PraxisConcierge: Funktionen, Kosten & Alternativen

PraxisConcierge übernimmt als KI-Telefonassistent die Anrufannahme in Arztpraxen und MVZ, erfasst Patientenanliegen und leitet sie strukturiert an das Praxisteam weiter. Für Praxisinhaber zählt weniger die Technik als der Betrieb: Wie tief greift das System tatsächlich in das PVS ein? Bleibt die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB gewahrt? Und rechnen sich ab 149 € netto pro Behandler und Monat die Lizenzkosten gegenüber der entlasteten MFA-Arbeitszeit? Welche Funktionen PraxisConcierge bietet, wo die Grenzen liegen und wie sich Aaron.ai (Doctolib) und CGM im Vergleich positionieren, zeigt der Artikel im Detail.

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Was ist PraxisConcierge?

Anbieter, Gründung, Zielgruppen: Arztpraxis, MVZ, Klinik

PraxisConcierge ist ein digitaler Telefonassistent für Arzt- und Therapiepraxen, MVZ und Kliniken. Das System nimmt Anrufe entgegen, erfasst und kategorisiert Patientenanliegen. Es bindet sich an die bestehende Praxissoftware an. Bereits 2020 präsentierte sich PraxisConcierge beim AI for Good Global Summit der ITU.

Nach eigenen Angaben nutzen über 1.500 Ärzte in Deutschland das System. Monatlich verarbeitet PraxisConcierge demnach mehr als 2,5 Millionen Anfragen. Eine Vergleichsübersicht aus dem Jahr 2023 bezifferte den Kundenstamm noch auf über 400 Praxen, mehr als die Hälfte davon hausärztlich. Der Schwerpunkt liegt damit traditionell in der Allgemeinmedizin. Dort ist das Anrufaufkommen für Rezepte, Überweisungen und AU-Bescheinigungen besonders hoch.

Unternehmensprofil

Unternehmensname (offiziell)

PraxisConcierge Software GmbH

Website

praxisconcierge.de

Gründungsjahr

2021, Eintragung ins Handelsregister am 18.03.2021. Das Produkt wurde bereits 2020 öffentlich vorgestellt.

Hauptsitz

Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart, Baden-Württemberg. Das Unternehmen arbeitet nach eigenen Angaben remote-first.

Rechtsform

GmbH, Amtsgericht Stuttgart, HRB 778250, Stammkapital 27.780 €

Geschäftsführung

Simon Kuttruf, Gründer und Geschäftsführer (Stand 2026)

Produkt- und Markennamen

AnrufConcierge (KI-Telefonassistent, Tarif Classic), WebConcierge (Online-Rezeption), PraxisConcierge Bundle, Add-ons KI-Dialog und Automatisierte Terminvergabe

Zielgruppen

Arzt- und Therapiepraxen, MVZ, Kliniken

Nutzerbasis

über 1.500 Ärzte, mehr als 2,5 Mio. Anfragen pro Monat (Anbieterangabe, Stand 2026)

PVS-Anbindungen

über 50 Praxisverwaltungssysteme (Anbieterangabe)

Abgrenzung: KI-Telefonassistent vs. digitaler Anrufbeantworter vs. externer Telefondienst

Ein digitaler Anrufbeantworter zeichnet Nachrichten auf. Das Praxisteam muss jede Aufnahme abhören, interpretieren und manuell zuordnen.

Ein externer Telefondienst nimmt Anrufe mit eigenen Mitarbeitern im Namen der Praxis an. Diese Lösung bietet Gesprächsflexibilität. Sie verursacht aber Kosten pro Gespräch und erfordert eine vertragliche Einbindung in die Schweigepflicht.

Ein KI-Telefonassistent wie PraxisConcierge führt den Anrufer durch einen strukturierten Dialog. Das System klassifiziert das Anliegen und legt es als bearbeitbaren Vorgang im Dashboard ab. Das Praxisteam entscheidet anschließend selbst, wann es die Vorgänge abarbeitet. Damit verlagert der Telefonassistent die Telefonannahme von der Echtzeit- in eine Stapelbearbeitung.

