Dr. Flex: Preise, Funktionen & Erfahrungen für Praxen

Dr. Flex verspricht Arzt- und Zahnarztpraxen eine KI-Rezeption, die Online-Terminvergabe, Telefonassistenz und Patientenkommunikation direkt mit dem PVS verbindet. Ob sich das rechnet, entscheidet nicht der Einstiegspreis von 39 € netto pro Monat. Ausschlaggebend sind Buchungsvolumen, Zahl der Kalender und die Qualität der Schnittstelle zu Ihrer Praxissoftware. Eine Online-Buchung, die nicht zuverlässig im Terminbuch landet, erzeugt am Empfang mehr Aufwand, als sie einspart. Welcher Tarif zu Ihrer Praxisstruktur passt, wie tief die PVS-Anbindung reicht und was Anwender aus dem Praxisalltag berichten – alle Details im Überblick.

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Was ist Dr. Flex? Online-Terminvergabe und KI-Rezeption im Überblick

Steckbrief: Dr. Flex GmbH 

Unternehmensname (offiziell)

Dr. Flex® GmbH

Website

dr-flex.de

Gründungsjahr

2014; Sitz bis Ende 2019 in Ennigerloh (NRW), seither Berlin

Hauptsitz

Stresemannstraße 21, 10963 Berlin

Rechtsform / Register

GmbH, HRB 215189 B, Amtsgericht Berlin (Charlottenburg)

Geschäftsführung

Tom von Saldern, Dr. med. Felix Wohlgemuth, Sebastian Faerber (Stand: November 2026)

Anbietertyp

SaaS-Plattform für Online-Terminvergabe und KI-gestützte Patientenkommunikation

Produkte

Online-Terminvergabe (Booking), VoiceAI, WebAI (Beta), Smart Messaging (Beta), Booking Manager, digitale Nachrückerliste, Patienten-Hub, PVS-Connector, Dr. Flex Portal

PVS-Schnittstellen

27+, u. a. charly, DS-Win, ivoris, Evident, CGM Z1, CGM Praxistimer, Medical Office, medatixx, Quincy, Doc Cirrus inSuite, Dentport, T2med

Fachrichtungen

Zahnmedizin, Kieferorthopädie, Implantologie, Oralchirurgie, Orthopädie, Frauenheilkunde, Allgemeinmedizin

Nutzer

über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte (Herstellerangabe, Stand 2026)

Preis

ab 39 € netto pro Monat

Datensicherheit

BSI-C5-Testat mit ISMS (Herstellerangabe), Hosting in Deutschland; externer Datenschutzbeauftragter: DataCo GmbH (DataGuard)

Anbieter, Zielgruppe und Verbreitung

Dr. Flex ist eine Software für Online-Terminvergabe und automatisierte Patientenkommunikation in Arzt- und Zahnarztpraxen. Betreiber ist die Dr. Flex® GmbH mit Sitz in Berlin.

Nach eigener Angabe nutzen über 14.100 medizinische und dentale Fachkräfte Dr. Flex (Herstellerangabe, nicht unabhängig geprüft). Der Schwerpunkt liegt erkennbar in der Zahnmedizin. Darauf deuten die Referenzpraxen hin, ebenso die Kooperationen mit den Dental-PVS-Herstellern Dampsoft und solutio.

Für Patienten ist der Dienst kostenfrei. Sie buchen ohne Registrierung, was die Einstiegshürde bei der Online-Buchung senkt.

Die Bausteine: Booking, VoiceAI, WebAI, Smart Messaging

Dr. Flex bündelt seine Produkte inzwischen unter dem Begriff „KI-Rezeption“. Die Bausteine sind einzeln tarifiert und frei kombinierbar:

• Booking: Online-Terminvergabe als Basis jedes Tarifs, inklusive Booking-Widget, PVS-Connector und digitaler Nachrückerliste.
• VoiceAI: KI-Telefonassistent, der Terminanfragen am Telefon bearbeitet.
• WebAI: KI-Assistent auf der Praxiswebsite, der das Booking-Widget schrittweise ablösen soll.
• Smart Messaging: automatische Terminbestätigung und -erinnerung, technisch Teil der WebAI.

WebAI und Smart Messaging befinden sich laut Hersteller in der Beta-Phase (Stand November 2026).

