Existenzgründung Zahnarzt: Praxisgründung mit Medizinio

1. Strategische Basis: Positionierung, Rechtsform und Praxisform

Die strategische Weichenstellung entscheidet über die langfristige Rentabilität und steuerliche Belastung der eigenen Zahnarztpraxis. Wer den Traum von der Niederlassung hegt, sollte eine klare Positionierung (z. B. Zahnarztpraxis für Kinder) wählen, um die Zielgruppe und den Investitionsbedarf in Medizintechnik zu definieren.

Zusätzlich müssen Sie sich Gedanken um die Praxisform und Rechtsform machen. Der Betrieb einer Zahnklinik stellt dabei oft gänzlich andere Anforderungen an die Infrastruktur als eine kleine Einzelpraxis. Während die Übernahme einer Zahnarztpraxis oft einen gewachsenen Patientenstamm bietet, bleibt die Einzelpraxis der Goldstandard für maximale Autonomie. Doch der Trend geht zur Kooperation. Die Überörtliche Berufsausübungsgemeinschaft (ÜBAG) oder das Medizinische Versorgungszentrum (MVZ) ermöglichen Synergien bei Investitionen und Personalkosten.

Kriterium	Einzelunternehmen	Gesellschaft bürgerlichen Rechts	Partnerschaftsgesellschaft	GmbH
Geeignet für	Einzelpraxis	Gemeinschaftspraxis (BAG), MVZ, Praxisgemeinschaften	BAG, MVZ	MVZ, BAG (bundeslandabhängig), selten Einzelpraxis
Gründung	Anzeige Finanzamt; einfach & kostengünstig	Gesellschaftsvertrag; optional/obligatorisch: Eintragung Gesellschaftsregister (eGbR)	Notarieller Vertrag; Eintrag Partnerschaftsregister	Notarieller Vertrag; Eintrag Handelsregister; kostenintensiv
Rechtsform-Typ	Natürliche Person	Personengesellschaft	Personengesellschaft	Kapitalgesellschaft
Rechtsfähigkeit	Nicht eigenständig	Kann nach § 705 Abs. 2 BGB selbst Rechte erwerben/Verbindlichkeiten eingehen (eGbR)	Eigenständiger Rechtsträger	Juristische Person
Mindestkapital	Keine Vorgabe	Keine Vorgabe	Keine Vorgabe	25.000 € (Stammkapital)
Haftung (Berufsfehler)	Persönlich & unbeschränkt	Persönlich & unbeschränkt (gesamtschuldnerisch)	Nur der handelnde/verantwortliche Partner	Gesellschaftsvermögen (Vertrag); Persönlich (bei Vorsatz oder Delikt).
Haftung (Kredite/Schulden)	Persönlich & unbeschränkt	Gesamtschuldnerisch; Nachhaftung nach Ausscheiden begrenzt auf 5 Jahre (§ 728b BGB)	Gesamtschuldnerisch (alle Partner haften voll)	Gesellschaftsvermögen (außer bei Bürgschaften oder Vorsatz)
Praxisführung	Inhaber führt allein	Gemeinsame Geschäftsführung (sofern nicht anders geregelt)	Gemeinsame Geschäftsführung (sofern nicht anders geregelt)	Geschäftsführer leitet (strikte Trennung von Gesellschaftern)
Gewinnermittlung	EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG)	EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG)	EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG)	Bilanzierung (mit Publizitätspflicht)
Besteuerung	Individueller Steuersatz (ESt bis 45%)	Individueller Steuersatz (ESt bis 45%)	Individueller Steuersatz (ESt bis 45%)	ca. 30% (KSt + GewSt) auf Unternehmensebene
Vorteile	Volle Kontrolle; kein Mindestkapital; einfache Buchführung	Geteiltes Risiko; kein Mindestkapital; individuelle Verträge	Haftungsschutz bei Behandlungsfehlern; rechtsfähig; keine Bilanzierung	Haftungsschutz; professionelle Struktur; Sozialversicherung für Ärzte möglich
Nachteile	Alleiniges Risiko; volle private Haftung	Haftung für Fehler der Partner; eingeschränkte Freiheit	Volle Haftung für wirtschaftliche Schulden (Kredite)	Hoher Gründungsaufwand; Bilanzierungspflicht; Kapitalbindung

2. Businessplan und Finanzierung: Steht das wirtschaftliche Fundament?

Kreditinstitute fordern für die Finanzierung einer Zahnarztpraxis einen belastbaren Businessplan. Dieser muss über die reine Liquiditätsplanung hinausgehen und die ökonomische Tragfähigkeit der Praxisgründung nachweisen.

Eine Neugründung kostet durchschnittlich 770.000 €. Diese Summe umfasst:

• Medizintechnik: Dental-Behandlungseinheiten, Dentalröntgengeräte, IT-Infrastruktur usw.
• Innenausbau: Zahnmedizinische Praxiseinrichtung, Sanitäre Anlagen und bauliche Strahlenschutzmaßnahmen für den Röntgenraum.
• Betriebsmittel: Erstausstattung an Verbrauchsmaterialien und Liquiditätsreserve für die Anlaufphase.

