Abrechnungsservice für Ärzte und Zahnärzte

Die Abrechnung medizinischer Leistungen kostet Zeit und birgt rechtliche Risiken. Ein spezialisierter Abrechnungsservice für Ärzte und Zahnärzte schafft hier gezielt Entlastung.

Durch die professionelle Abwicklung von GOÄ-, GOZ-, EBM- und BEMA-Abrechnungen gewinnen Sie nicht nur Zeit für Ihre Patienten, sondern sichern sich auch eine optimierte Vergütung und rechtssichere Prozesse. Abrechnungsdienstleister übernehmen zudem das Forderungsmanagement und bieten ggf. zusätzliche Leistungen wie Vorfinanzierung oder Factoring an.

Viele Praxen steigern ihre Liquidität deutlich, indem sie ihre Abrechnung outsourcen. Lassen auch Sie sich unverbindlich beraten.

Vergleichen Sie passende Angebote für einen Abrechnungsservice, der exakt zu Ihrer Praxis passt. Einfach das Formular ausfüllen – wir übernehmen den Rest.

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Was ist ein Abrechnungsservice?

Ein Abrechnungsservice für Ärzte oder Zahnärzte übernimmt die vollständige Honorarabrechnung gegenüber gesetzlichen Krankenkassen (nach EBM bzw. BEMA), Privatpatienten (nach GOÄ bzw. GOZ) und Selbstzahlern. 

Ziel ist es, den administrativen Aufwand in der Praxis zu minimieren und eine rechtssichere, zügige und fehlerfreie Abrechnung sicherzustellen. Der Abrechnungsdienstleister erfasst Leistungsziffern, erstellt und versendet Rechnungen, übernimmt das Mahnwesen und liefert Auswertungen zur Honorarentwicklung. 

Besonders Zahnärzte profitieren bei der Abrechnung nach GOZ von der Expertise externer Anbieter, da hier häufig individuelle Leistungsvereinbarungen und höhere Dokumentationsanforderungen bestehen. 

Interner vs. externer Abrechnungsservice – Welche Unterschiede gibt es?

Die Abrechnung ist ein wichtiger Bestandteil der Praxisführung und entscheidet maßgeblich über die wirtschaftliche Stabilität einer Arztpraxis. Ärzte stehen vor der Wahl, die Abrechnung intern durch eigenes Personal oder extern über spezialisierte Dienstleister abzuwickeln. Beide Modelle haben spezifische Vorteile und Herausforderungen, die im Folgenden gegenübergestellt werden.

• Interner Abrechnungsservice: Die Abrechnung wird durch geschultes Praxispersonal bzw einem Abrechnungsmanager unter Einsatz spezialisierter Praxissoftware durchgeführt. Die Praxis behält die volle Kontrolle über den gesamten Prozess – von der Rechnungsstellung bis zum Mahnwesen.
• Externer Abrechnungsservice: Die Abrechnung wird an ein Abrechnungsbüro oder Abrechnungsstelle ausgelagert, der die vollständige Bearbeitung übernimmt. Dazu gehören die Rechnungsstellung, Prüfung der Gebührenziffern, Mahnverfahren, Inkasso und ggf. Factoring (Vorschusszahlungen zur Sicherstellung der Liquidität).
• Externe selbstständige Abrechnungskraft: Alternativ kann auch eine selbstständige externe Abrechnungskraft beauftragt werden. Hierbei ist jedoch besondere Vorsicht geboten, da in bestimmten Konstellationen das Risiko der sozialversicherungspflichtigen Scheinselbstständigkeit besteht. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, sollte sorgfältig geprüft werden, ob eine echte selbstständige Tätigkeit vorliegt oder ob eine abhängige Beschäftigung mit entsprechenden sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen gegeben ist.
  • Ein Urteil des Landessozialgerichts Baden-Württemberg (L 4 R 4979/15) bestätigt jedoch, dass eine externe zahnmedizinische Verwaltungsassistentin nicht automatisch als abhängig Beschäftigte einzustufen ist. Im konkreten Fall wurde festgestellt, dass die betroffene Abrechnungskraft selbstständig tätig war, da sie:
    • Eigene Betriebsmittel nutzte (Laptop, Software, Büroausstattung).
    • Für mehrere Praxen arbeitete und nicht ausschließlich von einem Auftraggeber abhängig war.
    • Keine Weisungsgebundenheit in Bezug auf Arbeitszeit, -ort oder -weise unterlag.
    • Nicht in die Praxisorganisation integriert war und keine typischen Arbeitnehmerpflichten hatte (z. B. keine Anwesenheitspflicht, keine Teilnahme an Teambesprechungen).
    • Ein unternehmerisches Risiko trug, da sie ihre Fortbildungskosten selbst finanzierte und kein garantiertes Einkommen erhielt.
  • Das Gericht betonte, dass eine reine Tätigkeit vor Ort oder die Nutzung der Praxissoftware nicht automatisch eine abhängige Beschäftigung begründet. Entscheidend sei das Gesamtbild der Tätigkeit, insbesondere die freie Gestaltung der Arbeitsweise und das Vorliegen eigener unternehmerischer Strukturen.

Ist ein interner oder externer Abrechnungsservice besser?

Ob ein interner oder externer Abrechnungsservice besser geeignet ist, hängt maßgeblich von der Größe der Praxis, dem Patientenaufkommen, der personellen Ausstattung und den wirtschaftlichen Zielen ab. Beide Modelle haben klare Stärken – und bestimmte Grenzen.

