Doctena: Terminbuchung, Telefonassistenz & Videosprechstunde

Doctena verbindet Online-Terminbuchung, KI-Telefonassistenz und Videosprechstunde in einer Plattform. Damit setzt der Anbieter am Engpass vieler Praxen an: der Erreichbarkeit. Jedes Telefonat bindet MFA-Kapazität, jeder verpasste Anruf kostet im Zweifel einen Termin. Ob Doctena zu Ihrer Praxis passt, entscheiden jedoch weniger die Funktionen als PVS-Anbindung, Preismodell und Datenschutz bei Sprachdaten. Was Doctena in diesen Punkten leistet und wie es gegenüber Doctolib, samedi und CLICKDOC abschneidet, zeigt der Vergleich.

Eine unverbindliche Übersicht passender Softwarelösungen für Terminmanagement und Telefonassistenz erhalten Sie kostenfrei über das nachfolgende Formular.

Angebote einholen

Jetzt kostenlos anfragen!

Wir helfen Ihnen gerne

Christoph Bartram & Marvin Schön, Geschäftsführung

Bekannt aus

Presseberichte über Medizinio auf der Seite Über uns

Was ist Doctena? Anbieter und Portfolio im Überblick

Doctena ist ein Softwareanbieter für Terminmanagement in Arzt- und Therapiepraxen. Er kombiniert eine Patientenplattform mit einem Online-Praxiskalender. Das Geschäftsmodell ist zweiseitig: Patienten buchen über das Portal, Praxen zahlen für die Verwaltungssoftware. In einer Selbstdeklaration gegenüber der FMH beschrieb Doctena das Modell so: Der Arzt bezahlt ein monatliches Abo für die Software.

Unternehmensprofil: Doctena im Steckbrief 

Unternehmensname (offiziell)

Doctena S.A.; in Deutschland trat zuletzt die Doctena Germany GmbH auf (Stand: KBV-Liste März 2025)

Website

doctena.com (Praxen), doctena.de (Patientenportal Deutschland)

Gründungsjahr

2013 in Luxemburg, gegründet von Patrick Kersten, Alain Fontaine und Marc Molitor. Die deutsche Wurzel ist Doxter, gegründet 2012 und 2016 von Doctena übernommen.

Hauptsitz

Luxemburg-Stadt, Luxemburg

Rechtsform

Aktiengesellschaft luxemburgischen Rechts (Société anonyme), nicht börsennotiert

Beteiligungsstruktur

Privat gehalten; im September 2018 sammelte Doctena rund 8 Mio. € von privaten Investoren ein

Geschäftsführung/CEO

Alain Fontaine, CEO seit 1. September 2020 und zuvor CIO (Stand 2026). Gründer Patrick Kersten übergab den CEO-Posten 2020 und blieb im Verwaltungsrat.

Märkte

Österreich, Luxemburg, Belgien, Deutschland, Schweiz, Niederlande

Nutzung

Mehr als 10.000 aktive Gesundheitsfachkräfte und rund 1,5 Mio. Buchungen pro Monat, alle Märkte zusammen (Stand 2026)

Übernahmen

DocBook (Belgien), Doxter (Deutschland, 2016), terminland.de (Deutschland, 2017), Sanmax (Belgien, 2017)

Zertifizierung

ISO 27001 (Herstellerangabe)

Produkte/Module

Online-Agenda, Patientenportal mit App, Website-Plugin, Doctena Virtual Assistant (KI-Telefonassistenz), Teleconsultation (Videosprechstunde)

Preise Deutschland

Ab 36 €/Monat (Ärzte, Basic); Virtual Assistant +89 €/Monat

KBV-Zertifizierung Videosprechstunde

Nicht gelistet (Stand 24.08.2026)

Doctena GmbH: Herkunft, Märkte, Präsenz in Deutschland

Doctena wurde 2013 in Luxemburg gegründet. Die Muttergesellschaft firmiert als Doctena S.A. mit Sitz in Luxemburg-Stadt. Für den deutschen Markt trat zuletzt die Doctena Germany GmbH auf. Die KBV führte sie im März 2025 in ihrer Liste zertifizierter Videodienstanbieter.

