medflex: KI-Telefonassistent für Praxis und MVZ im Überblick

medflex übernimmt Patientenanfragen per KI-Telefonassistent und Chat – und zielt damit auf ein Kernproblem großer Praxen: blockierte Leitungen und überlastete MFA am Empfang. Gerade in MVZ und Gemeinschaftspraxen bindet die Telefonannahme Personal, das bei anhaltendem Fachkräftemangel kaum nachzubesetzen ist. Ob sich der Einsatz lohnt, entscheidet nicht allein der Funktionsumfang. PVS-Anbindung, DSGVO-Konformität bei Gesundheitsdaten und ein Preismodell ohne Listenpreis verlangen eine genaue Prüfung. Welche Module medflex bietet, wie die Integration abläuft und für welche Praxisgröße sich das System eignet, zeigt der Überblick im Detail.

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Was ist medflex? Anbieter, Positionierung und Zielgruppe

medflex ist eine Plattform für KI-gestützte Patientenkommunikation und Prozessautomatisierung. Die Software nimmt Patientenanfragen per Telefon und Chat entgegen. Sie ordnet die Anliegen ein und leitet sie strukturiert an das Praxisteam weiter. Standardanliegen wie Terminwünsche oder Folgerezepte bearbeitet das System nach festgelegten Regeln selbst.

Hörbeispiel: So hört sich medflex an

medflex GmbH: Unternehmen, Sitz und Marktpräsenz

Die medflex GmbH entwickelt und betreibt die Plattform. Das Unternehmen sitzt in Konstanz und wurde 2018 gegründet. Die Gründer sind Martin Drees, Alon Shklarek und Felix Rademacher. Nach eigenen Angaben betreut medflex mehr als 1.000 Gesundheitseinrichtungen. Eine unabhängige Bestätigung dieser Zahl liegt nicht vor.

Vom Patienten-Messenger zur KI-Automatisierungsplattform

medflex war lange vor allem als datenschutzkonformer Messenger für Praxen und Patienten bekannt. Funktionen wie der Patienten-Messenger und die automatische Löschung von Chatverläufen nach 105 Tagen stammen aus dieser Phase. Heute positioniert sich medflex als Automatisierungspartner. Im Mittelpunkt stehen ein KI-Telefonassistent auf Basis eines Large Language Models (LLM) und ein KI-Prozessmanager für administrative Abläufe.

Für wen ist medflex konzipiert?

Auf seiner Startseite nennt medflex als typische Kunden:

• Gemeinschaftspraxen ab drei Behandlern
• Medizinische Versorgungszentren (MVZ)
• Klinikambulanzen
• Kliniken

Eine ältere Hilfeseite von medflex aus dem Jahr 2024 fasst die Zielgruppe breiter. Sie nennt Praxen, Kliniken, Pflegeheime und ausdrücklich auch Psychotherapeuten. Der Fokus hat sich damit klar zur Großpraxis verschoben. Dort treffen hohes Anrufvolumen und arbeitsteilige Teams zusammen.

Wie funktioniert medflex? Die Module im Überblick

medflex bündelt mehrere Module in einer Oberfläche. Der Hersteller beschreibt das System als Automatisierungsschicht über dem bestehenden Praxisverwaltungssystem (PVS). Alle Kanäle münden in ein zentrales Ticketsystem.

KI-Telefonassistent: Anrufannahme, Klassifizierung, Notfall-Erkennung

Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe in natürlicher Sprache an. Er fragt gezielt nach Anliegen, Dringlichkeit und Fachgebiet. Daraus legt er eine strukturierte Anfrage an. Laut Hersteller erkennt das System Notfälle. Wünscht ein Patient ein persönliches Gespräch, verbindet es zum Empfang.

Eine virtuelle Wissensdatenbank liefert praxisspezifische Auskünfte, etwa zu Sprechzeiten. Medizinische Diagnosen stellt der Assistent nicht. Das hält auch eine Patienten-Datenschutzinformation der BG Klinikum Murnau zum Einsatz von medflex fest. Dort übernimmt der Assistent Terminvereinbarung, Terminverschiebung, Absagen und allgemeine Verwaltungsfragen.

