QM Zahnarztpraxis: Aufbau und Umsetzung (inkl. Checkliste)

Was ist ein QM in der Zahnarztpraxis?

Qualitätsmanagement (QM) in der Zahnarztpraxis ist ein systematischer Ansatz zur Sicherstellung und kontinuierlichen Verbesserung der Qualität der angebotenen zahnmedizinischen Dienstleistungen. Ziel des QM ist es, alle Abläufe in der Praxis so zu gestalten und zu kontrollieren, dass eine hohe Behandlungsqualität gewährleistet wird, Fehler minimiert werden und die Patientenzufriedenheit gesteigert wird.

Rechtliche Rahmenbedingungen für QM in Zahnarztpraxen

Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems in Zahnarztpraxen ist nicht nur eine freiwillige Maßnahme zur Verbesserung der Praxisabläufe, sondern in Deutschland auch durch gesetzliche Vorgaben verpflichtend. 

Ist ein QM für jede Zahnarztpraxis Pflicht?

Ja, ein QM ist für jede Zahnarztpraxis, die im Rahmen der gesetzlichen Krankenversicherung tätig ist, verpflichtend. Dies ergibt sich aus § 135a SGB V.

Gemäß § 135a Abs. 2 SGB V sind Vertragsärzte, wozu auch Zahnärzte gehören, verpflichtet, ein Qualitätsmanagement in ihren Praxen einzuführen und kontinuierlich weiterzuentwickeln. 

Die Verpflichtung umfasst auch die Beteiligung an einrichtungsübergreifenden Maßnahmen zur Qualitätssicherung, die insbesondere darauf abzielen, die Ergebnisqualität der Leistungen zu verbessern. Somit ist ein QM-System nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Instrument, um die Qualität der zahnärztlichen Leistungen kontinuierlich zu sichern und zu optimieren.

Anforderungen an das QM: Die Qualitätsmanagement-Richtlinie (QM-RL)

Der Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) hat eine Qualitätsmanagement-Richtlinie (QM-RL) erstellt, die die grundsätzlichen Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement für Vertragszahnärzte, sowie andere medizinische Einrichtungen, regelt. 

Die wichtigsten Inhalte, die für Zahnärzte von Bedeutung sind, umfassen folgende Punkte:

• Umsetzung der Qualitätsmanagement-Anforderungen
  • Effektivität und Effizienz: Das Qualitätsmanagement muss sowohl für die Praxisleitung als auch für die Praxismitarbeiter und Patienten nützlich, hilfreich und möglichst unbürokratisch sein.
  • Personelle und finanzielle Ressourcen: Es müssen ausreichende personelle und finanzielle Ressourcen zur Erreichung der Qualitätsziele bereitgestellt werden, die von den spezifischen Gegebenheiten der Zahnarztpraxis abhängen.
  • Schrittweise Umsetzung: Die Einführung und Weiterentwicklung des QM-Systems kann schrittweise erfolgen, wobei alle Grundelemente des Qualitätsmanagements berücksichtigt werden müssen .
• Zeitrahmen für die Umsetzung
  • Zahnärzte haben drei Jahre nach ihrer Zulassung bzw. Ermächtigung Zeit, die in der Richtlinie beschriebenen Methoden und Instrumente des QM umzusetzen und kontinuierlich weiterzuentwickeln .
• Qualitätsmanagement in der vertragszahnärztlichen Versorgung
  • Rechtliche und vertragliche Rahmenbedingungen: Zahnärzte müssen bei der Ausrichtung ihrer Praxisabläufe verschiedene gesetzliche und vertragliche Bestimmungen einhalten, darunter:
    • Behandlungsrichtlinien (IP-Richtlinien, FU-Richtlinien, ZE-Richtlinien, etc.)
    • Bundesmantelvertrag (BMV-Z)
    • Strahlenschutzgesetz und Strahlenschutzverordnung
    • Hygienevorschriften für Zahnarztpraxen .
    • Sektorspezifische Hinweise: Zu den sektorspezifischen Aspekten des QM gehören:
    • Prozess- und Ablaufbeschreibungen: Regelung von Öffnungszeiten, Erreichbarkeit, Terminvergabe, Datenschutz, und mehr.
    • Schnittstellenmanagement: Abstimmung mit anderen zahnmedizinischen und ärztlichen Fachrichtungen sowie zahntechnischen Laboren.
    • Teambesprechungen: Regelmäßige Meetings zur Informationsweitergabe und Dokumentation der Ergebnisse.
    • Beschwerdemanagement: Umgang mit Mängelgutachten und Ableitung von Verbesserungsmöglichkeiten.
    • Patienteninformation und -aufklärung: Fokus auf Prävention, um Patienten zur Vermeidung von Behandlungen anzuleiten.
    • Praxishandbuch: Ein Handbuch, das alle wichtigen Regelungen enthält und regelmäßig aktualisiert wird .
• Dokumentation und Berichterstattung
  • Zahnärzte sind verpflichtet, die Umsetzung und Weiterentwicklung ihres QM-Systems regelmäßig zu überprüfen und die Ergebnisse zu dokumentieren. Diese Dokumentation dient internen Zwecken und wird in regelmäßigen Erhebungen von den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen (KZVen) angefordert. Die Ergebnisse dieser Erhebungen werden aggregiert und an den G-BA weitergeleitet .
• Regelmäßige Erhebung und Berichtspflicht
  • Die KZVen führen regelmäßige Erhebungen zum Stand der QM-Umsetzung durch und berichten dem G-BA zweijährlich über die Ergebnisse. Dabei wird eine repräsentative Stichprobe der Zahnärzte herangezogen, die zur Vorlage einer schriftlichen Dokumentation aufgefordert werden. 
  • Seit 2021 werden alle zwei Jahre 4 % aller Vertragszahnärzte dazu aufgefordert.

