Mediform im Überblick: MediVoice, MediChat & PVS-Anbindung

Mediform verspricht Arztpraxen, Telefonate, Terminvergabe und Rezeptanfragen per KI zu automatisieren. Für Praxisinhaber zählt jedoch weniger das Versprechen als die Umsetzung im eigenen Betrieb. Bucht der KI-Telefonassistent MediVoice Termine tatsächlich direkt im PVS, oder landet die Arbeit doch wieder am Empfang? Hält die Datenverarbeitung den Anforderungen von DSGVO und ärztlicher Schweigepflicht stand? Und rechnet sich das nutzungsabhängige Preismodell gegenüber der Arbeitszeit Ihrer MFA? Wie MediVoice und die Online-Rezeption MediChat funktionieren, welche Praxissoftware Mediform anbindet und für welche Praxen sich der Einsatz lohnt – der Überblick zeigt es.

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Was ist Mediform? Der Anbieter im Steckbrief

Mediform ist ein deutscher Softwareanbieter, der administrative Patientenkommunikation in Arztpraxen per KI automatisiert. Im Zentrum stehen zwei Produkte: der KI-Telefonassistent MediVoice und die Online-Rezeption MediChat. Beide greifen auf dieselben Praxisregeln zu. Je nach Schnittstelle schreiben sie direkt in das Praxisverwaltungssystem (PVS).

Steckbrief Mediform GmbH 

Unternehmensname (offiziell)

Mediform GmbH

Website

mediform.io

Gründungsjahr

2022, als Spin-off der Innoopract Informationssysteme GmbH (Karlsruhe)

Gründer

Jochen Krause, Daniel Kämmerer

Hauptsitz

Lammstraße 21, 76133 Karlsruhe, Deutschland

Rechtsform

GmbH, Amtsgericht Mannheim, HRB 744078

Geschäftsführung

Jochen Krause, Bodo Windmöller (Stand: Impressum, November 2026)

Mitarbeiterzahl

11–50 (Größenangabe im LinkedIn-Unternehmensprofil, Stand November 2026)

Finanzierung

über 3 Mio. € Gesamtkapital, davon 1,5 Mio. € im Mai 2025 (Investoren nicht öffentlich genannt)

Produkte

MediVoice (KI-Telefonassistent), MediChat (Online-Rezeption), Praxiskalender, Digitale Anamnese

Märkte

Deutschland, Österreich, Schweiz

Sicherheitsnachweis

BSI-C5-Testat (Typ nicht ausgewiesen), Hosting in Frankfurt am Main (laut Hersteller)

Nutzer

über 1.000 Ärztinnen und Ärzte (Herstellerangabe)

Mediform GmbH: Sitz in Karlsruhe, ausschließlich im Gesundheitswesen tätig

Die Mediform GmbH wurde 2022 als Ausgründung der Innoopract Informationssysteme GmbH gegründet. Innoopract entwickelt seit über zwanzig Jahren sicherheitskritische Software für das Gesundheits- und Finanzwesen. Gründer sind Jochen Krause und Daniel Kämmerer. Laut Impressum der Gesellschaft sitzt das Unternehmen in Karlsruhe und ist beim Amtsgericht Mannheim eingetragen. Die Geschäftsführung bilden Jochen Krause und Bodo Windmöller.

Im Mai 2025 sammelte Mediform weitere 1,5 Millionen Euro ein. Damals meldete das Unternehmen ein monatliches Kundenwachstum von rund 20 Prozent. Das Gesamtkapital stieg auf über 3 Millionen Euro. Nach eigener Aussage ist Mediform ausschließlich im Gesundheitswesen tätig.

Produktportfolio

Das Portfolio deckt die beiden Kontaktkanäle ab, über die Patienten eine Praxis erreichen: Telefon und Website.

Marktgebiet DACH und Zielgruppen: Einzelpraxis, MVZ, Klinik

Mediform vertreibt seine Produkte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Für die PVS aller drei Länder bietet der Anbieter eigene Integrationen. Als Zielgruppen nennt Mediform Einzel- und Gemeinschaftspraxen, Medizinische Versorgungszentren sowie Kliniken. Fachlich spezialisiert sich das Unternehmen auf Allgemeinmedizin, Augenheilkunde, Innere Medizin, Kinder- und Jugendmedizin, Orthopädie und Radiologie.

MediVoice: Wie arbeitet der KI-Telefonassistent von Mediform?

