Lucoyo ist eine spezialisierte Praxissoftware für psychotherapeutische Praxen. Mit ihr führen Sie Patientenanfragen, Wartelisten und Terminvergabe digital und effizient. Alle Entscheidungen treffen weiterhin Sie: Lucoyo strukturiert die Informationen, die Steuerung bleibt bei der Praxis. Das entlastet Sie von administrativen Routineaufgaben, ohne die Kontrolle über Ihre Patientenaufnahme abzugeben.
Entwickelt wurde die Lösung von der Lucoyo Health GmbH aus Köln. Der Anbieter arbeitet seit 2021 eng mit Psychotherapeuten zusammen.
Was Lucoyo leistet
Lucoyo bündelt die organisatorischen Prozesse Ihrer Praxis in einer Plattform. Das betrifft die Phase vor Therapiebeginn ebenso wie die laufende Therapie bis zum Abschluss.
Anfragen strukturiert erfassen
- Patienten stellen Anfragen über ein standardisiertes Online-Formular.
- Erfasst werden unter anderem Kerninformationen, Kostenträger, Diagnosehinweise (etwa aus dem PTV11-Formular) und zeitliche Verfügbarkeit.
- Sie können eigene Fragen ergänzen, um Informationen abzufragen, die für Ihre Praxis wichtig sind.
Anfragen gezielt priorisieren
- Lucoyo priorisiert nicht automatisch. Sie behalten die Entscheidung, welche Anfrage Vorrang hat.
- Die strukturierte Darstellung, etwa von Kostenträger und Selektivverträgen, macht Ihre Priorisierung gezielter und effizienter.
- Gerade für Psychotherapeuten, die keine automatisierte Anfragenbearbeitung wünschen, ist dieser Ansatz entscheidend.
Warteliste aktuell halten
- Die Warteliste bildet die Phasen vor Therapiebeginn ab.
- Den Therapiebedarf fragt Lucoyo alle 30 Tage erneut ab. Unbestätigte Anfragen werden archiviert, die Liste bereinigt sich dadurch selbst.
Patienten in Therapie koordinieren
- Neben der Warteliste führen Sie eine Liste mit Patienten in laufender Therapie.
- Lucoyo begleitet den Behandlungsverlauf so organisatorisch bis zum Therapieabschluss.
- Besonders bei Gruppentherapien behalten Sie Teilnehmer, Termine und Kapazitäten im Blick.
Termine vergeben
- Termine, auch für Gruppentherapien, vergeben Sie mit wenigen Klicks, vor Therapiebeginn und während der Therapie.
- Die Praxis entscheidet, welche Patienten welche Termine angeboten bekommen. Das unterscheidet Lucoyo von klassischen Online-Buchungssystemen, bei denen Patienten frei wählen.
Kommunikation bündeln
- Ein integriertes Messenger-Tool ersetzt einen Teil der Telefon- und E-Mail-Kommunikation, auch im laufenden Therapieprozess.
- Laut Anbieter lässt sich die Telefonzeit dadurch um bis zu 90 Prozent reduzieren.
Aufgabenteilung: Lucoyo und PVS
| Aufgabe | Lucoyo | Bestehendes PVS |
|---|---|---|
| Anfragen erfassen und priorisieren | ✓ | – |
| Warteliste führen | ✓ | – |
| Patienten in Therapie koordinieren | ✓ | – |
| Terminvergabe (Einzel- und Gruppentherapie) | ✓ | – |
| Patientenkommunikation (Messenger) | ✓ | – |
| Telefonische Erreichbarkeit (optional) | ✓ | – |
| Abrechnung | – | ✓ |
| Klinische Dokumentation | – | ✓ |
Telefonservice als Ergänzung
Seit 2017 sind Psychotherapeuten zur telefonischen Erreichbarkeit von 100 beziehungsweise 200 Minuten pro Woche verpflichtet. Lucoyo bietet dafür einen optionalen Telefonservice an. Er übernimmt diese Sprechzeit vollständig und ist ausschließlich mit Psychologen und PiAs besetzt.
Der wirtschaftliche Hintergrund: Ein ganzer Kassensitz bedeutet laut Anbieter 160 Stunden Telefonsprechzeit pro Jahr. In entgangenen Therapiestunden entspricht das rund 16.000 Euro Einkommensverlust jährlich. Bei einem halben Kassensitz sind es 80 Stunden beziehungsweise rund 8.000 Euro.
Der Anbieter beziffert die Entlastung auf bis zu 800 Minuten pro Monat bei vollem und 400 Minuten bei halbem Kassensitz.
Für wen ist Lucoyo geeignet?
Lucoyo richtet sich an approbierte Psychotherapeuten in Einzelpraxen, Gemeinschaftspraxen, MVZs und psychotherapeutischen Ambulanzen.
Wichtig für die Einordnung: Lucoyo ersetzt kein psychotherapeutisches Praxisverwaltungssystem. Der Anbieter positioniert die Praxissoftware als Ergänzung zum bestehenden PVS. Lucoyo übernimmt die organisatorischen Abläufe rund um Anfrage, Warteliste, Terminvergabe, Kommunikation und Patientenkoordination, optional auch die Telefonsprechzeit.
Am stärksten profitieren Praxen mit hohem Anfragenaufkommen, voller Warteliste oder regelmäßigen Gruppentherapien.
Kosten und Konditionen
| Praxisform | Monatlich | Jährlich |
|---|---|---|
| Einzelpraxis | 59 € | 590 € |
| Praxis mit mehreren Behandlern | ab 99 € | ab 990 € |
| Telefonservice (optional) | Preis auf Anfrage | Preis auf Anfrage |
Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie den Gegenwert von zehn Monatsbeiträgen. Der Telefonservice wird zusätzlich berechnet und richtet sich nach Ihrem Praxisbedarf.
Lucoyo bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Angabe von Zahlungsdaten. Praxisgründer erhalten laut Anbieter 50 Prozent Rabatt im ersten und 25 Prozent im zweiten Jahr nach Gründung. Bestätigen Sie Preise und Konditionen vor Vertragsschluss direkt beim Anbieter.
Datenschutz
Lucoyo speichert Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland und wirbt mit ISO-27001-Zertifizierung sowie DSGVO-Konformität. Grundlage der Zusammenarbeit ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Ihrer Praxis und der Lucoyo Health GmbH. Er regelt die Pflichten beider Seiten zu Datenschutz und Datensicherheit. Prüfen Sie den AVV vor der Nutzung.
Fazit für Ihre Praxis
Lucoyo reduziert den organisatorischen Aufwand in der Psychotherapie: von der Anfrage über die Warteliste bis zur Koordination laufender Therapien und Gruppen. Die Praxissoftware strukturiert Informationen und Kommunikation, die Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Der optionale Telefonservice adressiert zusätzlich einen Kostenfaktor, der bei vollem Kassensitz laut Anbieterrechnung schnell fünfstellig ausfällt. Mit 59 Euro monatlich für Einzelpraxen ist der Einstieg kalkulierbar.
Entscheidend ist die richtige Erwartung: Lucoyo ergänzt Ihr PVS, ersetzt es aber nicht. Nutzen Sie die 14-tägige Testphase, um die Abläufe mit Ihrem tatsächlichen Anfragenaufkommen zu prüfen.
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