Buchungskanäle: Praxiswebsite, Google-Button, Telefon

Das Booking-Widget lässt sich in die Praxiswebsite einbinden. Für WordPress existiert ein offizielles Plug-in. Anwender heben in Bewertungen zudem den Buchungsbutton im Google-Unternehmensprofil hervor. Mit VoiceAI kommt das Telefon als weiterer Kanal hinzu.

Zusätzlich betreibt Dr. Flex ein eigenes Patientenportal mit Arztprofilen und freien Terminen. Die Reihenfolge der Suchergebnisse bestimmt ein automatisiertes Ranking. Kurzfristige Terminverfügbarkeit geht darin mit 55 % ein. Praxen verpflichten sich laut AGB, mindestens 25 Termine pro Monat auf der Plattform anzubieten.

Welche Funktionen bietet Dr. Flex für Arzt- und Zahnarztpraxen?

Booking-Widget und Booking-Manager: Neu- vs. Bestandspatienten steuern

Der Praxis-Konfigurator bestimmt, welche Termine online buchbar sind. Praxen passen darüber Terminarten, Fragen an Patienten und die Behandlerauswahl individuell an. Im Booking-Manager verwaltet das Team eingehende Buchungen.

Die Steuerung nach Patientenstatus entscheidet über den Nutzen. Neupatienten benötigen andere Zeitfenster und Vorabinformationen als Bestandspatienten mit Kontrolltermin. Gibt eine Praxis alle Terminarten undifferenziert frei, verlagert sie den Abstimmungsaufwand nur vom Telefon in die Nachbearbeitung.

Tipp: Geben Sie zum Start nur standardisierbare Termine frei, etwa Kontrollen, PZR oder Erstgespräche mit fester Dauer. Behandlungen mit variablem Zeitbedarf bleiben zunächst telefonisch.

Digitale Nachrückerliste und automatisierte Patientenkommunikation

Die digitale Nachrückerliste füllt kurzfristig frei werdende Termine mit Patienten, die einen früheren Termin wünschen. Die Funktion ist in allen Booking-Tarifen enthalten und verbessert direkt die Auslastung.

Dr. Flex versendet automatische Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail. In DS-Win ist Dr. Flex zusätzlich in den Recall eingebunden. Laut Anleitung von Dampsoft erstellen Praxen gesammelt E-Mails für Recall-Patienten mit dem Benachrichtigungsstatus „Dr. Flex“. Der Hersteller beziffert den Rückgang von No-Shows auf rund 32 %. Diese Zahl ist eine Herstellerangabe ohne offengelegte Methodik.

VoiceAI: KI-Telefonassistent für Buchen, Ändern, Anfragen

VoiceAI übernimmt Standardanrufe an der Rezeption. Der KI-Telefonassistent erkennt Terminwünsche, schlägt freie Zeitfenster direkt aus dem PVS vor und trägt den Termin im Kalender ein. Dr. Flex rechnet je erfolgreich bearbeitetem Anliegen ab, also Buchen, Ändern oder Anfragen.

Praxen steuern den Automatisierungsgrad über Assistenzmodi. Im Modus „Full Assist“ übernimmt die VoiceAI Gespräche vollständig. Der On-Demand-Modus springt nur bei Personalausfall, Stoßzeiten oder außerhalb der Sprechzeiten ein. Laut Patienten-AGB zeichnet VoiceAI keine Gespräche auf und speichert Sprachdaten nicht dauerhaft.

Dr. Flex gibt an, dass das Telefonaufkommen um bis zu 90 % sinkt. Der Wert beschreibt den bestmöglichen Fall, nicht den Durchschnitt. Der tatsächliche Effekt hängt davon ab, welcher Anteil Ihrer Anrufe reine Terminanliegen sind.

Tipp: VoiceAI verfügt laut AGB über keine Notruffunktion. Legen Sie deshalb vor dem Start fest, wann VoiceAI an das Team übergibt, etwa bei akuten Beschwerden, Befundfragen oder Rezeptanliegen. Dokumentieren Sie diese Eskalationsregeln schriftlich.

WebAI und Smart Messaging (Beta-Status)

WebAI erweitert die Praxiswebsite um Terminmanagement, Praxiswissen und strukturierte Patientenanliegen, direkt mit dem PVS verbunden. Smart Messaging versendet Bestätigungen und Erinnerungen für jeden PVS-Termin. Damit erreicht die Erinnerung auch Patienten, die telefonisch oder vor Ort gebucht haben.