Die Umsatzplanung basiert auf zwei zentralen Variablen: dem Case-Mix und der Fallzahl.

• Case-Mix: Das Verhältnis zwischen vertragszahnärztlichen Leistungen (BEMA) und privatzahnärztlichen sowie außervertraglichen Leistungen (GOZ).
• Fallzahlen: Die Kalkulation muss realistische Patientenzahlen pro Quartal zugrunde legen, berechnet nach der Kapazität der Behandler und Stuhleinheiten.

Die Finanzierungsstruktur sollte die Liquidität in der Gründungsphase durch Fördermittel für Ärzte spezifische Konditionen sichern:

• KfW-Förderdarlehen: Einbindung des ERP-Gründerkredits zur Nutzung zinsgünstiger Konditionen.
• Tilgungsfreie Anlaufjahre: Vereinbarung von Zeiträumen, in denen lediglich Zinsen, aber keine Tilgungsraten gezahlt werden. Dies stabilisiert den Cashflow während der Patientenakquise.

Die Zinssätze für Praxiskredite liegen zwischen 3,5% und 5,5% p.a., abhängig von Bonität, Eigenkapitalquote und Laufzeit der zukünftigen Zahnarztpraxis. Tilgungsfreie Anlaufjahre (1-2 Jahre) sind üblich und sinnvoll, um die Liquidität in der kritischen Startphase zu schonen.

Typische Liquiditätsfallen:

• Quartalsweise Abrechnungen mit den KZVen bedeuten: Sie verauslagen Material und Löhne für 3 Monate, bevor Geld fließt
• Private Entnahmen müssen zunächst aus der Liquiditätsreserve erfolgen
• Unvorhergesehene Reparaturen oder Nachinvestitionen

Faustregel: Planen Sie für eine Praxisgründung eine Liquiditätsreserve von mindestens 50.000 Euro ein, die in den ersten 12 Monaten nicht angerührt wird – außer für echte Notfälle.

3. Standortwahl und Immobilienanalyse: Wo ist die Konkurrenz am schwächsten?

Die Standortwahl entscheidet maßgeblich über Ihren wirtschaftlichen Erfolg. Wenn Sie eine Zahnarztpraxis gründen, spielen anders als im klassischen Einzelhandel nicht nur Laufkundschaft und Sichtbarkeit eine Rolle. Da für Zahnärzte in Deutschland Niederlassungsfreiheit besteht, haben Sie zwar die freie Wahl – doch genau hier liegt die Herausforderung der strategischen Analyse.

Ein entscheidender Faktor für die Standortwahl ist der Versorgungsgrad. Dieser wird von den Kassenzahnärztlichen Vereinigungen (KZV) auf Basis der Bedarfsplanungsrichtlinie berechnet. Da es keine Zulassungsbeschränkungen gibt, dient dieser Wert für Sie nicht als rechtliche Hürde, sondern als Wettbewerbsindikator: Ein hoher Versorgungsgrad signalisiert eine hohe Praxisdichte, während unterversorgte Gebiete oft ein enormes Patientenpotenzial bei geringerem Konkurrenzdruck bieten.

1.137 Einwohner kamen Ende 2024 im Bundesdurchschnitt auf jede behandelnd tätige Zahnärztin oder Zahnarzt. Dabei zeigen sich allerdings deutliche Unterschiede zwischen den Regionen: So kamen in Berlin nur 848 Personen auf einen Zahnarzt, im eher ländlich geprägten Saarland ganze 1.452 Personen. 

Die zunehmende Konzentration der Zahnärzteschaft in großen Praxen oder Zentren könnte mittelfristig die flächendeckende Versorgung gefährden.

Bundeszahnärztekammer

Einzugsgebiet-Analyse: Wer sind Ihre Patienten?

Eine professionelle Standortanalyse umfasst:

Demographische Faktoren:

• Einwohnerzahl im 5-km-Radius (urban) bzw. 15-km-Radius (ländlich)
• Altersstruktur: Hoher Anteil junger Familien = hoher Bedarf an Kinderzahnheilkunde und Prophylaxe
• Kaufkraft und Privatversichertenquote: Relevant für Privatleistungen und Zahnersatz
• Bevölkerungsentwicklung: Wachsende oder schrumpfende Region?

Wettbewerbsanalyse:

• Anzahl und Spezialisierung bestehender Praxen
• Altersdurchschnitt der niedergelassenen Zahnmediziner (Nachfolgepotenzial in 5-10 Jahren?)
• Arztbewertungsportale: Wie zufrieden sind Patienten mit existierenden Praxen?

Infrastruktur und Erreichbarkeit:

• ÖPNV-Anbindung und Parkplatzsituation
• Sichtbarkeit und Laufkundschaft (weniger relevant als im Einzelhandel, aber nicht unwichtig)
• Nähe zu Schulen, Kindergärten, Arbeitgebern

Nutzen Sie GIS-basierte Analysewerkzeuge oder lassen Sie sich im Rahmen einer Niederlassungsberatung helfen.