Wer kontrolliert das QM in der Zahnarztpraxis?

Das QM in der Zahnarztpraxis wird durch mehrere Instanzen kontrolliert:

• Interne Kontrolle
  • Praxisteam und QM-Beauftragter: Die Zahnarztpraxis selbst, insbesondere der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB), überwacht kontinuierlich die Umsetzung und Einhaltung des QM-Systems. Regelmäßige interne Audits und Teambesprechungen dienen dazu, die Prozesse zu überprüfen und Verbesserungen einzuleiten.

• Externe Kontrolle
  • Kassenzahnärztliche Vereinigungen (KZVen): Die KZVen führen regelmäßige Erhebungen zum Stand der QM-Umsetzung durch und berichten dem Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) zweijährlich über die Ergebnisse. Dabei wird eine repräsentative Stichprobe der Zahnärzte herangezogen, die zur Vorlage einer schriftlichen Dokumentation aufgefordert werden. Seit 2021 werden alle zwei Jahre 4 % aller Vertragszahnärzte dazu aufgefordert, an diesen Erhebungen teilzunehmen.
    • Eine Praxisbegehung durch Behörden ist ein zentrales Instrument zur Sicherstellung, dass eine Zahnarztpraxis alle gesetzlichen Vorgaben und Hygienestandards erfüllt. Bei diesen Begehungen prüfen Gesundheitsämter oder andere zuständige Behörden die Praxis auf die Einhaltung von Vorschriften, wie sie im Bereich der Hygiene, der Lagerung von Medizinprodukten und der Arbeitssicherheit gefordert werden. Ein gut implementiertes Qualitätsmanagementsystem ermöglicht es der Praxis, sich optimal auf diese Begehungen vorzubereiten. 
  • Zertifizierungsstellen: Falls die Praxis nach Normen wie DIN EN ISO 9001 oder DIN EN 15224 zertifiziert ist, führen akkreditierte Zertifizierungsstellen externe Audits durch, um die Konformität des QM-Systems zu überprüfen. Diese Audits finden regelmäßig statt und sind Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung.
• Gemeinsamer Bundesausschuss:
  • Der G-BA überwacht die Einhaltung der QM-Richtlinien und erhält Berichte von den KZVen. Er legt die gesetzlichen Anforderungen fest, die Zahnarztpraxen erfüllen müssen, und aktualisiert die Richtlinien bei Bedarf.