Beide Module sind derzeit Beta-Versionen mit kostenloser Teilnahme. Planen Sie sie deshalb nicht fest in Ihre Kostenkalkulation ein, solange Leistungsumfang und Bundles nicht final veröffentlicht sind.

PVS-Anbindung: Wie tief ist die Dr-Flex-Schnittstelle integriert?

Echtzeit-Schnittstelle zu 27+ PVS

Die PVS-Schnittstelle bestimmt, ob Dr. Flex das Terminbuch entlastet oder einen Parallelkalender erzeugt. In den AGB nennt Dr. Flex Schnittstellen zu über 25 gängigen PVS. Buchungen und Änderungen synchronisiert das System laut AGB automatisch ins PVS. Andere Herstellerquellen sprechen von 27+ Arztsoftware-Programmen.

Öffentlich belegt sind unter anderem folgende Anbindungen:

Die Tabelle ist nicht vollständig. Fordern Sie die aktuelle PVS-Liste beim Anbieter an und lassen Sie sich die Anbindung für Ihre konkrete PVS-Version bestätigen.

Lesen und Schreiben: bidirektionale Integration vs. Datenexport prüfen

„Schnittstelle“ beschreibt nicht automatisch eine vollständige Integration. Entscheidend ist, in welche Richtung Daten fließen und welche Datenarten betroffen sind. Für den Terminkalender ist der Datenfluss bei Dr. Flex laut Hersteller bidirektional. Das System liest freie Zeitfenster in Echtzeit aus dem PVS und schreibt gebuchte Termine zurück.

Offen bleibt ohne Rückfrage, wie weit die Integration über den reinen Termin hinausgeht. Klären Sie vor Vertragsabschluss:

• Legt Dr. Flex für Neupatienten einen Stammdatensatz im PVS an, oder erfasst das Team die Daten manuell nach?
• Übernimmt Dr. Flex Änderungen, die das Team im PVS vornimmt, etwa Verschiebungen oder Behandlerausfälle?
• Berücksichtigt das System Blockzeiten, Urlaub und Notdienste automatisch?
• Wie schnell synchronisiert das System bei Doppelbuchungsrisiko, etwa wenn Telefon und Online-Buchung zeitgleich auf denselben Slot zugreifen?

Risiken bei PVS-Updates und Anbieterwechsel (z. B. Migration von Doctolib)

Jede Schnittstelle schafft eine Abhängigkeit von zwei Herstellern. Ein Anwender berichtet, dass nach einer neuen Datenbankversion seines PVS die Dr-Flex-Anbindung ausfiel. Dr. Flex stellte die Verbindung nach eigenem Aufwand wieder her. Ein Patient schildert umgekehrt, dass eine Online-Buchung nicht im System der Praxis ankam.

Für Praxen, die von einem anderen Anbieter wechseln, ist die Datenmitnahme relevant. Zwei Praxen berichten in ihren Bewertungen, dass Dr. Flex ihr Terminbuch von Doctolib übertragen hat.

Tipp: Dr. Flex schließt in den AGB die Haftung für Ausfallzeiten während Updates aus und haftet nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Fragen Sie deshalb nach Reaktionszeiten bei Schnittstellenausfällen. Klären Sie außerdem, ob Dr. Flex PVS-Updates vorab mit dem PVS-Hersteller testet.

Was kostet Dr. Flex? Preise und Tarife

Dr. Flex rechnet jeden Baustein separat ab. Pro Produkt wählen Praxen zwischen einem leistungsbasierten Starter-Tarif und einem pauschalen Flat-Tarif. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. MwSt. (Stand: Herstellerseite, November 2026). Als Kalender zählt ein Behandler, ein Gerät, eine Spezialsprechstunde oder ein Standort.

Booking-Starter vs. Booking-Flat

VoiceAI-Tarife und WebAI-Aufpreis

Rechenbeispiel: Ab welchem Buchungsvolumen lohnt sich die Flat?

Der Starter-Tarif ist nur bei geringem Buchungsvolumen günstiger. Bei einem Kalender kippt die Rechnung bereits ab 16 Online-Buchungen pro Monat zugunsten der Flat. Mit zwei Kalendern liegt die Schwelle bei 26, mit drei Kalendern bei 33 Buchungen. Bei VoiceAI ist die Flat mit einem Kalender ab 68 Interaktionen pro Monat günstiger.