Für größere Praxen oder MVZ mit konstant hohem Abrechnungsvolumen kann sich eine interne Lösung lohnen – insbesondere, wenn erfahrenes Personal verfügbar ist und die Prozesse gut eingespielt sind. Die volle Kontrolle über Patientendaten und individuelle Anpassbarkeit an Praxisabläufe sprechen für diese Variante. Allerdings erfordert sie kontinuierliche Investitionen in Personal, Schulungen und Software – und birgt Risiken bei Personalausfällen.

Für kleine bis mittelgroße Praxen – insbesondere bei MFA-Mangel – bietet ein externer Dienstleister spürbare Entlastung. Der administrative Aufwand sinkt auf ein Minimum, die Liquidität kann durch Factoring sofort verbessert werden und spezialisierte Fachkräfte sorgen für eine fehlerfreie Abrechnung. Auch für Zahnärzte, die mit der komplexen GOZ arbeiten, ist Outsourcing oft die wirtschaftlichere und sicherere Lösung.

Welche Leistungen umfasst ein Abrechnungsservice?

Ein Abrechnungsservice übernimmt zentrale administrative Aufgaben rund um die Honorierung ärztlicher Leistungen. Dabei unterscheiden sich die Leistungen je nach Anbieter, Abrechnungsart (Kassenabrechnung nach EBM oder BEMA vs. Privatabrechnung nach GOÄ oder GOZ) und zusätzlichen Services wie Mahnwesen oder Factoring.

• Kassenabrechnung
  • Erstellung und Prüfung der Quartalsabrechnung nach EBM/BEMA
  • Digitale Datenaufbereitung und fristgerechte Einreichung bei der KV/KZV
  • Plausibilitätsprüfung zur Vermeidung von Regressen
  • Überprüfung der Honorarbescheide auf Kürzungen und Fehler
  • Unterstützung bei Widersprüchen gegen Honorarbescheide
• Privatabrechnung
  • Rechtskonforme Erstellung von GOÄ-Rechnungen sowie GOZ-Rechnungen inkl. Versand
  • Optimierung der Abrechnung durch korrekte GOZ- und GOÄ-Steigerungsfaktoren
  • Abwicklung von Erstattungsfragen mit privaten Krankenversicherungen
  • Erinnerungen, Mahnwesen und Inkasso bei ausbleibenden Zahlungen
  • Kommunikation mit Versicherungen und Patienten bei strittigen Rechnungen
  • Unterstützung bei Widersprüchen gegen Kürzungen durch PKV
• Umwandlung der medizinischen Dokumentation in die entsprechenden Abrechnungsziffern.

Honorarmanagement vs. Vorfinanzierung vs. Factoring

Je nach Bedarf erfolgt die Honorarabrechnung entweder in klassischer Form, mit Vorfinanzierung oder unter Einbindung eines Factorings, bei dem der Dienstleister offene Forderungen übernimmt und dem Leistungserbringer eine sofortige Liquidität ermöglicht. Dabei ist zu beachten, dass ein kleineres Abrechnungsbüro unter Umständen nicht denselben Leistungsumfang bietet wie eine größere, spezialisierte Abrechnungsstelle.

Unterschiede zwischen unechtem und echtem Factoring

Bei der Auswahl eines externen Abrechnungsservices haben Sie die Möglichkeit, zwischen unechtem, auch Honorarabrechnung mit Vorfinanzierung genannt, und echtem Factoring zu wählen. Erfahren Sie hier mehr über das Thema Factoring im Gesundheitswesen.

Beim echten Factoring übernimmt der Abrechnungsservice das vollständige Zahlungsausfallrisiko. Die Praxis erhält ihr Honorar sofort, unabhängig davon, ob der Patient letztlich zahlt. 

Beim unechten Factoring bleibt das Ausfallrisiko bei der Praxis – zahlt der Patient nicht, muss der Arzt das Geld zurückerstatten. Echtes Factoring bietet mehr finanzielle Sicherheit, ist aber meist teurer als unechtes Factoring.

Unabhängig von der Factoring-Variante profitieren Praxen stets von einem Liquiditätsvorteil, da die Honorare unmittelbar ausgezahlt werden. Dies ermöglicht nicht nur finanzielle Planungssicherheit, sondern oft auch die Nutzung von Skonto-Vorteilen bei frühzeitiger Zahlung an Lieferanten oder Dienstleister. So kann Factoring zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit beitragen – auch ohne vollständigen Ausfallschutz.

Wie finde ich den richtigen Abrechnungsservice für meine Praxis?

Der passende Abrechnungsservice sollte zu den individuellen Anforderungen Ihrer Praxis passen – sowohl fachlich als auch organisatorisch. Ein erster Schritt ist der Vergleich mehrerer Anbieter. Über Plattformen wie Medizinio können Sie gezielt Angebote einholen und Services hinsichtlich Leistung, Kosten und Spezialisierung vergleichen – einfach, transparent und kostenlos.

Wichtig: Seriöse Dienstleister bieten ein persönliches Erstgespräch, idealerweise vor Ort oder via Video, um Ihre Praxisabläufe und Abrechnungsbedarfe genau zu verstehen. Achten Sie auf transparente Verträge, eine flexible Kündigungsfrist und die Spezialisierung auf Ihr Fachgebiet (z. B. GOZ bei Zahnärzten).

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die sichere Datenübertragung. Diese sollte über eine verschlüsselte VPN-Verbindung erfolgen, um den Schutz sensibler Patientendaten gemäß DSGVO zu gewährleisten. Fragen Sie gezielt nach den IT-Sicherheitsstandards und Support-Leistungen des Anbieters.

Tipp: Setzen Sie auf Anbieter, die nicht nur abrechnen, sondern auch aktiv beraten (Coaching, Seminare, Webinare) – z. B. zur Honoraroptimierung oder zur Vermeidung häufiger Abrechnungsfehler.