Aufbau eines QM-Systems in der Zahnarztpraxis

Die wesentlichen Bestandteile und der Aufbau eines solchen QM-Systems sind im Folgenden detailliert beschrieben:

Grundelemente des Qualitätsmanagements (§ 3 QM-RL)

Das QM umfasst insbesondere folgende grundlegenden Elemente:

• Patientenorientierung: Dazu gehören insbesondere die Sicherstellung der Patientensicherheit und eine patientenorientierte Prozessoptimierung.
• Mitarbeiterorientierung: Einbeziehung der Mitarbeiter in den QM-Prozess, inklusive der Gewährleistung der Mitarbeitersicherheit.
• Prozessorientierung: Definition und Optimierung von Arbeits- und Behandlungsabläufen.
• Kommunikation und Kooperation: Sicherstellung einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Praxis sowie mit externen Partnern.
• Informationssicherheit und Datenschutz: Schutz von Patientendaten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.
• Verantwortung und Führung: Klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten innerhalb der Praxis.

Methoden und Instrumente des Qualitätsmanagements (§ 4 QM-RL)

Im QM einer Zahnarztpraxis werden verschiedene Methoden und Instrumente angewendet, um die Qualität der Leistungen zu messen, zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern:

• Messen und Bewerten von Qualitätszielen: Definition wesentlicher Zielvorgaben zur Verbesserung der Patientenversorgung oder der Praxisorganisation, deren Erreichungsgrad regelmäßig erfasst und ausgewertet wird.
• Erhebung des Ist-Zustandes und Selbstbewertung: Regelmäßige Selbsteinschätzung und Bewertung der Praxisstandards und -prozesse.
• Regelung von Verantwortlichkeiten: Klare Definition der Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten, und Entscheidungskompetenzen.
• Prozess- und Ablaufbeschreibungen: Dokumentation und Regelung der wesentlichen Praxisprozesse, die regelmäßig überprüft und angepasst werden.
• Schnittstellenmanagement: Systematisches Management an den Schnittstellen der Versorgung, z. B. Abstimmung mit externen Laboren oder anderen medizinischen Fachrichtungen.
• Checklisten: Einsatz von Checklisten zur Sicherstellung der korrekten Durchführung sicherheitsrelevanter Prozesse, z. B. bei operativen Eingriffen.
• Teambesprechungen: Regelmäßige strukturierte Besprechungen zur Diskussion von aktuellen Themen und Problemen.
• Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen: Regelmäßige Teilnahme der Mitarbeiter an Fortbildungen, abgestimmt auf die jeweilige Tätigkeit.
• Patientenbefragungen: Durchführung und Auswertung von Patientenbefragungen zur Ermittlung der Zufriedenheit und Qualität der Versorgung.
• Mitarbeiterbefragungen: Anonyme Befragungen der Mitarbeiter zur Ermittlung des internen Arbeitsklimas und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen.
• Beschwerdemanagement: Etablierung eines Systems zur patientenorientierten Bearbeitung von Beschwerden und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen.
• Patienteninformation und -aufklärung: Bereitstellung von verständlichen Informationen zur Unterstützung der Patienten im Behandlungsprozess.
• Risikomanagement: Systematische Identifikation und Analyse von Risiken sowie Entwicklung und Umsetzung von Präventionsmaßnahmen.
• Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme: Umgang mit Fehlern zur Verbesserung der Praxisprozesse durch freiwillige und anonyme Fehlermeldungen.
• Notfallmanagement: Sicherstellung einer dem Leistungsspektrum entsprechenden Notfallausstattung und regelmäßiges Notfalltraining für die Mitarbeiter.
• Hygienemanagement: Regelungen zum sachgerechten Umgang mit Hygieneprozessen zur Vermeidung von Infektionen (Stichwort: Hygieneplan in der Zahnarztpraxis).
• Arzneimitteltherapiesicherheit: Maßnahmen zur Gewährleistung eines sicheren Medikationsprozesses, um Risiken für Patienten zu minimieren.
• Schmerzmanagement: Systematische Erfassung und Behandlung von Schmerzen, insbesondere bei postoperativen Eingriffen.
• Maßnahmen zur Vermeidung von Stürzen bzw. Sturzfolgen: Identifikation und Minimierung von Sturzrisiken.
• Prävention von Missbrauch und Gewalt: Maßnahmen zur Vorbeugung, Erkennung und Intervention bei Missbrauch und Gewalt, insbesondere bei vulnerablen Patientengruppen.