KI-Chat und Patienten-Messenger

Neben dem Telefon nimmt medflex Anfragen per Web-Chat entgegen. Der Patienten-Messenger erlaubt asynchrone Kommunikation. Praxis und Patient tauschen Nachrichten und Dokumente aus, ohne gleichzeitig erreichbar sein zu müssen. Rückfragen klären Sie schriftlich, Mehrfachanrufe entfallen. Diese Form der Patientenkommunikation entlastet vor allem Stoßzeiten am Vormittag.

Intelligentes Ticketsystem: zentrale Anfragenverwaltung

Das Ticketsystem führt Anfragen aus Telefon, Web und Chat zusammen. Das Team sieht Kategorie, Dringlichkeit und Bearbeitungsstatus jeder Anfrage. Zuweisungsfunktionen leiten Fälle an die zuständige Rolle weiter: Arzt, MFA oder Verwaltung. Notizzettel und mündliche Übergaben entfallen. Der Verlauf jeder Anfrage bleibt im System nachvollziehbar.

KI-Prozessmanager: Terminbuchung und Folgerezept-Anfragen

Der KI-Prozessmanager bearbeitet administrative Kernprozesse fallabschließend. Dazu zählen die direkte Terminbuchung per Telefon und Chat sowie die automatisierte Bearbeitung von Folgerezept-Anfragen. Weitere Prozesse konfiguriert medflex nach Bedarf der Einrichtung. Damit greift das System direkt in das Terminmanagement der Praxis ein. Die Buchungsregeln sollten Sie deshalb vorab genau festlegen.

Zusatzmodule: Videosprechstunde und digitale Dokumente

Als Zusatzmodule bietet medflex eine Videosprechstunde und den Austausch digitaler Dokumente an. Die Videosprechstunde läuft seit dem 1. April 2025 auf einer neuen technischen Plattform. Patienten benötigen für die Teilnahme kein Konto. Einladungen verschickt die Praxis per E-Mail oder SMS. Zertifizierung und Abrechnungsfähigkeit behandelt das Kapitel zum Datenschutz.

medflex App: iOS, Android und Desktop

Die medflex App ist seit April 2022 für iOS und Android verfügbar. Praxisteams nutzen zusätzlich eine Desktop-App. Patienten kommunizieren über die App oder den Browser mit der Praxis.

PVS-Schnittstelle und Integration in den Praxisbetrieb

Wie gut medflex im Alltag funktioniert, hängt stark von der Anbindung an das PVS ab. Ohne Schnittstelle übertragen MFA Daten doppelt. Der Zeitgewinn schrumpft dann deutlich.

Automatisierungsschicht über dem bestehenden PVS

medflex ersetzt kein Praxisverwaltungssystem, sondern ergänzt es. Laut medflex  bestehen Anbindungen an diese Systeme:

• medical office
• medatixx mit x.vianova, x.isynet, x.concept und x.comfort
• medistar, tomedo, T2med, Epikur, SMARTY, DOCTORLY, Duria
• principa, Albis, RED Medical, TurboMed, MEDVISION, evidENT, Medisoftware

Weitere Systeme bindet medflex über die GDT-Schnittstelle an. Der Funktionsumfang unterscheidet sich je System. Möglich sind zum Beispiel das Schreiben von Nachrichten und Dokumenten ins PVS, ein automatischer Patientenabgleich und direkte Sprünge zwischen PVS und medflex.

Tipp: Die Rezepterstellung aus medflex heraus ist für die meisten Systeme noch nicht verfügbar oder als „coming soon“ markiert. Prüfen Sie vor Vertragsabschluss, welche Funktionen für Ihr PVS konkret freigeschaltet sind.