Stadt oder Land? Die wirtschaftliche Realität

Ein weitverbreiteter Irrtum: Ländliche Regionen seien automatisch lukrativer aufgrund geringeren Wettbewerbs. Die Realität ist differenzierter:

Vorteile ländlicher Standorte:

• Häufig kein Überversorgungsstatus
• Günstigere Miet- und Grundstückspreise
• Engere Patientenbindung und Weiterempfehlungskultur

Nachteile ländlicher Standorte:

• Geringere Privatleistungsbereitschaft
• Schwierigere Personalrekrutierung (ZFA-Mangel besonders ausgeprägt)
• Weitere Anfahrtswege für Patienten können Terminausfallquote erhöhen

Städtische Lagen:

• Höheres Privatpatientenaufkommen
• Bessere Rekrutierungschancen für qualifiziertes Personal
• Aber: Höhere Investitionen

Empfehlung: Mittelgroße Städte (30.000-100.000 Einwohner) und wachsende Randlagen von Metropolen bieten oft die beste Balance aus Potenzial, Wettbewerb und Lebensqualität.

4. Kassenzahnärztliche Zulassung: Der bürokratische Marathon

Die Erlangung der vertragsärztlichen Zulassung ist ein streng regulierter Prozess, der präzise Kenntnis der rechtlichen Grundlagen erfordert.

Die Zulassungsverordnung für Vertragszahnärzte (Zahnärzte-ZV) regelt in Verbindung mit § 95 SGB V die Voraussetzungen und das Verfahren. Zuständig sind die Zulassungsausschüsse bei den KZVen, die paritätisch mit Vertretern der Zahnärzte und Krankenkassen besetzt sind.

Formale Voraussetzungen:

• Approbation als Zahnarzt
• Vorbereitungszeit: Nachweis einer mindestens zweijährigen Vorbereitungszeit. Diese muss eine mindestens sechsmonatige Tätigkeit als Assistent oder Vertreter eines Kassenzahnarztes umfassen.
• Versicherungsschutz: Vorlage einer Versicherungsbescheinigung über einen ausreichenden Berufshaftpflichtversicherungsschutz.
• Residenzpflicht: Der Vertragszahnarztsitz ist an den Ort der Niederlassung gebunden; der Zahnarzt muss dort seine Sprechstunden halten
• Persönliche Eignung: Erklärung über Drogen- oder Alkoholabhängigkeit innerhalb der letzten fünf Jahre sowie Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses.

Das Verfahren nimmt in der Regel 6 bis 9 Monate in Anspruch. Die Zulassungsausschüsse tagen im Regelfall in Präsenz, können jedoch bei einstimmigem Beschluss auch mittels Videotechnik beraten.

Phase	Kernaktivitäten & Gesetzliche Vorgaben
Vorbereitung	Analyse des Bedarfsplans (§ 12 Zahnärzte-ZV); Einholung des Registerauszugs.
Antragstellung	Schriftlicher Antrag unter Angabe des Vertragszahnarztsitzes (§ 18 Abs. 1 Zahnärzte-ZV). Einreichung des Lebenslaufs und Nachweise über bisherige Tätigkeiten.
Prüfung	Entrichtung der Gebühren (z. B. 100 € für Zulassungsantrag, 400 € Verwaltungsgebühr nach Zulassung).
Beschluss	Entscheidung durch den Zulassungsausschuss. Festsetzung des Zeitpunkts der Tätigkeitsaufnahme.
Finalisierung	Vergabe von LANR, BSNR und IK; Eintragung der Zulassung im Zahnarztregister.

Kritischer Erfolgsfaktor: Die Zulassung muss vor Praxiseröffnung abgeschlossen sein. Behandlungen ohne Zulassung sind nicht über die KZV abrechenbar. Planen Sie einen Puffer von mindestens 6 Wochen zwischen Zulassungsbescheid und geplantem Eröffnungstermin ein.

Die Wahl der richtigen Zulassungsform ist das Fundament Ihrer Existenzgründung. Der Gesetzgeber räumt Ihnen heute weitreichende Flexibilität ein, um die Berufsausübung an Ihre Lebensplanung anzupassen. Wir fassen die wichtigsten Optionen für Ihre Praxisplanung zusammen:

1. Die Zulassungsformen: Von Einzelpraxis bis BAG

Sie entscheiden, in welchem rechtlichen Rahmen Sie tätig werden. Jede Form hat spezifische regulatorische Anforderungen:

• Berufsausübungsgemeinschaft: Ob örtlich oder überörtlich – BAGs sind genehmigungspflichtig. Wichtig bei überörtlichen BAGs: Wenn Sie über KZV-Grenzen hinweg kooperieren, müssen Sie einen maßgeblichen Vertragszahnarztsitz für mindestens zwei Jahre unwiderruflich festlegen.
• Zahnärztliches MVZ (Z-MVZ): Krankenhäuser können diese Zentren gründen. Beachten Sie jedoch die regulatorische Hürde: Der Versorgungsanteil eines krankenhausgetragenen Z-MVZ darf im Planungsbereich in der Regel 10 % nicht überschreiten.
• Privatpraxis gründen: Ein Verzicht auf die Kassenzulassung ist möglich.