Doctena gibt an, in sechs Ländern aktiv zu sein: Österreich, Luxemburg, Belgien, Deutschland, Schweiz und Niederlande. Der Anbieter nennt mehr als 10.000 aktive Gesundheitsfachkräfte und rund 1,5 Millionen Buchungen pro Monat. Diese Zahlen gelten für alle Märkte; eine separate Kennzahl für Deutschland veröffentlicht Doctena nicht.

Übernahmen und Produkthistorie, u. a. Terminland

Doctena wuchs in Deutschland vor allem durch Zukäufe. Im Herbst 2016 übernahm das Unternehmen Doxter, damals deutscher Marktführer. Im ersten Halbjahr 2017 folgten terminland.de aus Deutschland und Sanmax aus Belgien.

Für Praxisinhaber ist diese Historie relevant. Praxen, die früher Doxter oder Terminland nutzten, sind möglicherweise bereits auf Doctena migriert. Das erklärt einen Teil der Patientenanfragen zu Doctena-Benachrichtigungen – obwohl die Praxis nie aktiv zu Doctena gewechselt hat.

Leistungsmodule auf einen Blick

Online-Terminbuchung: Wie funktioniert Doctena in der Praxis?

Die Doctena-Terminbuchung verknüpft den internen Praxiskalender mit dem öffentlichen Buchungsportal. Patienten sehen nur die Slots, die Sie für die Online-Buchung freigeben. Telefonisch oder am Tresen vergebene Termine laufen im selben Kalender.

Online-Kalender (Agenda), Buchungsregeln und Terminarten

Doctena erlaubt es, Konsultationsarten, Dauer und Buchungsregeln je Behandler festzulegen. Für Gruppenpraxen verwaltet der Anbieter zwei bis über 100 Behandler mit zentralem Reporting. Ab dem Smart-Paket enthält Doctena laut Preisseite für Deutschland Buchungs- und Triage-Regeln, Zugänge für Sekretariat oder Telesekretariat sowie eine Synchronisation mit Google- und Outlook-Kalendern. Premium ergänzt Mehrplatzzugriff, Multi-Standort-Verwaltung und eine erweiterte Ressourcenplanung für Räume, Assistenz und Geräte.

Für MVZ und Berufsausübungsgemeinschaften ist vor allem die Ressourcenplanung entscheidend: Ein Termin bindet häufig Arzt, Raum und Gerät gleichzeitig.

Website-Plugin und Arztprofil auf doctena.de

Doctena bietet zwei Buchungswege. Bereits das Basic-Paket enthält einen in die Praxis-Website integrierten Online-Kalender. Ein vollständiges Profil auf doctena.de mit Google-Referenzierung gibt es erst ab dem Smart-Paket.

Das Plugin hält Patienten auf Ihrer eigenen Domain. Das Profil auf doctena.de erhöht dagegen die Reichweite bei Patienten, die gezielt nach Fachrichtung und Ort suchen. Laut Hersteller ist das Profil nach Fachrichtung, Standort und Sprache durchsuchbar. Patienten sehen freie Termine in Echtzeit.

Erinnerungen, Absagen und Ausfallmanagement

Nach der Buchung verschickt Doctena automatische Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail und SMS. Der Hersteller beziffert den Effekt mit 70 Prozent weniger No-Shows. Diese Angabe ist eine Herstellerzahl ohne unabhängige Prüfung. Unabhängige Studiendaten zum Zusammenhang zwischen Online-Buchung und Termintreue finden Sie im Beitrag zur digitalen Patientenkommunikation in der Arztpraxis. 

