Recall-System für die Arztpraxis: Grundlagen & Anbieter-Vergleich

Was ist ein Recall-System in der Medizin?

Ein Recall-System ist ein Instrument im Praxismanagement zur Erinnerung an regelmäßige Kontroll- und Vorsorgetermine. Es benachrichtigt Patienten proaktiv, um sicherzustellen, dass notwendige medizinische Maßnahmen – wie Impfungen, Krebsvorsorge oder die Zahnprophylaxe – nicht vergessen werden. Durch die organisierte Wiedervorlage wird die sporadische Behandlung in eine kontinuierliche Gesundheitsbegleitung umgewandelt.

Der Ablauf des Recall-Verfahrens in der Praxis:

1. Trigger: Das Recall-System identifiziert fällige Patienten (z. B. „Check-up 35“).
2. Prüfung: Abgleich der DSGVO-Einwilligung (zwingend für aktives Recall).
3. Kontakt: Benachrichtigung via Brief, E-Mail oder SMS
4. Termin: Der Patient vereinbart die Wiedervorstellung.

Strategisch erhöht das aktive Recall die Patientenbindung und sichert die Terminauslastung effektiver als rein passive Hinweise. 

Warum lohnt sich die Einführung für Praxisinhaber und Patienten?

Die Einführung eines Recall-Systems ist weit mehr als eine Service-Geste – es ist eine strategische Investition in die Stabilität Ihrer Arztpraxis oder Zahnarztpraxis. Zwar scheuen viele Kollegen initial den Einrichtungsaufwand, doch wenn Sie effektiv den Praxisumsatz steigern möchten, sprechen die Zahlen eine klare Sprache: Ein gut justiertes System amortisiert sich durch stabilere Umsätze und entlastetes Personal oft schon im ersten Quartal.

Der Nutzen lässt sich in drei zentralen Bereichen messen:

1. Patientenbindung: Das „Kümmerer-Prinzip“
   1. Patienten agieren heute zunehmend als anspruchsvolle Kunden. Patienten betrachten ihre Arztbesuche dabei als Service, der zum neuen Differenzierungsmerkmal wird.
   2. Vertrauensbeweis: Erinnern Sie proaktiv an Gesundheitsvorsorge, signalisieren Sie Kompetenz über den Akutfall hinaus. Das stärkt die emotionale Bindung zur Praxis.
   3. Wettbewerbsvorteil: In Gebieten mit hoher Arztdichte verhindert ein professioneller Recall die Abwanderung. Patienten fühlen sich betreut, nicht verwaltet.
2. Ökonomie: Auslastung steuern, Umsätze sichern
   1. Betriebswirtschaftlich ist das Recall-Management der effektivste Hebel gegen Umsatzschwankungen und ein wichtiger Schritt hin zu einer digitalen Praxis, die Ihre MFAs von administrativen Routinen befreit.
   2. No-Show-Rate senken: Automatisierte Erinnerungen an Kontrolltermine, Vorsorgeuntersuchungen und Nachsorgeuntersuchungen reduzieren Terminausfälle signifikant. Ihre Fixkosten (Personal, Miete, Geräte) laufen nicht mehr ins Leere. 
   3. IGeL-Potenziale heben: Ob Glaukom-Screening oder professionelle Zahnreinigung – präventive Selbstzahler-Leistungen geraten ohne Impuls oft in Vergessenheit. Der Recall generiert hier Nachfrage, ohne dass Sie im Sprechzimmer „verkaufen“ müssen.
   4. Saisonale Glättung: Nutzen Sie das Recall-Verfahren, um Lücken in der Terminauslastung in umsatzschwächeren Zeiten (z. B. Ferien) gezielt zu füllen.
   5. Themen-Recalls (Kampagnen): Nutzen Sie saisonale Anlässe rund um das Thema Gesundheit wie z. B. den„Movember“ (Männergesundheit) oder den Tag der Zahngesundheit. Solche themenzentrierten Impulse wirken fürsorglich und aktivieren ganze Zielgruppen auf einen Schlag.
3. Medizinische Compliance & Qualitätssicherung
   1. Neben der Ökonomie steht der therapeutische Nutzen im Fokus. Ein Recall-System unterstützt aktiv die Adhärenz (Therapietreue).
   2. Chroniker-Management (DMP): Bei Diabetes, KHK oder COPD sichern Sie die lückenlose Dokumentation und Intervalleinhaltung – essenziell für den Behandlungserfolg und die korrekte Abrechnung.
   3. Präventionsketten: Schließen Sie Versorgungslücken in der Pädiatrie durch rechtzeitige Arztbesuche (U-Untersuchungen, Impfungen), Zahnmedizin oder Gynäkologie, bevor gesundheitliche Nachteile für den Patienten entstehen.