Implementierung: Konfiguration, Change-Prozess, Einführungsdauer

medflex wirbt ausdrücklich nicht mit einer Sofortinstallation. Der Hersteller konfiguriert Gesprächsleitfäden, Kategorien und Routing-Regeln gemeinsam mit der Einrichtung. Die Einführung begleitet er als Change-Prozess. Eine verbindliche Einführungsdauer nennt medflex öffentlich nicht. Planen Sie interne Ressourcen für diese Schritte ein:

1. Ist-Analyse: Anrufvolumen, häufigste Anliegen, Engpasszeiten
2. Regelwerk festlegen: Welche Anliegen schließt die KI ab, welche gehen an das Team?
3. Team im Ticketsystem schulen
4. Patienten über den neuen Kommunikationsweg informieren
5. Regeln nach den ersten Wochen auswerten und nachsteuern

Abgrenzung: KI-Telefonassistent vs. Anrufbeantworter vs. externes Callcenter

Ein klassischer Anrufbeantworter zeichnet Anliegen nur auf. Ein medizinisches Callcenter verlagert die Telefonie an externes Personal. Ein KI-Telefonassistent wie medflex verbindet beides: Er nimmt Anrufe aktiv an und schließt Standardfälle selbst ab.

Welchen Nutzen bringt medflex für Praxisorganisation und Wirtschaftlichkeit?

medflex verspricht Entlastung auf drei Ebenen: weniger Telefonzeit, bessere Priorisierung und ein effizienterer Personaleinsatz. Die folgenden Abschnitte ordnen diese Versprechen ein.

Telefonaufkommen reduzieren: Entlastung von MFA und Empfang

Telefonate binden am Empfang erhebliche Kapazität. medflex beziffert den Zeitverlust auf 3–5 Minuten pro telefonisch bearbeitetem Anliegen. Mit medflex bearbeiten MFA Anfragen gebündelt in festen Slots. Sie reagieren nicht mehr im Takt der eingehenden Anrufe. Laut Hersteller sinkt die Zahl der Routineanrufe um 80 %. Beide Werte sind Herstellerangaben ohne veröffentlichte Methodik.

Priorisierung nach Dringlichkeit, Fachgebiet und wirtschaftlicher Relevanz

Der KI-Assistent erfasst Kategorie und Dringlichkeit bereits im Gespräch. OP-Patienten, Notfälle oder Zuweiseranfragen landen oben in der Liste. Wer zuerst durchkommt, bestimmt nicht mehr die Reihenfolge. Zusätzlich sortiert medflex Anfragen nach wirtschaftlicher Relevanz und erfasst abrechnungsrelevante Daten vorab.

Haftungsrisiko: Eine Priorisierung nach wirtschaftlichen Kriterien darf medizinische Dringlichkeit nie überlagern. Legen Sie schriftlich fest, welche Symptome immer zur sofortigen Übergabe an das Team führen.

Fachkräftemangel: Ressourceneinsatz und Backoffice-Arbeit

Der MFA-Mangel erschwert vielerorts die Besetzung des Empfangs. medflex verspricht, mehr Patienten ohne 1:1-Stellenaufbau zu versorgen. Anfragen liegen schriftlich im System vor. MFA können sie daher auch aus dem Homeoffice oder Backoffice bearbeiten. Weniger Telefonstress soll außerdem die Fluktuation senken. Diese Wirkung lässt sich allerdings nur über längere Zeiträume belegen.

Herstellerkennzahlen kritisch einordnen

medflex wirbt mit zahlreichen Kennzahlen. Keine davon ist durch unabhängige Studien belegt. Die meisten Prozentwerte nennen weder Ausgangswert noch Stichprobe.

Tipp: Fragen Sie nach Referenzpraxen mit vergleichbarer Größe und Fachrichtung. Lassen Sie sich Messmethode, Ausgangswerte und Zeitraum der Kennzahlen offenlegen.

medflex Erfahrungen: Praxisbeispiele und Bewertungen

Erfahrungsberichte zu medflex stammen bislang überwiegend vom Hersteller selbst. Sie geben Hinweise auf typische Einsatzszenarien, ersetzen aber keine unabhängige Bewertung.

