praxis ist dieses Datum die relevante Deadline — unabhängig von der vierjährigen Aufbewahrungsfrist für die Abrechnungsunterlagen selbst.
Die seit 1982 unveränderte GOÄ befindet sich im Reformprozess; ein verbindliches Inkrafttretensdatum für die neue GOÄ-Fassung steht noch aus, als realistisch gilt derzeit Anfang 2028. Bis dahin bleibt die geltende GOÄ verbindliche Abrechnungsgrundlage.
Kostenerstattungsverfahren als Sonderfall (Quelle: § 13 Abs. 2 SGB V)
§ 13 Abs. 2 SGB V räumt gesetzlich Versicherten ein Wahlrecht ein: Sie können anstelle des Sachleistungsprinzips die Kostenerstattung wählen. Der Patient verauslagt die Behandlungskosten zunächst selbst. Er erhält sie im Nachgang von seiner Krankenkasse erstattet — abzüglich eines Verwaltungskostenabschlags. Die Wahlentscheidung bindet den Versicherten mindestens ein Kalendervierteljahr; ein Widerruf für einzelne Behandlungsfälle ist ausgeschlossen. Für die Praxis bedeutet das Verfahren: Sie liquidiert wie bei einem Privatpatienten nach GOÄ, unabhängig vom eigentlichen GKV-Status des Patienten.
Abrechnung: Kostenerstattung nach § 13 Abs. 2 SGB V erfordert eine vorherige schriftliche Erklärung des Patienten gegenüber seiner Krankenkasse — ohne Erklärung besteht kein Erstattungsanspruch.
Sonderkostenträger: Abrechnung jenseits von EBM und GOÄ
Neben der klassischen KV- und Privatabrechnung bestehen weitere, eigenständige Abrechnungswege mit jeweils eigenen Formularen und Fristen. Die Berufsgenossenschaftliche (BG-)Abrechnung betrifft Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten und läuft über die Unfallversicherungsträger nach der UV-GOÄ. Disease-Management-Programme (DMP) für chronisch Kranke sowie die Hausarztzentrierte Versorgung (HzV) nach § 73b SGB V werden über Selektivverträge direkt mit den Krankenkassen abgerechnet, unabhängig vom regulären EBM-Budget. Praxen mit Hautkrebs-Screening rechnen zusätzlich über das Elektronische Hautkrebs-Screening (eHKS) ab. Diese Sonderwege erhöhen den administrativen Aufwand, eröffnen aber zusätzliche, oft budgetunabhängige Vergütungsquellen.
Wie läuft die Quartalsabrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung ab?
Die Quartalsabrechnung folgt einem festen zeitlichen und formalen Rahmen, den § 295 SGB V und die Bundesmantelverträge regeln.
Fristen und Übermittlungsweg (KV-Sammelerklärung, § 295 SGB V)
Die Abrechnungsunterlagen müssen üblicherweise innerhalb der ersten zwei Wochen des Monats nach Quartalsende bei der zuständigen KV eingehen. Die genaue Frist legt jede KV in ihrer eigenen Abrechnungsordnung fest; sie variiert regional zwischen dem 10. und 15. Kalendertag. Die Übermittlung erfolgt elektronisch nach den KBV-Richtlinien für den Einsatz von IT-Systemen gemäß § 295 Abs. 4 SGB V — seit der Abschaltung von KV-Connect im Oktober 2025 läuft die 1-Click-Abrechnung standardmäßig über KIM. Der konkrete Übermittlungsweg ist KV-abhängig: Einzelne KVen nehmen die Abrechnung ausschließlich über das jeweilige Mitgliederportal an; Praxen sollten den aktuellen Weg direkt bei ihrer KV prüfen.
Verpflichtender Bestandteil jeder Quartalsabrechnung ist die KV-Sammelerklärung: Der Vertragsarzt bestätigt damit, dass die abgerechneten Leistungen persönlich oder durch zulässige Vertretung erbracht wurden. Eine ausführliche Einordnung von Fristen, Datenformat und Honorarfluss liefert der Artikel zur KV-Abrechnung.
KIM ermöglicht dabei die verschlüsselte Übermittlung über die Telematikinfrastruktur mit vergleichsweise geringem technischem Aufwand für die Praxis, während KV-SafeNet einen separaten, meist kostenpflichtigen Netzzugang voraussetzt.
Von der Leistungserfassung bis zur Honorarauszahlung
Jede Leistung wird im Praxisverwaltungssystem erst nach vollständiger Erbringung erfasst — eine vorzeitige Erfassung verstößt gegen die KBV-Richtlinien. Nach Einreichung prüft die KV die Abrechnung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, bevor sie das Honorar auszahlt. Zwischen Leistungserbringung und tatsächlichem Geldeingang liegen in der Regel mehrere Monate. Diesen Liquiditätsfaktor müssen Praxen bei der Finanzplanung berücksichtigen.