Funktionen des KI-Telefonassistenten im Praxisalltag

Anrufannahme und Erfassung der Anliegen: Rezept, Überweisung, Termin, AU

PraxisConcierge nimmt eingehende Anrufe an und fragt das Anliegen über einen konfigurierbaren Dialog ab. Typische Kategorien sind Folgerezepte, Überweisungen, Terminwünsche, AU-Bescheinigungen und Befundnachfragen. Jedes Anliegen landet strukturiert im Dashboard, mit Rückrufnummer und Kategorie.

Für die MFA entfällt damit die wiederholte Unterbrechung durch das Telefon. Rezeptanfragen lassen sich gebündelt bearbeiten und in einem Arbeitsgang im PVS anlegen. Laut Anbieter sind Anrufe unbegrenzt im Tarif enthalten. Kosten pro Gesprächsminute fallen nicht an.

Parallele Anrufe, zeitgesteuerte Anrufprofile, Whitelisting

PraxisConcierge verarbeitet unbegrenzt viele Anrufe parallel und arbeitet mit zeitgesteuerten Anrufprofilen. Die Praxis legt damit fest, zu welchen Zeiten der Assistent übernimmt. Möglich ist etwa nur außerhalb der Telefonsprechstunde, nur in der Mittagspause oder ganztägig.

Die Whitelisting-Funktion legt Rufnummern fest, die immer direkt in der Praxis durchklingeln. Das betrifft etwa Kliniken, Labore, Pflegeheime oder Kollegen. Laut einer Vergleichsübersicht von hausarzt.digital (Stand 5/2023) bot PraxisConcierge diese Funktion an.

Dialogsteuerung: Spracheingabe vs. Tastendruck

Der Basistarif „AnrufConcierge Classic“ arbeitet laut Anbieter mit dem Tastendruckverfahren. Der Anrufer wählt sein Anliegen also über die Telefontastatur aus. Das Verfahren ist robust gegenüber Dialekten, Hintergrundgeräuschen und undeutlicher Aussprache. Freie Schilderungen sind damit aber nicht möglich.

Seit Kurzem bietet PraxisConcierge das Zusatzmodul „KI-Dialog“ an. Es ermöglicht eine freie, natürliche Gesprächsführung ohne Tastendruck und ermittelt das Anliegen automatisch. Praxen wählen damit zwischen zwei Logiken. Tastenmenüs kategorisieren verlässlicher, freie Sprachdialoge bieten mehr Bedienkomfort.

Rückkanäle: SMS, E-Mail, automatische Terminerinnerungen

PraxisConcierge informiert Patienten per SMS und bei bekannter Adresse per E-Mail. So erhält der Patient etwa die Nachricht, dass sein Rezept abholbereit ist. Zum Funktionsumfang gehören außerdem automatische Terminerinnerungen.

Rückkanäle verringern Folgeanrufe. Ein Patient, der eine Bestätigung erhält, ruft seltener nach. Terminerinnerungen zielen zusätzlich auf die No-Show-Quote. Sie bestimmt in Praxen mit Terminsprechstunde direkt Auslastung und Ertrag.

Technische Anbindung an Telefonanlage und PVS

Telefonanlage: Rufweiterleitung, SIP-Provider, SIP-Nebenstelle

PraxisConcierge benötigt keine neue Telefonanlage. Die Anbindung erfolgt per Rufweiterleitung, über einen SIP-Provider oder als SIP-Nebenstelle. Die einfachste Variante ist die Rufweiterleitung. Die bestehende Anlage leitet Anrufe nach definierter Zeit oder bei Besetzt an PraxisConcierge weiter.

Eine SIP-Anbindung ist enger integriert, setzt aber eine kompatible VoIP-Anlage voraus. Die Zeit bis zur Annahme durch den Assistenten regelt bei PraxisConcierge die Telefonanlage selbst. Klären Sie deshalb vor Vertragsabschluss mit Ihrem Telefonanbieter, welche Konfiguration Ihre Anlage unterstützt.