MediVoice ersetzt die klassische Bandansage durch einen Sprachdialog. Der Assistent nimmt Anrufe parallel auf mehreren Leitungen an und erkennt das Anliegen. Er erledigt es im Gespräch oder übergibt es strukturiert an das Praxisteam.

Aufgaben: Terminvergabe, Rezeptanfragen, Standardauskünfte

Laut Hersteller bucht, verschiebt und storniert MediVoice Termine direkt im Praxiskalender. Der Assistent nimmt Rezeptwünsche auf und beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt oder zuständigen Ärzten. Rezeptanfragen bereitet das System zur ärztlichen Freigabe vor. Die Verordnungsentscheidung bleibt damit beim Arzt.

Für den Praxisertrag ist ein Detail relevant: Telefonisch abgesagte Termine stellt MediVoice sofort wieder zur Buchung frei. Freie Slots gehen dadurch seltener verloren. Das stabilisiert die Auslastung und entlastet das Terminmanagement in der Arztpraxis, gerade bei langen Wartezeiten. 

Gesprächsführung: Spracherkennung, Dialekte, Mehrsprachigkeit

MediVoice wandelt gesprochene Sprache per Spracherkennung in Text um, interpretiert das Anliegen und antwortet in Echtzeit. Laut Mediform versteht der Assistent Dialekte und mehr als 20 Sprachen. Er reagiert situativ auf Unterbrechungen, Pausen und Nachfragen. Starre Menüs („Drücken Sie die 1“) entfallen.

Für Praxen mit hohem Anteil nicht deutschsprachiger Patienten ist die Mehrsprachigkeit ein konkreter Vorteil. Prüfen Sie im Testanruf, wie zuverlässig der Assistent Namen, Geburtsdaten und Medikamentennamen erfasst. Bei diesen Daten führen Erkennungsfehler zu Nacharbeit.

Notfallerkennung und Weiterleitung an das Praxisteam

Laut Hersteller erkennt MediVoice medizinische Notfälle und leitet sie sofort weiter. Diese Funktion entbindet die Praxis nicht von ihrer Organisationsverantwortung, deren Verletzung als Organisationsverschulden eine Arzthaftung begründen kann. Ein KI-System trifft keine ärztliche Dringlichkeitseinschätzung.

Haftungsrisiko: Legen Sie vor dem Start schriftlich fest, bei welchen Schlüsselbegriffen der Assistent an eine Person weiterleitet. Definieren Sie außerdem eine Ansage, die außerhalb der Sprechzeiten auf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 verweist. Testen Sie diese Pfade vor dem Echtbetrieb.

Herstellerangaben einordnen: 90 % Autonomie, 3 h Zeitersparnis

Laut Mediform erledigt MediVoice bis zu 90 Prozent der Routineanliegen autonom. Praxen sollen täglich bis zu drei Stunden Telefonzeit sparen. Die Zeitersparnis bezieht der Hersteller auf Durchschnittswerte einer Praxis mit zwei Ärzten. Unabhängige Studien zu diesen Kennzahlen liegen nicht vor.

In einer früheren Unternehmensbeschreibung war noch von bis zu 80 Prozent autonom bearbeiteter Anrufe die Rede. Verlässlicher als jede Pauschalzahl ist Ihre eigene Messung. Erfassen Sie vor der Einführung das Anrufaufkommen und die Rückrufquote. Vergleichen Sie beide Werte nach vier Wochen Betrieb.

MediChat: Online-Rezeption auf der Praxis-Website

MediChat überträgt die Logik von MediVoice auf die Praxis-Website. Patienten klären ihre Anliegen im Chat statt am Telefon, rund um die Uhr und ohne Warteschleife. Diese zeitunabhängige Erreichbarkeit ist ein Kernziel der digitalen Kommunikation mit Patienten. 

Funktionen: Online-Terminbuchung, Rezept- und Überweisungswünsche

MediChat kombiniert KI mit Klick-Optionen und versteht auch freie Texteingaben. Der Chat bucht, verschiebt und storniert Termine im Online-Praxiskalender. Rezept- und Überweisungswünsche erfasst er strukturiert. Zusätzlich beantwortet MediChat allgemeine Fragen, etwa zu Sprechzeiten oder Parkmöglichkeiten.

MediChat nutzt dieselben Praxisregeln wie MediVoice. Terminregeln, Behandlungsarten und Vorlaufzeiten pflegt Ihr Team nur einmal. Beide Kanäle greifen darauf zu.

