Dubidoc: Kosten, Erfahrungen & Funktionen für Praxen

Dubidoc verspricht Arztpraxen weniger Aufwand am Empfang: Online-Terminkalender, Self-Check-in per eGK und automatische Übergabe in die Warteliste des PVS. Der Einstieg liegt bei jährlicher Zahlung bei 89 Euro netto pro Arzt und Monat, die PVS-Schnittstelle enthält jedoch erst der Tarif Comfort. Offen bleibt für viele Praxisinhaber zudem der Datenschutz. Anfang 2024 machte der Chaos Computer Club eine Sicherheitslücke öffentlich, die Daten von rund 960.000 Patienten betraf. Was Dubidoc kostet, welche Systeme angebunden sind, wie Nutzer die Software bewerten und wann Doctolib oder Samedi besser passen – der Vergleich zeigt es.

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Was ist Dubidoc? Anbieter und Positionierung

Dubidoc ist eine cloudbasierte Software für Terminmanagement und digitale Patientenaufnahme in Arztpraxen, Therapiepraxen und MVZ. Der Anbieter positioniert das Produkt als Ressourcenmanager. Die Software automatisiert Verwaltungsaufgaben und ergänzt das Praxisverwaltungssystem (PVS), ersetzt es aber nicht.

Steckbrief: Takuta GmbH, Essen, Gründung, Gründerin

Hinter Dubidoc steht die Takuta GmbH. Sie ist seit dem 29. Januar 2016 beim Amtsgericht Essen unter HRB 26990 eingetragen. Erste Geschäftsführerin war Dr. Shabnam Fahimi-Weber. Die Gründerin ist HNO-Ärztin. Das Produkt entstand damit aus der Praxisperspektive und nicht aus einem reinen IT-Umfeld. Nach fünf Jahren ohne externes Kapital erhielt Dubidoc 2021 eine sechsstellige Seed-Finanzierung von Privatinvestoren.

Unternehmensname (offiziell)

Takuta GmbH, Marke: dubidoc

Website

www.dubidoc.de

Anbietertyp

Praxissoftware: Terminmanagement, Self-Check-in, Patientensteuerung

Gründungsjahr

2016 (Gesellschaftsvertrag vom 04.12.2015, Handelsregistereintrag am 29.01.2016)

Hauptsitz

Rellinghauser Straße 111, 45128 Essen, Deutschland

Rechtsform

GmbH, eingetragen beim Amtsgericht Essen unter HRB 26990

Stammkapital

28.166 Euro (Stand: Kapitalerhöhung, eingetragen 12.11.2021)

Unternehmensgegenstand

Betrieb von Internetportalen, Webseiten und Apps im Gesundheitswesen, insbesondere Lösungen für Patienten und Gesundheitsdienstleister

Gründerin / Geschäftsführung

Dr. Shabnam Fahimi-Weber, HNO-Ärztin (Geschäftsführerin laut Eintragung 2016)

Finanzierung

Fünf Jahre Bootstrapping, 2021 sechsstellige Seed-Finanzierung von Privatinvestoren

Kooperationspartner

PVS holding (Ausfallhonorar-Management)

Produkte

Online-Terminkalender (Tarife Basic, Comfort, Premium), Self-Check-in (Terminals Ceres und Cupido), Ausfallhonorar-Management

Zielgruppen

Einzel- und Gemeinschaftspraxen, Therapiepraxen, MVZ

Preismodell

ab 89 Euro netto je Arzt und Monat bei jährlicher Zahlung, zzgl. Einrichtung (Stand November 2026)

Modell: Terminsoftware für die Praxis-Website statt Buchungsplattform

Dubidoc grenzt sich bewusst von Terminplattformen mit eigenem Patientenmarktplatz ab. Der Anbieter bindet die Online-Terminbuchung in die Website der Praxis ein. Patienten landen also nicht in einem zentralen Arztverzeichnis. Die Praxis behält damit die Hoheit über ihren Kalender und ihre Online-Präsenz.

Für Praxisinhaber hat das zwei Folgen. Dubidoc generiert keine Neupatienten über einen Marktplatz. Es schafft aber auch keine Abhängigkeit von einer fremden Plattform. Patienten buchen über einen Gastzugang, ein eigenes Konto ist laut Anbieter nicht erforderlich.

Zielgruppen: Einzelpraxis, Therapiepraxis, MVZ

Dubidoc adressiert Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen, Therapiepraxen und MVZ. Die Website bietet eigene Landingpages für Hausärzte, Orthopäden, Pädiatrie und MVZ. Das Abrechnungsmodell je Arzt skaliert linear mit der Praxisgröße. Für MVZ mit vielen Behandlern sollten Sie deshalb individuelle Konditionen verhandeln.