PVS-Anbindung: GDT-Schnittstelle vs. bidirektionale Integration

Der Anbieter bewirbt eine „nahtlose PVS-Integration“. Für die Bewertung lohnt ein Blick auf die tatsächlichen Datenflüsse. Die Anbindung erfolgt je nach Funktion über unterschiedliche Techniken.

Die GDT-Schnittstelle ist ein Standard des Qualitätsrings Medizinische Software (QMS). Er wurde ursprünglich für die Anbindung von Medizingeräten entwickelt. GDT überträgt Daten dateibasiert in eine Richtung pro Vorgang. Das ist eine dokumentierende Anbindung, keine Echtzeit-Synchronisation.

Eine echte bidirektionale Integration bietet PraxisConcierge nach aktueller Anbieterangabe für den Terminkalender. Das kostenpflichtige Add-on „Automatisierte Terminvergabe“ liest freie Slots und trägt Termine in Echtzeit ein. Das gilt jedoch nur für ausgewählte Systeme. Lassen Sie sich vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen, welche Funktionen mit Ihrem konkreten PVS verfügbar sind.

Anrufererkennung und Patientenzuordnung über den PVS-Datenabgleich

Die Anrufererkennung ordnet eingehende Anrufe anhand der Rufnummer einem Patienten zu. Bei PraxisConcierge erfolgte dies laut Stand 2023 einzeln per Anlage oder per Import einer aus dem PVS exportierten Patientenliste.

Das hat eine betriebliche Konsequenz. Ändert ein Patient seine Telefonnummer im PVS, kennt PraxisConcierge die neue Nummer erst nach dem nächsten Listenimport. Klären Sie, wie häufig der Abgleich erfolgt und ob er automatisiert läuft. Prüfen Sie außerdem den Umgang mit Anrufen von Angehörigen. Deren Nummer kann einem anderen Patienten zugeordnet sein.

Datenschutz und Schweigepflicht bei der KI-Telefonie

DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Serverstandort

PraxisConcierge verarbeitet Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Die Praxis bleibt Verantwortlicher, der Anbieter agiert als Auftragsverarbeiter. Vor dem Produktivstart müssen Sie daher einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen.

Zusätzlich müssen Sie PraxisConcierge als Empfänger in Ihre Datenschutzinformation für Patienten und in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen. Laut Anbieter speichert PraxisConcierge alle Daten auf Servern in Deutschland. Die Server sind nach ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert. Anrufdaten löscht das System automatisch nach 30 Tagen. Übernehmen Sie dokumentationspflichtige Inhalte daher rechtzeitig in das PVS.

Ärztliche Schweigepflicht: § 203 StGB, § 9 MBO-Ä

Die ärztliche Schweigepflicht nach § 9 MBO-Ä und § 203 StGB gilt auch für Informationen, die ein Patient am Telefon schildert. § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB erlaubt die Offenbarung gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen, etwa IT- und Telekommunikationsdienstleistern. Voraussetzung ist, dass dies für deren Tätigkeit erforderlich ist.

Der Arzt muss zudem dafür sorgen, dass diese Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Andernfalls macht er sich nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB strafbar. Diese Verpflichtung oder ihre Übertragung auf das Unternehmen sollte schriftlich vereinbart werden. Ein AVV allein deckt die strafrechtliche Dimension nicht zwingend ab.

Einordnung nach EU AI Act

Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 regelt in Art. 50 Transparenzpflichten für KI-Systeme mit direktem Nutzerkontakt. Seit dem 2. August 2026 sind diese Pflichten durchsetzbar. Anbieter müssen Chatbots und Sprachassistenten so gestalten, dass Nutzer die Interaktion mit einem KI-System erkennen. Das gilt, sofern dies nicht ohnehin offensichtlich ist. Der Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) hat die Hochrisiko-Pflichten verschoben, den Stichtag für Art. 50 aber unverändert gelassen.

Ihre Begrüßungsansage sollte daher klar offenlegen, dass ein KI-System das Gespräch führt. Das betrifft insbesondere das Modul „KI-Dialog“ mit freier Sprachsteuerung. Lassen Sie sich vom Anbieter bestätigen, wie PraxisConcierge die Pflichten aus Art. 50 umsetzt.