2. Flexibilisierung Ihres Versorgungsauftrags

Die starre Vollzeit-Zulassung ist kein Muss mehr. Sie können Ihr Arbeitspensum aktiv steuern:

• Teilzulassung: Sie können Ihren Versorgungsauftrag auf die Hälfte beschränken. Diesen Schritt können Sie auf Antrag jederzeit wieder rückgängig machen, um in die Vollzulassung zurückzukehren.
• Jobsharing: Seit 2019 können sich zwei Zahnärzte eine Zulassung teilen. Dies ist die ideale Lösung für Gründer, die eine Teilzeitpräferenz oder Familienpflichten mit dem Schritt in die Selbstständigkeit vereinbaren wollen.

3. Anstellung als strategisches Sprungbrett

Die Anstellung bietet Ihnen Sicherheit und einen gleitenden Übergang in die Selbstständigkeit:

• Vom Angestellten zum Praxisinhaber: Sie können eine genehmigte Anstellung auf Antrag in eine eigene Zulassung umwandeln (sofern diese einem halben oder ganzen Versorgungsauftrag entspricht).
• Einkommensschutz in der Startphase: Nutzen Sie die Option, sich zunächst als angestellter Zahnarzt eintragen zu lassen, während Sie parallel die eigene Zulassung vorbereiten. So sichern Sie Ihren Cashflow während der Gründungsphase ab.

Hinweis: Jede Änderung Ihres Status (Anstellung, Umwandlung, BAG-Gründung) muss durch den zuständigen Zulassungsausschuss genehmigt werden. Planen Sie hierfür eine Vorlaufzeit von mindestens drei bis sechs Monaten ein.

5. Praxisplanung und Interior Design: Wie sieht der optimale Patient Flow aus?

Die räumliche Gestaltung einer Zahnarztpraxis ist eine Investition in die operative Effizienz und die langfristige Berufsfähigkeit. Eine Fehlplanung führt zu irreversiblen Ergonomiedefiziten und teuren Nachbesserungen bei der behördlichen Begehung.Die Dimensionierung orientiert sich an der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und funktionalen Workflows. Für eine Einzelpraxis mit drei Behandlungszimmern ist eine Fläche von 150–200 m² als Goldstandard anzusehen.

Bereich	Fläche (ca.)	Kritische Anforderungen
Empfang & Warten	25–35 m²	Diskretionsabstand (DSGVO), barrierefreier Tresen-Anteil.
Behandlung	14–18 m²	Min. 12 m² Grundfläche; Anschlüsse für Druckluft/Saugung/IT im Boden.
Hygiene (Raum für Instrumentenaufbereitung)	12–18 m²	Validierte RKI-Zonierung (Unrein -> Rein), thermische Desinfektion.
Röntgen / OPG / DVT	8–12 m²	Strahlenschutz nach StrSchV; Röntgen-Prüfung durch Sachverständige.
Sozialraum / Büro	25–35 m²	Getrennte WCs; Serverschrank (klimatisiert/abgeschlossen).

Zahnärzte tragen ein signifikantes Risiko für muskuloskelettale Erkrankungen. Die Raumplanung muss die dynamische Ergonomie unterstützen:

• Behandlungskonzept: Ausrichtung auf die 12-Uhr-Position zur Vermeidung von Torsionsbelastungen der Wirbelsäule.
• Greifraum-Optimierung: Instrumentarien müssen innerhalb eines Radius von 40 cm ohne Oberkörperrotation erreichbar sein.
• Lichtdynamik: LED-OP-Leuchten mit 40.000–50.000 Lux und einer Farbtemperatur von ca. 5.000 K (Tageslichtniveau) zur Vermeidung frühzeitiger Augenermüdung.

Die Aufbereitung von Medizinprodukten unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen. Die Hygienezeile ist das juristische Herzstück der Praxisprüfung:

• Einbahnstraßen-Prinzip: Strikte räumliche Trennung zwischen unreiner Annahme und steriler Freigabe.
• Apparative Ausstattung: Integration eines RDG (Reinigungs- und Desinfektionsgerät) und eines Klasse-B-Sterilisators. Kalkulieren Sie min. 3,5 m Arbeitsfläche ein.
• Validierung: Jährliche Re-Validierung der Prozesse ist haftungsrelevant.

Gemäß Landesbauordnung (LBO) und Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) ist Barrierefreiheit bei Neu- und Umbau obligatorisch:

• Bewegungsflächen: Mindestens ein Behandlungsraum und das Patienten-WC müssen eine Wendefläche von 150 x 150 cm aufweisen.
• Infrastruktur: Rampensteigung max. 6%; Türbreiten min. 90 cm (lichtes Maß).