Regelleistungsvolumen und Abstaffelung als Einflussfaktoren
Das Regelleistungsvolumen (RLV) begrenzt die Menge an Leistungen, die eine Praxis pro Quartal zum vollen Punktwert abrechnen kann. Überschreitet die Praxis ihr RLV, vergütet die KV die darüberliegenden Leistungen mit abgestaffeltem Punktwert.
Neben dem RLV existiert für bestimmte förderungswürdige Leistungen — etwa Haus- und Pflegeheimbesuche oder Vorsorgeuntersuchungen — das qualitätsgebundene Zusatzvolumen (QZV) als separates, additives Budget.
Wer übernimmt die Abrechnung in der Praxis — und wie wird sie organisiert?
Die Abrechnungsorganisation verteilt sich auf mehrere Rollen. Ihr Zusammenspiel entscheidet über Vollständigkeit und Fehlerquote.
Aufgabenverteilung: Arzt, MFA, Praxismanagement
Der Arzt dokumentiert die medizinische Leistung und verantwortet die korrekte Diagnosekodierung — diese Aufgabe ist nicht delegierbar. Medizinische Fachangestellte erfassen Behandlungsdaten im Praxisverwaltungssystem und bereiten die Sammelabrechnung vor. Das Praxismanagement überwacht Fristen, Plausibilität und die Honorarentwicklung über mehrere Quartale hinweg. Eine klare Aufgabentrennung reduziert das Risiko doppelt erfasster oder vergessener Leistungen.
Rolle des Praxisverwaltungssystems (PVS) bei Erfassung und Übermittlung
Das PVS erfasst Leistungen strukturiert, prüft sie auf Plausibilität und übermittelt die Abrechnungsdaten im KVDT-Format an die KV. Nur zertifizierte Software-Versionen mit aktueller KBV-Prüfnummer sind für die elektronische Abrechnung zugelassen. Bei GOÄ-Leistungen übernimmt dasselbe System in der Regel auch die Rechnungserstellung für Privatpatienten — die Systeme bleiben jedoch strikt getrennt, da EBM und GOÄ unterschiedliche Ziffernkataloge und Vergütungslogiken verwenden.
Seit 2024 verlangt der Gesetzgeber zusätzlich eine Konformitätsbewertung (KOB) für PVS-Systeme im Zusammenhang mit der elektronischen Patientenakte. Ohne diese Zertifizierung darf ein System ab 2026 nicht mehr für die KV-Abrechnung eingesetzt werden — eine Ausnahme sieht das Gesetz nicht vor. Die KBV hat für betroffene Praxen Übergangsfristen von neun bis achtzehn Monaten geregelt, etwa bei laufendem Systemwechsel oder bevorstehender Praxisaufgabe. Praxen sollten den KOB-Status ihres PVS beim jeweiligen Hersteller oder über die gematik-Übersicht prüfen.
Sachkosten korrekt von Leistungen trennen
Sachkosten — etwa für Verbandmaterial oder Testreagenzien — rechnet die Praxis separat von der ärztlichen Leistung ab. Die KV prüft die abgerechneten Sachkosten im Rahmen der Abrechnungsprüfung gesondert. Eine Vermischung von Sachkosten- und Leistungsziffern zählt zu den häufigen Ursachen für Rückfragen bei der Plausibilitätsprüfung.
Wann lohnt sich eine externe Abrechnungsstelle?
Eine externe Abrechnungsstelle entlastet die Praxis bei hohem Privatanteil, Personalengpässen oder wachsendem administrativem Aufwand. Sie übernimmt Kodierung, Rechnungsstellung, Mahnwesen und bei Bedarf die Vorfinanzierung offener Forderungen.
| Kriterium | Eigenabrechnung | Externe Abrechnungsstelle |
|---|---|---|
| Personalaufwand | Hoch — eigenes Fachwissen erforderlich | Gering — Dienstleister übernimmt operative Abwicklung |
| Kosten | Keine direkten Zusatzkosten | 2,5–5 % der Forderungssumme oder Pauschale |
| Liquidität | Abhängig vom Zahlungseingang der Patienten | Planbar durch Vorfinanzierung/Factoring möglich |
| Fehlerrisiko | Höher ohne spezialisiertes Fachwissen | Geringer durch GOÄ-Validierung vor Rechnungsstellung |
| Ausfallschutz | Praxis trägt Delkredererisiko selbst | Bei echtem Factoring: Dienstleister übernimmt Risiko; bei unechtem Factoring verbleibt es bei der Praxis |
| Patiententransparenz | Nicht relevant — keine Forderungsabtretung | Abhängig vom Modell: still (Patient wird nicht informiert) oder offen (Patient wird informiert) |
| Kontrolle | Vollständig bei der Praxis | Abgegeben an den Dienstleister |
Die Weitergabe von Abrechnungsdaten an eine externe Stelle berührt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB. Praxen benötigen dafür zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Dienstleister sowie die Einwilligung des Patienten zur Datenweitergabe — Letztere ist üblicherweise Bestandteil des Praxisaufnahmebogens.