Was kostet PraxisConcierge?

Preismodell: Tarife, Add-ons und Vertragslaufzeit

PraxisConcierge veröffentlicht seine Preise. Abgerechnet wird pro Behandler in Vollzeit. Für weitere Behandler gibt es Staffelpreise auf Anfrage. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate. Bei jährlicher Zahlung sinkt der Monatspreis.

Eine kostenlose Version gibt es nicht. Laut Anbieter können Praxen die Software 30 Tage testen und erhalten bei Unzufriedenheit die Grundgebühr zurück. Für Mitglieder bestimmter Ärzteverbände gewährt PraxisConcierge Rabattkonditionen. Fragen Sie bei Ihrem Berufsverband nach.

Wirtschaftlichkeit: Lizenzkosten vs. entlastete MFA-Arbeitszeit

Die Wirtschaftlichkeit hängt davon ab, wie viele MFA-Stunden der Assistent tatsächlich freisetzt. Das folgende Rechenbeispiel zeigt den Break-even für eine Einzelpraxis mit Vollausstattung.

Bei rund 21 Arbeitstagen entspricht das etwa 41 Minuten eingesparter Telefonzeit pro Tag. Zur Einordnung: Doctolib bezifferte den Zeitaufwand für Telefonanrufe in Arztpraxen auf durchschnittlich 45 Stunden im Monat (Herstellerangabe). Bei höheren Tätigkeitsgruppen oder Berufsjahren sinkt der Break-even entsprechend. Nicht eingerechnet sind schwer quantifizierbare Effekte wie weniger Unterbrechungen, geringere Personalfluktuation und bessere Erreichbarkeit für Neupatienten.

PraxisConcierge Erfahrungen: Bewertungen und Praxisberichte

Bewertungsportale: Google, OMR Reviews und ProvenExpert

PraxisConcierge erzielt auf Bewertungsplattformen durchweg hohe Werte. Die Aussagekraft ist allerdings begrenzt. Die Zahl der Bewertungen ist klein, und die Plattformen sind nur teilweise voneinander unabhängig.

Der ProvenExpert-Wert ist damit kein zweites, unabhängiges Urteil. Er bildet einen älteren Stand der Google-Bewertungen ab. Die einzige verifizierte Einzelbewertung stammt von OMR Reviews. Dort erreicht PraxisConcierge in den Teilkategorien Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport und Einfache Einrichtung jeweils 100 %. Bei der Erfüllung der Anforderungen sind es 86 %, gegenüber 91 % im Kategoriedurchschnitt.

Was Anwender positiv hervorheben

Das häufigste Thema in den Google-Rezensionen ist der Support. Praxen loben die direkte Erreichbarkeit, schnelle Antworten und die Umsetzung von Anpassungswünschen. Mehrfach genannt wird auch die Installation per Fernwartung.

Ein zweiter Schwerpunkt ist die Entlastung der MFA. Mehrere Praxen berichten, dass keine Mitarbeiterin mehr den ganzen Tag am Telefon verbringt. Die Bedienung gilt als einfach. Eine Rezension beschreibt, dass die anfängliche Skepsis der MFA schnell nachließ.

Die OMR-Bewertung einer Hautarztpraxis ergänzt drei konkrete Punkte:

• Texterfassung: Die Anliegen der Patienten kommen verständlich verschriftlicht an.
• Antwort per SMS: Die Praxis beantwortet Anliegen per SMS. Dadurch entfallen viele Rückrufe.
• Erreichbarkeit rund um die Uhr: Patienten hinterlassen Anliegen jederzeit. Terminabsagen erfolgen nach Erfahrung der Praxis deutlich konsequenter.

In den Kundenstimmen auf der Anbieterseite tauchen zwei weitere Effekte auf:

• Flexible Bearbeitung: Praxen arbeiten die Anliegen in selbst gewählten, ruhigeren Zeitfenstern ab. Der Stress an der Anmeldung sinkt.
• Terminerinnerungen: Eine rheumatologische Praxis berichtet, dass Patienten Termine seitdem häufiger rechtzeitig absagen.