Haftungsrisiko: Mängel in der Barrierefreiheit oder im Strahlenschutz können zum Entzug der Betriebserlaubnis führen. Planen Sie frühzeitig mit spezialisierten Dental-Depots und Fachplanern.

6. Medizintechnik und Digitalisierung: Welche Infrastruktur ist zukunftsfähig?

Die Auswahl der medizintechnischen Ausstattung bindet 50-60% Ihres Investitionsvolumens. Gleichzeitig bestimmt sie maßgeblich Ihre Behandlungsqualität, Effizienz und Zukunftsfähigkeit.

Behandlungseinheiten: Worauf kommt es an?

Moderne zahnärztliche Behandlungseinheiten kosten zwischen 25.000 € (Basismodell) und 60.000 € (Vollausstattung mit Multimedia, integriertem Scanner etc.).

Entscheidungskriterien:

1. Positionierung: Ober- vs. Unterarm-Geräteträger
   • Oberan: Klassisch europäisch, freier Fußraum, weniger Kabelgewirr
   • Unterarm: Amerikanischer Standard, kompakter, aber Fußschalter-Position kritisch
2. Stuhlgeometrie: Kontinuierliche Liegeflächenabsenkung bis nahe Bodenniveau für Implantologie und Chirurgie wichtig
3. Instrumenten-Interface: Multiflex-Kupplungen ermöglichen schnellen Wechsel zwischen elektrischen und luftgetriebenen Instrumenten
4. Patientenkomfort: Memoryschaum-Polsterung, beheizte Sitzfläche, Massagefunktion – klingen luxuriös, steigern aber nachweislich die Patientenzufriedenheit

Hersteller-Markt: Führend sind Sirona/Dentsply, KaVo, Planmeca und Morita. Bei der Auswahl sollten Sie auch die Verfügbarkeit von Service-Technikern in Ihrer Region berücksichtigen – exotische Marken können zu langen Ausfallzeiten führen.

Digitales Röntgen und DVT: Unverzichtbare Bildgebung

Intraoral-Röntgengeräte: Analoge Filmtechnik ist obsolet. Digitale Speicherfolien-Systeme oder Sensoren sind Standard. Investition: 15.000-25.000 € für ein komplettes System mit 3-4 Sensoren.

Vorteile digital:

• 50-80% Dosisreduktion gegenüber Film
• Sofortige Bildverfügbarkeit
• Digitale Archivierung (DSGVO-konform mit Backup!)
• Bildbearbeitungsmöglichkeiten

Panorama-Röntgengerät (OPG): Obligatorisch für jede zahnärztliche Praxis. Moderne Geräte kombinieren OPG mit CEPH (Fernröntgen-Seitenbild, FRS) für Kieferorthopädie. Investition: 35.000-55.000 €

Digitaler Volumentomograph (DVT): Der Goldstandard für Implantologie, komplexe Endodontie und Chirurgie. Ermöglicht 3D-Diagnostik bei deutlich geringerer Strahlenbelastung als CT. Kosten für ein DVT-Gerät: zwischen 45.000 und 130.000 Euro

Intraoralscanner: Digitaler Workflow wird Standard

Intraoralscanner revolutionieren die Abformung und ermöglichen volldigitale Prozessketten bis hin zu chairside-gefertigtem Zahnersatz (CAD/CAM). Die vollständige digitale Zahn-Abformung ohne Masse ist die Benchmark für prothetische Workflows, setzt jedoch eine zukunftsfähige Zahnarzt-Praxissoftware voraus, die offene Schnittstellen für den Datentransfer zum Labor unterstützt.

Marktführende Intraoralscanner im Vergleich:

• 3Shape TRIOS: Marktführer, hohe Genauigkeit, offenes System
• iTero (Align/Dentsply Sirona): Besonders bei Invisalign-Workflow
• Cerec Primescan (Sirona): Integriert in CAD/CAM-System
• Medit i700: Preis-Leistungs-Tipp aus Korea

Investition: 25.000-40.000 €, hinzu kommen jährliche Softwarelizenzen (3.000-6.000 €)

Amortisation: Intraoralscanner rechnen sich durch:

• Wegfall Abformmaterialkosten (ca. 8-15 € pro Abdruck)
• Zeitersparnis (5-10 Minuten pro Abdruck)
• Reduktion von Wiederholungen (digitale Abdrücke erlauben sofortige Qualitätskontrolle)
• Patientenkomfort (kein Würgereiz)

Empfehlung: Als Existenzgründer sollten Sie einen Intraoralscanner ab Jahr 2 einplanen, sobald der Patientenstamm stabil ist und Sie prothetische Leistungen in relevantem Umfang erbringen.

CAD/CAM-Systeme: Chairside vs. Labside

Chairside-Systeme (z.B. Cerec) ermöglichen die Herstellung von Inlays, Teilkronen und Kronen direkt in der Zahnarztpraxis während einer Sitzung.