Use-Cases: MVZ Rudow, MVZ Quakenbrück, promed Neumarkt

medflex veröffentlicht drei Praxisbeispiele:

• MVZ Rudow Berlin: Laut Kundenzitat funktionierte keine zuvor getestete Methode für Erreichbarkeit und Anfragenbearbeitung so gut wie medflex.
• MVZ am Christlichen Krankenhaus Quakenbrück: Das MVZ spart nach eigener Aussage eine Vollzeitkraft in der Telefonbearbeitung ein.
• Ärztepartnerschaft promed Neumarkt (Orthopädie): Laut medflex bearbeitet das Team mehr als 150 Anfragen am Vormittag. Das Telefon ist für Patienten nahezu abgeschaltet und nur für Kollegen und Hausärzte offen. Die Ersparnis entspricht einer MFA-Kapazität im Callcenter.

Gesellschafter Dr. Christoph Hauenstein hebt vor allem die Priorisierung hervor. Das orthopädische Spektrum reicht vom Kleinkind bis zur OP-Nachsorge. Ein einzelner Mitarbeiter könne es kaum vollständig überblicken.

Unabhängige Einschätzungen aus Fachpresse und Ärzteplattformen

Unabhängige Testberichte mit offengelegter Methodik fehlen bislang. Das Ärzteportal coliquio führt medflex in seiner Rubrik zu medizinischen Apps. Laut medflex berichteten unter anderem Handelsblatt, Dental Tribune, eHealth.com, KTM und arzt-wirtschaft.de über das Unternehmen. Einen unabhängigen Nachweis gibt es für die Videosprechstunde: Sie steht in der Zertifizierungsliste der KBV.

Grenzen: Patientenakzeptanz, Konfigurationsaufwand, Übergabelogik

Drei Punkte sollten Sie vor der Einführung prüfen:

• Patientenakzeptanz: Ältere Patienten oder Patienten mit Sprachbarrieren kommen mit einem KI-Dialog nicht immer zurecht. Die Übergabe an den Empfang muss deshalb zuverlässig funktionieren.
• Konfigurationsaufwand: Regeln, Kategorien und Wissensdatenbank erfordern zu Beginn Zeit des Praxisteams.
• Übergabelogik: Klassifiziert die KI eine Anfrage falsch, verzögert sich im ungünstigsten Fall eine dringliche Behandlung. Prüfen Sie Notfallregeln deshalb regelmäßig.

Datenschutz und Sicherheit: Ist medflex DSGVO-konform?

medflex verarbeitet Gesundheitsdaten. Damit gelten die strengsten datenschutzrechtlichen Anforderungen. Die Verantwortung dafür verbleibt bei der Praxis.

Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Praxis bleibt als Verantwortliche für deren Verarbeitung zuständig. medflex verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dafür benötigen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Die bereits genannte Datenschutzinformation der BG Klinikum Murnau stützt die Verarbeitung auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und führt medflex ausdrücklich als Auftragsverarbeiter. Ihre Patienten müssen Sie über den Einsatz informieren. Grundlagen dazu bündelt der Beitrag zum Datenschutz in der Arztpraxis.

Hosting in Deutschland, ISO 27001/27017/27018, BSI-C5-Testat

Laut medflex speichert der Anbieter Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Die Server sind nach ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert. medflex selbst orientiert sich an ISO/IEC 27001 und an den Richtlinien VdS 10010, ohne eigene Zertifizierung anzugeben. Gespeicherte Daten verschlüsselt medflex mit AES-256, die Übertragung erfolgt per TLS. Chatnachrichten und Dateien löscht das System nach 105 Tagen automatisch.

Auf der Startseite wirbt medflex zusätzlich mit einem C5-Testat nach dem Kriterienkatalog des BSI. Die Sicherheitsseite erwähnt dieses Testat nicht. Auch den Hosting-Anbieter nennt sie nicht.