Dubidoc Funktionen: Online-Terminkalender im Detail

Der Dubidoc Online-Terminkalender bildet das Kernmodul. Alle Tarife enthalten laut Preisseite die volle Kalenderfunktionalität. Die Tarife unterscheiden sich bei Schnittstellen, Videosprechstunde und Self-Check-in.

Kontingentplanung und Priorisierung von Online-Terminen

Dubidoc steuert, welche Terminarten Patienten online buchen können und in welchem Umfang. Über Kontingente reserviert die Praxis Zeitfenster für bestimmte Behandlungen, Akutsprechstunden oder Neupatienten. Priorisierte Online-Termine sollen die Auslastung erhöhen und so die Wirtschaftlichkeit sichern.

In den Referenzen des Anbieters berichtet ein HNO-Arzt: Seine Praxis rechnet dank Kontingentplanung mit gleichem Personalschlüssel mehr Scheine pro Quartal ab. Das ist eine Herstellerreferenz und keine unabhängige Messung. Sie zeigt aber den Hebel: Die Kontingentplanung beeinflusst direkt die Fallzahl.

Terminerinnerung per SMS/E-Mail und No-Show-Übersicht

Dubidoc versendet Terminerinnerungen per E-Mail und SMS. Eine Übersicht zeigt nicht wahrgenommene Termine (No-Shows) an. So erkennt die Praxis Muster bei Terminausfällen und kann gegensteuern, etwa mit strengeren Bestätigungsregeln für einzelne Terminarten.

Für Praxen mit hoher No-Show-Quote bietet Dubidoc zusätzlich ein Modul zum Ausfallhonorar-Management an. Details dazu finden Sie im Abschnitt zu den Kosten.

Digitales Wartezimmer, Videosprechstunde, Dokumentenversand

Das digitale Wartezimmer zeigt Patienten eine Wartezeitprognose an. Patienten müssen dadurch nicht vor Ort warten und entlasten den Wartebereich.

Ab dem Tarif Comfort enthält Dubidoc eine zertifizierte Videosprechstunde. In der vertragsärztlichen Versorgung erfordert die Videosprechstunde einen zertifizierten Videodienst nach Anlage 31b BMV-Ä. Lassen Sie sich die Zertifizierung vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen. Der integrierte Dokumentenversand ergänzt die Kommunikation mit Patienten.

Zuweiser-Funktion, Telefonassistenz, Online-Rezeption

Mit der Zuweiser-Funktion buchen Partnerpraxen Termine direkt im Dubidoc-Kalender. Laut Preisseite ist sie für die Partnerpraxen kostenlos. Facharztpraxen mit hohem Überweisungsanteil sparen damit Abstimmung per Telefon und Fax.

Zusätzlich bindet Dubidoc eine Telefonassistenz und eine Online-Rezeption an. Welche Anbieter dahinterstehen und wie tief die Integration reicht, nennt die Website nicht. Klären Sie diese Punkte im Demotermin.

Dubidoc Self-Check-in: Patientenaufnahme mit eGK automatisieren

Der Dubidoc Self-Check-in automatisiert die Anmeldung am Empfang. Patienten melden sich an einem Terminal selbst an und lesen ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) ein. Anschließend landen sie automatisch in der Warteliste des PVS. Das Modul ist im Tarif Premium enthalten oder als Standalone-Lösung ohne Kalender buchbar.

Ablauf: Terminal → eGK einlesen → PVS-Warteliste

Der Anmeldeprozess läuft laut Anbieter in drei Schritten:

1. Anmeldung: Der Patient geht in der Praxis zum Self-Check-in-Terminal.
2. eGK einlesen: Der Patient liest die eGK selbst ein. Dubidoc überträgt die Versichertenstammdaten und legt im PVS einen Schein an.
3. Wartezimmer: Das System checkt den Patienten automatisch in die Warteliste des PVS ein, bis die Praxis ihn aufruft.

Der Empfang muss die Karte damit nicht mehr manuell einlesen und keinen Quartalsschein mehr anlegen. Das entlastet die MFA vor allem in Stoßzeiten zu Quartalsbeginn.

Tipp: Das E-Health-Kartenterminal verbindet die eGK mit dem Konnektor der Telematikinfrastruktur. Zugelassene Geräte listet das gematik-Fachportal. Klären Sie vor der Einführung, ob der Kartenleser am Terminal ein solches zugelassenes Gerät ist und den Versichertenstammdatenabgleich (VSDM) unterstützt.