Investition: 120.000-180.000 € (Scanner + Schleifeinheit + Software + Materialien)

Wirtschaftlichkeit: Hochgerechnet ab ca. 120 Restaurationen/Jahr. Für Existenzgründer in den ersten Jahren meist nicht darstellbar. Alternative: Zusammenarbeit mit digitalem Fremdlabor – Sie scannen, das Labor fräst.

7. Personal: Ihr wichtigstes Asset

Der Fachkräftemangel in der Zahnmedizin ist real und verschärft sich. Laut Bundesagentur für Arbeit ist die ZFA auf Platz 1 aller Engpassberufe.

Faustregel: Pro Behandler 1,5 bis 2 ZFA-Vollzeitstellen

Typische Personalstruktur Einzelpraxis:

• 1 Vollzeit-ZFA für Stuhlassistenz (40 Std./Woche)
• 1 ZFA für Anmeldung, Verwaltung, Prophylaxe (25-35 Std./Woche)
• Ab 600.000 € Umsatz: Zusätzliche Prophylaxe-Assistenz oder ZMP

Kritischer Erfolgsfaktor: Starten Sie nicht mit Minimal-Besetzung! Der häufigste Fehler in der Anlaufphase ist Personalmangel. Lieber eine ZFA „zu viel“ als durch permanenten Stress und Hektik Ihre ersten Patienten zu vergraulen.

Die tarifliche Vergütung nach dem Gehaltstarifvertrag für Zahnmedizinische Fachangestellte (2024) liegt je nach Bundesland und Berufserfahrung zwischen:

• Berufsanfänger: 2.200-2.500 € brutto/Monat
• Nach 5 Jahren Berufserfahrung: 2.600-3.000 € brutto
• Prophylaxe-Assistenz/ZMP: 2.700-3.500 € brutto

Realität: In Ballungsräumen mit angespanntem Arbeitsmarkt liegen die tatsächlich gezahlten Gehälter 15-25% über Tarif. Zusätzlich werden zunehmend Benefits erwartet:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Fahrtkostenzuschuss oder Jobticket
• Fortbildungsbudget
• Flexible Arbeitszeiten

Arbeitgeberbrutto: Kalkulieren Sie mit Faktor 1,4 auf das Bruttogehalt für Lohnnebenkosten (Sozialversicherung, Umlagen, ggf. vermögenswirksame Leistungen).

Beispiel: ZFA mit 2.800 € Bruttolohn verursacht ca. 3.900 € Arbeitgeberkosten pro Monat = 46.800 € p.a.

Recruiting-Strategien gegen den ZFA-Mangel

Employer Branding: Gerade als neue Zahnarztpraxis müssen Sie sich attraktiv positionieren:

1. Moderne Ausstattung betonen: „Arbeiten mit digitalen Workflows und neuester Technik“
2. Entwicklungsmöglichkeiten: Finanzierung von Fortbildungen zur ZMP, DH oder Prophylaxe-Assistenz
3. Work-Life-Balance: Keine Samstagsarbeit, geregelte Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle
4. Team-Culture: Flache Hierarchien, monatliche Team-Events

Recruiting-Kanäle:

• Zahnmedizinische Fachschulen: Direktansprache Absolventen, Angebot für Ausbildung
• Jobbörsen: meinestadt.de, Indeed, spezialisierte Portale wie „DentNet Jobs“
• Social Media: Instagram und Facebook mit authentischen Einblicken in den Praxisalltag
• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter: Prämie von 1.000-2.000 € für erfolgreiche Vermittlung

Ausbildung: Bilden Sie selbst aus! Die duale Ausbildung zur/zum ZFA dauert 3 Jahre. Vorteile:

• Eigene Heranbildung nach Ihren Qualitätsstandards
• Stärkere Bindung
• Fördermittel möglich (in Mangelregionen bis zu 80% Lohnkostenzuschuss im ersten Jahr)

Führung und Mitarbeiterbindung

Neben dem Gehalt, kündigen ZFA auch aus folgenden Gründen:

1. Fehlende Wertschätzung
2. Schlechtes Betriebsklima
3. Mangelnde Entwicklungsperspektiven
4. Überlastung und Stress

Praxistipps für gute Praxisführung:

• Verantwortung übernehmen 
• Wöchentliche Team-Meetings (20-30 Min.) für Organisatorisches und Feedback
• Jährliche Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarung
• Lob öffentlich, Kritik unter vier Augen
• Transparente Kommunikation über Praxisentwicklung
• Delegation und Eigenverantwortung fördern

8. Versicherungen und Risikomanagement: Was schützt Ihre Existenz?

Die richtige Versicherungsstruktur ist essenziell. Unterversicherung kann die Existenz kosten, Überversicherung verschwendet Kapital. Die Absicherung gliedert sich in betriebliche und persönliche Risiken.

Versicherung	Notwendigkeit	Grund
Berufshaftpflichtversicherung	Obligatorisch	Schutz bei Behandlungsfehlern (Deckungssumme mind. 5 Mio. €).
Praxisinhaltsversicherung	Essenziell	Schützt das teure Equipment gegen Feuer, Wasser, Diebstahl.
Praxisausfallversicherung	Sehr wichtig	Deckt Fixkosten bei Praxisschließung (z. B. nach Brand).
Berufsunfähigkeitsversicherung	Existentiell	Absicherung der eigenen Arbeitskraft (v. a. bei Handverletzungen).