Rechtlich gilt dabei: Nach Auffassung der Berliner Datenschutzbeauftragten gehen Terminerinnerungen über die reine Terminverwaltung hinaus. Sie erfordern eine Einwilligung der Patienten. Zudem müssen Sie Patienten transparent machen, dass ein externer Dienstleister Ihre Termine verwaltet.

Relevanter für die Auslastung ist die Nachbesetzung freier Slots. Wird ein Termin frei, zeigt Doctena ihn Patienten mit kurzfristigem Terminwunsch an. Zusätzlich benachrichtigt das System Patienten mit einem späteren Termin. So füllen sich Lücken, ohne dass Ihr Team Patienten einzeln anrufen muss.

Patientenseite: Doctena-Konto, App und Benachrichtigungen

Für Patienten ist die Buchung niedrigschwellig. Laut Hersteller ist für die Buchung kein Konto erforderlich. Gebucht wird online, per App oder über den Virtual Assistant. Im Test von 2021 war ein Nutzerkonto in den Apps allerdings zwingend, auf der Website freiwillig. Mit einem kostenlosen Doctena-Konto verwalten Patienten ihre Termine und sehen ihre Terminhistorie.

Ein häufiger Anlass für Rückfragen in Ihrer Praxis: Patienten erhalten Doctena-Nachrichten, ohne Doctena bewusst genutzt zu haben. Stiftung Warentest stellte fest: Tester von Doctolib, Doctena und Samedi erhielten Erinnerungen per SMS oder Mail auch für Termine, die sie nicht über diese Dienste gebucht hatten. Der Grund: Die Praxis nutzt den Kalender des Anbieters. Informieren Sie Patienten deshalb aktiv, über welchen Dienst Erinnerungen kommen.

KI-Telefonassistenz: Der Doctena Virtual Assistant

Der Doctena Virtual Assistant (DVA) ist ein Sprachassistent für eingehende Praxisanrufe. Er bucht Termine direkt in die Doctena-Agenda. Der Hersteller beschreibt ihn als KI-Telesekretariat: Der Assistent beantwortet Anrufe, bucht Termine und fängt Überlaufanrufe ab, auch wenn die Praxis geschlossen ist.

Anrufannahme rund um die Uhr: buchen, absagen, verschieben

Laut Hersteller erkennt der Assistent das Anliegen des Anrufers und bucht Termine im Kalender. Er beantwortet Standardfragen etwa zu Öffnungszeiten oder Vorbereitung, stellt bei Bedarf Rückfragen und leitet Anrufe an das Team weiter. Die Aktivierung soll flexibel sein: dauerhaft, nur außerhalb der Sprechzeiten, zu Stoßzeiten oder nach einer festgelegten Zahl von Klingeltönen.

Für mehrsprachige Patientenklientel relevant: Doctena nennt eine automatische Spracherkennung mit Antworten auf Französisch, Niederländisch, Deutsch und Englisch. Nach jedem Anruf erhält die Praxis laut Hersteller eine Zusammenfassung. Sie enthält Anliegen, ergriffene Maßnahme und offenen Handlungsbedarf, etwa bei Rezeptwünschen oder Absagen.

Weiterleitung an das Praxisteam und Grenzen (keine medizinische Ersteinschätzung)

Der DVA ersetzt keine Triage. Laut Hersteller trifft der Assistent keine medizinischen Entscheidungen. Er folgt ausschließlich den Regeln, die die Praxis festlegt – etwa zur Abfrage des Konsultationsgrunds, zur Zuordnung der Terminart oder zum internen Notfallprotokoll.

Die Verantwortung für die Dringlichkeitsbewertung bleibt damit bei Ihnen. Hinterlegen Sie klare Schlüsselwörter für Akutfälle (Brustschmerz, Atemnot, Lähmungserscheinungen). Legen Sie fest, ob der Assistent auf 112 verweist oder an eine Durchwahl weiterleitet. Unpräzise Regeln verlagern das Risiko auf die Praxis.