Alle in der Richtlinie beschriebenen Methoden und Instrumente sind verpflichtend anzuwenden. Die Richtlinie ermöglicht jedoch Ausnahmen, wenn besondere strukturelle oder medizinisch-fachliche Gegebenheiten eine Umsetzung der QM-Maßnahmen erschweren oder unmöglich machen. 

Die Möglichkeit, auf bestimmte QM-Maßnahmen zu verzichten, gilt nicht für die Mindeststandards im Risikomanagement, Fehlermanagement und bei Fehlermeldesystemen. Auch das Beschwerdemanagement im Krankenhaus sowie die Verwendung von Checklisten bei Operationen, an denen zwei oder mehr Ärzte beteiligt sind oder die unter Sedierung durchgeführt werden, sind immer verpflichtend (Teil A § 4 Abs. 1 QM-RL).

Die Umsetzung und Weiterentwicklung des QM-Systems müssen regelmäßig überprüft werden (§ 5 QM-RL). Diese Überprüfungen sind zu dokumentieren und dienen als Basis für kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen innerhalb der Praxis.

Abgesehen von der Vorgaben der QM-RL sollte das Qualitätsmanagement sich nicht nur auf Hygiene, Materialien und Medizingeräte beschränken. Auch die zahnärztliche Abrechnung ist ein essenzieller Bestandteil der Praxisabläufe. Wer die finanziellen Aspekte der Praxis im Blick behält, gezielt plant und strukturiert arbeitet, kann das Potenzial des Abrechnungsprozesses optimal nutzen.

Implementierung eines QM-Systems

Der Erfolg dieses Prozesses hängt von der sorgfältigen Planung, der Einbindung des gesamten Praxisteams und der Nutzung geeigneter technischer Hilfsmittel ab. Ein zentrales Werkzeug bei der Implementierung eines QM-Systems ist der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), der den kontinuierlichen Verbesserungsprozess strukturiert und leitet.

Schritte zur erfolgreichen Einführung

Analyse der Ausgangssituation (Ist-Analyse)

Der erste Schritt zur Einführung eines QM-Systems ist die gründliche Analyse der aktuellen Situation in der Zahnarztpraxis. Diese sogenannte Ist-Analyse dient dazu, die bestehenden Prozesse, Strukturen und Abläufe in der Praxis zu evaluieren und Schwachstellen sowie Optimierungspotenziale zu identifizieren. Hierbei werden alle relevanten Bereiche der Praxis untersucht, von der Patientenaufnahme über die Behandlungsprozesse bis hin zu administrativen Abläufen und Hygienestandards.

Die Ist-Analyse bildet die Grundlage für die anschließende Planung und Implementierung des QM-Systems. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse können gezielt Maßnahmen entwickelt werden, die zur Verbesserung der bestehenden Praxisstrukturen beitragen. Diese Analyse ist auch der Ausgangspunkt für die Definition der QM-Ziele.

Definition von Zielen und Maßnahmen

Nach der Ist-Analyse erfolgt die Festlegung der spezifischen Ziele, die mit dem QM-System erreicht werden sollen. Diese Ziele sollten klar, messbar, erreichbar, relevant und termingebunden sein (SMART-Prinzip: spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert). Beispiele für solche Ziele könnten die Reduzierung von Behandlungsfehlern, die Optimierung der Terminplanung oder die Verbesserung der Hygienestandards sein.