Abgrenzung zu Formularportalen und klassischen Bestellsystemen

Viele Online-Rezeptionen sind Formularportale. Der Patient füllt ein Formular aus, das MFA anschließend manuell ins PVS übertragen. MediChat soll das Anliegen dagegen im Dialog abschließend erledigen. Im Team entsteht so keine Nacharbeit.

Diese Aussage gilt nicht für jede Praxissoftware gleichermaßen. Laut eigener FAQ synchronisiert MediChat Termine je nach PVS-Schnittstelle direkt oder bereitet sie nur strukturiert für das Team auf. Im zweiten Fall bleibt ein manueller Übertrag, wenn auch ohne E-Mail-Chaos. Klären Sie diesen Punkt für Ihr konkretes PVS vor Vertragsabschluss.

Weitere Module: Praxiskalender und Digitale Anamnese

Der Mediform-Praxiskalender richtet sich an Praxen, deren PVS kein geeignetes Terminmodul bietet. Ein Referenzkunde aus der Gastroenterologie nutzt die Digitale Anamnese von Mediform bereits länger. Später hat er den Praxiskalender ergänzt. Mit Anamnese, Kalender, Telefon und Chat deckt Mediform die gesamte Strecke vom Erstkontakt bis zur digitalen Patientenaufnahme ab.

PVS-Anbindung und Telefonie: Wie tief integriert sich Mediform?

Die PVS-Anbindung entscheidet über den tatsächlichen Nutzen eines KI-Telefonassistenten. Ein Assistent, der Anliegen nur protokolliert, verlagert Arbeit. Ein Assistent, der im PVS liest und schreibt, nimmt sie ab.

Unterstützte Systeme

Mediform gibt an, über 20 Integrationen in drei Ländern anzubieten. Davon entfallen mehr als 15 auf PVS in Deutschland.

Die Liste umfasst neben PVS auch RIS (medavis) und reine Terminsysteme (Samedi, eTermin, Terminiko). T2Med nennt Mediform in seiner FAQ, führt es aber nicht in der Integrationsübersicht.

Bidirektionale Integration vs. strukturierte Übergabe je System

Für MediVoice beschreibt Mediform eine bidirektionale Kommunikation: Der Assistent liest und schreibt direkt in der Praxissoftware. Konkret prüft MediVoice freie Slots im PVS-Kalender in Echtzeit. Den gebuchten Termin trägt er dort ein, ohne Export-Import-Schleife.

Ob diese Tiefe für Ihr System gilt, hängt von der Schnittstelle des PVS-Herstellers ab. Eigene Detailseiten bietet Mediform bislang nur für Eterno, medatixx, Medical Office und tomedo.

Tipp: Fragen Sie konkret nach: „Bucht MediVoice in unserem PVS-Kalender, oder landet der Termin in einer Liste, die wir übertragen?“ Lassen Sie sich die Antwort im Live-Test mit Ihrem System zeigen.

Integrationspartner: medatixx, Medical Office, tomedo, Eterno

Bei vier Herstellern geht die Zusammenarbeit über eine reine Schnittstelle hinaus. medatixx führt Mediform mit MediChat und MediVoice als Partner in seinem HealthHub, neben Anbietern wie samedi und Simpleprax. Laut Mediform erledigt MediVoice Termine und Rezepte direkt in medatixx.

An Medical Office bindet Mediform MediVoice über die TerMed-Schnittstelle der Facharzt-Sofort-GmbH an. Der Assistent bucht dort Termine in Echtzeit und erkennt Bestandspatienten an der Telefonnummer. Rezeptbestellungen legt er direkt in der Karteikarte an. Für tomedo und die Cloud-Praxissoftware Eterno bestehen eigene Integrationsseiten. Für Nutzer dieser vier Systeme ist die Anbindung am weitesten dokumentiert.

Technische Voraussetzungen: Anbindung der Praxis-Telefonanlage

MediVoice benötigt neben dem PVS-Zugriff einen Zugang zur Praxistelefonie. Mediform stellt dafür Einrichtungsanleitungen für die Anbindung von Telefonanlagen per SIP-Trunk bereit. Seit Oktober 2024 kooperiert Mediform zudem mit reventix, einem Berliner Anbieter von Cloud-Telefonanlagen.

Klären Sie vorab, ob Ihre Telefonanlage SIP-Trunks unterstützt oder ob eine Rufumleitung genügt. Ältere ISDN-basierte Anlagen erfordern häufig einen Austausch. Diese Kosten gehören in die Wirtschaftlichkeitsrechnung.