Experten-Tipp zur MFA-Entlastung: Unterschätzen Sie nicht den psychologischen Effekt auf Ihr Praxisteam. Statt täglich mühsam telefonisch „Lückenbüßer“ für kurzfristige Absagen zu suchen, sorgt das Recall-System für einen stetigen, planbaren Zufluss an Terminen. Das senkt den Stresspegel am Empfang spürbar.

5 Anbieter für Recall-Systeme im Vergleich

Zwar bieten viele Praxisverwaltungssysteme (PVS) inzwischen integrierte Recall-Funktionen an, doch die Realität sieht oft anders aus: Nicht jedes System verfügt standardmäßig über dieses Feature. Ist es vorhanden, handelt es sich häufig um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, dessen Funktionsumfang den Preis nicht immer rechtfertigt.

Die Lösung: Externe Add-ons Spezialisierte Drittanbieter schließen diese Lücke effizienter und meist kostengünstiger als teure PVS-Upgrades. Zudem bieten fast alle dieser Lösungen ein starkes Doppelpack: Ein Recall-System inklusive Online-Terminkalender – bei nahtloser Synchronisation mit Ihrem PVS-Kalender.

Anbieter	Art des Recalls	Integrationstiefe	Besonderheiten	DSGVO-Serverstandort
Jameda	Digital (E-Mail & SMS)	Kalender-Sync mit ausgewählten PVS (medatixx, samedi, Evident)	Große Patientenplattform (Arztbewertungen, Videosprechstunde integriert); hohe Patientenreichweite für Terminsuche	Deutschland
Idana	Digital (E-Mail & SMS)	Direkte PVS-Anbindung via GDT/API	Spezialisierte Anamnese-Plattform (automatisierte Patientenbefragung & Aufklärung)	Deutschland/EU (ISO 27001)
Doctolib	Digital (E-Mail & SMS)	Schnittstellen zu vielen PVS vorhanden	All-in-One-Suite (Online-Terminbuchung, Patientennachrichten, Video, PVS-Modul, KI-Assistent)	EU (u. a. Deutschland; ISO 27001)
Samedi	Digital (E-Mail & SMS)	Umfangreiche Schnittstellen (HL7/GDT zu >40 PVS)	Modular erweiterbar (über 80 Module); Ressourcenplanung, Anamnese und Video integriert; bis zu 70 % weniger Terminversäumnisse	Deutschland (ISO 27001)
Dubidoc	Digital (E-Mail & SMS)	Anbindung an über 30 PVS; Übernahme von Termindaten und Patientenakten	Online-Kalender + Self-Check-In + Virtuelles Wartezimmer + Videosprechstunde; reduzierte Telefonlast durch Online-Terminbuchung	Deutschland (ISO 27001)

Jameda: Der Marketing-Kanal mit Termin-Funktion

Jameda ist primär als Ärzteportal bekannt, hat sich aber zu einer umfassenden Patientenplattform entwickelt.

• Funktion: Cloudbasierter Kalender mit automatischen Recalls (E-Mail/SMS) für Vorsorge und Kontrolle.
• Der Praxis-Vorteil: Durch die enorme Reichweite des Portals gewinnen Sie nicht nur Sichtbarkeit, sondern reduzieren laut Anbieter Ihr Telefonaufkommen um bis zu 40 %.
• Integration: Ein tiefer Kalenderabgleich ist z. B. mit medatixx, samedi, Evident oder Dampsoft und weiteren möglich.

Fazit: Ideal für Praxen, die Neupatientenakquise und Terminmanagement verknüpfen wollen und deren PVS kompatibel ist.

Idana: Der Spezialist für die digitale Anamnese

Idana ist kein klassisches Recall-System, sondern ein Anbieter für Online-Anamnese, der sich auf das „Onboarding“ des Patienten VOR dem Termin fokussiert.

• Funktion: Automatisierter Versand von digitalen Anamnese-Bögen direkt nach der Terminbuchung.
• Der Praxis-Vorteil: Der Patient kommt vorbereitet in die Praxis. Die Daten werden strukturiert erfasst, was Papierkram eliminiert und das Arzt-Patienten-Gespräch effizienter macht.
• Integration: Sehr stark. Via GDT-Schnittstelle fließen die ausgefüllten Formulare direkt in die Karteikarte Ihres PVS.