Kostenstruktur externer Dienstleister (Provision vs. Pauschale)
Externe Abrechnungsstellen berechnen ihre Vergütung entweder prozentual an der Forderungssumme (üblich: 2,5 bis 5 Prozent) oder als feste Pauschale pro Rechnung beziehungsweise pro Monat. Provisionsmodelle skalieren mit dem Praxisumsatz, Pauschalmodelle bieten mehr Kostensicherheit bei hohem Rechnungsvolumen. Hinzu kommen häufig Mindestgebühren für Kleinbeträge sowie Nebenkosten für Porto und Bonitätsprüfung.
Effekt auf Liquidität durch Factoring-Modelle
Factoring-Anbieter kaufen die Honorarforderung der Praxis an und zahlen sie sofort aus — unabhängig vom tatsächlichen Zahlungseingang des Patienten. Bei echtem Factoring übernimmt der Dienstleister zusätzlich das Delkredererisiko: Zahlt der Patient nicht, bleibt die Praxis dennoch im Besitz des ausgezahlten Honorars. Diese Konstruktion macht die Liquidität der Praxis unabhängig von der Zahlungsmoral einzelner Patienten. Wie sich Factoring-Kosten im Detail zusammensetzen, zeigt der Artikel zu Factoring für Ärzte.
Davon zu unterscheiden ist unechtes Factoring, bei dem das Ausfallrisiko bei der Praxis verbleibt und der Dienstleister lediglich vorfinanziert. Zusätzlich unterscheiden Anbieter zwischen stillem Factoring, bei dem der Patient von der Forderungsabtretung nichts erfährt, und offenem Factoring mit Information des Patienten.
Welche Fehler verzögern oder gefährden die Abrechnung?
Formale und inhaltliche Fehler in der Abrechnung ziehen Rückfragen, Streichungen oder im Extremfall Honorarrückforderungen nach sich.
Unvollständige Diagnosedokumentation als häufigste Fehlerquelle
Eine unspezifische oder unvollständige ICD-10-Kodierung zählt zu den häufigsten Fehlern in der Honorarabrechnung. Fehlt der Bezug zwischen dokumentierter Diagnose und abgerechneter Leistung, kann die KV die entsprechende Gebührenordnungsposition streichen. Eine lückenlose Verknüpfung von Diagnose, erbrachter Leistung und Dokumentation im Patientenblatt schützt vor nachträglichen Kürzungen.
Verpasste Abrechnungsfristen und ihre Folgen
Reicht die Praxis die Quartalsabrechnung nicht fristgerecht ein, verzögert sich die Honorarauszahlung um mindestens ein Quartal. Eine rückwirkende Fristverlängerung gewährt die KV nur in begründeten Ausnahmefällen und nach schriftlichem Antrag. Praxen ohne belastbares Fristenmanagement — etwa bei Personalausfall in der administrativen Kraft — tragen dadurch ein vermeidbares Liquiditätsrisiko.
Lehnt die KV eine Abrechnung ganz oder teilweise ab, räumt sie in der Regel eine Korrekturfrist von vier bis sechs Wochen ein. Reicht die Praxis innerhalb dieser Frist keine berichtigte Fassung ein, verfällt der Honoraranspruch für die betroffenen Leistungen des Quartals endgültig.
Bedeutung der Plausibilitätsprüfung für die Honorarsicherung
Die Kassenärztliche Vereinigung prüft jede Abrechnung nach § 106d SGB V auf sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie auf Plausibilität. Im Mittelpunkt steht dabei der Umfang der pro Tag abgerechneten Leistungen im Verhältnis zum realistischen Zeitaufwand des Arztes. Stellt die KV eine Unplausibilität fest, kann sie den Honorarbescheid nachträglich berichtigen und bereits ausgezahltes Honorar zurückfordern — die Frist dafür beträgt zwei Jahre ab Erlass des Bescheids.
Haftungsrisiko: Eine sachlich-rechnerische Berichtigung nach § 106d SGB V kann rückwirkend für bis zu zwei Jahre erfolgen. Eine saubere Tagesdokumentation des Zeitaufwands ist die wirksamste Absicherung. Unabhängig davon gilt für die Abrechnungsunterlagen selbst eine eigene, kürzere Aufbewahrungsfrist von vier Jahren ab Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstand — zu unterscheiden von der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für die ärztliche Dokumentation nach § 630f BGB.