Datenschutz und Compliance: Was Praxisinhaber prüfen müssen

Ein KI-Telefonassistent verarbeitet Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Die Verantwortung für diese Verarbeitung bleibt bei der Praxis. Drei Rechtsbereiche greifen dabei ineinander: Sozialrecht, Datenschutzrecht und Strafrecht.

BSI-C5-Testat, Serverstandort Deutschland/EU, Verschlüsselung

Für Cloud-Dienste in der vertragsärztlichen Versorgung ist das C5-Testat keine freiwillige Auszeichnung. Nach § 393 SGB V ist der BSI-C5-Katalog im Gesundheitswesen verpflichtend. Seit dem 1. Juli 2025 verlangt der Gesetzgeber ein C5-Typ-2-Testat. Ein Typ-2-Testat bestätigt nicht nur die Konzeption der Kontrollen, sondern deren tatsächliche Wirksamkeit im Betrieb. Mit dem C5:2026 hat das BSI den Kriterienkatalog zudem verschärft. Cloud-Anbieter müssen fristgerecht auf den neuen Katalog umstellen.

Laut Mediform liegt ein BSI-C5-Testat vor. Sensible Daten anonymisiert das System bereits während der KI-Verarbeitung. Verarbeitet werden die Daten laut Hersteller ausschließlich in Rechenzentren in Frankfurt am Main. Den Testat-Typ nennt die Website nicht.

Haftungsrisiko: Lassen Sie sich vor Vertragsschluss das aktuelle C5-Testat vorlegen. Prüfen Sie, ob es sich um ein Typ-2-Testat handelt und welche Katalogversion zugrunde liegt. Ein Typ-1-Testat erfüllt die Anforderungen des § 393 SGB V seit Juli 2025 nicht mehr.

AVV nach Art. 28 DSGVO und Schweigepflicht (§ 203 StGB)

Die Praxis beauftragt Mediform als Auftragsverarbeiter. Dafür ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Mediform stellt diesen nach eigenen Angaben zum Start bereit. Prüfen Sie darin vor allem die Liste der Unterauftragsverarbeiter, etwa für Spracherkennung und Sprachmodelle.

§ 203 StGB stellt die Offenbarung von Patientengeheimnissen unter Strafe. Abs. 3 erlaubt die Offenbarung an mitwirkende Personen wie IT-Dienstleister, soweit sie erforderlich ist. Abs. 4 verpflichtet den Arzt jedoch, diese Dienstleister zur Geheimhaltung zu verpflichten. Achten Sie darauf, dass der Vertrag eine ausdrückliche Verschwiegenheitsklausel nach § 203 StGB enthält.

Transparenzpflicht gegenüber Patienten nach KI-Verordnung

Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Art. 50 der KI-Verordnung. Der Digital Omnibus hat diese Pflichten nicht verschoben, sondern nur die Fristen für Hochrisiko-KI. Art. 50 Abs. 1 verpflichtet Anbieter von KI-Systemen mit direkter Interaktion: Betroffene müssen den KI-Einsatz erkennen können.

Für MediVoice liegt diese Pflicht damit primär bei Mediform. Nach eigener Darstellung stellt sich der Assistent zu Beginn des Gesprächs als digitale Assistenz vor. Prüfen Sie trotzdem die Begrüßungsansage und das Chatfenster vor dem Start. Eine Personalisierung mit menschlichem Vornamen darf den Hinweis nicht verdecken.

Was kostet Mediform? Preismodell und Wirtschaftlichkeit

Mediform rechnet MediVoice nutzungsabhängig ab, MediChat pauschal je Kalender. Die Abrechnung nach tatsächlichen Telefonminuten macht die Kosten transparent. Sie schwanken aber mit dem Anrufaufkommen.

Preise im Überblick

Rechenbeispiel: Minutenvolumen je Standort vs. MFA-Arbeitszeit

Mediform stellt einen Kostenrechner bereit. Angenommen sind ein Standort, 40 Termine pro Tag und eine Aktivzeit von 8 bis 18 Uhr. Dafür schätzt der Rechner 1.365 Telefonminuten pro Monat.