9. Marketing und Patientenakquise: Wie wird Ihre Eröffnung zum Erfolg?

Während Zahnärzte früher primär durch Mundpropaganda wuchsen, ist heute professionelles Zahnarzt-Marketing unverzichtbar – innerhalb der engen rechtlichen Grenzen des Heilmittelwerbegesetzes (HWG).

Rechtliche Rahmenbedingungen: HWG und Berufsordnung

Das Heilmittelwerbegesetz (HWG) verbietet irreführende, anpreisende und vergleichende Werbung. Die Berufsordnung für Zahnärzte der jeweiligen Landeszahnärztekammer konkretisiert dies.

Verboten sind:

• Werbegeschenke an Patienten (Ausnahme: geringwertige Give-aways unter 1 € wie Zahnbürsten)
• Vorher-Nachher-Bilder in öffentlich zugänglicher Werbung (auf der Website, Social Media)
• Garantieversprechen („schmerzfreie Behandlung garantiert“)
• Angstmachende Werbung
• Testimonials von Patienten mit identifizierbaren Personen

Erlaubt sind:

• Sachliche Information über Leistungsspektrum und Qualifikationen
• Angabe von Spezialisierungen (wenn durch Fortbildung nachweisbar)
• Patientenbewertungen auf Drittplattformen (Jameda, Google – nicht aktiv vom Zahnarzt eingeholt)
• Tag der offenen Tür, Informationsabende

Online-Marketing: Die digitale Visitenkarte

Website: Ihr digitales Aushängeschild

Eine professionelle Praxiswebsite ist Pflicht. 62 % der Internetnutzer in Deutschland nutzen das Internet oder Apps zur Vorbereitung auf einen Arztbesuch, um Informationen zu ihren Symptomen zu erhalten (Quelle: Bitkom, 2023). Dabei zeigt sich ein signifikanter Trend: Der Anteil stieg von 53 % im Jahr 2020 auf 56 % im Jahr 2021 und erreichte 2023 den aktuellen Höchstwert (Quelle: Bitkom, 2023).

Kosten professionelle Website: 3.000-8.000 € für Erstellung, danach 50-150 € monatlich für Hosting und Wartung

SEO (Suchmaschinenoptimierung): In einem gesättigten Markt ist die Sichtbarkeit via Local SEO (Google Maps Optimierung) und ein hoher E-A-T-Score (Expertise, Authoritativeness, Trustworthiness) der Praxiswebsite essenziell. Ziel ist die Sichtbarkeit bei Google für lokale Suchanfragen wie „Zahnarzt München Schwabing“ oder „Zahnarzt in meiner Nähe“.

Zentrale Faktoren:

1. Google My Business-Eintrag: Kostenlos und essenziell. Vervollständigen Sie alle Informationen, laden Sie Fotos hoch, sammeln Sie Bewertungen
2. Lokale Keywords: Integrieren Sie Ihren Stadtteil/Ort in Websitetexte
3. Backlinks: Verlinkungen von lokalen Portalen, Kooperationspartnern
4. Content: Regelmäßige Blogartikel zu verschiedenen Aspekten der Zahnheilkunde (z.B. „Professionelle Zahnreinigung – Ablauf und Kosten“) stärken die fachliche Präsenz im Internet.

Social Media: Instagram und Facebook

Jüngere Zielgruppen (20-40 Jahre) erreichen Sie zunehmend über Social Media.

Content-Ideen:

• Tipps zu Mundhygiene (Kurz-Videos, Reels)
• Vorstellung des Teams („Meet the Team“-Serie)
• Blick hinter die Kulissen (neue Geräte, Praxisalltag)
• Patientengeschichten (anonymisiert und mit Einwilligung)

Posting-Frequenz: 2-3x pro Woche für organische Reichweite, alternativ moderate Werbebudgets (200-500 € monatlich) für lokale Anzeigen

Achtung: Keine medizinischen Fernbehandlungsangebote über Social Media, keine direkte Patientenansprache mit Therapievorschlägen

Offline-Marketing: Klassisch, aber effektiv

Tag der offenen Tür: Laden Sie zur Praxiseröffnung Anwohner, lokale Unternehmen, Kindergärten und Schulen ein. Praxisführungen, kleine Vorträge zu Prophylaxe, Kinderschminken – schaffen Sie eine niedrigschwellige Kontaktmöglichkeit.

Kooperationen:

• Kindergärten und Schulen: Angebot von Zahnputztrainings
• Sportvereine: Sponsoring mit dezenter Bandenwerbung
• Hausärzte und Fachärzte: Überweisernetzwerk aufbauen durch persönliche Vorstellung

Print: Flyer und Anzeigen in lokalen Medien haben stark an Bedeutung verloren, können aber in ländlichen Regionen mit älterer Zielgruppe noch wirksam sein.

