Lucoyo ist eine spezialisierte Software für psychotherapeutische Praxen. Sie organisiert Patientenanfragen, Wartelisten und Terminvergabe digital. So entlastet sie Sie von administrativen Routineaufgaben. Entwickelt wurde die Lösung vom Kölner Anbieter Lucoyo Health GmbH. Der Softwareanbieter arbeitet seit 2021 eng mit Psychotherapeuten zusammen.
Was Lucoyo leistet
Lucoyo bündelt die vorgelagerten Prozesse vor Therapiebeginn in einer Plattform:
- Patienten stellen Anfragen über ein standardisiertes Online-Formular. Es erfasst Kerninformationen, Kostenträger, Diagnosehinweise (etwa aus dem PTV11-Formular) und zeitliche Verfügbarkeit.
- Lucoyo prüft und priorisiert Anfragen automatisch nach Kostenträger; Selektivverträge markiert die Software automatisch.
- Eine intelligente Warteliste bildet die Phasen vor Therapiebeginn ab. Sie fragt den Therapiebedarf alle 30 Tage automatisch erneut ab. Unbestätigte Anfragen archiviert das System — die Liste bereinigt sich dadurch selbst.
- Termine, auch für Gruppentherapien, vergeben Sie mit wenigen Klicks. Die Praxis entscheidet dabei, welche Patienten welche Termine angeboten bekommen. Das unterscheidet Lucoyo von einem klassischen Online-Buchungssystem, bei dem Patienten frei wählen.
- Ein integriertes Messenger-Tool ersetzt einen Teil der Telefon- und E-Mail-Kommunikation. Es soll laut Anbieter die Telefonzeit um bis zu 90 Prozent reduzieren.
Telefonservice als Ergänzung
Seit 2017 sind Psychotherapeuten zur telefonischen Erreichbarkeit von 100 beziehungsweise 200 Minuten pro Woche verpflichtet. Lucoyo bietet dafür einen optionalen Telefonservice an. Er übernimmt diese Sprechzeit vollständig und ist ausschließlich durch Psychologen und Psychotherapeuten in Ausbildung (PiAs) besetzt.
Der wirtschaftliche Hintergrund: Ein ganzer Kassensitz bedeutet laut Anbieterangabe 160 Stunden Telefonsprechzeit pro Jahr. Umgerechnet in entgangene Therapiestunden entspricht das einem Einkommensverlust von rund 16.000 Euro jährlich. Bei einem halben Kassensitz sind es 80 Stunden beziehungsweise rund 8.000 Euro. Der Telefonservice soll diese Zeit freisetzen: Der Anbieter beziffert die Entlastung auf bis zu 800 Minuten pro Monat bei vollem und 400 Minuten bei halbem Kassensitz. Der Preis richtet sich individuell nach Praxisbedarf und ist nicht öffentlich einsehbar.
Für wen ist Lucoyo geeignet?
Lucoyo richtet sich an approbierte Psychotherapeuten in Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen, MVZs und psychotherapeutischen Ambulanzen (SPV). Wichtig für die Einordnung: Lucoyo ersetzt kein psychotherapeutisches Praxisverwaltungssystem. Die Anbieterwebsite positioniert das Produkt selbst als Ergänzung zum bestehenden PVS. Abrechnung und klinische Dokumentation bleiben Aufgabe Ihrer bisherigen Software. Lucoyo deckt ausschließlich die vorgelagerten Prozesse ab: Anfrage, Warteliste, Terminvergabe, Kommunikation, optional die Telefonsprechzeit.
Praxen mit hohem Anfragenaufkommen und voller Warteliste profitieren am stärksten. Hier bringt die Priorisierung nach Kapazität und Kostenträger den größten Zeitgewinn.
Kosten und Konditionen
Lucoyo bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Angabe von Zahlungsdaten. Praxisgründer erhalten laut Anbieter 50 Prozent Rabatt im ersten und 25 Prozent im zweiten Jahr nach Gründung. Bestätigen Sie diese Angebote vor Vertragsschluss direkt beim Anbieter, da sich Konditionen ändern können.
Datenschutz
Lucoyo speichert Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland und wirbt mit ISO-27001-Zertifizierung sowie DSGVO-Konformität. Grundlage der Zusammenarbeit ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Ihrer Praxis und der Lucoyo Health GmbH. Er regelt die Pflichten beider Seiten in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit und sollte vor Nutzung geprüft werden.
Fazit für Ihre Praxis
Lucoyo löst ein konkretes Praxisproblem: den administrativen Aufwand rund um Anfragen, Wartelisten, Terminvergabe und telefonische Erreichbarkeit in der Psychotherapie. Für Praxen mit hohem Anfragenaufkommen kann die Software spürbar Zeit sparen. Der Telefonservice adressiert dabei einen Kostenfaktor, der bei vollem Kassensitz laut Anbieterrechnung schnell fünfstellig ausfällt. Entscheidend für die Kaufentscheidung ist die richtige Erwartungshaltung: Lucoyo ergänzt Ihr bestehendes PVS, ersetzt es aber nicht. Prüfen Sie vor der Testphase, ob Ihre Praxis tatsächlich unter Anfragen- oder Wartelistendruck steht. Lassen Sie sich für den Telefonservice ein individuelles Angebot erstellen.
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