Das Tarifgehalt in Tätigkeitsgruppe I beträgt nach dem Gehaltstarifvertrag für MFA ab Januar 2026 zunächst 2.939,59 Euro brutto im Monat. Den Stundenlohn ermittelt die Bundesärztekammer, indem sie das Vollzeit-Monatsgehalt durch 167 Stunden teilt. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind darin nicht enthalten. Der reale Personalkostensatz liegt entsprechend höher.

Die Rechnung zeigt: Rund 23 Stunden Telefonie kosten etwa so viel wie 14 MFA-Stunden. Der Vergleich trägt aber nur, wenn MediVoice einen relevanten Teil der Anrufe abschließend erledigt. Jedes Gespräch, das als Rückruf beim Team landet, verursacht beide Kosten.

Vertragsbedingungen: keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar

Mediform bietet MediVoice und MediChat ohne Mindestlaufzeit und mit monatlicher Kündbarkeit an. Für Praxen senkt das das Einstiegsrisiko erheblich. Einen Probebetrieb über zwei bis drei Monate können Sie ohne langfristige Bindung auswerten.

Die kurze Laufzeit hat eine Kehrseite. Auch der Anbieter kann Preise kurzfristig anpassen. Prüfen Sie in den AGB, mit welcher Frist Mediform Preisänderungen ankündigt. Klären Sie auch, ob Ihnen dann ein Sonderkündigungsrecht zusteht.

Für welche Praxen lohnt sich Mediform? Einordnung im Wettbewerb

Der Markt für KI-Telefonassistenten in Arztpraxen ist jung und dicht besetzt. PVS-Hersteller wie CGM bieten eigene KI-Telefonassistenten an. Daneben treten spezialisierte Start-ups und branchenübergreifende Voice-Bot-Anbieter auf. Mediform positioniert sich über Medizinspezialisierung, C5-Testat und PVS-Tiefe.

Auswahlkriterien

Bewerten Sie Mediform und jeden Wettbewerber anhand derselben Prüfpunkte:

• [ ] PVS-Anbindung: Bucht der Assistent bidirektional in Ihrem PVS, oder übergibt er nur Listen?
• [ ] C5-Testat: Liegt ein aktuelles Typ-2-Testat nach § 393 SGB V vor?
• [ ] Hosting und AVV: Serverstandort, Unterauftragsverarbeiter, Verschwiegenheitsklausel nach § 203 StGB
• [ ] Preismodell: Minutenpreis, Pauschale oder Kosten je Behandler; Bruttokosten bei Ihrem Anrufvolumen
• [ ] Laufzeit und Exit: Kündigungsfrist, Datenexport, Löschung nach Vertragsende
• [ ] Onboarding: Einrichtungsdauer, Aufwand für Telefonanlage und Praxisregeln
• [ ] Anbieterstabilität: Finanzierung, Kundenbasis, Notfallplan bei Ausfall

Mediform vs. Medivatis und weitere Anbieter

Praxen, die sich für Mediform interessieren, vergleichen das Angebot häufig mit Medivatis und weiteren Anbietern. Die folgende Tabelle zeigt die Herstellerangaben von Mediform. Daneben steht jeweils die Prüffrage, die Sie jedem Wettbewerber stellen sollten.

Andere Anbieter rechnen anders ab. 321 MED bietet seinen KI-Telefonassistenten etwa als Zusatzmodul zur Online-Rezeption an. Die Monatspreise staffeln sich nach Anzahl der Behandler. Einen breiteren Marktüberblick bietet der Vergleich der Telefonassistenten für die Arztpraxis.

Eignung nach Anrufaufkommen, Praxisgröße und Fachrichtung

Der wichtigste Eignungsfaktor ist das Anrufaufkommen, nicht die Fachrichtung. Mediform sieht einen KI-Telefonassistenten als lohnend an, sobald regelmäßig Anrufe unbeantwortet bleiben. Das gilt von der Einzelpraxis bis zum MVZ mit mehreren Standorten. Bei minutengenauer Abrechnung skalieren die Kosten mit dem Volumen. Der Nutzen steigt mit dem Anteil standardisierbarer Anliegen.

Fachrichtungsspezifische Regeln bildet MediVoice ab. In der Hausarztpraxis berücksichtigt der Assistent laut Hersteller Folgerezepte, Überweisungen und Infektsprechstunden. In der Radiologie bucht er MRT- und CT-Termine passend zum Gerät. Weniger profitieren Praxen, deren telefonische Anliegen überwiegend individuelle Rückfragen zu Befunden oder Behandlungen betreffen.

FAQ: Häufige Fragen zu Mediform