Hardware: Ceres, Cupido oder eigenes Tablet

Dubidoc bietet zwei Kiosk-Systeme (Patiententerminals) an. Alternativ läuft die Software auf gängigen Tablets mit Touch-Display und Kamera.

Hardwarepreise nennt Dubidoc nicht öffentlich. Fordern Sie ein Angebot an, das zwischen Kauf, Miete und Leasing unterscheidet.

Mehrsprachigkeit und Avatar-Führung

Der Self-Check-in steht laut Anbieter in über 100 Sprachen zur Verfügung. Patienten wählen die Sprache per Flaggensymbol. Ein anpassbarer Avatar führt durch die Anmeldung. Praxen mit vielen fremdsprachigen Patienten haben dadurch weniger Rückfragen am Empfang.

Dubidoc berechnet den Self-Check-in nicht nach Anzahl der Check-ins. Die Kosten bleiben damit auch bei hohem Patientenaufkommen planbar.

PVS-Anbindung: Welche Praxisverwaltungssysteme sind kompatibel?

Die PVS-Anbindung entscheidet, ob Dubidoc den Empfang tatsächlich entlastet oder doppelte Datenpflege erzeugt. Dubidoc ergänzt das PVS und ersetzt es nicht. Termine, Stammdaten und Warteliste müssen deshalb zuverlässig zwischen beiden Systemen fließen.

Gelistete Systeme: medatixx, Medistar, T2med, CHARLY u. a.

Auf der Self-Check-in-Seite listet Dubidoc PVS, die Kunden bereits mit dem Modul einsetzen:

Die Liste beschreibt den Einsatz bei Kunden, nicht eine zertifizierte Schnittstelle mit festem Funktionsumfang. Für nicht gelistete Systeme bietet Dubidoc eine Einzelfallprüfung an.

Integrationstiefe: Datenübergabe vs. bidirektionale Synchronisation

Beim Self-Check-in beschreibt Dubidoc einen Schreibzugriff ins PVS: Das Modul legt einen Schein an und trägt den Patienten in die Warteliste ein. Für den Kalender nennt die Website lediglich eine „Schnittstelle zu Ihrem PVS“.

Die öffentlichen Angaben lassen offen, ob Termine und Patientenstammdaten bidirektional synchronisieren oder nur in eine Richtung fließen. Stellen Sie im Demotermin drei Fragen:

• Werden Termine aus dem PVS in Dubidoc übernommen und umgekehrt?
• Gleicht Dubidoc Patientenstammdaten bei Änderungen automatisch mit dem PVS ab?
• Welche Schnittstellentechnik nutzt Dubidoc für Ihr PVS, und wer trägt Kosten bei PVS-Updates?

Schnittstelle erst ab Tarif Comfort

Der Tarif Basic enthält keine PVS-Schnittstelle. Wer Dubidoc nur als Online-Terminkalender ohne PVS-Anbindung nutzt, pflegt Termine doppelt oder überträgt sie manuell. Für die meisten Praxen ist Comfort deshalb der faktische Einstiegstarif.

Dubidoc Kosten: Tarife und Zusatzmodule

Dubidoc veröffentlicht seine Preise transparent auf der eigenen Preisseite. Alle Beträge verstehen sich netto, also zuzüglich 19 % MwSt., je Arzt bzw. Therapeut und Monat.

Basic, Comfort, Premium: jährliche vs. quartalsweise Zahlung

Die jährliche Zahlung spart je nach Tarif 20 bis 30 Euro pro Arzt und Monat. Bei drei Ärzten im Tarif Premium summiert sich der Unterschied auf 1.080 Euro netto im Jahr.

Zusatzmodule: Self-Check-in Standalone, Ausfallhonorar-Management

Das Ausfallhonorar-Management übergibt nicht wahrgenommene Termine an die PVS holding. Die PVS holding ist eine privatärztliche Verrechnungsstelle und kein Praxisverwaltungssystem.

Die Software klärt nicht, ob ein Ausfallhonorar im Einzelfall durchsetzbar ist. Ohne Vereinbarung kommt nur Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 BGB in Betracht. Er scheitert meist daran, dass der Arzt die frei gewordene Zeit anderweitig nutzen kann. Bestellpraxen können dagegen Verdienstausfall abzüglich ersparter Aufwendungen verlangen. Vereinbarte Ausfallhonorare gelten als AGB und unterliegen der Inhaltskontrolle nach § 307 BGB. Sie müssen dem Patienten den Nachweis eines geringeren Schadens offenlassen. Die Rechtsprechung dazu ist uneinheitlich. Die gesetzliche Krankenversicherung vergütet das Warten des Arztes nicht (BGH, Az. III ZR 78/21). Lassen Sie Ihre Vereinbarung anwaltlich prüfen.