Tipp: Lassen Sie sich das C5-Testat vorlegen: Typ, Prüfgegenstand und Datum. Erfragen Sie außerdem den Hosting-Anbieter und mögliche Unterauftragsverarbeiter.

Ärztliche Schweigepflicht (§ 203 StGB) und KI-Einsatz

Die ärztliche Schweigepflicht gilt auch beim Einsatz externer Dienstleister. Nach § 203 Abs. 3 StGB dürfen Ärzte Patientengeheimnisse an sonstige mitwirkende Personen offenbaren, soweit deren Tätigkeit das erfordert. Dazu zählen IT- und Kommunikationsdienstleister wie medflex. Offenbart der Dienstleister unbefugt ein Geheimnis, macht sich nach § 203 Abs. 4 S. 2 Nr. 1 StGB auch der Arzt strafbar. Voraussetzung ist, dass er den Dienstleister nicht zur Geheimhaltung verpflichtet hat. Achten Sie deshalb auf eine entsprechende Verpflichtung im Vertrag.

Hinzu kommt die KI-Verordnung (EU) 2024/1689. Seit dem 2. August 2026 gelten ihre Transparenzpflichten nach Art. 50. KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, müssen erkennen lassen, dass eine KI spricht. Diese Pflicht trifft vorrangig den Anbieter. Prüfen Sie dennoch, ob die Ansage den KI-Einsatz klar offenlegt. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall ersetzt dieser Überblick nicht.

Videosprechstunde: Anforderungen nach Anlage 31b BMV-Ä und KBV-Zertifizierung

Videosprechstunden zulasten der GKV setzen einen zertifizierten Videodienstanbieter nach Anlage 31b BMV-Ä voraus. Die KBV und der GKV-Spitzenverband zertifizieren dabei nicht selbst. Unabhängige Stellen prüfen die Anbieter, die KBV veröffentlicht das Ergebnis. In der Liste zertifizierter Videodienstanbieter (Stand 24.08.2026) steht video.medflex.de. Als Anbieter ist die arztkonsultation ak GmbH eingetragen, das Zertifikat gilt bis 12.12.2027.

medflex nutzt technisch also die Plattform eines Partners. Laut den Hinweisen von medflex zur Videosprechstunde sind Direktanrufe noch nicht von der Zertifizierung abgedeckt. Sie laufen weiterhin über die vorherige Plattform. Die Nutzung eines zertifizierten Dienstes zeigen Praxen in der Regel ihrer KV an.

Was kostet medflex?

Die Kostenfrage lässt sich bei medflex nur über ein individuelles Angebot beantworten. Für eine fundierte Entscheidung sollten Sie die Lizenzkosten deshalb Ihren eigenen Prozesskosten gegenüberstellen.

Preismodell: individuelles Angebot statt Listenpreis

medflex veröffentlicht keine Listenpreise. In der FAQ der Startseite verweist der Anbieter auf ein individuelles Angebot. Die Kosten ordnet er als „deutlich weniger als zusätzliches Personal“ ein. Eine konkrete Spanne nennt medflex nicht. Erfragen Sie neben dem Monatspreis auch Einrichtungsgebühren, Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen.

Kostenfaktoren: Praxisgröße, Module, Integrationsaufwand

Der Angebotspreis hängt typischerweise von diesen Faktoren ab:

• Anzahl der Behandler und Standorte
• Gewählte Module: Telefonassistent, KI-Prozessmanager, Videosprechstunde, digitale Dokumente
• Integrationsaufwand für Ihr PVS
• Umfang von Konfiguration und Einführungsbegleitung

Wirtschaftlichkeit: Lizenzkosten vs. Personalkosten Telefonbearbeitung

Ob sich medflex rechnet, zeigt erst der Vergleich mit Ihren heutigen Kosten. Belastbare Branchenwerte für die Telefonbearbeitung liegen nicht vor. Erheben Sie die Werte deshalb in Ihrer eigenen Praxis. Die Anrufstatistik Ihrer Telefonanlage liefert dafür eine gute Grundlage.

FAQ: Häufige Fragen zu medflex