Auffällig ist die Zahl der Anbieterwechsel. Eine Hausarztpraxis, eine urologische Praxis und eine Google-Rezension berichten vom Umstieg von einem anderen Telefonassistenten. Die Google-Rezension nennt dabei auch Datenschutzgründe.

Kritikpunkte aus den Rezensionen

Die Kritik ist vereinzelt, aber konkret. Eine Praxis bemängelt auf Google drei Punkte:

• Teile der Software befanden sich in der Beta-Phase, ohne dass dies kommuniziert wurde.
• Die Software erlaubte wenige eigenständige Einstellungen.
• Es gab Unklarheiten zur Geld-zurück-Garantie bei Rücktritt.

PraxisConcierge räumte in seiner Antwort ein, dass die Unklarheit zu den Garantiekonditionen nicht hätte entstehen dürfen.

Die OMR-Bewertung nennt eine fehlende Filterfunktion: Die Praxis kann nicht festlegen, dass der Assistent nur Anrufe von Mobilfunknummern entgegennimmt. Hintergrund ist vermutlich der SMS-Rückkanal, der eine Mobilnummer voraussetzt.

Weitere Rezensionen und Kundenstimmen erwähnen einen holprigen Start und notwendige Anpassungen bei der Implementierung. Ein Rheumatologe weist auf einen entscheidenden Punkt hin: Die Akzeptanz bei Patienten hängt davon ab, dass die Praxis die erfassten Anliegen zeitnah bearbeitet. Ein Telefonassistent verlagert die Arbeit, er erledigt sie nicht.

Fallstudien des Anbieters

PraxisConcierge veröffentlicht auf seiner Referenzseite mehrere Fallstudien. Es handelt sich um Herstellerangaben, die nicht unabhängig geprüft sind.

Das MVZ Bottwar nennt einen weiteren Effekt: Durch die zeitversetzte Bearbeitung kann es Mitarbeitenden Home-Office anbieten. Im Wettbewerb um Fachkräfte ist das ein Argument, das in keiner Lizenzrechnung auftaucht.

Einordnung: Was die Erfahrungen für Ihre Entscheidung bedeuten

Die angegebenen 10 Stunden Zeitersparnis pro Woche entsprechen gut 40 Stunden im Monat. Das läge deutlich über dem Break-even von ca. 14,4 Stunden aus dem Rechenbeispiel oben. Die Fallstudien betreffen allerdings größere Einheiten mit hohem Anrufaufkommen. Auf eine Einzelpraxis lassen sich die Werte nicht direkt übertragen.

Die Referenzen und Bewertungen decken ein breites Fachspektrum ab: Allgemeinmedizin, Rheumatologie, Radiologie, Dermatologie, Urologie, Innere Medizin und Zahnmedizin. Der Schwerpunkt liegt damit nicht mehr allein in der Hausarztpraxis.

Für Ihre Entscheidung leiten sich drei Schritte ab:

• Referenzpraxis anfragen: Sprechen Sie mit einer Praxis gleicher Fachrichtung und mit demselben PVS.
• Testphase strukturiert nutzen: Messen Sie in den 30 Tagen, wie viele Anrufe der Assistent vollständig erfasst und wie viel MFA-Zeit tatsächlich frei wird.
• Konditionen schriftlich fixieren: Lassen Sie sich Geld-zurück-Garantie, Funktionsumfang und den Status von Beta-Funktionen vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen.

Alternativen zu PraxisConcierge im Vergleich

Tabelle: PraxisConcierge, Aaron.ai, Doctolib, CGM, 321MED, fonio.ai, Vitas

Unterschiede bei PVS-Anbindung, Dialogtechnik und Kostentransparenz

Aaron.ai gehört seit der Übernahme im Mai 2024 zu Doctolib. Doctolib integriert die Lösung in seine Praxissoftware. Prüfen Sie daher, ob der Assistent ohne Doctolib-Vertrag buchbar ist. Öffentliche Preise nennt Aaron nicht. Die Kosten erfahren Sie nur auf Anfrage.