Der Starter-Tarif lohnt sich demnach vor allem für Praxen mit vielen Kalendern und wenig Online-Volumen, etwa in der Einführungsphase. Eine Zahnarztpraxis mit zwei Behandlern, Booking-Flat, VoiceAI-Flat und WebAI zahlt nach regulärem Preis 386 € netto pro Monat.

Vertragslaufzeit, Setup-Kosten und Combi-Sonderregel

Die Tarife haben keine Mindestlaufzeit. Laut AGB verlängert sich der Vertrag jedoch automatisch um einen Monat. Die Kündigungsfrist beträgt 14 Tage vor Monatsende. Ein Tarifwechsel ist monatlich möglich. Beratung und Einrichtung sind laut Hersteller kostenlos, Setup-Gebühren entfallen „für die meisten PVS“. Lassen Sie sich diesen Punkt für Ihr PVS schriftlich bestätigen.

Eine Ausnahme bildet das Zen-Praxis-Programm, mit dem Dr. Flex die Praxiskommunikation umfassend automatisiert. Mit der Qualifizierung als Zen-Praxis fallen eine Einmalpauschale und eine laufende Servicepauschale an. Eine ordentliche Kündigung der Servicepauschale ist danach laut AGB nicht vorgesehen. Prüfen Sie diese Konditionen vor einer Teilnahme genau.

Eine Sonderregel gilt bei der Kombination beider Starter-Tarife. Nutzt eine Praxis Booking-Starter und VoiceAI-Starter, berechnet Dr. Flex für Buchungen über VoiceAI 3,99 € statt 0,89 €. Alle übrigen VoiceAI-Interaktionen bleiben bei 0,89 €.

Datenschutz und Informationssicherheit bei Dr. Flex

DSGVO, Hosting in Deutschland und BSI-C5-Testat

Dr. Flex gibt an, DSGVO-konform in Deutschland zu hosten und über ein BSI-C5-Testat mit integriertem ISMS zu verfügen. Für Vertragsärzte ist das C5-Testat keine Kür. Nach § 393 SGB V dürfen Leistungserbringer der GKV-Versorgung Gesundheitsdaten nur bei einem aktuellen C5-Testat in Cloud-Diensten verarbeiten. Seit dem 1. Juli 2025 ist dafür grundsätzlich ein C5-Typ-2-Testat erforderlich. Für Systeme, die nach dem 30. Juni 2025 erstmals in Verkehr gebracht wurden, genügt in den ersten 18 Monaten ein Typ-1-Testat.

Die Verantwortung trägt die Praxis, nicht der Anbieter. Das Gesetz verlangt zudem, dass die Praxis die im Prüfbericht genannten Kriterien für Kunden umsetzt. Fordern Sie deshalb das Testat an und prüfen Sie Typ, Prüfzeitraum, Prüfumfang und Kundenkriterien, auch für neue Module wie WebAI. Für Testierungen gilt zudem ein neuer Kriterienkatalog: Beginnt der Typ-2-Berichtszeitraum ab dem 1. Juni 2027, ist ausschließlich C5:2026 anwendbar.

Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Dr. Flex verarbeitet Patientendaten laut AGB als weisungsgebundener Auftragsverarbeiter. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Termindaten lassen regelmäßig Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO zu. Prüfen Sie deshalb Unterauftragsverarbeiter explizit, etwa für SMS-Versand und Telefonie. Zusätzlich macht sich nach § 203 StGB Abs. 4 strafbar, wer externe mitwirkende Dienstleister nicht zur Geheimhaltung verpflichtet.

Ein Detail betrifft Smart Messaging. Laut AGB muss die Praxis als Verantwortliche erforderliche Einwilligungen selbst einholen, sofern Termine nicht über die Dr-Flex-Plattform gebucht wurden. Erinnerungen für telefonisch vergebene Termine setzen also eine Rechtsgrundlage der Praxis voraus. Die AGB lassen eine Opt-out-Lösung zu, soweit gesetzlich zulässig. Die Verantwortung dafür bleibt bei der Praxis. Dr. Flex stellt auf Wunsch Textvorlagen bereit, über das System lässt sich zudem der Zustimmungsstatus technisch hinterlegen.