Fazit: Die beste Wahl für Praxen, die Prozesskosten in der Aufnahme senken wollen und weniger Wert auf reine Terminerinnerung legen.

Doctolib: Der All-in-One Anbieter

Doctolib verfolgt einen ganzheitlichen Plattform-Ansatz und ist mittlerweile in vielen Regionen Standard bei der Patientensuche.

• Funktion: Vollautomatisches Recall-Management, Online-Buchung, Videosprechstunde und eine Patienten-App. Neuere Module unterstützen sogar bei der Praxisverwaltung.
• Der Praxis-Vorteil: Ein geschlossenes Ökosystem. Patientendaten, Buchung und Erinnerung laufen in einem Guss. Die „No-Show“-Rate sinkt durch die hohe Verbreitung der Patienten-App drastisch.
• Integration: Doctolib dockt an fast alle gängigen PVS an (ergänzend, nicht ersetzend).

Fazit: Das Rundum-Sorglos-Paket für Praxen, die maximale Funktionalität suchen und bereit sind, sich an ein großes Ökosystem zu binden.

samedi: Der Vernetzungs-Profi

Samedi punktet durch Modularität und eine extrem hohe technische Integrationstiefe, entwickelt in Deutschland.

• Funktion: Hochgradig konfigurierbare Online-Terminvergabe und Ressourcenplanung inklusive SMS/E-Mail-Recall.
• Der Praxis-Vorteil: Mit über 80 optionalen Modulen (z. B. KBV-zertifizierte Videosprechstunde) lässt sich das System exakt auf komplexe Abläufe zuschneiden.
• Integration: Ein Alleinstellungsmerkmal. Über HL7/FHIR und GDT/VDDS bestehen Anbindungen an über 40 KIS- und PVS-Systeme.

Fazit: Besonders stark für große Praxen, MVZ und Kliniken, die komplexe Schnittstellenlandschaften bedienen müssen.

Dubidoc: Der Praxis-Optimierer von Ärzten für Ärzte

Dubidoc sticht hervor, weil es nicht von IT-lern, sondern aus dem direkten Leidensdruck einer großen HNO-Praxis (Gründerin Dr. Shabnam Fahimi-Weber) entwickelt wurde.

• Funktion: Neben klassischem Recall und Online-Kalender bietet Dubidoc ein einzigartiges „virtuelles Wartezimmer“. Patienten sehen ihre voraussichtliche Wartezeit live auf dem Handy.
• Der Praxis-Vorteil: Der Fokus liegt massiv auf Prozess-Effizienz vor Ort. Ein Highlight ist das Patiententerminal (Kiosk-System), an dem sich Patienten bei Ankunft selbst anmelden können – das entlastet den Empfangstresen spürbar. Zudem arbeitet das System mit transparenten Ausfallhonoraren bei Terminversäumnisse.
• Integration: Dubidoc nutzt eine universelle GDT-Schnittstelle und synchronisiert sich bidirektional mit nahezu jedem PVS (z. B. Tomedo, medatixx).

Fazit: Die beste Wahl für Praxen mit hohem Patientenaufkommen (z.B. HNO, Augenheilkunde, Orthopädie), die nicht nur Termine, sondern den physischen Patientenstrom im Wartezimmer steuern müssen.

Welche rechtlichen Voraussetzungen sind zwingend zu erfüllen?

Viele Kollegen zögern bei der Einführung eines Recall-Systems. Nicht wegen der Technik, sondern aus Sorge vor Abmahnungen. Dabei ist die Rechtslage klarer als oft vermutet. Wenn Sie Ihr Recall-Management im Spannungsfeld zwischen UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) und DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) sauber aufstellen, wird aus dem rechtlichen Risiko ein mächtiges Instrument zur Patientenbindung.

Die Einwilligungserklärung (Das strikte Opt-In)

Das wichtigste Prinzip lautet: Keine Kontaktaufnahme ohne Erlaubnis. Juristisch wird eine Terminerinnerung oft als Werbung gewertet (§ 7 UWG).