Patientenbindung: Der unterschätzte Hebel

Einen neuen Patienten zu gewinnen, kostet 5-7x mehr als einen bestehenden zu halten. Neben fachlicher Exzellenz ist heute die digitale Zahnarztpraxis ein entscheidender Faktor:

Maßnahmen zur Bindung:

• Recall-System: Automatisierte Erinnerungen zur Prophylaxe (per E-Mail, SMS oder postalisch)
• Geburtstagskarten: Kleine persönliche Geste mit hoher Wirkung
• Patienten-Newsletter: Quartalsweise mit Gesundheitstipps und Praxisnews
• Beschwerdemanagement: Reagieren Sie schnell und kulant auf Unzufriedenheit

Online-Bewertungen proaktiv managen: Bitten Sie zufriedene Patienten aktiv um Bewertungen auf Google und Jameda. Wichtig: Keine Incentivierung (kein Gewinnspiel o.ä.), dies ist nach HWG unzulässig.

10. Qualitätsmanagement und Praxisstart: Sind die Prozesse am Tag 1 bereit?

Ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem (QM) in der Zahnarztpraxis ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern der Schlüssel zu effizienten Abläufen und Rechtssicherheit.

Seit 2004 sind Vertragszahnärzte nach § 135a SGB V verpflichtet, sich an einem einrichtungsinternen Qualitätsmanagement zu beteiligen. Die konkrete Ausgestaltung regelt die Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement.

Frist: Das QM-System muss spätestens 6 Monate nach Zulassung implementiert sein.

Kernelemente eines zahnärztlichen QM-Systems:

1. Patientenorientierung
   1. Patientenbefragungen zur Patientenzufriedenheit
   2. Beschwerdemanagement mit dokumentierter Bearbeitung
   3. Informationsmaterialien und Aufklärungsbögen
2. Mitarbeiterorientierung
   1. Fortbildungsplanung und -dokumentation
   2. Regelmäßige Teambesprechungen
   3. Mitarbeitergespräche
3. Prozessorganisation
   1. Ablaufbeschreibungen für Standardprozesse (Terminmanagement, BEMA- und GOZ-Abrechnung, Notfallmanagement)
   2. Hygieneplan nach RKI-Richtlinie
   3. Gerätewartung und -dokumentation
4. Kommunikation und Kooperation
   1. Schnittstellen zu Laboren, Überweisern, Fachärzten
   2. Interne Kommunikationsstrukturen
5. Informationssicherheit und Datenschutz
   1. Datenschutzkonzept nach DSGVO
   2. IT-Sicherheitsrichtlinien
   3. Patientenaktenführung (digital/analog)
6. Notfallmanagement
   1. Notfallausstattung (Notfallkoffer mit jährlicher Überprüfung der Medikamente)
   2. Notfalltraining für das Team (Reanimation, Anaphylaxie)
   3. Telefonnummern Rettungsdienst, Giftnotruf

Es existieren verschiedene QM-Systeme speziell für Zahnarztpraxen:

• EPA (Erfolgs- und Prozessorientierte Arztpraxis): Entwickelt von der KZBV und KZV, speziell auf Zahnarztpraxen zugeschnitten. Kostengünstig, modularer Aufbau.
• Z-QMS (Zahnärztliches Qualitätsmanagementsystem): Ebenfalls zahnärztespezifisch, etwas umfangreicher als EPA.
• DIN EN ISO 9001: Generisches QM-System, aufwendiger, aber international anerkannt. Eher für größere MVZ relevant.

Umsetzung: Schritt für Schritt:

• Monat 1-2: Ist-Analyse und Zielsetzung
  • Welche Prozesse existieren bereits?
  • Welche Ziele verfolgen wir? (z.B. Patientenzufriedenheit >90%, Terminausfallquote <5%)
• Monat 3-4: Erstellung QM-Handbuch
  • Nutzen Sie Mustervorlagen Ihres gewählten Systems
  • Passen Sie an Ihre spezifische Praxissituation an
  • Binden Sie das Team ein (Akzeptanz!)
• Monat 5-6: Implementierung und Schulung
  • Team-Workshop zur Einführung
  • Überprüfung und Anpassung der Abläufe
  • Dokumentation der Schulungen
• Ab Monat 7: Monitoring und kontinuierliche Verbesserung
  • Quartalsweise Auswertung der Kennzahlen (z.B. Behandlungsfälle, Terminausfälle, Patientenbeschwerden)
  • Jährliches internes Audit
  • Anpassung des QM-Handbuchs bei Änderungen

Bestimmen Sie eine Person im Team (oder sich selbst) als QM-Beauftragten. Aufgaben:

• Pflege des QM-Handbuchs
• Organisation von Fortbildungen
• Durchführung interner Audits
• Ansprechpartner für externe Prüfungen

Fortbildung: Die Zahnärztekammern bieten spezielle Kurse zum QM-Beauftragten an (ca. 16 Unterrichtsstunden).

FAQ: Häufige Fragen zur Neugründung einer Zahnarztpraxis