Basierend auf den definierten Zielen werden konkrete Maßnahmen entwickelt, die zur Zielerreichung beitragen. Hier kommt der PDCA-Zyklus ins Spiel:

• Plan (Planen): In dieser Phase werden die Ziele und Maßnahmen detailliert geplant. Die Ergebnisse der Ist-Analyse werden genutzt, um gezielte Verbesserungsstrategien zu entwickeln.
• Do (Umsetzen): Die geplanten Maßnahmen werden in der Praxis umgesetzt. Dies kann beispielsweise die Einführung neuer Arbeitsanweisungen, die Schulung von Mitarbeitern oder die Implementierung von QM-Softwarelösungen umfassen.
• Check (Überprüfen): Nach der Umsetzung werden die Ergebnisse überprüft und mit den gesetzten Zielen verglichen. In dieser Phase wird analysiert, ob die Maßnahmen die gewünschten Verbesserungen gebracht haben und ob weitere Anpassungen notwendig sind.
• Act (Anpassen): Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung werden die Maßnahmen entweder standardisiert und in den Praxisalltag integriert oder es werden Anpassungen vorgenommen, um die Zielerreichung weiter zu optimieren.

Dieser Zyklus wird kontinuierlich wiederholt, um die Qualität in der Praxis fortlaufend zu verbessern (Qualitätskreislauf).

Beteiligung des Praxisteams

Rollen und Verantwortlichkeiten im QM-Prozess

Ein erfolgreiches QM-System kann nur dann effektiv funktionieren, wenn das gesamte Praxisteam eingebunden ist. Es ist wichtig, klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des QM-Prozesses zu definieren. Beispielsweise kann ein Qualitätsmanagementbeauftragter ernannt werden, der die Koordination des QM-Systems übernimmt und als Ansprechpartner für das gesamte Team fungiert. 

Jedes Teammitglied sollte über seine spezifischen Aufgaben im QM-Prozess informiert werden und verstehen, wie es zur Erreichung der QM-Ziele beitragen kann. Diese klare Rollenverteilung hilft, die Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen und die Effizienz des QM-Systems zu erhöhen.

Ein Organigramm kann dabei helfen, die Rollen und Verantwortlichkeiten visuell darzustellen. 

Mitarbeiterkommunikation und -motivation

Die erfolgreiche Implementierung eines QM-Systems hängt maßgeblich von der Motivation und dem Engagement des gesamten Praxisteams ab. Eine offene und regelmäßige Kommunikation ist entscheidend, um alle Mitarbeiter über den Fortschritt des QM-Prozesses zu informieren und ihre aktive Teilnahme zu fördern.

Schulungen und Workshops sollten regelmäßig durchgeführt werden, um die Mitarbeiter mit den neuen Prozessen und Verfahren vertraut zu machen. Es ist wichtig, dass das Team die Bedeutung des QM versteht und sich mit den Zielen identifizieren kann. Anreize wie Lob, Anerkennung und gegebenenfalls kleine Belohnungen können dazu beitragen, die Motivation hochzuhalten und eine positive Einstellung zum QM-Prozess zu fördern.

Technische Unterstützung

Einsatz von QM-Softwarelösungen

Die technische Unterstützung spielt eine wichtige Rolle bei der Implementierung eines QM-Systems. Der Einsatz von spezialisierter QM-Software kann den Prozess erheblich erleichtern, indem sie die Dokumentation, das Management von Audits und die Nachverfolgung von Maßnahmen digital unterstützt. Solche Softwarelösungen bieten in der Regel auch Funktionen zur Schulungsverwaltung und zur Erfassung von Patientenzufriedenheitsdaten.

Ein weiterer Vorteil der QM-Software ist die Möglichkeit, alle relevanten Dokumente und Prozesse digital zu verwalten. Die digitale Dokumentation erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen und sorgt für eine zentrale Ablage, die jederzeit aktualisiert werden kann. Dies erhöht die Effizienz und Transparenz des QM-Systems und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Durch den gezielten Einsatz von Technologie in Kombination mit einem strukturierten Ansatz wie dem PDCA-Zyklus kann die Implementierung eines QM-Systems in der Zahnarztpraxis erfolgreich gestaltet und nachhaltig betrieben werden.

QM selbst einführen oder externe Hilfe in Anspruch nehmen?

Bei der Einführung eines QMs in der Zahnarztpraxis gibt es grundsätzlich zwei Ansätze: Die eigenständige Implementierung durch das Praxisteam oder die Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters. 