Entlastung der MFA: Telefonaufkommen und Erreichbarkeit

Die Telefonlast deutscher Praxen ist erheblich. Laut Doctolib verbringt eine Arztpraxis in Deutschland durchschnittlich 45 Stunden im Monat mit Telefonaten (Pressemitteilung zur Übernahme von Aaron.ai, Mai 2024). In der Grippesaison sind es bis zu 20 Prozent mehr.

Doctena gibt an, dass der Virtual Assistant bis zu 80 Prozent der eingehenden Anrufe automatisch bearbeitet. Ob dieser Wert in Ihrer Praxis erreichbar ist, hängt vom Anrufmix ab. Terminvergabe und Absagen lassen sich gut automatisieren, Befundrückfragen und Akutanliegen nicht. Ein Probebetrieb außerhalb der Sprechzeiten liefert belastbarere Daten als die Herstellerquote.

Doctena Videosprechstunde

Doctena bietet ein Videosprechstunden-Modul im Premium-Paket an. Für Vertragsärzte entscheidet jedoch nicht die technische Verfügbarkeit über die Abrechenbarkeit, sondern die Zertifizierung.

Zertifizierung als Videodienstanbieter nach Anlage 31b BMV-Ä

Für die Videosprechstunde ist ein zertifizierter Videodienst nach § 5 Abs. 2 der Anlage 31b BMV-Ä erforderlich. Die KBV veröffentlicht die Liste der zertifizierten Anbieter.

Hier liegt der entscheidende Befund dieses Vergleichs. In der KBV-Liste mit Stand 28.03.2025 war die Doctena-Videosprechstunde der Doctena Germany GmbH noch aufgeführt, mit Zertifikaten gültig bis 03.05.2025. In der aktuellen KBV-Liste mit Stand 24.08.2026 ist Doctena nicht mehr enthalten. Gelistet sind dort unter anderem die Videosprechstunden von Doctolib, samedi und CLICKDOC.

Tipp: Lassen Sie sich vor Vertragsabschluss die aktuelle Zertifikatsbescheinigung vorlegen. Ohne gültiges Zertifikat ist das Doctena-Videomodul für GKV-Leistungen nicht nutzbar.

Abrechnung der Videosprechstunde im EBM

Videosprechstunden-Leistungen dürfen Sie erst abrechnen, wenn Sie Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung die Nutzung eines zertifizierten Videodienstanbieters nach Anlage 31b BMV-Ä angezeigt haben. In einigen KV-Regionen ist diese Anzeigepflicht derzeit ausgesetzt. Der Anbieter muss zudem eine durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleisten.

Für Doctena bedeutet das nach aktuellem Stand: Videokontakte mit GKV-Versicherten lassen sich über das Doctena-Modul nicht EBM-konform abrechnen. Die Anlage 31b BMV-Ä regelt die vertragsärztliche Versorgung. Für privatärztliche Videosprechstunden schreibt sie keine Zertifizierung vor. Die Anforderungen aus DSGVO und ärztlicher Schweigepflicht gelten dennoch. Wer Videosprechstunden überwiegend für GKV-Patienten anbietet, benötigt einen zertifizierten Zusatzdienst oder einen anderen Anbieter.

PVS-Anbindung und Datenschutz

Die PVS-Anbindung entscheidet, ob Doctena Arbeit spart oder Doppelerfassung erzeugt. Ohne Rückkanal muss Ihr Team Online-Buchungen manuell ins Praxisverwaltungssystem übertragen.

Schnittstelle: Export/Import oder bidirektionale Integration?

Doctena gibt an, mit über 25 Praxisverwaltungssystemen integriert zu sein. Termine, Verfügbarkeiten und Patientendaten sollen in Echtzeit zwischen den Systemen synchronisiert werden, während das PVS voll in Betrieb bleibt. Eine öffentliche Liste der in Deutschland angebundenen PVS hat Doctena nicht veröffentlicht. Die erweiterte Synchronisation mit Kalendern und Software ist laut Preisseite dem Premium-Paket vorbehalten.