CGM one Telefonassistent setzt auf PVS-Unabhängigkeit. Laut CGM läuft der Assistent eigenständig, ohne direkte PVS-Integration. Die erfassten Anliegen übernimmt das Team bei Bedarf per Copy & Paste in die Patientenakte. Das senkt die Einrichtungshürde, bedeutet aber manuellen Übertragungsaufwand.

321 MED bietet den KI-Telefonassistenten als Zusatzmodul zur Online-Rezeption an. fonio.ai richtet sich an alle Branchen und rechnet mit Minutenkontingenten ab. Der Tarif kostet 99 € pro Monat mit 1.000 Minuten oder 299 € mit 3.000 Minuten.

Vitas stammt von der VITAS GmbH aus Nürnberg. Der Assistent führt freie Sprachdialoge und rechnet pro Konversation ab, nicht pro Minute oder Behandler. Als Konversation zählen neben Anrufen auch versendete SMS und automatisierte Rückrufe. Die Grundgebühr beginnt bei 49 € netto monatlich, jede Konversation kostet 0,28 €. Integrationen in PVS und Terminportale erfordern das Pro-Paket für regulär 129 € zusätzlich. Bei hohem Anrufvolumen kann das Konversationsmodell teurer werden als ein Festpreis pro Behandler. Für Mehrbehandlerpraxen kann es dagegen günstiger sein.

PraxisConcierge hebt sich davon ab: Es bietet Festpreise ohne Minuten- oder Konversationsgrenze und die Wahl zwischen Tastendruck und Sprachdialog. Welches Abrechnungsmodell sich rechnet, entscheidet Ihr reales Anrufvolumen, nicht der Listenpreis.

Für welche Praxen eignet sich PraxisConcierge?

Praxisprofile: Hausarztpraxis, Facharztpraxis, MVZ mit mehreren Standorten

Hausarztpraxen profitieren am stärksten. Das Anrufaufkommen ist hoch und ein großer Teil der Anliegen standardisierbar: Folgerezepte, Überweisungen, AU-Bescheinigungen. Der historisch hohe Anteil hausärztlicher Kunden bestätigt diese Passung.

Facharztpraxen mit Terminsprechstunde profitieren vor allem vom Add-on zur automatisierten Terminvergabe. Voraussetzung ist ein kompatibles Kalendersystem.

Für MVZ mit mehreren Standorten sind zeitgesteuerte Anrufprofile, Whitelisting und die Staffelpreise relevant. Die Abrechnung erfolgt pro Vollzeit-Behandler. Die Kosten steigen daher linear mit der Arztzahl. Verhandeln Sie bei größeren Einheiten die Staffelpreise vor Vertragsabschluss.

Checkliste: 7 Prüfpunkte vor Demo und Vertragsabschluss

• [ ] Welche Funktionen unterstützt PraxisConcierge mit Ihrem konkreten PVS: GDT-Dokumentation, Patientenliste, Termin-API?
• [ ] Ist Ihre Telefonanlage für Rufweiterleitung oder SIP-Anbindung geeignet?
• [ ] Reicht das Tastendruckverfahren für Ihr Patientenklientel oder benötigen Sie das Add-on KI-Dialog?
• [ ] Liegen AVV nach Art. 28 DSGVO und eine schriftliche Geheimhaltungsverpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB vor? Sind Patienteninformation und Verarbeitungsverzeichnis aktualisiert?
• [ ] Wie legt die Begrüßungsansage gemäß Art. 50 AI Act offen, dass ein KI-System spricht?
• [ ] Wie gehen Anliegen innerhalb der 30-tägigen Löschfrist in die Patientendokumentation über?
• [ ] Wie verlängert sich der Vertrag nach der Mindestlaufzeit, mit welcher Kündigungsfrist? Gibt es Verbandsrabatte oder Staffelpreise?

FAQ: Häufige Fragen zu PraxisConcierge