• Schriftlichkeit ist Pflicht: Ein bloßes Nicken oder ein „Ja, erinnern Sie mich mal“ reicht nicht. Im Streitfall sind Sie in der Beweispflicht. Holen Sie daher zwingend eine explizite, schriftliche Einwilligung ein.
• Das Kopplungsverbot: Trennen Sie die Recall-Einwilligung idealerweise vom Anamnesebogen oder dem Behandlungsvertrag. Nutzen Sie ein separates Dokument oder zumindest eine grafisch deutlich abgegrenzte Checkbox mit eigener Unterschrift.
• Transparenz: Der Patient muss verstehen, worauf er sich einlässt. Definieren Sie den Zweck („Erinnerung an Früherkennungsuntersuchungen“) und den Kanal (E-Mail, SMS oder Post).

Datenschutzkonforme Inhalte

Selbst mit vorliegender Erlaubnis gilt: Um die ärztliche Schweigepflicht zu wahren, darf der Inhalt der Nachricht keine sensiblen Gesundheitsdaten preisgeben. Vorsicht ist aus Gründen von Datenschutz und Diskretion besonders bei Postkarten (lesbar für Zusteller/Nachbarn) oder E-Mail-Betreffzeilen geboten.

Wahren Sie absolute Neutralität:

• ❌ Riskant: „Erinnerung an Ihre Krebsvorsorge“ oder „Termin zum Diabetes-Check“.
• ✅ Sicher: „Ihr nächster Vorsorgetermin steht an“ oder „Erinnerung an Ihren Kontrolltermin“.

Praxis-Tipp für E-Mails: Versenden Sie medizinische Befunde niemals unverschlüsselt. Beschränken Sie das Recall rein auf die organisatorische Terminerinnerung.

Das Widerrufsrecht (Der Notausgang)

Eine Einwilligung muss so leicht zu widerrufen sein, wie sie erteilt wurde. Darüber müssen Sie den Patienten vor Abgabe der Erklärung informieren.

• Hinweispflicht: Integrieren Sie in jede Mail oder SMS eine klare Ausstiegsoption (z. B. „Keine Erinnerung mehr gewünscht? Antworten Sie mit STOP“ oder einem Abmeldelink).
• Prozess-Hygiene: Widerruft ein Patient, muss Ihr PVS oder Recall-Tool dies sofort umsetzen. Nichts verärgert Patienten und Datenschützer mehr als unerwünschte Nachrichten trotz Widerspruchs.

Kanal-Strategie im Recall-Management: E-Mail, SMS oder Brief?

Statt einer „One-Size-Fits-All“-Lösung empfiehlt sich im modernen Praxismanagement eine differenzierte Strategie: Die Wahl der richtigen Kommunikation ist keine reines Praxismarketing-Thema – sie beeinflusst direkt die Termintreue und den Umsatz pro Patient.

Hier ist Ihre Entscheidungshilfe für den optimalen Mix: 

1. Postalisch (Brief & Postkarte): Der Premium-Klassiker
   1. Haptik schafft Wertigkeit. Gedruckte Recalls haben ihren festen Platz, wenn es um hochpreisige Behandlungen oder ältere Patientenkohorten geht.
   2. Der Anwendungsfall: Ideal für IGeL-Leistungen, Zahnersatz-Erinnerungen oder Check-ups bei Senioren.
   3. Ihr Vorteil: Exklusive Wahrnehmung. Eine hochwertige Karte am Kühlschrank bleibt monatelang im Sichtfeld („Billboard-Effekt“) und signalisiert eine persönliche Wertschätzung, die eine E-Mail nicht leisten kann.
   4. Der Nachteil: Kostenintensiv durch Porto, Druck und manuellen Aufwand (Kuvertierung), sofern kein externer Fulfillment-Dienstleister genutzt wird.
2. Digital (E-Mail & SMS): Der Effizienz-Treiber
   1. Der Effizienz-Treiber: Für die Generation U50 ist die digitale Kommunikation heute Standard. Sie ist schnell, direkt und kosteneffizient.
   2. Der Anwendungsfall: Routine-Termine, jährliche Kontrollen und kurzfristige Erinnerungen zur Senkung der No-Show-Rate.
   3. Ihr Vorteil: Maximale Automatisierung. Ihr PVS versendet hunderte Nachrichten per Klick. Durch integrierte Links konvertieren Sie die Erinnerung sofort in eine Terminbuchung („Call-to-Action“).
   4. Der Nachteil: Erfordert strikte Stammdaten-Hygiene. Veraltete E-Mail-Adressen führen zu Bouncern; zudem müssen Spam-Filter und die ausdrückliche Einwilligung (DSGVO) beachtet werden.
3. App-basiert & Portale: Die „Push“-Lösung
   1. Praxis-Apps oder Portale (ClickDoc, Jameda etc.) nutzen die Omnipräsenz des Smartphones.
   2. Der Anwendungsfall: Technologisch affine Patienten und Chroniker, die engmaschig betreut werden.
   3. Ihr Vorteil: Hohe Signalwirkung. Push-Notifikationen landen direkt auf dem Sperrbildschirm und können oft direkt in den Smartphone-Kalender des Patienten exportiert werden.
   4. Der Nachteil: Hohe Einstiegshürde. Der Patient muss die App aktiv installieren und Notifikationen zulassen. Das schließt weniger technikaffine Gruppen oft aus.