Tipp: Fragen Sie konkret nach Ihrem PVS: Liest Doctena Patientenstammdaten aus dem PVS? Schreibt Doctena Termine zurück? Wer pflegt die Schnittstelle bei PVS-Updates?

DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort

Nach Einschätzung der Berliner Datenschutzbeauftragten dürfen Arztpraxen ein Terminverwaltungsunternehmen als Auftragsverarbeiter einsetzen. Dafür benötigen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Zudem müssen Sie Patienten in Ihrer Datenschutzinformation über den Einsatz informieren.

Doctena gibt an, DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert zu sein. In einer Selbstdeklaration von 2020 nannte Doctena Deutschland als Standort des Datenservers. Diese Angabe ist älter. Lassen Sie sich den aktuellen Serverstandort im AV-Vertrag bestätigen.

Besonderheit Telefonassistenz: Verarbeitung von Sprachdaten

Ein KI-Telefonassistent verarbeitet Gesundheitsdaten in einer zusätzlichen Form: Stimme, Transkript und Anrufzusammenfassung. Patienten nennen am Telefon häufig Beschwerden, Diagnosen oder Medikamente. Für den Virtual Assistant nennt Doctena nach eigenen Angaben eine europäische Hosting-Infrastruktur und verschlüsselte Verbindungen.

Klären Sie vor dem Einsatz drei Punkte: Wie lange werden Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert? Sind Subdienstleister für Spracherkennung eingebunden? Werden Anrufer zu Gesprächsbeginn über die KI-Verarbeitung informiert?

Doctena Kosten und Preismodell

Doctena veröffentlicht für Deutschland ein gestaffeltes Preismodell. Ärzte und Gesundheitsfachberufe zahlen getrennte Tarife. Die Telefonassistenz berechnet Doctena als Add-on zusätzlich.

Preise je Modul

Die Preisseite nennt weder einen Hinweis zur Umsatzsteuer noch die Bezugsgröße. Offen bleibt also, ob der Preis pro Behandler oder pro Praxis gilt. Für eine Gemeinschaftspraxis mit fünf Ärzten ändert diese Frage die Monatskosten um den Faktor fünf.

Vertragslaufzeit, Kündigung und Einrichtungsaufwand

Doctena wirbt mit jederzeitiger Kündbarkeit. Für den Virtual Assistant fallen laut Hersteller im Einführungsangebot keine Installationsgebühren an. Onboarding und Einrichtung erfolgen begleitet.

Rechnen Sie den Virtual Assistant gegen Ihr reales Anrufvolumen. Beispielrechnung (Annahme: zwei Minuten pro Anruf): Die 100 Inklusivminuten decken rund 50 Anrufe im Monat ab. Eine Praxis mit 30 automatisiert bearbeiteten Anrufen pro Tag liegt deutlich darüber. Dann bestimmen die Minutenkosten die Wirtschaftlichkeit.

Doctena Erfahrungen und Alternativen im Vergleich

Unabhängige Erfahrungswerte zu Doctena in Deutschland sind dünn. Die einzige systematische Prüfung durch Stiftung Warentest liegt mehrere Jahre zurück. Plattformbewertungen stammen überwiegend von Patienten.

Bewertungen: Trustpilot und Stiftung Warentest

Stiftung Warentest prüfte in Ausgabe 01/2021 sieben Arzttermin-Portale, darunter Doctena, Doctolib, Dr. Flex, Jameda und Samedi. Doctena erhielt beim Basisschutz persönlicher Daten die Note befriedigend (3,3). Die Terminvereinbarung bewerteten die Tester als hilfreich, Terminkonflikte erkannte das Portal nicht. Zum Vergleich: Arzttermine.de erhielt 3,0, Doctolib 3,6 und Samedi 3,7. Ein neuerer Test der Stiftung Warentest zu Arzttermin-Portalen liegt nicht vor (Recherchestand: November 2026).