Die eigenständige Einführung eines QM-Systems bietet der Zahnarztpraxis die Möglichkeit, das System vollständig auf die individuellen Bedürfnisse und Strukturen der Praxis abzustimmen. Dieser Ansatz erfordert allerdings ein hohes Maß an Engagement, Zeit und Fachwissen seitens der Praxisleitung und des Teams.

Die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister bietet der Zahnarztpraxis professionelle Unterstützung bei der Implementierung des QM-Systems. Dies kann besonders vorteilhaft sein, wenn die Praxisleitung wenig Erfahrung im Bereich Qualitätsmanagement hat oder wenn der Zeitaufwand für eine eigenständige Einführung zu hoch wäre.

QM selbst einführen		QM mit externer Hilfe einführen
Vorteile	Nachteile	Vorteile	Nachteile
Kostenersparnis: Durch die Vermeidung externer Beraterkosten kann die Praxis finanzielle Ressourcen schonen.	Hoher Zeitaufwand: Die eigenständige Einführung erfordert erhebliche zeitliche Ressourcen, da das Team sich intensiv mit den rechtlichen Vorgaben, QM-Methoden und -Instrumenten auseinandersetzen muss.	Fachliche Expertise: Externe Dienstleister verfügen über umfassende Erfahrung und Fachwissen im Bereich QM, was zu einer effizienten und vollständigen Implementierung führt.	Kosten: Die Inanspruchnahme eines externen Dienstleisters ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, die je nach Umfang der Beratung variieren können.
Maßgeschneiderte Lösungen: Die Praxis kann das QM-System spezifisch an die eigenen Arbeitsabläufe und Bedürfnisse anpassen, was zu einem höheren Grad an Individualisierung führt.	Mangel an Expertise: Ohne externes Fachwissen kann es schwierig sein, alle relevanten Aspekte des QM vollständig zu erfassen und umzusetzen. Dies kann zu Lücken im QM-System führen.	Zeitersparnis: Durch die Auslagerung der QM-Einführung kann sich die Praxis auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während der Dienstleister die notwendigen Schritte zur Implementierung des QM-Systems übernimmt.	Abhängigkeit: Die Praxis kann bei der Weiterentwicklung des QM-Systems langfristig auf externe Unterstützung angewiesen sein, wenn das interne Wissen nicht ausreichend aufgebaut wird.
Wissensaufbau: Das Praxisteam erwirbt durch den Prozess wertvolles Wissen über Qualitätsmanagement und dessen Anwendung in der Praxis, was die nachhaltige Implementierung und Weiterentwicklung fördert.	Eingeschränkte Perspektive: Da die Einführung intern erfolgt, besteht das Risiko, dass bestimmte Verbesserungspotenziale übersehen werden, die ein externer Dienstleister möglicherweise identifizieren könnte.	Objektiver Blick: Externe Berater bringen eine unabhängige Perspektive mit, die dabei helfen kann, Schwachstellen zu identifizieren und innovative Lösungen zu entwickeln.	Standardlösungen: Es besteht die Gefahr, dass der Dienstleister standardisierte Lösungen anbietet, die nicht immer optimal auf die spezifischen Bedürfnisse der Praxis zugeschnitten sind.

Übersicht über verschiedene QM-Systeme

• Qualitätsmanagementsystem der Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg
• Qualitätsmanagementsystem der Bayerischen Landeszahnärztekammer
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Berlin
• Qualitätsmanagementsystem der Landeszahnärztekammer Brandenburg
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Bremen
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Hamburg
• Qualitätsmanagementsystem der Landeszahnärztekammer Hessen
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Mecklenburg-Vorpommern
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Niedersachsen
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Nordrhein
• Qualitätsmanagementsystem der Landeszahnärztekammer Rheinland-Pfalz
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Saarland
• Qualitätsmanagementsystem der Landeszahnärztekammer Sachsen 
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Sachsen-Anhalt
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Schleswig-Holstein 
• Qualitätsmanagementsystem der Landeszahnärztekammer Thüringen 
• Qualitätsmanagementsystem der Zahnärztekammer Westfalen-Lippe