Wirtschaftlichkeitsprüfung: Regressrisiko bei Verordnungen und Leistungen
Unabhängig von der Plausibilitätsprüfung nach § 106d SGB V unterliegt jede Praxis zusätzlich der Wirtschaftlichkeitsprüfung nach § 106 SGB V. Sie prüft, ob Verordnungen und Leistungen medizinisch notwendig waren, meist in Form einer statistischen Vergleichsprüfung gegen Durchschnittswerte der Fachgruppe. Auffällige Abweichungen können zu einem Prüfverfahren mit Rückforderungsanspruch (Regress) führen. Anders als die Plausibilitätsprüfung, die formale Abrechnungskorrektheit betrifft, zielt die Wirtschaftlichkeitsprüfung auf den medizinischen Verordnungsumfang.
Das Abrechnen nicht erbrachter Leistungen ist kein Kavaliersdelikt: Es erfüllt den Tatbestand des Abrechnungsbetrugs nach § 263 StGB, unabhängig davon, ob die KV den Fehler im Rahmen der Plausibilitätsprüfung aufdeckt.
Checkliste: Abrechnung gegen Honorarverlust absichern
Vor der Einreichung
- Diagnose (ICD-10) und abgerechnete Leistung inhaltlich verknüpft dokumentiert?
- Sachkosten getrennt von Leistungsziffern erfasst?
- PVS-Version mit aktueller KBV-Prüfnummer und KOB-Zertifizierung im Einsatz?
- Einreichungsfrist der zuständigen KV geprüft (regional unterschiedlich, meist 10.–15. Kalendertag)?
Bei Ablehnung oder Rückfrage
- Korrekturfrist (typisch 4–6 Wochen) notiert und im Kalender hinterlegt?
- Tagesdokumentation des Zeitaufwands vorhanden (Absicherung gegen § 106d-Berichtigung)?
Bei externer Abrechnungsstelle
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen?
- Patienteneinwilligung zur Datenweitergabe im Aufnahmebogen enthalten?
- Echtes vs. unechtes Factoring vertraglich eindeutig geregelt?
Bei Sonderfällen
- Kostenerstattung nach § 13 Abs. 2 SGB V: schriftliche Erklärung des Patienten gegenüber der Krankenkasse vorhanden?
FAQ: Häufige Fragen zur Abrechnung in der Arztpraxis
Wie oft wird in der Arztpraxis abgerechnet?
Die KV-Abrechnung für gesetzlich Versicherte erfolgt quartalsweise, mit Einreichungsfrist üblicherweise innerhalb der ersten zwei Wochen des Folgemonats — je nach KV zwischen dem 10. und 15. Kalendertag. Die Privatliquidation nach GOÄ ist davon unabhängig: Sie erfolgt laufend nach Behandlungsabschluss, meist innerhalb weniger Tage bis Wochen.
Kann ich als Kassenarzt einzelne Leistungen sofort privat abrechnen?
Nur wenn die Leistung nicht Teil des GKV-Leistungskatalogs ist — etwa bei individuellen Gesundheitsleistungen (IGeL). Für Leistungen, die im EBM enthalten sind, ist eine Parallelabrechnung nach GOÄ bei gesetzlich Versicherten unzulässig, sofern der Patient nicht zuvor die Kostenerstattung nach § 13 Abs. 2 SGB V gewählt hat.
Was passiert, wenn die KV-Abrechnung nicht fristgerecht eingereicht wird?
Die Honorarauszahlung verschiebt sich in der Regel auf das folgende Abrechnungsquartal. Eine nachträgliche Fristverlängerung gewährt die KV nur auf schriftlichen, begründeten Antrag und in Ausnahmefällen. Praxen sollten interne Erinnerungsprozesse einrichten, um dieses Liquiditätsrisiko strukturell zu vermeiden.
Kann ich Patienten für verpasste Termine ein Ausfallhonorar in Rechnung stellen?
Bei Privatpatienten und Selbstzahlern ist ein Ausfallhonorar grundsätzlich möglich, wenn der Termin nicht rechtzeitig abgesagt wurde und die Zeit nicht anderweitig genutzt werden konnte — Rechtsgrundlage ist § 615 BGB (Annahmeverzug) in Verbindung mit dem Behandlungsvertrag. Bei gesetzlich Versicherten ist eine direkte Berechnung gegenüber dem Patienten hingegen unzulässig, da die Leistung über die KV abgerechnet wird; ein Honoraranspruch besteht hier nur bei nachweisbarem Schaden über den zivilrechtlichen Weg, in der Praxis selten durchsetzbar.