Kostenlogik: je Arzt, zzgl. MwSt. und Einrichtung

Die Dubidoc Kosten steigen linear mit der Zahl der Behandler. Ein Rechenbeispiel für eine Gemeinschaftspraxis mit drei Ärzten bei jährlicher Zahlung:

Die Höhe der Einrichtungskosten nennt Dubidoc nicht öffentlich. Lassen Sie sich Einrichtung, Datenübernahme, Hardware, Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist in einem schriftlichen Angebot ausweisen.

Datenschutz und IT-Sicherheit bei Dubidoc

Dubidoc verarbeitet Termin- und Kontaktdaten von Patienten im Auftrag der Praxis. Datenschutzrechtlich bleibt die Praxis Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Sie haftet für die Auswahl eines geeigneten Dienstleisters. Bereits Metadaten des Terminmanagements gelten nach der DSGVO als Gesundheitsdaten und sind damit besonders schützenswert. Für sie gilt Art. 9 DSGVO.

CCC-Fund 2023/24: Umfang, Ursache, Reaktion des Anbieters

Am 16. Februar 2024 berichteten die Zahnärztlichen Mitteilungen über eine Sicherheitslücke bei Dubidoc. Entdeckt hatte sie der Chaos Computer Club. Laut Pressemitteilung von Dubidoc entstand der Fehler bei Wartungsarbeiten am 25. Dezember 2023. Dadurch waren Daten von 963.746 Patienten und deren Termine potenziell zugänglich. Der CCC informierte das Unternehmen am 7. Januar 2024.

Über einen offen zugänglichen PHP Symfony Profiler waren Zugangsdaten für Datenbank und E-Mail sowie Nutzerzugangsdaten im Klartext abrufbar. Zudem war der Datenbank-Server frei aus dem Internet erreichbar. Zusätzlich waren Zugangsdaten von bis zu 324 Praxismitarbeitern potenziell betroffen. Befunde und andere medizinische Daten sind nach Angaben von Dubidoc kein Bestandteil der Software.

Dubidoc bestätigte die Lücke und schloss sie. Der CCC wertete die Begründung des Anbieters als unzureichend. Nach eigenen Angaben überprüfte Dubidoc sein System vollständig und fand weder weitere Lücken noch Hinweise auf Missbrauch.

Der Vorfall zeigt: Eine ISO-27001-Zertifizierung des Rechenzentrums sagt wenig über die Sicherheit der Anwendung selbst aus. Für Ihre Bewertung zählt, welche Maßnahmen Dubidoc seitdem auf Anwendungsebene umgesetzt hat.

Prüfkriterien für Praxisinhaber: AVV, Hosting, Zertifikate

Fordern Sie vor Vertragsabschluss folgende Nachweise schriftlich an:

• [ ] Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit Liste aller Unterauftragsverarbeiter
• [ ] Schriftliche Verpflichtung von Dubidoc und seinen Subunternehmern zur Geheimhaltung nach § 203 StGB
• [ ] Hosting-Standort und Betreiber des Rechenzentrums
• [ ] Zertifizierungen, die die Anwendung selbst betreffen, nicht nur das Rechenzentrum
• [ ] Verschlüsselung der Daten bei Übertragung und Speicherung
• [ ] Ergebnisse externer Penetrationstests seit 2024
• [ ] Meldeprozess und Fristen bei Datenschutzvorfällen
• [ ] Rollen- und Rechtekonzept für Praxismitarbeiter, inklusive Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB gilt auch für Termindaten. Bereits der Besuch bei einer bestimmten Fachrichtung kann Rückschlüsse auf Erkrankungen zulassen. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt es, Geheimnisse gegenüber mitwirkenden Personen zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Nach Abs. 4 macht sich der Arzt jedoch selbst strafbar, wenn er nicht dafür sorgt, dass diese Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Ein IT-Dienstleister wie Dubidoc fällt unter diese Regelung.

Dubidoc Erfahrungen: Für welche Praxen eignet sich die Software?

Unabhängige Dubidoc Erfahrungen von Praxisteams sind öffentlich kaum verfügbar. Auf Softwareportalen wie GetApp oder Capterra fanden sich bei unserer Recherche (Stand November 2026) keine Praxisbewertungen. Verfügbar sind Herstellerreferenzen und Google-Rezensionen, die überwiegend von Patienten stammen.