QM-System	Anbieter	Komponenten	Sonstiges
ZQMS ZQMS ECO	ZÄK Berlin, LZK Brandenburg, ZÄK Hamburg, LZK Hessen, ZÄK Mecklenburg-Vorpommern, ZÄK Niedersachsen, ZÄK Nordrhein, LZK Rheinland-Pfalz, ZÄK Saarland, ZÄK Sachsen-Anhalt, ZÄK Schleswig-Holstein, LZK Thüringen	Onlinezugang/Homepage Schulung Vor-Ort-Beratung in der Praxis	Konformitätsbewertung des TÜV Rheinland nach DIN EN 15224 und DIN EN ISO 9001:2008
z-pms ZÄKWL e-pms	ZÄK Westfalen-Lippe ZÄK Bremen	Onlinezugang/Homepage Schulung	Konformitätsbewertung geplant (TÜV oder MEDCERT Zertifizierung)
QM-Navi	KZV Sachsen-Anhalt, KZV Niedersachsen	Onlinezugang/Homepage Handbuch Schulung
QM-Online der BLZK	LZÄK Bayern	Onlinezugang/Homepage Handbuch (CD-ROM)
QM der sächsischen Körperschaften	KZV und LZK Sachsen	Onlinezugang/Homepage Schulung
QM-Handbuch und Navigator	LZK Baden-Württemberg	Onlinezugang/Homepage Handbuch

Checkliste

• Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten
  • Ist die Organisationsstruktur der Praxis klar dokumentiert?
  • Sind die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten aller Mitarbeiter eindeutig definiert?
  • Gibt es dokumentierte Vertretungsregelungen für Schlüsselpersonen bei deren Abwesenheit?
• Personalmanagement
  • Sind die Qualifikationsnachweise aller Mitarbeiter aktuell und vollständig?
  • Wird regelmäßig überprüft, ob die Mitarbeiter an notwendigen Fort- und Weiterbildungen teilnehmen?
  • Gibt es ein klar dokumentiertes Einarbeitungsprogramm für neue Mitarbeiter?
• Hygienemanagement
  • Existiert ein Hygieneplan, der die Anforderungen an Reinigung und Desinfektion erfüllt?
  • Wird der Hygieneplan regelmäßig aktualisiert und an neue Vorschriften angepasst?
  • Sind alle Mitarbeiter in Hygienemaßnahmen geschult und wird dies regelmäßig dokumentiert?
  • Wird die Einhaltung der Hygienemaßnahmen regelmäßig kontrolliert und dokumentiert?
  • Für Medizinprodukte mit besonders hohen Anforderungen (“Kritisch C”) an die Instrumentenaufbereitung, wie z. B. ERCP-Katheter, ist eine geeignete Sterilisation erforderlich. Zusätzlich muss das Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 13485 zertifiziert werden. Diese Zertifizierung sollte in Verbindung mit der Empfehlung „Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten“ durch eine anerkannte Stelle erfolgen. Eine Risikoanalyse nach DIN EN ISO 14971 ist ebenfalls vorgeschrieben, so das RKI. Ist dies der Fall?
• Patientenmanagement
  • Gibt es einen standardisierten Prozess für die Patientenaufnahme?
  • Wird regelmäßig überprüft, ob die Patientendokumentation vollständig und aktuell ist?
  • Gibt es ein System zur Einholung und Dokumentation des Patientenfeedbacks?
• Praxisorganisation und -führung
  • Wird die Praxisverwaltung softwaregestützt durchgeführt und sind alle relevanten Daten gesichert?
  • Gibt es Notfallpläne für technische Ausfälle oder andere kritische Situationen?
  • Werden regelmäßige Teambesprechungen zur Qualitätssicherung durchgeführt?
• Qualitätssicherung
  • Wird die Einhaltung der Qualitätsstandards regelmäßig überprüft?
  • Gibt es festgelegte Qualitätsziele, die regelmäßig überprüft und angepasst
  • Werden Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Qualität implementiert?
  • Werden Audits regelmäßig durchgeführt und dokumentiert?
• Risikomanagement
  • Existiert ein Risikomanagementkonzept in der Praxis?
  • Wird das Risikomanagement regelmäßig überprüft und aktualisiert?
  • Sind alle Mitarbeiter über die Risikomanagementverfahren informiert und geschult?
• Datenschutz und Informationssicherheit
  • Sind alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen in der Praxis umgesetzt?
  • Werden die Patienteninformationen sicher gespeichert und nur autorisiertem Personal zugänglich gemacht?
  • Gibt es eine schriftliche Datenschutzrichtlinie, die regelmäßig aktualisiert wird?
• Umgang mit Medizinprodukten
  • Sind alle verwendeten Medizinprodukte ordnungsgemäß registriert und in einem Verzeichnis erfasst?
  • Werden regelmäßige Funktionsprüfungen und Wartungen der Medizinprodukte durchgeführt und dokumentiert?
  • Ist das Personal im Umgang mit den Medizinprodukten geschult?
• Praxisinterne Kommunikation
  • Existiert ein festgelegtes Verfahren für die interne Kommunikation?
  • Werden Informationen regelmäßig und strukturiert an alle Mitarbeiter weitergegeben?
  • Gibt es ein Feedbacksystem für die interne Kommunikation?