Das Fazit: Segmentierung ist der Schlüssel

Verzichten Sie auf „Entweder-oder“. Die erfolgreichsten Arztpraxen und Zahnarztpraxen fahren einen hybriden Ansatz, um Streuverluste zu minimieren und die Compliance zu maximieren:

1. Digital First: Nutzen Sie E-Mail/SMS als Standard für alle Patienten unter 60 Jahren (Kostenersparnis).
2. Analog Premium: Investieren Sie Porto gezielt für Senioren und Patienten ohne digitale Kontaktdaten sowie für hochwertige Therapie-Angebote.

Wie wird das Recall-Management im Praxisalltag organisiert?

Ein Recall-System ist nur dann effizient, wenn es geräuschlos im Hintergrund läuft. Damit der Service Ihr Team entlastet statt neue bürokratische Hürden aufzubauen, setzen erfolgreiche Praxen auf drei Säulen: Passende Software-Architektur, intelligente Trigger und klare MFA-Routinen.

1. Die Systemfrage: PVS-Modul oder Speziallösung?
   1. Die erste Entscheidung ist technischer Natur. Integrieren Sie den Recall in Ihr bestehendes Praxisverwaltungssystem oder nutzen Sie externe Tools?
      1. Option A: Integrierte PVS-Module (Dampsoft, Tomedo, Medistar etc.)
         1. Vorteil: Nahtlose Datenhaltung, keine Schnittstellen-Konflikte.
         2. Nachteil: Oft starre Design-Vorlagen für Mails/SMS und begrenzte Automatisierungs-Logik, evtl. zusätzliche Kosten.
      2. Option B: Externe Spezialisten (Doctolib, Jameda, spezialisierte Recall-Tools) 
         1. Vorteil: Modernes „Look & Feel“ für den Patienten, hohe Zustellraten, oft verknüpft mit Online-Terminbuchung.
         2. Nachteil: Zusätzliche Kosten und technische Abhängigkeit von der Schnittstelle.
2.  Automatisierung durch Abrechnungs-Trigger
   1. Ziel ist das „Self-Running System“. Verabschieden Sie sich von manuellen Listen. Moderne Software nutzt medizinische Auslöser (Trigger):
      1. Das Prinzip: Sie koppeln den Recall an eine Leistung.
      2. Beispiel (Zahnmedizin): Mit Eingabe der GOZ-Ziffer für die PZR startet im Hintergrund ein Timer (z. B. 6 Monate). Nach Ablauf versendet das Recall-System die Erinnerung vollautomatisch.
      3. Wichtig – Die Datenhygiene: Automatisierung braucht Kontrolle. Einmal im Monat sollte das Praxismanagement die Versandlisten prüfen, um Fehläufer zu vermeiden (z. B. bei Praxiswechsel oder verstorbenen Patienten).
3. Der Faktor Mensch: Das MFA-Briefing
   1. Die beste Recall-Software scheitert, wenn der Input an der Anmeldung fehlt. Sensibilisieren Sie Ihr Team für eine klare Patientenkommunikation in folgenden Schritten:
      1. Active Opt-in: Die Einwilligung muss aktiv und charmant eingeholt werden.
         1. Pitch: „Dürfen wir Sie automatisch erinnern, damit Ihr Bonusheft lückenlos bleibt?“
      2. Echtzeit-Pflege: Stammdatenpflege ist Marketing. Jede Änderung (Mobilnummer, E-Mail) muss sofort im System aktualisiert werden.
      3. Bounce-Management: Definieren Sie eine Verantwortliche, die sich wöchentlich um unzustellbare Mails (Bounces) und Postrückläufer kümmert, um die Datenbank sauber zu halten.

FAQ – Häufige Fragen zum Recall-System