Herstellerreferenzen vs. unabhängige Bewertungen

Auf der Website zitiert Dubidoc Ärzte aus HNO und Gynäkologie. Die Aussagen betreffen höhere Fallzahlen durch Kontingentplanung, mehr Zeit für das Praxisteam und positive Rückmeldungen von Patienten. Der Anbieter wählt diese Referenzen selbst aus. Sie sind daher nicht repräsentativ.

Google weist für Dubidoc 4,4 von 5 Sternen bei 33 Rezensionen aus (Stand November 2026). Google prüft diese Rezensionen nicht. Die Bewertungen zeigen ein klares Muster:

Zwei Punkte sind für Praxisinhaber relevant. Erstens hängt die Terminverfügbarkeit von der Kontingentkonfiguration der Praxis ab, nicht von der Software. Patienten bewerten diese Einstellung trotzdem als Schwäche von Dubidoc. Zweitens schließt die Verifizierung per Mobilnummer Patienten ohne Handy von der Online-Buchung aus. Diese Patientengruppe muss weiter telefonisch buchen können.

Einsatzszenarien: hohes Terminvolumen, Personalmangel, MVZ-Strukturen

Dubidoc eignet sich besonders für drei Konstellationen:

• Hohes Terminvolumen: Praxen mit vielen planbaren Terminen profitieren von Kontingentplanung, Erinnerungen und No-Show-Auswertung.
• Personalmangel am Empfang: Der Self-Check-in übernimmt Anmeldung und eGK-Einlesen und entlastet die MFA in Stoßzeiten.
• Überweiserstrukturen: Facharztpraxen und MVZ mit vielen Zuweisern nutzen die kostenlose Zuweiser-Funktion.

Weniger geeignet ist Dubidoc für Praxen, die über eine Plattform aktiv Neupatienten gewinnen wollen. Dubidoc bietet keinen eigenen Patientenmarktplatz.

Dubidoc vs. Doctolib und Samedi: Alternativen im Vergleich

Dubidoc, Doctolib und Samedi verfolgen unterschiedliche Modelle. Der Vergleich der Listenpreise allein greift deshalb zu kurz. Doctolib bietet neben seiner Patientenplattform einen eigenständigen Terminplaner für das bestehende PVS an. Seit November 2025 kommt eine eigene All-in-One-Praxissoftware hinzu. Für den Vergleich mit Dubidoc zählen die Terminmanagement-Tarife, nicht das PVS-Komplettpaket.

Tabelle: Modell, Preislogik, Self-Check-in, PVS-Anbindung

Doctolib rechnet pro Arzt und Monat inklusive MwSt. bei Jahresabo ab. Patientenmanagement Light kostet 139 Euro, Patientenmanagement mit KI-Telefonassistent 229 Euro. Das All-in-One-Paket für 475 Euro ersetzt das PVS vollständig und ist daher kein direkter Vergleichsmaßstab. Ein Selbstanmeldeterminal mit eGK-Einlesen war bei Doctolib im März 2026 noch in Planung. Samedi rechnet seine drei Kernpakete Essential, Comfort Praxis und Comfort Praxis Premium mit 59, 99 bzw. 199 Euro pro Arzt und Monat ab. Samedi wirbt mit einer patentierten Verschlüsselungstechnologie, Hosting in Deutschland sowie Zertifizierungen nach ISO 27001 und ISO 9001.

Beachten Sie beim Preisvergleich die unterschiedliche Ausweisung: Dubidoc nennt Nettopreise, die zitierten Doctolib-Preise enthalten die MwSt.

Entscheidungshilfe: Wann welche Lösung passt

• Dubidoc: Sie wollen Terminbuchung und Self-Check-in aus einer Hand, Ihr PVS behalten und die Online-Buchung über die eigene Website steuern.
• Doctolib: Sie wollen über eine bekannte Patientenplattform Neupatienten gewinnen und Ihr bestehendes PVS per Konnektor anbinden. Alternativ planen Sie den Wechsel auf ein cloudbasiertes PVS.
• Samedi: Datensicherheit ist Ihr vorrangiges Auswahlkriterium, und Sie benötigen keinen integrierten Self-Check-in.

Tipp: Vergleichen Sie die Angebote auf Basis Ihrer Behandlerzahl und Ihres PVS. Einrichtung, Datenmigration und Hardware verschieben die Gesamtkosten im ersten Jahr oft stärker als der Monatspreis.

FAQ: Häufige Fragen zu Dubidoc