Dr. Flex Erfahrungen: Was Praxen berichten

Bewertungsprofil: Google-Rezensionen

Dr. Flex weist bei Google einen Durchschnitt von 5,0 Sternen bei 308 Rezensionen aus (Stand: November 2026). Die Bewertungen reichen rund sechs Jahre zurück und stammen sowohl von Praxen als auch von Patienten. Für Ihre Entscheidung sind vor allem die Praxisbewertungen aussagekräftig.

Häufig genannt: Support, Einrichtung, PVS-Anbindung

Praxen loben vor allem den Kundenservice. Mehrfach genannt werden Erreichbarkeit, schnelle Umsetzung von Änderungswünschen und namentlich bekannte Ansprechpartner. Eine Gynäkologie-Praxis berichtet von knapp fünf Jahren Nutzung, mehrere Zahnarztpraxen von zwei bis drei Jahren.

Konkrete PVS-Erfahrungen nennen Anwender von DS-Win, charly, Z1 und Medical Office. Eine Zahnarztpraxis begründet ihre Wahl damit, das eigene elektronische Terminbuch behalten zu wollen. Eine Praxis gibt an, dass nach anfänglicher Zurückhaltung rund ein Drittel der Patienten online bucht.

Kritikpunkte: Terminübernahme ins PVS, Absage durch Patienten

Negative Bewertungen sind selten, aber inhaltlich relevant. Ein Patient berichtet, dass seine Online-Buchung nicht in der Praxis ankam. Ältere Bewertungen bemängeln, dass Patienten Termine nicht online stornieren konnten. Nach den aktuellen Nutzungsbedingungen ist das inzwischen möglich, sofern die Praxis es freigibt. Mehrere Praxen erwähnen zudem Anlaufschwierigkeiten in den ersten Wochen.

Einordnung: Praxis- und Patientenbewertungen getrennt lesen

Patientenbewertungen beschreiben die Buchungsoberfläche, nicht den Praxisbetrieb. Ein hoher Durchschnittswert sagt deshalb wenig über Schnittstellenstabilität oder Nachbearbeitungsaufwand aus. Belastbarer ist ein Referenzgespräch mit einer Praxis, die dasselbe PVS und eine vergleichbare Größe hat.

Für welche Praxen eignet sich Dr. Flex?

Checkliste: Auswahlkriterien vor dem Vertragsabschluss

• [ ] Ihr PVS und Ihre PVS-Version sind offiziell angebunden.
• [ ] Der Datenfluss für Neupatienten-Stammdaten ist geklärt.
• [ ] Ihr monatliches Online-Buchungsvolumen ist geschätzt und der passende Tarif berechnet.
• [ ] Sie können mindestens 25 Termine pro Monat online anbieten.
• [ ] Das C5-Testat liegt vor, Typ, Prüfzeitraum und Kundenkriterien sind geprüft.
• [ ] Der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO und die Verpflichtung nach § 203 StGB sind unterzeichnet.
• [ ] Die online buchbaren Terminarten sind festgelegt.
• [ ] Eskalationsregeln für VoiceAI sind definiert.
• [ ] Ein Referenzgespräch mit einer Praxis mit gleichem PVS ist geführt.

Dr. Flex passt besonders zu Zahnarzt- und KFO-Praxen mit Dental-PVS bzw. KFO-Software. Diese Praxen behalten ihren bestehenden Kalender und steuern die Online-Buchung über die eigene Website. Bei hohem Telefonaufkommen kommt VoiceAI als zweiter Hebel hinzu.

Abgrenzung zu Plattformmodellen mit Arztsuche-Profil (z. B. Doctolib)

Sowohl Dr. Flex als auch Plattformanbieter wie Doctolib betreiben eigene Patientenportale. Der Unterschied liegt in der Gewichtung: Bei Plattformmodellen steht die Reichweite des Portals zur Neupatientengewinnung im Vordergrund. Dr. Flex legt den Schwerpunkt auf die Einbindung in Praxiswebsite, Google-Profil und PVS. Das Portal ergänzt diese Kanäle.

Die Wahl hängt von Ihrem Engpass ab. Fehlen Ihnen Neupatienten, wiegt Portalreichweite schwerer. Ist die Rezeption ausgelastet und die Terminnachfrage ohnehin hoch, zählen Integrationstiefe, Kosten pro Buchung und Datenhoheit stärker.

FAQ: Häufige Fragen zu Dr. Flex