Fortbildungen zum Qualitätsmanagementbeauftragten

Die Weiterbildung einer zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) zur Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) bringt mehrere Vorteile mit sich. Durch eine gezielte Fortbildung erwirbt die ZFA das notwendige Fachwissen und die Kompetenzen, um das Qualitätsmanagementsystem der Praxis nicht nur zu implementieren, sondern auch kontinuierlich weiterzuentwickeln. Dies stärkt nicht nur die Qualität der Praxisabläufe, sondern fördert auch die berufliche Entwicklung der Mitarbeiterin und macht sie zu einem unverzichtbaren Mitglied des Praxisteams.

Die Fortbildung zur QMB für Zahnarztpraxen kann auf verschiedene Weise absolviert werden, je nach Anbieter und Art des Kurses:

• Fernlehrgänge: Ein typischer Fernlehrgang dauert etwa 6 Monate und kann berufsbegleitend mit einem wöchentlichen Aufwand von 5-6 Stunden durchgeführt werden. Die Kosten für solche Kurse liegen bei etwa 1.400 €.
• Intensivkurse: Es gibt auch kompaktere Kurse, die in Form von Präsenzseminaren oder Online-Kursen über eine Dauer von 6 Tagen angeboten werden. Diese Intensivkurse sind in der Regel teurer und kosten etwa 3.000 €.

Aufgaben eines Qualitätsmanagementbeauftragten

Eine Qualitätsmanagementbeauftragte hat in der Zahnarztpraxis eine zentrale Rolle und übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, die entscheidend für die Qualitätssicherung und -verbesserung sind:

• Einführung und Pflege des QM-Systems: Die QMB ist verantwortlich dafür, dass ein praxisinternes Qualitätsmanagementsystem nach den gesetzlichen Vorgaben (z.B. der G-BA-Richtlinie oder ISO 9001) eingeführt, gewartet und kontinuierlich verbessert wird.
• Dokumentation und Audits: Zu den Hauptaufgaben gehört die Erstellung und Pflege der QM-Dokumentation, einschließlich Handbüchern, Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen. Der QMB organisiert und führt interne Audits durch und bereitet die Praxis auf externe Audits vor.
• Schulung und Fortbildung des Teams: Die QMB stellt sicher, dass das gesamte Praxisteam regelmäßig geschult wird und die aktuellen Standards im Qualitätsmanagement kennt und anwendet.
• Optimierung von Prozessen: Die QMB analysiert regelmäßig die Abläufe in der Praxis und identifiziert Verbesserungsmöglichkeiten. Dabei wendet er Methoden wie den PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) an, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.
• Hygiene- und Sicherheitsmanagement: Ein wichtiger Aspekt des QM in Zahnarztpraxen ist die Einhaltung der Hygienestandards. Die QMB überwacht diese und setzt entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung und Patientensicherheit um.

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Quellen:

• https://www.bzaek.de/fileadmin/PDFs/b/ZahnmedForschVersorg-2019.pdf