Auf Trustpilot dominieren Patientenbewertungen zur Buchungserfahrung. Doctena hat dort auf 63 Prozent der negativen Bewertungen geantwortet, meist innerhalb einer Woche (Stand: November 2026). Für die Bewertung als Praxissoftware sind diese Stimmen nur begrenzt aussagekräftig.

Doctena Erfahrungen auf Google: Was Patienten und Praxen berichten

Das Google-Unternehmensprofil von Doctena weist 4,8 von 5 Sternen bei 793 Rezensionen aus (Stand: November 2026). Google prüft diese Rezensionen nicht. Die meisten Bewertungen sind sechs bis acht Jahre alt und stammen aus der Zeit kurz nach den Übernahmen von Doxter und Terminland. Für die aktuelle Produktqualität sind sie deshalb nur eingeschränkt aussagekräftig.

Patienten loben vor allem drei Punkte: die Buchung außerhalb der Sprechzeiten, den Wegfall von Telefon-Warteschleifen und die Erinnerungen per SMS oder E-Mail. Mehrere Rezensenten betonen zudem, dass die Online-Buchung das Praxisteam am Telefon entlastet. Einige erhielten über die Warteliste einen früheren Termin.

Kritik von Patienten betrifft vor allem die Abstimmung zwischen Portal und Praxis. Einzelne Rezensenten berichten von abweichenden Terminbestätigungen und von Terminvorschlägen, die die Praxis anschließend nicht bestätigte. Weitere Punkte sind teils englischsprachige Oberflächen, ein App-Fehler beim Akzeptieren der AGB und offene Fragen zur Datenspeicherung.

Für Praxisinhaber aufschlussreicher sind die wenigen Bewertungen aus Anbietersicht. Sie fallen deutlich kritischer aus als die Patientenstimmen:

Doctena hat auf einen Teil der kritischen Rezensionen öffentlich geantwortet. Die Kritikpunkte sind Einzelstimmen und nicht repräsentativ. Sie decken sich aber mit den Prüffragen dieses Vergleichs. Klären Sie vor Vertragsabschluss, welche Leistungen im Paketpreis enthalten sind, welche Support-Zeiten gelten und wie Preisanpassungen vertraglich geregelt sind.

Typische Kritikpunkte aus Praxis- und Patientensicht

Aus Praxissicht ergeben sich vier Prüfpunkte:

• Videosprechstunde: Das Modul ist nach aktueller KBV-Liste nicht zertifiziert und damit für GKV-Leistungen nicht abrechenbar.
• PVS-Transparenz: Doctena nennt keine öffentliche Liste deutscher PVS-Partner. Die Integrationstiefe müssen Sie im Einzelfall erfragen.
• Datenschutz-Historie: Die Note 3,3 von 2021 ist veraltet. Ohne neueren unabhängigen Test fehlt jedoch ein aktueller Gegenbeleg.
• Vertragskonditionen und Support: Einzelne Praxisbewertungen auf Google kritisieren Zusatzkosten, Preiserhöhungen und die Support-Qualität. Die Stimmen sind überwiegend älter, als Prüfpunkt vor Vertragsabschluss aber relevant.

Aus Patientensicht führt vor allem die SMS- und Mail-Kommunikation zu Rückfragen, wenn Patienten Doctena nicht als Dienst der Praxis erkennen.

Doctolib, samedi, CLICKDOC, jameda

Doctolib führt einen KI-Telefonassistenten als Kernprodukt; Praxen organisieren damit Termine telefonisch. Für samedi wird ein KI-VoiceBot für die Praxishotline angeboten, der an samedi angebunden ist. Laut Broschüre kostet er ab 149 € (Stand 2024).

Doctena positioniert sich damit als günstiger Einstieg mit integrierter Telefonassistenz. Wer jedoch Videosprechstunden mit GKV-Abrechnung benötigt, findet bei den Wettbewerbern derzeit die vollständigere Lösung.

FAQ: Häufige Fragen zu Doctena